人力中心行政部工作总结与计划.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,-管理资源共享与下载,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,人力中心行政部工作总结与计划,人力中心行政部工作总结与计划人力中心行政部工作总结与计划前 言在企业发展、强大的过程中，行政管理工作发挥着不可替代的作用。它好比一支精良军队的后勤部门，确保前线工作者可以无后顾之忧的往前冲刺。,行政管理主要有管理、协调、服务三大功能。管理是主干，协调是核心，服务是根本。究而言之，行政管理的实质是服务。,行政工作的最终目标是通过各种规章制度和人为努力使部门之间形成密切配合的关系，使整个公司在运作过程中成为一个高速并且稳定运转的整体；用合理的成本换来员工最高的积极性，以提高工作效率，完成公司目标发展任务。,前 言,在企业发展、强大的过程中，行政管理工作发挥着不可替代的作用。它好比一支精良军队的后勤部门，确保前线工作者可以无后顾之忧的往前冲刺。,行政管理主要有,管理、协调、服务,三大功能。管理是主干，协调是核心，服务是根本。究而言之，行政管理的实质是服务。,行政工作的最终目标是通过各种规章制度和人为努力使部门之间形成密切配合的关系，使整个公司在运作过程中成为一个高速并且稳定运转的整体；用合理的成本换来员工最高的积极性，以提高工作效率，完成公司目标发展任务。,目 录,前 言,部 门 概 况,工 作 总 结,工 作 计 划,发 展 建 议,二、部门概况,工作理念,部门职能,组织结构,工作职责,人员编制,行政工作理念,“三先”精神,：最先想到、最先看到、最先做到,工作目标,：满足公司发展的需要、实现个人能力,的提高,工作准则,：决不把当天的工作留到第二天,工作态度,：和颜悦色、心平气和、效率第一、坚,持原则,工作方法,：寓管理于服务工作之中,行政部门职能,问题解决：,针对各部门提出的支持需求与问题，确认需求、,理清问题，寻求解决方案，有效执行。,成本控制：,找出为公司节省能源、成本的方法，创造工作,价值。,计划组织：,针对公司各行政事项，明确具体的拟定工作计,划、行动步骤、工作进度等，有效的整合与运,用各项资源，达到预期工作目标。,沟通协调：,整合、沟通，协调出资源配置的最佳方案。,制度执行：,行政逐步完善，强调制度刚性执行，长抓不懈。,文化建设：,通过相关活动，建设企业文化，营造相互尊重、,相互信任的工作氛围，维持健康的工作关系。,一 级,二 级,三 级,内部管理,内部管理,1、制定和执行本部门工作职责，工作计划等；,2、部门人员管理、工作考核、团队建设，人员培训，,技能提升等；,费用控制,费用控制,1、公司各项行政资源的合理控制、使用等；,2、公司各项行政费用的合理预算、使用等；,3、公司各行政事项的费用结算、合理控制等；,企业文化建设,文化宣导,活动组织,1、建立图书馆、Share with you、美时美刻等倡导企业文化；,2、企业良好办公风貌、办公氛围的营造；,3、组织多项竞赛、竞技活动，建设积极的企业氛围等。,外联公关,外联公关,1、与各级机关的外联公关等活动。,行政部工作职责,一 级,二 级,三 级,行政管理,制度建设,1、公司行政制度的组织拟定、修订和完善；,2、行政制度实施、检查、规范等；,文件管理,1、公司文件的收发、处理、存档、质量监督等管理；,2、内刊、书报的申购、流转、登记、分发、存档等；,档案管理,1、档案资料的收集、归档、保存、借阅、销毁等管理；,2、公司印章、证照管理；,行为管理,1、员工行为规范管理；,2、公司考勤、外出管理等；,奖惩管理,1、公司行政事件的调查、处理、奖惩管理等；,2、公司制度完善的跟进工作等。,接待管理,1、公司接待、来函管理等；,2、公司礼品管理；,会议管理,1、行政会议组织、会议记录等；,2、行政会议内相关事项跟进等。,一 级,二 级,三 级,总务管理,车辆管理。,1、公司车辆调度、维护、保养，安全管理等；,2、公司车辆的保险及相关费用控制；,物业管理,安全保卫,1、物业的维修、卫生、环境、费用管理；,2、安全保卫工作，消防设施设备的定期检查、维护；,3、公司值班（日常值班、假期值班）管理；,会务管理,1、公司会议的组织安排和会务工作；,2、公司各部门对外活动的组织、协助等；,资产管理,1、公司资产申购、入库、调拨、回收、销毁等管理；,2、公司各项资产情况的监控管理；,福利管理,1、员工福利申购、管理、分发；,2、员工帮困事宜调查、核实、处理等；,后勤管理,1、员工用餐、公司票务、住宿的预订、登记等管理；,资源管理,1、公司电话、名片、员工联络表、通讯工具管理等；,2、公司办公风貌、环境规划及相应配置确定等管理；,目 录,前 言,部 门 概 况,工 作 总 结,工 作 计 划,发 展 建 议,11年工作目标,行政体系建设,11年部门大事,三、工作总结,11年工作目标,围绕公司11财年目标，行政部重点从3方面开展工作：,1、行政事项全面开展；,2、行政体系基础建设；,3、后勤服务流程建设；,11年工作进度基础建设年,工作内容,工作事项,计划,建立、健全体系管理机制，推动体系有效运转,完善公司管理制度及标准建设的主导和监督,建立健全档案管理机制，做好文件控制，调档准确率100，存档及时率100,完善物资管理机制，有效实施资源管理,完善行政后勤服务管理机制,财务,各项活动的费用预算与控制本部门办公费用的核算与控制,职能,体系管理职责、物资管理职责、制度完善、监督检查职责、档案管理职责、后勤服务职责,管理,加强员工培训、提高服务质量、物资管理有序，团队建设良好,工作进度,已完成,移交管理部,已完成,已完成,已完成,已完成,已完成,已完成,行政部2011年工作开展，紧紧围绕该目标展开。取得一定成绩，也有待完善的方面。,下面，就行政部已开展工作进行汇报。,11年工作目标,行政体系建设,11年部门大事,三、工作总结,11年部门重要事项,时间,项目,完成效果,3月,部门制度建设,建立部分行政制度,ISO内审协助,完成公司体系文件的审核,加强办公环境检查,加强办公环境卫生、安全管理等,员工旅游活动筹备,确认旅游公司、前期准备工作等,4月,部门制度建设,建立部分行政制度,员工旅游组织、协调,圆满组织员工泰国、扬州旅游,新资产管理制度试行,对制度相关条款进行微调,5月,部门制度建设,重点细化文档管理要求,行政费用开始分析,建立对公用费用的分析方法,资产管理表单建立,按工作流程建立各表单,时间,项目,完成效果,6月,部门制度建设,行政巡检标准、文件编写标准,资产盘点及建帐,初步建立资产帐，可随时查阅库存,行政工作事项细化,按工作事项细化，建立操作细则,著名商标申请,被评为著名商标,7月,部门制度建设,办公室管理补充规定打/复印管理规定制度公告办法网中网手机操作办法网中网手机操作补充规定,员工满意度问卷调查,完成发放、回收，统计,高温福利发放,按公司规定，确保发放及时、准确,8月,办公室规划、管理,完善办公室座位管理、设计座位铭牌,高温福利发放,8月份高温福利圆满完成,员工满意度调查分析,统计各项数据，建立分析报告,联通网中网处理,协议终止联通网中网手机，,时间,项目,完成效果,9月,办公环境改善,建立管理中心茶水间、启用座位铭牌、两地绿化布置等；,移动、联通手机二网并行,9月底终止使用联通集团手机,高温物资发放,圆满完成9月份高温物资发放工作,行政管理体系文件整编,完成体系文件的整编、调整,10月,配送中心卫生整改,按照QS要求进行整改，卫生按标准执行,办公室管理调整,厂房改建、物流办公室搬迁、九亭座位调整、打/复印租赁等,行政管理控制节点建立,所有控制节点拟定完毕,资产预算控制管理启动,按部门进行部门预算控制,11月,部门制度建设,阳光基金管理制度,资产管理软件全面启用,资产数据导入、问题改善、功能加强等,财产保险咨询、跟进等,商谈财产保险等相关事宜,时间,项目,完成效果,12月,部门制度建设,事件报告规定车钥匙管理规定总部物资管理规定出入司管理,公司人大选举举办,光荣当选为人大代表,第二届供应商大会召开,圆满召开第二届供应商大会,图书馆建立,建立两地图书馆，推行建设学习型企业,1月,部门制度建设,图书管理规定文件管理规定档案管理规定奖惩管理规定,行政工作手册建设,完成工作手册,年度物资清盘,按部门、个人盘点公司物资，建立报表,Share with you,定期发放，进行企业文化宣导,2月,年货发放,顺利发放公司春节年货,团拜会召开,顺利召开12年团拜会,11年度档案整理、汇编,建立检索目录，以便随时查阅,年会召开,选定年会地点，顺利召开年会,小结,以上为行政部11财年开展的重要事项，在公司各部门的大力配合下，行政部推行了以上工作。,随着行政工作的逐步细化，希望12财年能给公司更细致的服务。,11年工作目标,行政体系建设,11年部门大事,三、工作总结,工作详解,管理目标,制度建设,数据分析,管理方案,工作开展分类,总务管理,行政管理,企业文化,行 政 管 理,制度建设,1,文件管理,2,档案管理,3,行为管理,4,行政稽核,5,接待管理,6,会议管理,7,费用预算,8,制度建设,1、管理目标,以制度、规则规范工作行为，以做到流程明确、责任清晰。,2、已完成工作,初步建立,行政制度手册,。,初步建立岗位工作手册，明确各项工作关键控制点。,3、待开展工作,完善、细化各项行政制度工作步骤、操作细节等。,完善、细化岗位工作手册；,按各项工作接点，建立对岗位操作人员考核方案。,文件管理,1、管理目标：,规范公司文件编号、格式、收发、催办、存档、质量监督等工作；做到格式规范、编号统一、存档及时、质量保证。,完善公司报刊杂志的申购、流转、登记等流程，有效管理。,完善公司内刊分发、存档工作，有效管理；,2、已完成工作：,制度建设：,文件管理制度、图书管理制度、图书,馆管理规定。,工作内容：,按时分发公司内刊，及时存档，有效控制。,3、待开展工作：,目前仍停留在文件收发基础阶段，各项工作待细化。,全公司推行文件操作要求，建立公司统一的文件管理形象，以便有效掌控文件制订和流转情况。,有效掌控公司图书订阅、管理情况，做好图书推荐、图书出借、回收等工作。,有效掌控公司内刊发放、存档管理情况，跟进品牌的后期库存管理等方面。,4、数据分析：,每月发文分析、部门发文分析等。,档案管理,1、管理目标,按公司需求，相关资料及时归档、存档、销毁等。,建立档案清单及检索方式，以便调档、查挡。,为领导决策、企业发展、员工学习提供充分资源支持，记载企业历史。,2、已完成工作,制度建设：,档案管理制度,2011年档案资料收集、汇编工作：,档案整合清单,。,2011年各部门制度收集、汇编工作：,11年制度汇编,。,3、待开展工作,整合公司历年档案，汇编形成公司档案目录。,目前公司档案管理工作刚开展，仅限于按公司大事项收集档,案，尚未细化，档案管理相对滞后。,根据档案制度，细化工作步骤，并切实执行。,按部门性质不同，建立各部门应交档案目录，对照现有资,料，进行收集并整理。,针对公司现文本档案、信息档案、载体档案等各种档案的形,式不一等，有针对性的建立管理办法。,根据公司档案管理要求，指导各部门档案管理工作。,行为管理,1、管理目标：,掌握员工行为特点，适时引导，使其迅速融入公司企业文化。,使人的行为和企业目标有机结合，调动工作积极性。,2、已完成工作：,制度建设：员工行为规范外出管理员工迟到、早退规定,每日巡检，及时提醒，及时处罚。,每月对迟到、早退进行统计、作出处罚。,协同各部门经理加强对员工行为规范的教育和引导。,3、待加强工作：,深化员工行为规范管理，通过多渠道进行宣传和引导。,细化部门经理的管理职责，通过部门经理的协助，加强对下属员工的行为规范管理。,结合新员工入职培训，加强对新员工的行为规范宣讲。,4、待加强数据分析：,月违规数据分析：按部门、人次、金额等进行同比、环比分析,旨在提醒各部门经理，加强对人员行为规范的管理。,奖惩管理,1、管理目标：,确保内部行政行为符合公司规范，对公司事件调查、按规定实施奖惩。,对公司未明确、未规范事件、行为，主导建立规章制度，并确保实施。,2、已完成工作：,制度建设：奖惩管理制度廉洁自律制度,根据公司发生的不同事件，及时调查，以公司制度为依托，结合实际情况，给出奖惩处理意见并执行。,3、待完成工作：,对未建立相关规则、规定的，主导建立并确保实施。,及时发现公司内部违规事件，分析对公司造成的影响，及时奖惩。,接待管理,1、管理目标：,服务细致入微，细节决定成败。,费用合理控制，质优价廉。,2、已完成工作：,制度建设：接待管理规定礼品管理规定。,按规定程序，引导相关部门确认接待需求，并协助完成筹备、联络、跟进等工作。,3、待加强工作：,拟订接待服务手册，建立接待前、接待中、接待后等各项工作流程和标准。,会议管理,1、管理目标：,及时组织召开行政会议及相关会议，确保会议各项议程的衔接。,确保会议中各项决议事项有效实施，有效落实。,2、已完成工作：,制度建设：会议管理规定外出参会制度召集人立项制度,按时，保质组织行政会议，完成会议记录，,及时跟进会议内相关工作的工作进度，并有效记录。,3、待完成工作：,深化行政会议管理工作，提高会议跟进质量和效果。,深化会议跟进工作，提高工作深度。,费用预算,1、管理目标：,有效掌控各项行政费用项目，合理控制行政开支；,掌握费用开支分析规则，进行预算控制；,2、已完成工作：,统计、汇总行政费用项目，建立行政费用登记表；,按各项开支，建立趋势图，按部门、个人进行分析；,3、待开展工作：,细化行政项目分析，合理分摊各项费用；,强化费用预算，合理控制费用开支。,工作开展分类,总务管理,行政管理,企业文化,总务管理,车辆管理,1,物业管理,2,安全管理,3,会务管理,4,资产管理,5,福利管理,6,后勤管理,7,资源管理,8,车辆管理,1、管理目标：,对车辆使用状况、用车合理性有效控制。,对车辆费用、车辆各项数据有效分析。,对驾驶员进行适时管理。,2、已完成工作,制度建设：,公务车使用规定；车辆充值卡管理规定车钥匙管理规定。,数据分析模型建立：,车辆油耗、用车时、用车公里数、部门车辆费用分析等。,3、待加强工作,车辆情况有效掌控，完善管理办法，建立车辆费用指标。,加强驾驶员服务意识，完善驾驶员考核方案。,细化数据分析，更有效分析车辆各项指标。,车辆管理费用合理记录，按使用部门进行合理费用分配。,物业管理,1、管理目标：,有效管理自有物业或租赁物业，保证物业管理正常、有序。,全面掌控、分析各项公用事业费用缴纳情况，建立数据分析。,2、已完成工作：,制度建设：门卫制度出入司管理制度值班管理制度,日常物业维护和管理，各项费用的缴纳、分析及控制工作。,3、待加强工作：,完善相关制度建设，加强物业管理各工作流程稽核。,建立数据分析模型：,水费、电费、电话费趋势分析；,加强物业管理、维护服务，及时解决问题，建立预案机制。,安全管理,1、管理目标,确保企业内员工工作安全，做到安全行为；,确保企业内物资管理安全，做到安全物管；,确保企业内环境维护安全，做到安全环境；,2、已完成工作,制度建设：事件报告规定5S管理规定。,调查、取证员工的工伤事件；,公司防盗措施建立，消防设施检查、维护等；,该项工作尚处于建设初期。,3、待开展工作,作为12年工作重点，将从制度建设、工作执行方案建设等方面入手，根据公司现状，建立公司安全管理体系。,由各部门协助，指定安全责任人，建立安全责任检查制度。,加强企业安全文化建设，指导、规范员工建立安全价值观和安全行为准则。,会务管理,1、管理目标：,有效组织筹备、费用控制，确保活动顺利、成功开展。,2、已完成工作：,会议组织：,月度行政会议、年中会议、供应商大会、财年会议等。,3、待开展工作：,建立会务操作规定，明确会前准备、会务实施、会后总结等工,作流程和实施标准。,总结已组织活动，规范会务策划方案。,提高服务水平和服务标准，充分准备、贯彻实施。,资产管理,1、管理目标,企业资产有序，出、出、存有据、流向可控；帐实相符。,企业资产合理购置，定期维护，资产使用最优化，无浪费。,2、已完成工作,制度建设：总部资产管理办法门店资产管理办法。,已逐步完善总部资产管理，基本做到环环相连，凭单操作。,资产管理软件已投入使用，第一期功能已开发，逐步完善。,3、待开展工作,切实贯彻总部资产管理的各工作流程，全部实现凭单流转；,清查门店资产，修整、细化门店资产管理工作步骤；,完成公司资产明细清单，核查流转单据，掌控资产动向。,处置待报废物资，核定、建立物资报废标准、程序、权限等，完善物资报废，尤其是固定资产报废办法。,福利管理,1、管理目标,保障、关怀员工正常的生理及心理需求；,激励员工积极性，使员工对企业产生凝聚力，提升企业形象。,2、已完成工作,制度建设：福利操作标准阳光基金管理办法,福利发放：员工旅游、高温福利、中秋福利、春节年货等；,员工慰问等各项已定福利组织、发放等；,3、待开展工作,按公司发展，修订公司福利制度，适当调整相关条款；,制订阳光基金操作细则，细化工作内容和流程。,细化各项福利项目操作细则，完善工作流程，做到细致服务。,后勤管理,1、管理目标,各项工作规则明确，表单齐全，工作关键控制点清晰；,服务细致、工作及时。,2、已完成工作,制度建设：员工出差管理规定,员工用餐预定、管理等；,员工出差票务、宾馆预定、管理等；,3、待开展工作,根据工作需要，建立工作操作规则，贯彻实施。,细化后勤服务内容，解决员工后顾之忧。,资源管理,1、管理目标,公司行政资源有效掌控、合理分配、及时调整；,服务细致、工作及时；,2、已完成工作,制度建设：名片操作办法,统一电话资源分配：RTX、邮箱、移动分机、电话分机等；,统一办公规划：办公装修跟进、座位分配、物资调配等；,3、待开展工作,根据现有工作，建立工作,服务规则及标准，建立工作关键控制点；,企业文化,企业文化宣导,2,企业氛围建设,3,Share with you,1,企业活动开展,4,企业文化宣导,1、管理目标,从“核心价值观、行为规范、制度文化”3方面来宣传企业文化。,提高员工整体素质、塑造企业良好形象、增强企业核心竞争力；,2、已完成工作,每月发布Share with you，励志宣导等；,张贴企业文化标语，建立文化氛围；,推广“图书馆”，定期介绍优秀书籍，提倡学习、读书。,3、待开展工作,完善企业荣誉墙，加强“来伊份图书馆”宣传；,组织开展员工活动：如运动会、歌咏会等，增强企业凝聚力。,工 作 小 结,2011年，行政部经过不断建设和修整，已基本完成行政制度和工作体系等基础建设。,2012年，行政部将重点在已建设完成的体系基础上，贯彻行政部工作理念，实施、完善行政制度。,谢谢大家！,