建设工程监理第8章-建设工程信息管理.ppt

单击此处编辑母版标题样式,第8章建设工程信息管理,第8章建设工程信息管理,8.1建设工程信息管理概述,8.2建设工程文件档案资料管理,8.3建设工程档案资料管理实训及案例,8.1建设工程信息管理概述,8.1.1信息的基本概念与特点1.数据、信息的基本概念,1)数据数据是客观实体属性的反映，是一组表示数量、行为和目标，可以记录下来加以鉴别的符号。数据，首先是客观实体属性的反映，客观实体通过各个角度的属性的描述，反映其与其他实体的区别。数据有多种形态，我们这里所提到的数据是广义的数据概念，包括文字、数值、语言、图表、图形、颜色等多种形态。今天我们的计算机对此类数据都可以加以处理，例如施工图纸、管理人员发出的指令、施工进度的网络图、月报表等都是数据。,2)信息信息和数据是不可分割的。信息来源于数据，又高于数据，信息是数据的灵魂，数据是信息的载体。信息是对数据的解释，反映了事物(事件)的客观规律，为使用者提供决策和管理所需要的依据。信息首先是对数据的解释，数据通过某种处理，并经过人的进一步解释后得到信息。信息来源于数据又不同于数据，原因是数据经过不同人的解释后有不同的结论，因为不同的人对客观规律的认识有差距，会得到不同的信息。这里，人的因素是第一位的。要得到真实的信息，要掌握事物的客观规律，就需要提高对数据进行处理的人的素质。,通常人们在实际使用中把数据也称为信息，原因是信息的载体是数据，甚至有些数据就是信息。信息也是事物的客观规律。掌握信息实际上就是掌握了事物的客观规律。使用信息的目的是为决策和管理服务。信息是决策和管理的基础，决策和管理依赖信息，正确的信息才能保证决策的正确，不正确的信息则会造成决策的失误，管理则更离不开信息。传统的管理是定性分析，现代的管理则是定量管理，定量管理离不开系统信息的支持。,(4)不完全性。由于使用数据的人对客观事物认识的局限性、不完全性是难免的，应该认识到这一点，提高对客观规律的认识，避免不完全性。(5)层次性。信息对使用者是有不同的对象的，不同的决策、不同的管理需要不同的信息，因此针对不同的信息需求必须分类提供相应的信息。一般把信息分成决策级、管理级和作业级三个层次，不同层次的信息在内容、来源、精度、使用时间和使用频度上是不同的。,3.系统与监理信息系统集成化的概念,1)系统基本概念系统是一个由相互有关联的多个要素，按照特定的规律集合起来，具有特定功能的有机整体，它又是另一个更大系统的一部分。,2)系统的特征系统有如下的特征：(1)整体性。系统内各个要素集合在一起，共同协作，完成特定的任务。(2)相关性。系统的各个组成部分是既相互依赖，又相互独立、相互联系的，各自有自己的特定目标，目标的实现又必须依靠其他子系统提供支持。(3)目的性。任何一个子系统都有自己的特定目标，也就是有特定的功能，为了完成特定的任务而存在的。,3)系统的基本观点任何系统要正确认识、分析都必须运用系统的方法进行，系统包括以下基本观点：(1)系统必须实现特定的目标体系。(2)系统与外界环境有明确的界线。(3)系统可以划分为相互有联系的、有一定层次的多个子系统，每个子系统都有自己的目标体系、边界。(4)子系统之间存在物质和信息交换，即物质流和信息流，反映了系统的运行状况，信息流正常与否关系到子系统的正常运转与否。(5)系统是动态、发展的，要用动态的眼光去分析、优化、控制和重组，才能使系统满足客观规律，达到既定的目标。,4)信息系统、监理信息系统的基本概念信息是一切工作的基础，信息只有组织起来才能发挥作用。信息的组织由信息系统完成。信息系统是收集、组织数据产生信息的系统，信息系统定义如下：信息系统是由人和计算机等组成，以系统思想为依据，以计算机为手段，进行数据收集、传递、处理、存储、分发和加工产生信息，为决策、预测和管理提供依据的系统。信息系统是一个系统，具有系统的一切特点，信息系统目的是对数据进行综合处理，得到信息，也是一个更大系统的组成部分。信息系统能够再分多个子系统，与其他同级子系统有相关性，也与环境有联系。它的对象是数据和信息，通过对数据的加工得到信息，而信息是为决策、预测和管理服务的，是他们的工作依据。,8.1.2建设工程项目信息的分类,建设工程项目监理过程中，涉及大量的信息，这些信息可依据不同标准划分如下。,1.按照建设监理控制目标划分,1)投资控制信息投资控制信息是指与投资控制直接有关的信息。如各种估算指标、类似工程造价、物价指数、设计概算、概算定额、施工图预算、预算定额、工程项目投资估算、合同价组成、投资目标体系；计划工程量、已完工程量、单位时间付款报表、工程量变化表、人工材料调差表、索赔费用表、投资偏差、已完工程结算、竣工决算、施工阶段的支付账单、原材料价格、机械设备台班费、人工费、运杂费等。,3)进度控制信息进度控制信息指与进度相关的信息，如施工定额，项目总进度计划、进度目标分解、项目年度计划、工程总网络计划和子网络计划、计划进度与实际进度偏差，网络计划的优化、网络计划的调整情况以及进度控制的工作流程、进度控制的工作制度、进度控制的风险分析等。4)合同管理信息合同管理信息指建设工程相关的各种合同信息，如工程招投标文件，工程建设施工承包合同，物资设备供应合同，咨询、监理合同，合同的指标分解体系，合同签订、变更及执行情况和合同的索赔等。,2.按照建设监理信息来源划分,1)项目内部信息项目内部信息指建设工程项目各个阶段、各个环节、各有关单位发生的信息总体。内部信息取自建设项目本身，如工程概况、设计文件、施工方案、合同结构、合同管理制度，信息资料的编码系统、信息目录表，会议制度，监理班子的组织，项目的投资目标、项目的质量目标、项目的进度目标等。,3.按照建设监理信息的稳定程度划分,1)固定信息固定信息是指在一定时间内相对稳定不变的信息，包括标准信息、计划信息和查询信息。标准信息主要指各种定额和标准，如施工定额、原材料消耗定额、生产作业计划标准、设备和工具的耗损程度等。计划信息反映在计划期内已定任务的各项指标情况。查询信息主要指国家和行业颁发的技术标准、不变价格、监理工作制度、监理工程师的人事卡片等。,2)流动信息流动信息是指在不断变化的动态信息。如项目实施阶段的质量、投资及进度的统计信息；反映在某一时刻，项目建设的实际进程及计划完成情况；项目实施阶段的原材料实际消耗量、机械台班数、人工工日数等。,4.按照信息的层次划分,1)战略性信息战略性信息指该项目建设过程中的战略决策所需的信息、投资总额、建设总工期、承包商的选定、合同价的确定等信息。2)管理性信息管理性信息指项目年度进度计划、财务计划等。3)业务性信息业务性信息指的是各业务部门的日常信息，较具体，精度较高。,5.按照信息的性质划分,将建设项目信息按项目管理功能划分为组织类信息、管理类信息、经济类信息和技术类信息四大类。,6.按其他标准划分,(1)按照信息范围的不同，可以把建设工程项目信息分为精细的信息和摘要的信息两类。(2)按照信息时间的不同，可以把建设工程项目信息分为历史性信息、即时信息和预测性信息三大类。(3)按照监理阶段的不同，可以把建设工程项目信息分为计划的、作业的、核算的和报告的信息。在监理开始时，要有计划的信息；在监理过程中，要有作业的和核算的信息；在某一项目的监理工作结束时，要有报告的信息。(4)按照对信息的期待性不同，可以把建设工程项目信息分为预知的和突发的信息两类。预知的信息是监理工程师可以估计到的，在正常情况下产生；突发的信息是监理工程师难以预计的，在特殊情况下发生。,2)设计阶段的信息收集监理单位在设计阶段的信息收集要从以下几处进行：(1)可行性研究报告，前期相关文件资料，存在的疑点和建设单位的意图，建设单位前期准备和项目审批完成的情况。(2)同类工程相关信息。(3)拟建工程所在地相关信息。(4)勘察、测量、设计单位相关信息。(5)工程所在地政府相关信息。(6)设计中的设计进度计划，设计质量保证体系，设计合同执行情况，偏差产生的原因，纠偏措施，专业间设计交接情况，执行规范、规程、技术标准，特别是强制性规范执行的情况，设计概算和施工图预算结果，了解超限额的原因，了解各设计工序对投资的控制等。,3)施工招投标阶段的信息收集施工招投标阶段信息收集从以下几方面进行：(1)工程地质、水文地质勘察报告，施工图设计及施工图预算、设计概算，设计、地质勘察、测绘的审批报告等方面的信息，特别是该建设工程有别于其他同类工程的技术要求、材料、设备、工艺和质量要求有关信息。(2)建设单位建设前期报审文件：立项文件和建设用地、征地、拆迁文件。(3)工程造价的市场变化规律及所在地区的材料、构件、设备、劳动力差异。,(4)当地施工单位管理水平，质量保证体系、施工质量、设备、机具能力。(5)本工程适用的规范、规程和标准，特别是强制性规范。(6)所在地关于招投标有关法规、规定，国际招标、国际贷款指定适用的范本，本工程适用的建筑施工合同范本及特殊条款精髓所在。(7)所在地招投标代理机构能力、特点，所在地招投标管理机构及管理程序。(8)该建设工程采用的新技术、新设备、新材料和新工艺，投标单位对“四新”的处理能力和了解程度、经验及措施。,施工单位项目经理部组成、进场人员资质，进场设备的规格、型号、保修记录，施工场地的准备情况，施工单位质量保证体系及施工单位的施工组织设计，特殊工程的技术方案，施工进度网络计划图表，进场材料、构件管理制度，安全保护措施，数据和信息管理制度，检测和检验、试验程序和设备，承包单位和分包单位的资质等施工单位信息。建设工程场地的地质、水文、测量、气象数据；地上、地下管线，地下洞室，地上原有建筑物及周围建筑物、树木、道路；建筑红线，标高、坐标；水、电、气管道的引入标志；地质勘察报告、地形测量图及标桩等环境信息。,施工图的会审和交底记录；开工前的监理交底记录；对施工单位提交的施工组织设计按照项目监理部要求进行修改的情况；施工单位提交的开工报告及实际准备情况。本工程需遵循的相关建筑法律、法规和规范、规程，有关质量检验、控制的技术法规和质量验收标准。在施工准备期，信息的来源较多、较杂，由于参建各方相互了解还不够，信息渠道没有建立，收集有一定困难。因此，更应该组建工程信息合理的流程，确定合理的信息源，规范各方的信息行为，建立必要的信息秩序。,建筑原材料、半成品、成品、构配件等工程物资的进场、加工、保管、使用等信息。项目经理部管理程序，质量、进度、投资的事前、事中、事后控制措施，数据采集来源及采集、处理、存储、传递方式，工序间交接制度，事故处理制度，施工组织设计及技术方案执行的情况，工地文明施工及安全措施等。施工中需要执行的国家和地方规范、规程、标准，施工合同执行情况。施工中发生的工程数据，如地基验槽及处理记录、工序间交接记录、隐蔽工程检查记录等。,建筑材料必试项目有关信息，如水泥、砖、砂石、钢筋、外加剂、混凝土、防水材料、回填土、饰面板、玻璃幕墙等。设备安装的试运行和测试项目有关信息，如电气接地电阻、绝缘电阻测试，管道通水、通气、通风试验，电梯施工试验，消防报警、自动喷淋系统联动试验等。施工索赔相关信息：索赔程序，索赔依据，索赔证据，索赔处理意见等。,(3)竣工保修期。该阶段的信息是建立在施工期日常信息积累基础上，传统工程管理和现代工程管理最大的区别在于传统工程管理不重视信息的收集和规范化，数据不能及时收集整理，往往采取事后补填或做“假数据”应付了事。现代工程管理则要求数据实时记录，真实反映施工过程，真正做到积累在平时，竣工保修期只是建设各方最后的汇总和总结。该阶段要收集的信息有：工程准备阶段文件，如立项文件，建设用地、征地、拆迁文件，开工审批文件等。监理文件，如监理规划、监理实施细则、有关质量问题和质量事故的相关记录、监理工作总结以及监理过程中各种控制和审批文件等。,施工资料，分为建筑安装工程和市政基础设施工程两大类分别收集。竣工图，分建筑安装工程和市政基础设施工程两大类分别收集。竣工验收资料，如工程竣工总结、竣工验收备案表、电子档案等。该阶段，监理单位按照现行建设工程文件归档整理规范收集监理文件并协助建设单位督促施工单位完善全部资料的收集、汇总和归类整理。,2.建设工程信息的加工、整理、分发、检索和存储,1)信息的加工、整理信息的加工主要是把建设各方得到的数据和信息进行鉴别、选择、核对、合并、排序、更新、计算、汇总、转储，生成不同形式的数据和信息，提供给不同需求的各类管理人员使用。在信息加工时，往往要求按照不同的需求，分层进行加工。不同的使用角度，加工方法是不同的。监理人员对数据的加工要从鉴别开始。,2)信息的加工、整理和存储流程信息处理包括信息的加工、整理和存储。信息的加工、整理和存储流程是信息系统流程的主要组成部分。信息系统的流程图有业务流程图、数据流程图，一般先找到业务流程图，再进一步绘制数据流程图。数据流程图的绘制从上而下地层层细化，经过整理、汇总后得到总的数据流程图，再得到系统的信息处理流程图。,3)信息的分发和检索信息在通过对收集的数据进行分类加工处理产生信息后，要及时提供给需要使用数据和信息的部门，信息和数据的分发要根据需要来分发，信息和数据的检索则要建立必要的分级管理制度，一般由使用软件来保证实现数据和信息的分发、检索，关键是要决定分发和检索的原则。分发和检索的原则是：需要的部门和使用人，有权在需要的第一时间，方便地得到所需要的、以规定形式提供的一切信息和数据，而保证不向不该知道的部门(人)提供任何信息和数据。,4)信息的存储信息的存储一般需要建立统一的数据库，各类数据以文件的形式组织在一起，组织的方法一般由单位自定，但要考虑规范化。建设工程监理的主要方法是控制，控制的基础是信息，信息管理是工程监理任务的主要内容之一。及时掌握准确、完整的信息，可以使监理工程师耳聪目明，可以更加卓有成效地完成监理任务。信息管理工作的好坏，将会直接影响着监理工作的成败。监理工程师应重视建设工程项目的信息管理工作，掌握信息管理方法。,8.2建设工程文件档案资料管理,8.2.1建设工程文件档案资料管理概述1.建设工程文件档案资料概念与特征,1)建设工程文件概念建设工程文件指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。,2)建设工程档案概念建设工程档案指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，简称工程档案。3)建设工程文件档案资料建设工程文件和档案组成建设工程文件档案资料。,4)建设工程文件档案资料载体(1)纸质载体。以纸张为基础的载体形式。(2)缩微品载体。以胶片为基础，利用缩微技术对工程资料进行保存的载体形式。(3)光盘载体。以光盘为基础，利用计算机技术对工程资料进行存储的形式。(4)磁性载体。以磁性记录材料(磁带、磁盘等)为基础，对工程资料的电子文件、声音、图像进行存储的方式。,5)建设工程文件档案资料特征(1)分散性和复杂性。建设工程周期长，生产工艺复杂，建筑材料种类多，建筑技术发展迅速，影响建设工程因素多种多样，工程建设阶段性强并且相互穿插。由此导致此特征，这个特征决定了建设工程文件档案资料是多层次、多环节、相互关联的复杂系统。(2)继承性和时效性。文件档案被积累和继承，新的工程在施工过程中可以吸取以前的经验，避免重犯以前的错误。同时，建设工程文件档案资料具有很强的时效性，文件档案资料的价值会随着时间的推移而衰减，有时文件档案资料一经生成，就必须传达到有关部门，否则会造成严重后果。,(3)全面性和真实性。建设工程文件档案资料只有全面反映项目的各类信息，才更具有实用价值，必须形成一个完成的系统。另外，必须真实反映工程情况，包括发生的事故和存在的隐患。真实性是对所有文件档案资料的共同要求，但在建设领域对这方面的要求更为迫切。(4)随机性。部分建设工程文件档案资料的产生有规律性(如各类报批文件)，但还有相当一部分文件档案资料产生是由具体工程事件引发的，因此建设工程文件档案资料是有随机性的。(5)多专业性和综合性。建设工程文件档案资料依附于不同的专业对象而存在，又依赖不同的载体而流动。,6)工程文件归档范围(1)对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。(2)工程文件的具体归档范围按照现行建设工程文件归档整理规范(GB/T503282001)中建设工程文件归档范围和保管期限表共五大类执行。,2.建设工程文件档案资料管理职责,建设工程档案资料的管理涉及到建设单位、监理单位、施工单位等以及地方城建档案管理部门。1)通用职责(1)工程各参建单位填写的建设工程档案应以施工及验收规范、工程合同、设计文件、工程施工质量验收统一标准等为依据。(2)工程档案资料应随工程进度及时收集、整理，并应按专业归类，认真书写，字迹清楚，项目齐全、准确、真实，无未了事项。表格应采用统一表格，特殊要求需增加的表格应统一归类。,(3)工程档案资料进行分级管理，建设工程项目各单位技术负责人负责本单位工程档案资料的全过程组织工作并负责审核，各相关单位档案管理员负责工程档案资料的收集、整理工作。(4)对工程档案资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失等，应按有关规定予以处罚，情节严重的，应依法追究法律责任。,2)建设单位职责(1)在工程招标及与勘察、设计、监理、施工等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求。(2)收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，应进行立卷归档。(3)负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作，也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作。(4)收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案。,(5)在组织工程竣工验收前，应提请当地城建档案管理部门对工程档案进行预验收，未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收。(6)对列入当地城建档案管理部门接收范围的工程，工程竣工验收3个月内，向当地城建档案管理部门移交一套符合规定的工程文件。(7)必须向参与工程建设的勘察、设计、施工、监理等单位提供与建设工程有关的原始资料，原始资料必须真实、准确、齐全。(8)可委托承包单位、监理单位组织工程档案的编制工作；负责组织竣工图的绘制工作，也可委托承包单位、监理单位、设计单位完成，收费标准按照所在地相关文件执行。,3)监理单位职责(1)应设专人负责监理资料的收集、整理和归档工作。在项目监理部，监理资料的管理应由总监理工程师负责，并指定专人具体实施，监理资料应在各阶段监理工作结束后及时整理归档。(2)监理资料必须及时整理、真实完整、分类有序。在设计阶段，对勘察、测绘、设计单位的工程文件的形成、积累和立卷归档进行监督、检查；在施工阶段，对施工单位的工程文件的形成、积累、立卷归档进行监督、检查。,(3)可以按照委托监理合同的约定，接受建设单位的委托，监督、检查工程文件的形成积累和立卷归档工作。(4)编制的监理文件的套数、提交内容、提交时间，应按照现行建设工程文件归档整理规范(GB/T503282001)和各地城建档案管理部门的要求，编制移交清单，双方签字、盖章后，及时移交建设单位，由建设单位收集和汇总。监理公司档案部门需要的监理档案，按照建设工程监理规范(GB 503192000)的要求由项目监理部提供。,4)施工单位职责(1)实行技术负责人负责制，逐级建立、健全施工文件管理岗位责任制，配备专职档案管理员，负责施工资料的管理工作。工程项目的施工文件应设专门的部门(专人)负责收集和整理。(2)建设工程实行总承包的，总承包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总承包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理、立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交，各承包单位应保证归档文件的完整、准确、系统，能够全面反映工程建设活动的全过程。,(3)可以按照施工合同的约定，接受建设单位的委托进行工程档案的组织、编制工作。(4)按要求在竣工前将施工文件整理汇总完毕，再移交建设单位进行工程竣工验收。(5)负责编制的施工文件的套数不得少于地方城建档案管理部门要求，但应有完整施工文件移交建设单位及自行保存，保存期可根据工程性质以及地方城建档案管理部门有关要求确定。如建设单位对施工文件的编制套数有特殊要求的，可另行约定。,5)地方城建档案管理部门职责(1)负责接收和保管所辖范围应当永久和长期保存的工程档案和有关资料。(2)负责对城建档案工作进行业务指导，监督和检查有关城建档案法规的实施。(3)列入向本部门报送工程档案范围的工程项目，其竣工验收应有本部门参加并负责对移交的工程档案进行验收。,3.建设工程档案编制质量要求与组卷方法,1)归档文件的质量要求(1)归档的工程文件一般应为原件。(2)工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。(3)工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。(4)工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易退色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。(5)工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。,(6)工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mm210mm)。图纸宜采用国家标准图幅。(7)工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机所出图纸的复印件。(8)所有竣工图均应加盖竣工图章。(9)利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。(10)不同幅面的工程图纸应按技术制图复制图的折叠方法(GB/10609.389)统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面。,(11)工程档案资料的缩微制品，必须按国家缩微标准进行制作，主要技术指标(解像力、密度、海波残留量等)要符合国家标准，保证质量，以适应长期安全保管。(12)工程档案资料的照片(含底片)及声像档案，要求图像清晰、声音清楚、文字说明或内容准确。(13)工程文件应采用打印的形式并使用档案规定用笔，手工签字，在不能够使用原件时，应在复印件或抄件上加盖公章并注明原件保存处。,2)归档工程文件的组卷要求(1)立卷的原则和方法。立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。立卷采用如下方法：工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件五部分。工程准备阶段文件可按单位工程、分部工程、专业、形成单位等组卷。,监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。竣工图可按单位工程、专业等组卷。竣工验收文件可按单位工程、专业等组卷。立卷过程中宜遵循下列要求：案卷不宜过厚，一般不超过40 mm。案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷。,(2)卷内文件的排列。文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。,(3)案卷的编目。编制卷内文件页号应符合下列规定：卷内文件均按有书写内容的页面编号。页号编写位置：单页书写的文字在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角；折叠后的图纸一律在右下角。成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重写编写页码。案卷封面、卷内目录和卷内备考表不编写页号。,卷内目录的编制应符合下列规定：卷内目录式样宜符合现行建设工程文件归档整理规范中附录B的要求。序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用等代替。文件标号：填写工程文件原有的文号或图号。文件题名：填写文件标题的全称。日期：填写文件形成的日期。页次：填写文件在卷内所排列的起始页号，最后一份文件填写起止页号。卷内目录排列在卷内文件之前。,卷内备考表的编制应符合下列规定：卷内备考表的式样宜符合现行建设工程文件归档整理规范中附录C的要求。卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件数，以及立卷单位对案卷情况的说明。卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。,案卷封面的编制应符合下列规定：案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面。案卷封面的式样宜符合建设工程文件归档整理规范中附录D的要求。案卷封面的内容应包括：档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷和第几卷。档号应由分类号、项目号和案卷号组成。档号由档案保管单位填写。档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号。档案馆代号由档案馆填写。,案卷题名应简明、准确的揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。编制单位填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。起止日期应填写案卷内全部文件的形成的起止日期。保管期限分为永久、长期和短期三种期限。各类文件的保管期限见现行建设工程文件归档整理规范中附录A的要求。永久是指工程档案需永久保存。长期是指工程档案的保存期等于该工程的使用寿命。短期是指工程档案保存20年以下。同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限应从长。,工程档案套数一般不少于2套，一套由建设单位保管，另一套原件要求移交当地城建档案管理部门保存。接受范围规范规定可以各城市根据本地情况适当拓宽和缩减，具体可向建设工程所在地城建档案管理部门询问。密级分为绝密、机密和秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。卷内目录、卷内备考表和卷内封面应采用70g以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅面。,4.建设工程档案验收与移交,1)验收(1)列入城建档案管理部门档案接收范围的工程，建设单位在组织工程竣工验收前，应提请城建档案管理部门对工程档案进行预验收。建设单位未取得城建档案管理部门出具的认可文件，不得组织工程竣工验收。,(2)城建档案管理部门在进行工程档案预验收时，应重点验收以下内容：工程档案分类齐全、系统完整。工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况。工程档案已整理立卷，立卷符合现行建设工程文件归档整理规范的规定。竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章。文件的形成、来源符合实际要求，单位或个人签章的文件，其签章手续完备。文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求。,(3)国家、省市重点工程项目或一些特大型、大型的工程项目的预验收和验收，必须有地方城建档案管理部门参加。(4)为确保工程档案的质量，各编制单位、地方城建档案管理部门、建设行政管理部门等要对工程档案进行严格检查、验收。编制单位、制图人、审核人、技术负责人必须进行签字或盖章。对不符合技术要求的，一律退回编制单位进行改正、补齐，问题严重者可令其重做。不符合要求者，不能交工验收。,(5)凡报送的工程档案，如验收不合格将其退回建设单位，由建设单位责成责任者重新进行编制，待达到要求后重新报送。检查验收人员应对接收的档案负责。(6)地方城建档案管理部门负责工程档案的最后验收，并对编制报送工程档案进行业务指导、督促和检查。,2)移交(1)列入城建档案管理部门接收范围的工程，建设单位在工程竣工验收后3个月内向城建档案管理部门移交一套符合规定的工程档案。(2)停建、缓建工程的工程档案，暂由建设单位保管。(3)对改建、扩建和维修工程，建设单位应当组织设计单位、监理单位、施工单位据实修改、补充和完善工程档案。对改变的部位，应当重新编写工程档案，并在工程竣工验收后3个月内向城建档案管理部门移交。,(4)建设单位向城建档案管理部门移交工程档案时，应办理移交手续，填写移交目录，双方签字、盖章后交接。(5)施工单位、监理单位等有关单位应在工程竣工验收前将工程档案按合同或协议规定的时间、套数移交给建设单位，办理移交手续。,5.建设工程档案的分类,(1)工程准备阶段文件是指工程在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标、开工审批及工程概预算等工程准备阶段形成的资料，由建设单位提供。(2)监理文件是指监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的资料，主要包括监理管理资料、监理工作记录、竣工验收资料和其他资料等。监理资料由监理单位负责完成，工程竣工后，监理单位应按规定将监理资料移交给建设单位。,(3)施工文件是指施工单位在工程具体施工过程中形成的资料，应由施工单位负责形成。主要包括单位工程整体管理与验收资料、施工管理资料、施工技术资料、施工测量记录、施工物资资料、施工记录、施工试验记录、施工质量验收记录等。工程竣工后，施工单位应按规定将施工资料移交给建设单位。(4)竣工图是指工程竣工验收后，真实反映建设工程项目结果的图样。(5)竣工验收文件是指在工程项目竣工验收活动中形成的资料。包括工程验收总结、竣工验收记录、财务文件和声像、缩微、电子档案等。,8.2.2建设工程监理文件档案资料管理1.建设工程监理文件档案资料管理基本概念,1)监理文件档案资料管理的基本概念建设工程监理文件档案资料的管理是指监理工程师受建设单位委托，在进行建设工程监理的工作期间，对建设工程实施过程中形成的与监理相关的文件和档案进行收集积累、加工整理、立卷归档和检索利用等一系列工作。建设工程监理文件档案资料管理的对象是监理文件档案资料，它们是工程建设监理信息的主要载体之一。,2)监理文件档案资料管理的意义(1)对监理文件档案资料进行科学管理，可以为建设工程监理工作的顺利开展创造良好的前提条件。(2)对监理文件档案资料进行科学管理，可以极大地提高监理工作效率。(3)对监理文件档案资料进行科学管理，可以为建设工程档案的归档提供可靠保证。,3)工程建设监理文件和档案资料的传递,项目监理部的信息管理部门是专门负责建设工程项目信息管理工作的，其中包括监理 文件档案资料的管理。因此在工程全过程中形成的所有资料，都应统一归口传递到信息管理部门，进行集中加工、收发和管理，信息管理部门是监理文件和档案资料传递渠道的中枢。,2.建设工程监理文件档案资料管理,建设工程监理文件档案资料管理主要内容是监理文件档案资料收、发文与登记，监理文件档案资料传阅，监理文件档案资料分类存放和监理文件档案资料归档、借阅、更改与作废。1)监理文件和档案收文与登记所有收文应在收文登记表上进行登记(按监理信息分类进行登记)。应记录文件名称、文件摘要信息、文件的发放单位(部门)、文件编号以及收文日期，必要时应注明接收文件的具体时间，最后由项目监理部负责收文人员签字。,2)监理文件档案资料传阅与登记监理工程师确定文件、记录是否需传阅，如需传阅应确定传阅人员名单和范围，并注明在文件传阅纸上，随同文件和记录进行传阅。3)监理文件资料发文与登记发文由总监理工程师或其授权的监理工程师签名，并加盖项目监理部图章，对盖章工作应进行专项登记。4)监理文件档案资料分类存放监理文件档案经收/发文、登记和传阅工作程序后，必须使用科学的分类方法进行存放，这样既可满足项目实施过程查阅、求证的需要，又方便项目竣工后文件和档案的归档和移交。,5)监理文件档案资料归档监理文件档案资料归档内容、组卷方法以及监理档案的验收、移交和管理工作，应根据现行建设工程监理规范及建设工程文件归档整理规范并参考工程项目所在地区建设工程行政主管部门、建设监理行业主管部门和地方城市建设档案管理部门的规定执行。按照现行建设工程文件归档整理规范(GB/T 503282001)，监理文件有10大类27个，要求在不同的单位归档保存，现分述如下：,(1)监理规划：监理规划(建设单位长期保存，监理单位短期保存，送城建档案管理部门保存)。监理实施细则(建设单位长期保存，监理单位短期保存，送城建档案管理部门保存)。监理部总控制计划等(建设单位长期保存，监理单位短期保存)。,(2)监理月报中的有关质量问题(建设单位长期保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存)。(3)监理会议纪要中的有关质量问题(建设单位长期保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存)。(4)进度控制。在建设全过程监理中形成，包括：工程开工/复工审批表(建设单位长期保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存)。工程开工/复工暂停令(建设单位长期保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存)。,(5)质量控制。在建设全过程监理中形成，包括：不合格项目通知(建设单位长期保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存)。质量事故报告及处理意见(建设单位长期保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存)。,(6)造价控制。在建设全过程监理中形成，包括：预付款报审与支付(建设单位短期保存)。月付款报审与支付(建设单位短期保存)。设计变更、洽商费用报审与签认(建设单位长期保存)。工程竣工决算审核意见书(建设单位长期保存，送城建档案管理部门保存)。,(7)分包资质。分包单位资质材料(建设单位长期保存)。供货单位资质材料(建设单位长期保存)。试验等单位资质材料(建设单位长期保存)。,(8)监理通知。有关进度控制的监理通知(建设单位、监理单位长期保存)。有关质量控制的监理通知(建设单位、监理单位长期保存)。有关造价控制的监理通知(建设单位、监理单位长期保存)。,(9)合同与其他事项管理。工程延期报告及审批(建设单位永久保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存)。费用索赔报告及审批(建设单位、监理单位长期保存)。合同争议、违约报告及处理意见(建设单位永久保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存)。合同变更材料(建设单位、监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存)。,(10)监理工作总结。专题总结(建设单位长期保存，监理单位短期保存)。月报总结(建设单位长期保存，监理单位短期保存)。工程竣工总结(建设单位、监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存)。质量评估报告(建设单位、监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存)。,6)监理文件档案资料借阅、更改与作废项目监理部存放的文件和档案原则上不得外借，如政府部门、建设单位或施工单位确有需要，应经过总监理工程师或其授权的监理工程师同意，并在信息管理部门办理借阅手续。监理文件档案的更改应由原制定部门相应责任人执行，涉及审批程序的，由原审批责任人执行。若指定其他责任人进行更改和审批时，新责任人必须获得所依据的背景资料。监理文件档案更改后，由信息管理部门填写监理文件档案更改通知单，并负责发放新版本文件。发放过程中必须保证项目参建单位中所有相关部门都得到相应文件的有效版本。文件档案换发新版时，应由信息管理部门负责将原版本收回作废。考虑到日后有可能出现追溯需求，信息管理部门可以保存作废文件的样本以备查阅。,8.2.3建设工程监理表格体系,建设工程监理在施工阶段的基本表式按照建设工程监理规范(GB 503192000)附录执行，该类表式可以一表多用。根据建设工程监理规范(GB 503192000)，规范中基本表式有三类：A类表共10个表(A1A10)，为承包单位用表，是承包单位与监理单位之间的联系表，由承包单位填写，向监理单位提交申请或回复。B类表共6个表(B1B6)，为监理单位用表，是监理单位与承包单位之间的联系表，由监理单位填写，向承包单位发出的指令或批复。C类表共2个表(C1、C2)，为各方通用表，是工程项目监理单位、承包单位、建设单位等名有关单位之间的联系表。,1.承包单位用表(A类表),本类表共10个，A1A10，主要用于施工阶段。使用时应注意以下内容：1)工程开工/复工报审表(A1)施工阶段承包单位向监理单位报请开工和工程暂停后报请复工时填写。2)施工组织设计(方案)报审表(A2)施工单位在开工前向