科技档案操作班课程.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,*,科技档案操作班课程,前言,科技档案管理学,科技档案管理学的产生发展过程,科技档案的形成时间较早，但没有形成一定的科学体系。考工记是先秦古籍中的重要记载科学技术的著作。,我国的科技档案管理学是一门新兴学科，它是伴随着国家经济建设和科技文化事业的发展、适应社会主义事业的客观需要而创建并逐步发展起来的。,科技档案管理学开始创建于50年代中期。中国人民大学于1958年开始培养科技档案专业人才，开设档案管理学课程。编写了第一部系统的科学技术档案管理学教材技术档案管理学。,科技档案管理学,科技档案管理学的内容,（一）、科技档案管理学研究科技档案的形成过程极其规律,（二）、科技档案管理学研究科技档案的本质属性,（三）、科技档案管理学研究科技档案的种类、构成极其特点,（四）、科技档案管理学研究科技档案工作的功能,（五）、科技档案管理学研究科技档案工作的基本原则和性质,（六）、科技档案管理学研究科技档案事业的组织和管理,（七）、科技档案管理学研究科技档案实体管理和科技档案信息资源的开,发利用,科技档案管理学的学科性质：是一门综合性的交叉学科。,一,、科技档案的概念,一、科技档案的定义,科技档案的定义可表述为：,是保存备查的直接记述和反映科技、生产活动的科技文件。,如何理解：,第一，定义揭示了科技档案的产生领域和内容性质，规定了档案同一般政务档案和其他档案在性质上的区别。,第二、定义明确了科技档案是科技、生产活动的直接记录，规定了科技档案同科技资料在性质上的区别,第三定义明确了科技档案是保存起来以备查考的科技文件，规定了科技档案同一般科技文件的区别。,科技档案的定义,科技档案案卷构成一般要求中的科技档案定义:,国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应当归档保存的科技文件，以下简称科技档案。,二.,科技档案的特点,1、专业性,专业性特点是科技档案最突出的特点之一，它集中表现在形成领域和内容两个方面。,2、种类和类型的多样性特点,在各个档案门类中，以科技档案的种类最为繁多、类型最为复杂，呈现出多样化的鲜明特点。,3、,成套性特点,任何科技、生产活动都以一个独立的项目或某一特有的现象为对象进行。围绕着一个独立科技项目的进行，规律性地形成一系列相关的科技文件。这些科技文件记载和反映了该项科技、生产活动的全过程和成果，它们之间既以不同的工作阶段相区别，又以总体的科技程序和科技内容紧密衔接，构成了一个反映该项科技、生产活动的文件整体。,4、,现实性特点,科技档案的现实性特点，是指它具有较强的现实使用性。,三.,科技档案的种类和内容构成,1,、工业生产技术档案和农业科技档案,工业产品档案，它是在工业产品的设计、研制和生产、制造活动中形成的科技活动。工业生产技术档案的内容构成，在不同的专业和不同类型的单位是相同的。工业生产技术档案的特点是以型号成套。一个型号产品的档案，是具有有机联系的整体。,特点:是以型号成套,一个型号产品的档案是具有有机联系的整体,包括:技术任务书,设计和研制文件,工作图,工艺文件,检验文件,定型和总结文件.,农业科技档案是在农、林、牧、渔各业的生产技术活动中形成的档案。农业科技档案的种类主要有：种子档案，作物栽培档案，植物保护档案，林业档案，畜牧档案，水产档案，农业生态环境和农业区划档案等,科技档案的种类和内容构成,工程竣工档案:是以竣工图为核心的在工程建设和工程对象的使用、维修活动中形成的基建档案。它的基本内容包括：项目论证、审批和协议、合同等工程的前期准备文件；委托设计单位编制的工程设计档案；由施工单位编制移交来的包括重要施工记录在内的、以竣工图为核心的工程竣工档案；工程使用、管理维护、改建、扩建中形成的文件。,工程设计档案：主要内容包括：设计依据性文件和工程设计基础资料，初步设计或扩大初步设计文件，技术设计文件，施工图设计文件。,工程施工文件：（1）施工准备工作文件。包括：施工承包协议文件和施工执照、施工组织设计，开工报告，图纸会审记录和施工预算书等。（2）施工文件。包括：工程测量定位记录。建筑材料试验报告，隐蔽工程施工记录沉降、位移观测及变形观测记录，设计变更和材料代用审核文件以及施工图志。（3）施工验收总结文件。包括：工程验收文件，工程质量检验评定及缺陷处理文件，试车记录，交工验收证明，施工技术总结和竣工验收报告。,科技档案的种类和内容构成,设备档案：各种机器设备、车辆、船舶和仪器、仪表的档案材料。,按设备的构造和使用形式划分为两种：一种是同土建工程联系在一起的。如某些化工装置及钢铁、有色金属企业冶炼设备的档案，这种设备档案一般与基建档案难以截然分开，因此可以作为基建档案的一个组成部分。另一种是各种金属切削设备、运输设备、采掘设备、起重设备以及某些仪器、仪表的档案它们可以与土建工程分开独立存在。,设备从来源上看有两种。一种是本单位设计、研制的，另一种是从国内外市场上购买来的外购设备。此外，设备在使用、维护、检修、改造过程中，也相应形成文件，它们也是设备档案的组成部分。设备档案的基本特点与产品档案一样，是以型号成套的，但设备档案的内容构成与产品档案不尽相同。,科技档案的种类和内容构成,3、自然科学研究档案和医药卫生档案,自然科学研究档案，是在自然科学技术研究活动中形成的科技档案简称科研档案，科研档案的内容主要包括：研究准备工作文件、研究试验文件，成果和总结鉴定文件，成果奖励申报文件和成果推广应用文件。,科研档案的基本特点是以课题成套，一个科技研究课题的档案材料，是有机联系的整体。这个特点是由科技研究活动的特点决定的，任何科技研究活动都是以课题为单元，按课题进行的；这种围绕着一个课题的科技研究活动，就形成了一套在程序上和内容上的前后衔接，左右联系的科技档案整体。,医药卫生档案，是在各种疫病的预防、治疗、护理及药品、生物制品的监督、检定和生产技术活动中形成的科技档案。包括（一）医疗技术档案；（二）卫生防疫和卫生监督档案；（三）妇幼卫生档案；（四）药品和生物制品的监督、检定、生产技术档案。,科技档案的种类和内容构成,5、地质档案 测绘档案和环境保护档案,地质档案是地质工作活动的记录和成果，它是在地质调查研究、矿产勘探等活动中形成的科技档案。地质档案有原本档案和地质复制本档案两种。地质档案，是地质工作第一线各地质队在地质勘探活动中形成的原始记录、中间成果和最终成果，包括各种有关文件的底图、底稿、原图、记录本等。地质复制本档案，则是地质成果报告及有关附图、附表的印刷复制件，主要是各基层地质部门上报汇交来的地质文件。地质档案可划分为：区域地质调查档案、固体矿产地质档案、石油地质档案、海洋地质档案、物探和化探档案、水文地质和工程地质档案,测绘档案是大地测量和地图绘制活动中形成的科技档案。一般分为基本测绘档案、专业测绘档案、特业测绘档案和现势参考档案。,环境保护档案，是环境管理和环境检测或的直接记录，包括环境管理档案和环境检测档案两个部分。,四.,科技档案的功能,1、知识储备功能,2、依据凭证功能,A、科技档案具有重要的依据作用,B、科技档案具有客观的凭证作用,科技档案的功能,4、科技档案的促进生产力发展和提高经济效益的功能,一、科技档案是科学技术与生产力诸要素结合的重要“媒介”,（一）科技档案是科学技术与劳动力相结合的重要“媒介”,（二）科技档案是改进和提高生产工具技术性能的重要条件,（三）科技档案对改善和拓展劳动对象具有重要作用,二、科技档案具有提高经济效益的功能,（一）复用科技档案，节约设计工时，提高经济效益,（二）发挥科技档案的依据凭证作用，取得经济效益,（三）进行科技交流，避免重复劳动，取得社会经济效益,（四）管好用好科技档案，是发展内含扩大再生产、提高经济效益 的重要条件,（五）充分发挥科技档案的作用，可以为社会创造价值、增加财富,五.科技档案工作的基本任务性质、原则与体制,一、科技档案工作的基本任务,科技档案工作:,科技档案工作是国家档案工作的重要组成部分。它是以完整地保存和科学地管理科技档案，充分发挥科技案的作用为目的的诸项管理活动的总称。,科技档案工作的基本任务是：,在科技档案工作基本指导下，建立、健全科技档案工作的法规，科学地管理科技档案，积极开发科技档案信息资源，及时、有效地提供科技档案为经济建设和科技发展服务，为党和国家各项事业服务。,科技档案工作,具体内容:,1、科技档案管理工作。包括两个方面：（1）是科技档案室工作；（2）是科技档案馆工作。,2、科技档案业务监督、指导工作：各级专业主管机关的档案部门和各级档案行政管理部门，对各单位的科技档案工作进行监督和指导,3、科技档案干部的专业教育工作：主要任务是培养科技档案专业人才。,4、科技档案的科学研究工作。,六.科技档案事业管理工作,科技档案事业管理工作,包括科技档案业务管理工作和科技档案事业管理工作,科技档案业务管理又称科技档案微观管理。科技档案事,业管理工作也称作科技档案的宏观管理工作。,我国社会主义国家规模的科技档案事业，是由科技档,案业务管理和事业管理构成的有机整体。没有国家对科,技档案事业的管理，科技档案工作就不能形成国家规模,的科技档案事业。同时，没有科技档案业务管理，科技,档案事业就失去了存在的基础。,七、科技档案工作的性质,1、科技档案工作的专业性。,是科技档案工作有自己独立的物质对象；是科技档案业务管理有特定的工作内容和专门的工作方法；是科技档案工作有比较完整的专业理论知识体系。,2、科技档案工作的管理性。,是科技档案工作是科技管理工作的组成部分；是科技档案管理是基础性科技管理工作是科技档案管理是对科技信息和科技成果的管理。,3、科技档案工作的服务性。,是就科技档案工作的目的而言，它是为科技、生产活动创造条件的工作；是就科技档案工作职能的特点而言，它是科技保障性的管理工作；是就科技档案宏观管理而言，其基本任务之一就是为科技档案部门服务。,4、科技档案的机要性。,科技档案是科技、生产活动的真实记录，客观地记录可相关科技活动的过程与成果，是再现原有科技活动的依据。,九、科技档案工作的管理体制,我国科技档案工作实行在国家档案局掌管下，按专业实行统一管理，各级档案行政管理部门与专业主管机关密切配合，实行分级管理和属地管理相结合的管理体制。,（一）、国家档案局统一掌管全国科技档案工作,（二）、按专业实行统一管理是科技档案工作管理体制的突出特点,（三）、实行分级管理和属地管理相结合的管理体制,十.基层科技档案机构,基层科技档案机构的性质与地位：,基层科技档案工作机构，是企事业单位设置档,案管理科技档案的职能部门，一般称为科技档案,室或科技档案处（科）。,基层科技档案机构的,性质,：,1、它是企事业单位的一个内部机构，担负着管,理本单位科技档案的责任。,2、它是企事业单位的科技管理部门。,3、它是国家科技档案工作的基层业务机构。,基层科技档案机构,基层科技档案机构的类型,（1）综合性档案机构 （2）单独的科技档案机构 （3）科技信息一体化机构,基层科技档案机构的任务,统一管理本单位的科技档案，维护其完整与安全，积极为本单位科技生产工作服务，在保证企业利益的前提下，为社会利用服务。,基层科技档案机构,二是科技档案管理的各项业务工作：是接收各科技、生产部门科技文件的归档，作好科技档案的收集工作；是对科技档案进行分类、编目、统计和保管工作；是定期组织对科技档案密级的审查，根据有关规定及时解密或调整密级，以扩大利用和交流的范围；是定期组织科技档案价值和质量鉴定工作，承担科技档案销毁的具体事宜；是负责向科技专业档案馆移交规定进馆的科技档案，以及其他接收和移交工作；是搜集、管理科技资料。,基层科技档案机构,三是业务指导、监督和检查工作。是对科技、生产部门科技文件的形成、积累、整理和归档，以及图纸的更改、补充工作进行协助、检查和指导。是参与产品、工程、科研成果的技术鉴定和竣工验收，以及引进技术和购置设备的开箱检查等活动，负责对相关科技文件进行平定和验收；是对下属单位的科技档案机构或科技档案分室进行业务指导，并监督和检查其制度的执行情况与科技档案管理状况。,十一.科技专业档案馆,科技专业档案馆，是保管对国家和社会具有长远保存价值的重要,科技档案的机构，是科技档案信息资源的储备中心、咨询中心和交,流中心。,科技专业档案馆设置的必要性,适应现代化建设的需要，在更大范围内发挥科技档案的作用。,妥善保管科技档案精华，为发展国家、民族的科学技术事业服务,形成专业科技档案信息中心和咨询中心，促进科技交流。,科技专业档案馆的类型,中央级科技专业档案馆.区域性专业档案馆。省市级科技专业,档案馆和自然区域性科技专业档案馆。城市建设档案馆。企事业档,案馆。,科技专业档案馆,科技专业档案馆的性质：,档案法规定：中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中,管理档案的文化事业机构。,（1）科技档案是人类社会一定时期物质文明和精神文明建设的,历史记录，科技专业档案馆长久珍藏这些具有重要价值的科技档案,，成为国家和民族积累和存储科技档案财富的坚实的基地。,（2）科技档案是进行现代化建设的一种重要的科技资源，科技,专业档案馆的重要任务，就是要大力开发科技档案信息资源，不断,提供优化的科技档案信息，为本系统和全社会的科学研究与历史研,究服务，为各项工作活动服务。,（3）科技专业档案馆在发展国家和专业系统的科技档案事业中处,于重要地位，在科技信息交流、传递中起着枢纽的作用,科技专业档案馆,科技专业档案馆的任务：,（1）接收、征集本专业馆藏范围或按照有关规定需要长远保存的重要的饿科技档案，并接受委托人的委托，代管其他有关科技档案。,（2）运用科学的管理理论和现代化管理手段，对科技档案进行科学妥善的管理；,（3）积极开展科技档案利用与咨询工作，为社会各项事业服务；,（4）根据实际需要和馆藏科技档案的状况，编辑出版有关科技档案编研成品，系统地开发本专业科技档案资源；,（5）组织建设本专业或行业的科技档案目录中心，促进本专业或行业科技档案信息传递、交流渠道与网络的形成和发展；,（6）从保证馆藏质量出发，对档案移交单位准备进馆的科技档案的管理进行业务指导与检查；,（7）搜集、储存和加工本专业其他有关文献资料，建设专业科技信息交流咨询中心。,十二、,科技档案事业管理机构,是指由国家对科技档案工作实行管理与监督的政府职能部门。,它们是行使国家权利的机构，把科技档案工作作为一项国家事务进,行管理，具有专业行政管理的性质。,科技档案事业管理机构的性质与构成,我国的科技档案事业机构，由国家档案行政管理机构和专业主,管机构组成。科技档案行政管理机构包括国家档案行政管理机构和,各级地方政府的档案行政管理机构。专业主管机构包括国务院各经,济、科技主管部门设置的档案机构和地方各级经济、科技主管部门,设置的档案机构。,科技档案行政管理机构，按照属地管理的原则，对科技档案工,作实行“块块”的管理；各级专业主管机关的档案机构，遵循专业管,理的原则，对本专业行业科技档案工作实行“条条”的管理。,科技档案事业管理机构,科技档案事业管理机构的职责,1、依据国家的法律、法规和政策，研究制订科技档,案工作的方针政策，起草科技案法规，制订科技档案工,作的基本章则制度；,2、制订科技档案事业发展规划，组织协调科技档案,事业，监督检查科技档案工作，特别是有关法律、法规,和方针政策的实施；,3、对同级机关的科技档案工作以及下级科技档案行,政管理部门，实行监督和指导；,4、组织并指导科技档案理论与技术的研究、科技档,案教育、科技档案宣传以及科技档案工者队伍的培训工,作。,科技档案事业管理机构,专业主管部门档案机构的职责,（1）、制订本专业或行业科技档案的管理办法、规章制度，以及科技档案业务标准和技术规范；,（2）、制订本专业或行业科技档案的发展规律或计划，组织召开本专业或行业科技档案工作会议，进行经验交流；,（3）、组织并指导本专业或行业科技档案工作理论与实践的研究与交流；,（4）、监督、指导所属企事业单位的科技档案工作；,（5）、对本专业或行业的科技档案工作者进行专业培训；,（6）、接受国家档案行政管理部门的监督和指导。,十三.科技档案工作者,一、科技档案工作者的素质要求,1、政治素质,2、业务素质,（1）、树立科技档案和科技档案工作意识,（2）、熟知科技档案工作的法律、法规和规章制度,（3）、具有系统的科技档案管理的理论素养，掌握各项科技档案工作的原则和方法,（4）、具有一定的法律知识和外语水平,3、懂得相关科学技术知识和管理知识,（1）懂得与科技档案内容有关的科学技术知识,（2）、掌握识图、制图知识,（3）熟悉科技管理知识,科技档案工作者,科技档案工作者的配备,（1）注意科技档案人才的合理配备,（2）要配备一定数量的科技干部从事科技档案工作,（3）力求科技档案工作者队伍的相对稳定,（4）加强对科技档案工作者的教育和培训,（5）建立和完善档案专业技术职务的聘任制度,十四.科技文件概述,科技文件的涵义,科技文件是在科技、生产活动中直接形成的、处于使用和运行过程中的文件材料。,1、科技文件是文件家族中产生于科技生产活动。记载科技思想和科技信息的文件类型，从内容性质上说，同一般文书和其他文件类型截然不同。,2、科技文件是处于现行过程中的文件，在科技生产活动中形成和使用着，处于运动变化状态和运转、承办过程，是记录和指导现行科技、生产活动的工具。,3、科技文件种类繁多、类型复杂。包括图样、科技文件材料；科技表册、科技照片以及科技录音盒录像等,十五.科技文件的种类,纸质文件：包括图样和文字材料。,图样按制作过程分为草图、底图、复印图；按内容分工程图样、产品图样；其他图样：地图、地形图、星图、天气图等。,如：机械制造工业基本产品图样：零件图、装备图、总图、外形图、安装图、系统图、表格图。建筑工程图样：总平面图、平面图、剖面图、立面图、大样图、竣工图。其他专门性图样：地质图、水文图、天气图、地形图,文字材料按制作过程分：草稿、修正稿、定稿；按法律效力分：正本、副本；按内容分：各种说明书、计算书、原始记录、预概算、技术条件等。,科技文件的种类,表格式文件：工艺规程、各种明细表（外购件明细表、标准件明细表）文件（图纸）目录。,感光材料文件：各种照片包括理化分析照片、作业现场照片、事故现场照片、科技影片。,磁性材料文件：包括录音磁带、计算机磁带、磁盘。,其他材料制成的文件：光盘,十六.科技文件工作,就是科学地管理科技文件，做好科技文件的形成、积累、归档工作，充分发挥科技文件在科技、生产活动中的工具作用，这项工作，既是基层科技、生产及其管理活动的一项内容，又是基层科技档案管理的一项基础工作。科技文件工作包括科技文件形成工作、积累工作、整理工作和归档工作。,十七.科技文件的形成,科技文件材料产生于科研、生产、基建等活动中，是遵循各种科技活动各自的工作阶段和工作程序逐步形成的。不同的科技活动产生不同的科技文件材料。在不同的科技活动中，文件材料产生和形成的过程也不完全相同。,机械产品科技文件材料的形成。一般分为编制技术任务书、初步设计、技术设计、工作图设计等阶段。,建筑工程科技文件材料的形成。随着建筑工程设计、施工、使用、管理等活动过程而陆续形成的。,科学技术研究科技文件材料。一般是围绕某个专题形成的，大体分为三个阶段。研究准备阶段、调查实验阶段、研究总结阶段。,科技文件的形成,一、科技文件的编制,编制科技文件的基本要求包括：（一）纸张幅度（二）图样比例（三）文字和线条符号（四）图标（或图签）（五）审核和校对。,十八、科技文件编号,二、科技文件编号的基本方法,1、科技文件材料编号的要求,科技文件材料的编号，是以文字和数字为代号，用来表示科技问及材料的内容与特征的一种“技术语言”，又是管理和使用科技文件材料的一种工具。因此，科技文件材料的编号要符合以下要求：,（1）、严格按照科技文件材料编号的原则与有关规定进行编号。在制定编号方案时，还应当考虑到科技档案管理的要求。,(2)、科技文件材料的编号要与它所反映的对象一致（如图样与产品代号一致），这样才便于生产和科研管理。,（3）、每一份科技文件材料应该有独立的编号，同一个代号不能代表两种以上的科技文件材料。,（4）、由于各专业科技文件材料的特点和使用目的不同，应该有不同的编号方法。应该正确地、科学地反映它的内容、性质和特征。,（5）、编号由代字和代号组成，代字统一用汉语拼音字母，代号统一用阿拉伯数字，并力求简短，便于记忆。,科技文件的编号,2、科技文件材料的编号方法,（1）工业产品科技文件材料的编号方法,工业产品科技文件材料的编号方法，一般有分类编号法和隶属编号法两种：,分类编号法：其特点是按专业性质或工艺加工性质进行分类编号，不考虑产品或工程结构上的隶属关系。按性质分类，应有一个比较科学的分类表，分类表一般按专业编制，采用十进位分类方法。分类编号在结构上一般由专业代号、特征代号和顺序号三部分组成。举例如下：,3 2 0 1 3 001,（专业代号）（种型类级）（顺序号）,（特征代号）,科技文件的编号,（2）建筑工程科技文件材料的编号,建筑工程科技文件的编号有工程编号法和专业编号法,工程编号法：也叫设计编号法。它是在具体工程项目范围内，按设计过程、结构关系进行编号，类似于工业产品科技文件材料的隶属编号法。一般由工程代号、结构组成部分代号、顺序号三部分组成。举例如下：,502 07 s j 6 001,（工程代号）（单项工程）（设计阶段）（专业）（属类）（顺序号）,凡是有具体工程对象的，一般都采用工程编号法。它反映工程项目内的结构关系，易于了解工程范围内科技文件材料的全貌，便于配套管理和使用。但对复杂工程来说由于编号结构复杂、位数长，不便于利用。,科技文件的编号,专业编号法：按照专业性质进行编号，类似于工业产品的分类编号法。专业编号法有两种方法，一种是十进位制分类编号法，另一种是分类流水编号法。十进位分类法是把科技文件材料分成十大类，每一类又分成十小类每一小类又分成十个属类，然后进行编号。如,6 5 5 001,（大类）（小类）（属类）（顺序号）,专业编号法的另一种形式是分类流水编号，用于专业种类少、结构简单的企业如,Ty s-001,(通用设计)（专业和项目类别代号）（顺序号）,科技文件的编号,3、科技文件编号和科技档案编号的区别和联系,科技文件的编号和科技档案的编号有区别，科技文件的编号是以单份文件或单张图纸为单位的，每一个编号只代表一份文件或一张图纸；而科技档案的编号是以保管单位（案卷）为单位进行的。,两者也有密切的联系，一方面，科技文件编号是编制科技档号的基础，科技档案的编号可以利用科技文件编号的一部分。一方面，工程技术人员较熟悉科技文件的编号，科技文件转化为科技档案后，在利用工作中，一般通过科技文件的编号来查阅科技档案。,十九、科技文件的更改,三、科技文件的更改,科技文件材料的更改、补充，是按照一定的原则、制度和要求，以一定的方法更改、补充科技文件材料某些内容的一项工作。,科学技术档案工作条例第十二条规定：各单位应当建立和健全图纸更改、补充的制度。更改、补充图纸，必须履行审批手续”。,1、各单位要建立健全图纸更改、补充制度。一般的更改、补充图纸，要根据生产和用户的要求，由设计人员提出更改、补充内容，经技术部门研究审核后，送设计师、主任设计师或设计科长批准；重大的更改要报送总工程师或单位生产技术负责人批准后，方能正式更改、补充。更改、补充时，应当依据批准后的更改通知单。,科技文件材料的更改，一般设计到工艺、生产车间、计划、财务等部门。为了保证企业按更改后的科技文件材料顺利地进行生产、施工，必须在更改前填写更改通知单，通过会签的方法，取得有关部门的统一，然后根据批准并会签的更改通知单，首先更改地图，同时相应地修改蓝图。更改较多的必须换发新图。,科技文件的更改,2、更改、补充要采取的科学方法。,（1）底图是划改，档案也采用划改。编制设计人员可根据批准的更改通知单，去科技档案部门更改，注明更改者的姓名、日期，附上晒制的蓝图更改单。,（2）底图是刮改的，改正后的底图应晒制出新的蓝图放在原蓝图下面，并附上蓝图更改单，档案不作废，仍作正本保存。也可以将原来的蓝图另行存放。,（3）凡是有底图更改单的，一般都要晒制一份蓝图归档。单原来的档案不修改，也不抽出作废，以反映其历史发展变化的真实情况。,（4）平时科技文件材料的更改，应坚持底图与蓝图同时修改的原则。当产品及其组成部分在结构、质量上有重大变动时，有一部分旧代号作废或者改型号时，才考虑补充新图或者晒制一整套图纸归档。然后按年限编排，或将修改前的图纸文件另行存放。,科技文件的更改,一、工业产品科技文件的更改方法,1、底图的更改,（1）底图是划改，档案也采用划改。,（2）底图是刮改的，改正后的底图应晒制出新的蓝图放在原蓝图下面，并附上蓝图更改单，档案不作废，仍作正本保存。也可以将原来的蓝图另行存放。,（3）更换底图。如果底图更改的次数和处数太多，影响底图的清晰程度，不能晒印复制，就需要重新绘制，更换底图。,2、复印图的更改,（1）底图划改，对复印图也相应划改或晒印新图，旧图作废。,（2）底图刮改，对复印图一律更换新图，旧图作废。,科技文件的更改,（二）基建工程科技文件的更改方法,1、凡是按图施工没有变动的，则由施工单位（包括总分包和分包施工单位，下同）在原施工图上加盖“竣工图”标志后，该图既作为施工图。,2、凡是在施工中，虽有一般性设计变更，但能将原施工图加以补充作为竣工图的，可以不用重新绘制，由施工单位负责在原施工图（必须是新图）上注明修改的部分，并附以设计变更通知单和施工说明，加盖“竣工图”标志后，该图既作为竣工图。,3、凡是结构形式改变、工艺改变、平面布置改变、项目改变以及其他重大改变，不宜在原施工图上修改、补充者，应重新绘制改变后的竣工图。,4、凡是一张图纸上的内容改动部分超过40%，要重新按规定编制竣工图。,二十、科技文件的审签程序,1、设计科技文件产生后，在提交审查前，设计人员应对科技文件认真复查，经确认无误后，履行签字手续，以示负责。,2、描图-在描图员描制图样后，应对描绘的底图认真检查，确认与原图、原稿无误后，旅行签字手续，以示负责。,3、在校对设计、描图完成后，由设计人员、描图人员互相校对、检查，发现问题，及时修改。,4、审核由主任设计员或主任工程师负责对全部图样和科技文件进行技术审核。,科技文件的审签程序,5、工艺审核工艺部门按照工艺要求及生产、施工条件对科技文件进行审查，以弥补设计上对工艺考虑不足的缺陷，而且对设计结构技术要求提出更改意见。,6、标准化审查标准化部门根据有关的标准进行审查，审查是否贯彻了现行标准和有关技术政策，以保证科技文件的质量，提高其标准化程度。,7、会签组织设计、生产、施工等各有关专业部门共同审查科技文件，以减少其差错，审签部门或人员对会签的科技文件有关部分的正确性和完整性负责。,8、审批由设计师对重要的科技文件进行审查，对设计上的重大技术问题负责审定，并由总工程师批准执行,二十一、科技文件的管理措施,由于科技文件的形成和积累贯穿于科技、生产活动的全过程，同科,技、生产活动是同步进形的，因此，基层档案部门要为科技文件的,形成积累，健全工作制度，采取有效措施，实行全程的监督和指,导。其管理措施主要有：科技档案部门具有检查、协助科技文件工,作的职责。,（一）“三纳入”和“四同步”管理,经国务院批准颁布的科技档案工作条例指出：“各,单位应当把科技文件材料的形成、积累、整理和归档纳入科技工作,程序和生产、科研、基建等计划中，列入有关部门和有关人员的职,责范围。”“一个科研课题、一个试制的产品、一项工程或其他技术,项目，在完成或告一段落以后，必须将所形成的科技文件材料加工,系统整理，组成保管单位，填写保管期限，注明密级，由课题负责,人、产品试制负责人，工程负责人等审查后，及时归档”这些规定,的基本精神是，科技文件的形成、积累、整理、归档是科技人员的,职责。,科技文件的管理措施,（二）、将科技文件形成、积累列入经济责任制考核范围。,（三）、档案部门要参加各项生产技术的鉴定、验收、创优、评奖活动，以确保科技文件材料的完整、准确、系统。,（四）、档案部门应从归档的角度对科技文件标准执行情况进行监督、检查。,1、形成的科技文件是否齐全、完整、准确、成套。,2、科技文件的幅面、格式、名称、编号、更改等，是否符合有关,标准，责任签字是否符合规定要求。,3、科技文件的编制，是否符合有关标准的规定。,4、图样的标题栏格式、内容填写是否符合有关标准，签字手续是,否完备。,5、文字材料的原稿，是否使用不耐久字迹，字迹是否工整、清晰。图纸（蓝图）的折叠方法是否符合规范、标准。,二十二、科技文件的整理,科技文件的整理工作的主要内容及程序：对形成的科技文件进行鉴别；把鉴别后应归档的科技文件组成保管单位；对组成的保管单位进行编目和装订。,二十三、科技文件的鉴别,一、科技文件的鉴别,（一）完整性鉴别,为保证科技文件的完整，不论是产品、工程、科研、设备的文件，还有其他专业项目的文件，在整理、归档之前，首先应按项目收集齐全，完整成套，不能缺项，归档率应达到标准要求（归档率=实际归档的科技项目总数/应归档的科技文件项目总数100%）。,（二）准确性鉴别,一是科技文件应该同它所反映的科技、生产活动的对象一致；二是同一个项目的科技文件之间在内容上一致，准确率=实际归档的文件分数/应归档的文件分数100%）,二十四、,科技文件的立卷,科技文件的立卷,（一）、复制图的折叠,要将案卷内不同尺寸的科技文件按要求折叠为统一的幅面。统一的幅面为：图纸A4（297mm210mm）幅面。因此，在组织保管单位时，各种幅面的的科技文件，主要是图纸要折叠为A4的幅面。国家标准GB10609.389技术制图复制图的折叠方法对图纸幅面为A4规格的几种折叠方法规定如下：,1、需装订成册的复制图,有装订边的复制图。首先沿标题栏的短边方向折叠，然后再沿标题栏的长边方向折叠，并在复制图的左上角折出三角形的藏边，最后折叠成A4的规格，使标题栏露在外面。如图,无装订边的复制图。首先沿标题栏的短边方向折叠，然后再沿标题栏的长边方向将其折叠成。,科技文件的立卷,不装订成册的复制图,不装订成册的复制图的折叠方法有两种,第一种折叠方法。首先首先沿标题栏的长边方向折叠，然后再沿标题栏的短边方向折叠成A4的规格，使标题栏露在外面。,第二种折叠方法。首先沿标题栏的短边方向折叠，然后再沿标题栏的长边方向折叠成A4的规格，使标题栏露在外面。,科技文件的立卷,（二）组织案卷,（1）组织保管单位的要求,A、保管单位必须是一组具有有机联系的科技文件材料。一组完整成套的科技文件材料，可以组成一个保管单位，如果一套科技文件材料数量多，也可以组成一个保管单位，如果一套科技文件材料数量多，也可以按其内部的内在联系，分开组成若干个保管单位。,B、不同价值和不同机密程度的科技文件材料，在保持其内在联系的前提下，要适当分开组成保管单位，以便于保管和鉴定。如果是一组不可分割的科技文件材料，则价值小的要服从加之大的，密级低的要服从密级高的，不要硬性分开。,C、组成的保管单位必须符合技术标准，要便于保管和提供利用，并力求整齐、美观。,科技文件的立卷,（2）、组织保管单位的方法,组织保管单位要按照科技文件材料的提点及其形成规律，对不同的科技文件材料采用不同的方法。,A、按结构组织保管单位。B、按程序组织保管单位 C、按专业性质组织保管单位。D、按问题组织保管单位 E、按名称组织保管单位。F、按地区组织保管单位。J、按作者组织保管单位。H、按时间组织保管单位,科技文件的立卷,（3）保管单位内科技文件材料的排列及保管单位的排列,系统排列主要有两个方面，一是保管单位内科技文件材料的排列，二是划分类别后对保管单位的排列。,A、要体现科技文件材料的形成过程；,B、要注意保持科技文件材料所反映的对象在结构上的隶属关系或工作程序上的衔接关系；,C、要体现科技文件材料的重要程度和主次关系。,保管单位内科技文件材料的排列方法是：,a、图样，可以根据图样目录和图样编号进行排列。一般是总图在前，组件、部件、零件图或结构详图在后，组件、部件、零件图或结构详图往往又是按装配或结构顺序等排列的。,b、文字材料，要根据其内容和形成规律以及相互间的联系，按重要程度、问题、地区等结合时间顺序排列。,c、图样和文字材料一起组卷的，要根据具体情况决定。如果文字材料是对产品、工程项目、科研专题等作全面说明或指示性的文件，一般应当放在图样文件前面，或者是保管单位前面。如果文字材料只是对图样文件的补充或一般说明，则可将文字材料排列在图样文件的后面。,科技文件的立卷,（4）保管单位的编目,保管单位的编目主要有四项内容，即编张号、填写保管单位目录、填写备考表和编制保管单位封面。,二十五.科技文件材料的归档,科技文件材料归档制度的内容，一般包括：科技文件材料的归档范围、归档时间、归档份数、归档要求和归档手续。,（1）归档范围：归档范围是归档制度的最重要的内容。正确划定归档范围是保证归档科技文件材料完整和质量的关键。一般说，凡是记述和反映本单位科研、生产、基建等活动的、具有保存价值的科技文件材料都应当归档。但是，在具体确定归档范围时，应当全面了解和掌握本单位各项科技工作业务的范围和工作程序，各种科技工作在各个不同阶段都形成那些科技文件材料，以及各种科技文件材料的组成、用途和价值，以便正确确定科技文件材料的归档范围。,科技文件材料的归档,（2）归档时间：,科学研究文件，应在一个专题的研究告一段落或全部结束后归档。,产品设计文件，应在产品定型验收后整理归档；但对研究周期较长的产品设计文件，可按研制阶段归档，带铲平定型后再综合调整。,工艺文件，一般在工艺定型时归档。,工程设计文件，一般在工程项目设计完毕后归档,工程建设文件，一般在单项工程竣工后归档，周期长的，可分阶段归档。待全部竣工后，再全面调整。,设备安装文件，一般在设备安装测试完毕后或运转正常验收后归档。,水文、气象文件，一般一年归档一次。,地质、测绘文件，一般在一项任务完成整理出成果后归档。,科技文件材料的归档,（3）归档份数,一般说，科技文件材料应归档一份，但是，重要的和使用频繁的科技文件材料，可以根据需要将副本一份或若干份一并归档，专供日常借阅使用。,（4）归档要求和手续,A、归档的科技文件材料必须符合完整、准确、系统的要求。,B、归档的科技文件材料，必须经过系统整理，组成保管单位（卷、册、盒），填写保管期期限，注明密级，经课题、产品、工程等负责人审查、签字后，方能归档。,C、归档的科技文件材料，应使用统一的用纸。纸质优良，字迹工整，线条清晰、整洁。,D、归档的文件材料，应符合图样和科技文件材料管理制度的要求。,E、归档的科技文件材料，应编制移交目录一式两份，向科技档案部门移交，交接双方在移交目录上签字，然后各存一份。,