第8章-职能信息系统.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,复习,某企业需要采购多种材料，每种材料可由多个供应商提供，且每个供应商可以为企业提供多种材料。材料有材料编号、材料名称和规格等属性；供应商有供应商号、名称、地址和电话号码等属性；采购时需要记录采购日期、单价和数量等信息。,根据上述描述设计,E-R,模型，要求画出实体的属性并注明联系的类型。,第,8,章 职能信息系统,职能信息系统就是按系统的职能划分的系统。,一般划分为：,市场信息系统,财务信息系统,生产信息系统,人事信息系统,8.1,市场信息系统,市场营销的主要内容包括：广告、促销、产品管理、定价、销售预测、销售自动化以及销售业务管理等。,市场信息系统也包括战略层、策略层、控制层和业务处理层。我们可以用图来表示其全面功能，见下图：,8.1.1,销售预测,它包括短期和长期的销售预测。,短期预测包括一周、一月、最多一年的预测，也有短至一天的预测。长期预测则最短为一年可能,2-3,年，,5,年甚至十几年。要预测应当用模型。短期预测一般使用,移动平均数法,、,指数平滑法模型,，而中长期预测则要使用,拟合模型,、,回归模型,或,系统动力学,模型等。,下面举一个企业产品预测子系统的例子。这个例子中采用的预测方法有经验综合法、内因直接预测法和外因间接预测法。,经验综合法,是将管理人员和专业人员的估计综合起来预测未来的方法。这种方法简单、快速，在没有历史数据的情况下只能用这种方法。这种方法的缺点是,耗费高层领导的时间较多，综合意见较困难,等。,内因直接预测法,，用自己过去的历史数据预测自己的未来。直接预测首先要考虑收集整理数据。预测需求时应收集需求数据。销售数据与需求数据之间是有差别的，不能简单地把销售数据当作客观需求来处理。一般来说统计数据越多越好，在不太重要的情况下找,7,点即可，重要情况下至少找,12,点，观察季节性需求形态至少要两年的数据。数据的时间跨度对预测是有影响的，跨度过长，季节性波动会被掩益。,建立预测系统时要编辑大量的数据，系统提供很强的编辑功能，比如某周期缺少一个原始数据，可用前后周期的平均值来代替，人工通过光笔直接写在终端上，见下图：,系统提供自动回归的功能，回归线可以是线性的，也可以是非,线性的。可以根据需要任意选配。如果每一点到拟合线的距,离差绝对值的均值超过规定，系统将通知分析员，数据在终端,的屏幕上显示出来，分析员可删去不合理的数据点或老的数据,点，重新回归。,当需求情况出现峰和谷时，就要考虑季节性需求，真正季节性需求行为要求峰值在,各个周期的同一时期,出现。,季节性需求行为在计算机中用趋势线和季节因子来表达，例如下图中，第一年,12,月份需求的直线趋势值为,1000,，季节因子为,0.8,，那么真正需求预测为,10000.8=800,。,计算机预测系统是一个自维护系统。它不仅建立初始预测,模型，而且得到一个新的数据以后能自动调整模型，使之适应新,的情况。具体来说、就是重配回归线，或者用指数平滑，或者重,新建立新的预测模型。,外因间接预测首先要确定与需求真正相关的外部因索，即,指示因素,，指示因素的情况可能是政府部门、贸易交往的单位。也有时候来自企业内部，比如汽车的销售对以后某配件的需求是个指示因素。对每一个预测指示因素应不少于,30,个观察点，因此间接预测比直接预测要求有更多、更广泛的数据来源。,需求往往是不止一个指示因素的函数，数学上一般用多元回归的方法来处理。,预测子系统一般应有如下功能：,收集和整理数据，滤除不合理的历史数据。,选择好的预测模型，以准确表达需求行为，从而改善预测精度。,用产品的寿命曲线修正长期预测，增加长期预测和新产品预测的精度。,管理人员可以根据预先知道的外界影响，调整模型。,使用模型维护技术，减少历史数据的存储量。,使用监控手段，保证现行预测模型延续使用、减少人工干预。,根据企业外部的经济因素不断发展预测模型。,8.1.2,广告和促销,用信息系统帮助进行广告和促销有几个方面：,(1),选择好的媒体和促销方法。,(2),分配财务资源。,(3),评价和控制各种广告和促销手段的结果。,计算机对广告的支持主要的表现在利用电脑来制作广,告，电脑的,CAD,技术、,3D,技术在广告中得到很好的应用，这,样降低了广告的成本，又提高了广告的效果，而且加快了广,告的制作。,电脑在广告上应用的另一面是,INTERNET,成为广告的媒,体，而且越来越受欢迎，它把广告和促销甚至销售业务集为,一体，看完广告后就可直接进行网上购买行为。,利用电脑支持促销比支持广告强一些，但也不如其它职能,系统。推销员可以携带膝上电脑或掌上电脑，用它们支持以,下工作：,面对顾客查找产品的价格、运输成本和合用性等，帮助顾客决定购买。,输入销售订货数据到订单输入系统。,呈交推销报告，总结每一个推销活动，指出和谁联系过，讨论了什么，下一个销售目标是什么等。,8.1.3,产品管理,产品是市场的第一成分，没有产品也就没有市场可言。产品是有生命周期的，从其进入市场到其退出市场形成一个生命周期。一个生命周期可以分作几个阶段：引入、成长、成熟和衰退等。不同的周期应有不同的策略，见下图,:,信息系统应当支持这些阶段的转移及其决策。例如在新产品引入时，要应用新产品引入模型来进行评价。较好的企业在引入新产品时都有一个正式的手续过程，以保其潜在的利润和有效的利用资源。,8.1.4,定价子系统,这和促销子系统有密切的关系。定价系统要协助决策者确定定价策略。定价策略有两种：,一是以成本为基础的定价策略，这种策略是以成本为基础加上一个要求的附加值，这可以是一个固定值或一个固定的百分比。这种决定在有信息系统的情况下，简直易如反掌，实际上定价系统是没必要的。,另一种是以需求为基础的定价系统，这就要求正确的估计需求，需求旺，价格高，需求弱，价就低。这就要求很好的了解顾客、市场、竞争者和国家经济状况。这时可能要用到数学模型。,价格问题不是个简单的问题，随着产品形式的不同，市场规则不同，价格确定的方式也是各式各样，非结构化的因素也很多。,例如对于大型设备，往往根据订货再进行生产。在订货以前又要知道价格，因而需要报价系统，报价系统是一种价格计划系统，它能事先根据产品的性能，估计出它的材料费、设计费、生产费等，然后给出价格，但它又不一定要那么详细，可又要求最后和实际价格不能相差太大，因而是个很难建造的系统，也是当前的研究热点，不仅大的设备制造，而且大的工程项目的投标也需要报价系统，报价淮确将能提高投标的竞争力，而又不会因为估计错误而使自己受损。,8.1.5,销售渠道管理,销售渠道是指由生产厂家到用户的路径，这种渠道有的很短，由厂家直到用户，有的则较复杂，见下图,:,在图中有三种流，,物流,、,资金流,和,信息流,，物流由供应者到制造者，到批发商，到零售商，再到顾客，而资金流是其反向，信息流则是双向。,销售渠道管理包含以下三个主要的模块：,1,、渠道管理模块：主要包括包括标签管理、产品管理。,2,、销售管理模块：具体的功能将包括分销区域管理（地区管理、负责人管理）、区域业绩管理、个人业绩管理、报表管理等。,3,、售后服务模块：主要包括客户关系管理和产品质量管理。,8.1.6,市场情报和市场研究子系统,市场情报子系统是公司和环境间的接口。市场的环境主要是顾客和竞争者，其实还有政府和全球社团等。,市场情报系统的主要活动是收集数据、评价数据、分析数据、存储情报、分发情报等。,收集数据包括一次数据，即直接的原始数据，来自电话、报表、会议等方面。收集完以后要把它整理存档；二次数据是由别的数据库中查得的信息，随着网络的发展，这方面的信息会越来越增加，信息的内容也越来越丰富。现在国际上利用,INTERNET,可以收集到,70,以上的信息，尽管最重要的信息仍然是口头信息，但,INTERNET,收集信息已举足轻重。,市场研究子系统是利用市场情报子系统收集的数据进行,研究，但往往这种数据不足，还要进行一些有目的专项收集,或调查。,有以下几种调查方式被采用：,一是抽查，同样的问题问一些人，用个人采访或电话或信件，这种调查的人数少则,30,人，多则几千人；,二是深入访谈，问的人数较少，但时间较长，这不仅可以问是与否，而且可以问出为什么。,三是观察，观察一定的行为，如在超市的停车场观察顾客来自何方，在住户的垃圾袋里看看消费的是什么商品。,四是控制实验。对一定群体进行试验。,市场信息系统各子系统集成在一起形成市场信息系统的总框架，见下图,:,这里市场情报子系统、市场预测子系统、市场研究子系统都属于,输入子系统,。,而产品子系统、广告促销子系统、分销渠道子系统、价格子系统都是对用户的,输出子系统,。,市场系统和市场经理的接口是,市场决策子系统,，它帮助经理收集信息、提高效率以及辅助决策等。,这里四个输出系统输出四种有关的信息，这就是产品,(product),，促销（,promotion,），分销（,place,）和价格,(price),，这也就是,4P,。,4P,是市场的主要职能。,8.2,财务信息系统,财务是企业四大职能之一，它实际上包括了两大部分，一部分是,会计,，一部分是,财务,。,会计主要的任务是记帐，使资金的运作不发生差错。而财务则更多关心如何运作好资金，使其产生效益。,8.2.1,会计信息系统,目前的会计主要涉及的是历史的数据，根据这些数据报表产生一些综合数据的报表如收入表（,Income Statement,）和平衡表,(Balance sheet),。但现代的会计也开始向财务延伸，涉及未来的数据，如获利能力计算，责任会计。,会计系统最成熟的部分和最固定的部分是记帐部分，这部分几乎已经定型，各种企业几乎相同，见下图,:,这个系统包括,订单处理,、,库存处理,、,会计应收,、,会计应付,、,工资,、,总帐,和,财务报告系统,等。总的我们可以把它们归成以下子系统。,(1),订货处理,它接受和处理顾客的订单，并产生给顾客的发票和进行销售分析的数据。有些公司还保存顾客的订单，直到顾客收到货物为止。当顾客送来订单时，计算机的订货处理系统应当可以校核顾客的信誉，即衡量他的付款能力，从而产生接收订货和拒绝订货的决定。,(2),会计应收应支系统,应收系统的功能是加入新的应收项目，它由开票后的订单出发，一般每日一次批处理；删除已付的项目，从而真实地反映对顾客的业务；准备报表，一般发货后给顾客,30,天时间付清货款，如,30,天已过则算拖欠货款。每个月信用卡公司都要给公司一个拖欠货款的报告，这些报表每行代表一个发票，全表列出未付帐目；会计应收也给总帐提供数据。,会计应支系统设立会计应付记录，进行向供应商付款，删除付过的支出，提供总帐数据。,会计应收应付之间并没什么关系，它们均和订单、库存和总账系统发生关系。我们把它们的结构图分别画入下图,:,(3),库存系统,库存系统包括采购和库存处理系统两大部分。,采购包括选择供应商，得到口头允诺，准备采购文件，关闭采购订单。和采购相联系的就是接收，接收包括处理接收和通知其它系统。,库存处理根据库存文件，校核重订货点，填好订单中项目，并给顾客开发票，开好订单通知会计应收系统，并提供总帐数据。,(4),总帐系统,总账系统是综合各子系统的数据提供一个企业运营的全貌。它包括两个子系统，一是总帐更新系统，一是报告准备系统，见下图,:,8.2.2,财务信息系统,财务的总目标是最好的利用资金和剩余资金进行最优投资。,财务信息系统是为协助主管达到以上目标的计算机系统。财务信息系统的概念模式见下图,:,输出子系统,内部审查子系统实际上也是会计功能。审计包括财务审计和运营审计。财务审计主要看公司的财务记录是否正确，账钱是否一致。而运营审计是审计财务手续是否完备、高效，它往往和信息系统的再设计联系在一起。审计可以请外部审计公司来进行，也可由公司内部组织进行。外部公司审计的最大好处在于客观性和其知识的全面性。内部审计只有在大公司才可能有常设的机构。运营审计一般应有信息系统分析员参加。,财务情报子系统,向股票持有者,(,股东,),、财务社团以及政府机构提供信息，帮助了解公司经济环境。公司每年要给股东报告，说明投资效益包括股票的年增长率、与,500,家大公司平均指数比较，各种产品的盈利比例等，每年还要召开股东大会，大的公司均设有股东联络部掌管这方面工作。他们还负责收集股东的意见和建议，并及时和股东沟通。财务情报子系统还从政府报告、期刊、网上数据库收集经济信息，以便分析经济形势。,输出子系统,是财务系统的主要系统，它们能帮助公司进行财务决策。预测子系统所用技术和市场信息系统相同。,资金管理子系统,可以说是财务系统的最重要的子系统。它帮助企业实现两个目标：,(1),保证收入流大于消耗支出流。,(2),保证这个条件在全年是稳定的。,为此要进行现金流分析，例如某公司的销售和消耗如下图所示,:,由上图显示出，当我们可以延缓一下制造材料的付款日期，我们即可保证全年不出现负的资金流。有时拖延可能带来损失，例如罚款和付利息。负资金流也可能带来损失，如贷款的利息。信息系统即可进行这种模拟，以达到折衷，使总效益最好,.,预 算 支 出 报 告,项目,本月,项目,本年累计,预算,实际,盈亏,预算,实际,盈亏,工资,2 3500,2 000,-1 500,工资,59 000,54 250,-4 750,差旅费,8 250,9 000,+750,差旅费,23 500,28 100,+4 600,招待,1 400,1 635,+235,招待,4 200,5 100,+900,电话,200,85,-115,电话,600,225,+375,租金,535,535,0,租金,1 605,1 605,0,家具,0,0,0,家具,420,505,+85,办公用品,625,410,+215,办公用品,1 875,1 320,-555,杂项,400,620,+220,杂项,1 200,1 965,+765,总计,34 910,34 285,-625,总计,92 400,93 070,+670,财务控制系统,要控制一些支出和控制一些企业性能的参数。控制的支出包括销售、电话、租金、办公用品等，它可以给出表格以便管理人员发现问题，如下表所示,:,8.3,生产信息系统,我们这里说的生产是广义的生产。对生产产品的企业来说它就是制造，对于服务业来说它就是服务运营。由于生产管理中最困难的最复杂的还在于制造业，所以我们就针对制造业来讲述。,制造信息系统可以分为两大类。一类是通过技术实现产品生产的系统；一类是通过管理实现生产的系统。,技术信息系统包括：,CAD(,计算机辅助设计,),，,CAM(,计算机辅助制造,),，,CNC(,计算机数字控制,),和,robot(,机器人,),等。,另一类管理系统是以,MRP(,材料需求计划,),，,MRP-II(,制造资源计划,),为中心，还有,CAQ(,计算机辅助质量控制,),等将技术系统和管理系统结合，如,CIMS(,计算集成制造系统,),和,ERP(,企业资源规划系统）等。,8.3.1 MRP,系统,现代化的大生产给机械制造业带来了许多困难，主要表现在：,生产上所需的原材料不能准时供应或供应不足。,零部件生产不配套，且积压严重。,产品生产周期过长，劳动生产率下降。,资金积压严重，周转期长。,市场和客户要求多变和快速，使企业的经营计划系统难以适应。,长期以来围绕这些问题研究了各种方法，主要的有三种：,一种是,订货点法,；,一种是,MRP,方法,；,一种是,准时法,(just in time,，,JIT),。,现在还有人研究,最优化法,(OPT),，也有将各种方法混合应用的，如在,MRP-II,中应用订货点技术和,JIT,技术等。,MRP,的发展经历了三个阶段，,60,年代初期为解决“订货点管理”的不足，发展了主要控制物料的物料需求计划。此阶段的,MRP,可定义为“,利用主生产调度,(MPS),，物料用量清单,(BOM),、库存,(inventory),和未交货单,(open order),等各种资料，经计算得到未来的物料需求，并进行订单的补充和修改,。这叫初期的或传统的物料需求计划，示意图见下图：,70,年代闭环式的,(closed loop)MRP,逐渐成功，它能适应主生产计划的改变，又能适应现场情况的变化。闭环式,MRP,还加强了各子系统之间的联系。闭环式的,MRP,的结构见下图：,这里在制定主生产计划时进行了产能分析，如果可行就去执行物料计划，如果不可行就要反馈回去，重新修改主生产计划，同样在执行物料计划和执行车间计划时出现问题，也要反馈回去，并修改主计划或物料计划。这样就构成了闭环的动态控制。,80,年代,MRP,逐渐为,MRP-II,（制造资源计划）所代替，这时企业资源不仅是,材料,，,人力,、,资金,、,设备,和,时间,也被看成企业资源，并加以控制。它除了生产外，还包括,销售,、,财务,、,会计,及,成本的处理,，,MRP-II,的功能已能满足制造业的所有经营及生产活动，这也是,MRP-II,被称为“制造业全面资源计划与控制系统”的原因。,但总的来说，,MRP-II,是对内管理的系统，企业战略规划、市场方面以及高层决策方面功能较弱，现在又在流行,ERP(enterprises resources planning),它是在,MRP-II,的基础上扩充市场、财务等功能的系统。,MRP-II,的总体结构见下图：,一般,MRP-II,均由,10,个左右的子系统组成，子系统相对独立，但实现时必须有先有后，各子系统之间联系起来构成,MRP-II,的系统结构图。各子系统按运行顺序联接起来叫系统的流程图，见图,8,20,和图,8,21,：,图,8,20 MRP-II,系统结构图,图,8,21 MRP-II,系统流程图,系统的结构和流程因工厂不同可能很不相同。例如有的企业,在主计划前还有汇总计划，有的企业财务上有较多的功能,等。,目前国内企业用得较多的,MRP,产品有：,SSA,公司在,AS400,上开发的,BPICS,；,QAD,公司在,HP9000,上开发的,OPENMFG,；,ASC,公司在,DEC,机上开发的,MANMANX,；,还有,4,家公司在微机网上开发的,Fourth Shift,。最近,SAP,公司的,MRP,软件,R3,有很好的上升势头。,这些软件的价格大约是一万美元一个子系统模块。最少用,6,个模块，最多可达,18,个。这样的系统一般在较大的企业应,用。,8.3.2,主生产计划子系统,主生产计划子系统一般应包括两部分：一部分叫总量计,划子系统；一部分叫主生产计划子系统。,总量计划是关于总体水平的计划，它不是细的要求。总,量计划的目标是充分利用人力和资源设备。,总量计划是制定一年的计划，它考虑用一些方法平衡全,年的生产。这些方法有：,在需求低时生产较多的产品，满足高需求时的需要，这样产量可平稳，但库存较高。,增加或减少一些人，以便每一周期生产正好需要的产品。这样库存较少，但增人或减人均有花费。加班也是一种方法，但这能力有限。,送出去一部分工作，这要另行花费。,让顾客接受推迟。,维持最高需求所需的人力、物力。,解决这个问题的办法有,经验图表法,、,管理系数法,和,最优,化方法,。,下面介绍经验图表法，以例说明：一个小厂制造放像机，,其设备能力每天,38,架，每台库存品一月花,10,元，推迟交货一,个月花,25,元，制造一个产品费用为,800,元，加班制造一个要,1000,元，手工计划表见下表,1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13,14,15,月,预测,需求,积累,需求,正班,时间,加班,正班,产量,加班,产量,积累,产量,库存,退单,正班,费用,加班,费用,库存,费用,推迟,费用,总费,用,1,500,500,22,4,836,152,988,488,-,668.8,152,4.88,-,825.88,2,750,1250,18,4,684,152,1824,574,-,547.2,152,5.74,-,704.94,3,800,2100,18,4,836,152,2812,712,-,668.8,152,7.12,-,827.92,4,1000,3100,21,4,798,152,3762,662,-,638.4,152,6.62,-,792.02,5,1400,4500,22,5,836,190,4788,288,-,668.8,190,2.88,-,861.68,6,1500,6000,21,4,798,152,5738,-,262,638.4,152,-,6.55,796.95,7,850,6850,22,4,798,152,6688,-,162,638.4,152,-,4.05,794.45,8,750,7600,13,3,494,114,7296,-,304,395.2,114,-,7.60,516.8,9,600,8200,20,4,760,-,8056,-,144,608.0,-,-,3.60,611.6,10,400,8600,23,4,760,-,8539,-,61,386.4,-,-,1.53,387.93,11,400,9000,21,5,441,-,8980,-,20,352.8,-,-,0.5,353.3,12,400,9400,20,4,420,-,9400,-,-,336.0,-,-,-,336.0,6547.2,1216,27.24,23.83,7814270,表中,(6)=(4)*38,(11)=(6)*0.8,(13)=9*10/1000,(14)=(10)*0.025,，,(11)(15),均乘,1000,根据表中的所计算的数据用线条图表示出来，见下图，图中纵坐标单位为元。图中红线表示预测的需求，绿线表示累计的生产计划，而黑线表示可提供的正班和加班的产量。只要绿线位于黑线的下方，且在,终点和红线相会,，就是一个可行的总量计划方案。这个表可以用于各种资源的校核。我们由表可以看出每月到底用多少设备能力，用或不用加班的能力全是由人凭经验决定。表图只是帮助人更好的判断，同样用此图表可以判断增加人力或设备的影响。,8.3.3,库存控制子系统,库存控制子系统也叫物料需求计划子系统，它利用主生产,计划（,MPS,），物料清单（,BOM,），采购、生产等订货资,料计算出相关需求的状况，该系统的主要功能有：,1,、计算各种原材料和零部件的需求时间、需求数量和需求地区；,2,、配合作业控制，使仓库和车间管理人员对物料运送、设备和工具需求等事宜及早安排准备；,3,、及时采购原材料，避免库存积压；,4,、计划和控制产品加工全过程，使其准时交货。,