如何召开高效团队会议.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,如何召开高效的团队会议（上）,一、课前讨论,会议失败的原因,二、高效团队会议的重要性,三、会议的四个角色及其职责,四、会议前应做好的准备工作,一、会前讨论,我们把会议失败的原因分为三段：,1,、会议之前,2,、会议之中,3,、会议之后,1,、会议之前导致失效的原因有：,一：目标欠缺,二：目标不明确,三：议程欠缺,四：与会人选不当、与会者太多或者与会者太少,五：会议时间不当,六：开会时间通知不到（太早通知开会或者太晚通知开会）,七：开会通知内容欠周详,八：会议地点不当,九：会议场地设备欠佳,十：与会者无准备而来,十一：未定明会议终止时间或每一议案时间分配不当,十二：会议不能准时开始,十三：会议太多致使与会者一听说要开会无不感觉厌烦,十四：向来很少开会致使每次会议议案堆积过多,2,、在会议中往往造成会议无法进行下去的因素有：,一：从事交易活动,二：受外界的干扰,三：与会者发言离题,四：主席出题太难,五：让没有必要留在会场的人员留在会场,六：犹豫不决,七：资料准备不充分却贸然决策,八：少数人垄断会议,九：与会者之间交头接耳,十：与会者不表明真正的感受和意见,十一：与会者之间的争论,十二：与会者与主席的争论,十三：视听器材发生故障,十四：与会者欠缺热心,十五：会议超出预定时间,十六：主席未能总结会议成果,3,、会议后影响会议不成功的因素有：,一：欠缺会议记录,二：不能对决议事项进行追踪,三：不能对会议成败得失进行检讨,四：不能及时解散已实现任务的临时性委员、委员会,和工作小组,五：与会者对会议感到不满,二、高效的团队会议的重要性,1,、为什么我们要花费那么多的时间去开这么一,个会议呢？会议究竟能给我们带来什么样的好处？,2,、那么究竟什么样的会议才算是富有成效的呢？,3,、没有效果的会议会给我们带来什么样的危害和,影响？,4,、应避免会议的五不倾向。,1,、为什么我们要花费那么多的时间去开这么一个会议呢？会议究竟能给我们带来什么样的好处？,一：我们说通过开会的方式是进行一种群体决策的方式,可以避免结论的片面性。,二：通过会议的方式大家面对面的沟通和交流可以弥合,工作当中的一些裂痕。,三：通过会议我们认为比你发一个简单的文件可能会更,有效，因为会议是经过互动，把某些观点再提升、提炼,进行有效加工的一个过程。,四：会议能够让与会者参与决策，一旦众人在参加决策,的过程当中他们就更容易执行会议当中所订立的目标和,任务。,五：会议是进行交流和培训的很好方式。,2,、那么究竟什么样的会议才算是富有成效的呢？,一：富有成效会议的标准（,A,、开这个会议定立的是一个什,么样的目标；,B,、通过开会之后这个目标能不能实现）。,二：开马拉松式的会议，今天开不完明天再继续开，最后也,把目标实现了（目标能够在最短的时间内被确认，并且被实,现）。,三：富有成效的会议会令所有的与会者对这个会议都感到满,意，而这种满意并不是指会议的内容，而是指会议的这种方,式，至少这个会议在征求我们大家的意见。,3,、没有效果的会议会给我们带来什么样的危害和影响？,一：目标没有办法实现，这样的会议就会是无效的会议，,会议的成本也会泡汤。,二：会议承担的成本也相当可观（如：场地费、资料费等）。,三：对会议不满意，降低人员士气）。,4,、应避免会议的五不倾向：,一：不守时。,二：抱着不负责的态度来开会。,三：议而不决（议论而不作任何决定）。,四：不投入（精力的不投入、执行当中的不投入等）。,五：不执行。,三、会议的四个角色及其职责,1,、想要会议的成功就需要会议的四个角色及其,职责。,2,、要想使会议成功，我们必须清楚的了解整个,会议他是什么结构、什么过程。,1,、想要会议的成功就需要会议的四个角色及其职责,A,、会议的主持人角色,职责：完成准备工作、宣布会议开始、提出会议议题、总结会议结,论、追踪会议结果。,角色：扮演多重的角色（比如解决问题：首先他要扮演解说者、控,制者、参与者、还要扮演主持人自身的这个角色）。,会议主持人是多重角色的一个复杂的组合，需要他具备多层面的,素质（包括他的思考能够清晰敏锐、条理性很清晰；善于表达，有,良好的沟通能力；有很好的分析能力；他能够是对事不对人，谈行,为而不谈个性；做到公正、公开；要有耐心，尤其要积极的聆听别,人不同的想法，其次他还要能够灵活的应对各种会场的挑刺人物，,有的人发难我们应怎么处理，有的人拒绝参加讨论，我们要怎么样,去调动他的积极性；作为主持人，他必需要沉着并且自我约束，不,要随着自己的情感去做事情，如果想要我们的会议开得比较轻松一,点、有成效一点，好的主持人还应该有种幽默的素质，通过幽默的,语言来化解各种冲突和矛盾，让大家觉得整个会议开得很轻松、很,有成效。,B,、空中调度角色,职责：控制会场秩序、紧扣议题讨论、指定发言的人、总,结会议优劣。,空中调度还需要把会场当中出现一些临时性的事情，把,它记录写下来，比方说，将相关的议题你可以把它放在一,张白纸上写下来我们把它叫做停车厂，也就是所有相关的,议题又不是这次会议当中要去讨论的问题，把它一一写在,这个停车厂上，如果机动时间足够，我们就在机动时间讨,论，如果时间不够，我们可以在下一次会议当中安排这些,议题的讨论，避免影响今天这个会议的进程；当有人提出,来一些如何把这个会议开好的想法的时候，我们把他作为,意见，放在意见箱中，所以另外一张白张写上意见箱，可,以帖在会议室的侧面（让大家看得到的地方）。,C,、会议记录人员,职责：准备记录会议要点、及时发放会议纪要、确认决,策的执行人、确认决策完成的时间。,记录人员应该在主持人的右手入座，这样方便他们之,间的沟通。,D,、时间控制角色,职责：负责会议的准时开始和结束、提醒发言的时间、,调整会议的进度、安排休息的时间。,会议人数不够，总共才四五个人可以让一个人兼任多,个角色，通过他们的互补来保证这个会议的成功。,2,、要想使会议成功，我们必须清楚的了解整个会议他是一个什么结构、什么过程。,A,：完整的会议我们认为他应分为三个阶段，我们又把这三,个阶段分为七个过程：,计划阶段：会前准备的阶段,计划过程：会议会前的准备过程。,召开阶段：开始时间到结束时间,召开过程：会议开始阶段；会议的扩展阶段；会议的回收 阶段；达成结论的阶段；会议的总结阶段。,追踪阶段：会议已经达成了一定的结果，我们需要来追踪 会议的成果有没有得到落实。,追踪过程：会后追踪的过程。,四、会议前应做好的准备工作,1,、会前的计划。,2,、帮助会议选人有以下几个问题可以提供参考。,3,、我们用什么样的方式来开会，会议的时间定,在什么时候，是否在这期间有人出差，会议的地,点放在哪里不会受干扰？,4,、我们应该选在什么地方开会比较合适呢？,5,、会议的日程安排。,1,、会前的计划：,A,：清楚这次会议的目标：它应该符合目标的,SMART,特征（,SMART,的意思是明确的、可衡量的、可以达成的、实际的、和有时间限制的）,订立了符合,SMART,特征之后，我们要把目标进行书面化，具体的列出,来；会议目标表明的必须是应该实现什么，而不是应该做什么，应该,做什么强调的是过程，应该实现什么强调的是一种结果，这是结果和,过程的关系。,B,：谁应该参加这次的会议：对会议有帮助的人、会议政策执行人、与,会人数不宜太多（因为人太多讨论起来可能不会太充分；容易造成人,浮于事的感觉；冲突发生的可能性也就会加大；而且从会议成本本身,来看，太多人参加等到所有人都发言完了以后，已经过去了相当长的,时间；理想的与会人数大概是五到七个人，人数过多不利于会议达成,一致的结论，确实人数太多的话，我们也需要进行分组讨论，然后分,组呈现他们对于会议的一些意见和建议）。,2,、帮助会议选人有以下几个问题可以提供参考,A,：你要看一看这些人是否有与议题相关的专业知识。,B,：人员是否有充足的不同的经验。,C,：级别和地位是否适合（并不要求一定是同级的）。,D,：是否因为目前工作量大而导致人在心不在。,3,、我们用什么样的方式来开会，会议的时间定在什么时候，是否在这期间有人出差，会议地点放在哪里不会受干扰？,时间安排：主持人开始开会发言的时间是多少，中间议题的讨论需,要多长时间，集思广议多长时间，总结多长的时间，把每个阶段,的时间分配好；时间的分配跟他的重要性是不是一致的；你要确认,每个阶段采取什么的方式（第一个阶段你要跟大家介绍背景资料可,能是宣读式的，第二阶段你要给大家呈现问题，第三个阶段是大家,讨论，所以一定要准备好哪个阶段用什么样的方法，才能最有效的,发挥会议的功效，第四阶段一旦某种方式不成功，你是否有些备用,的策略呢）。,安排时间的时候应该注意避免假期或者是周末前一天的下午，要,订会议时间的时候要照顾关键人物参加会议的时间，如果关键人物,不在那么这个会议另可延迟一点；避免只有开始没有结束的时间,。,4,、,我们应该选在什么地方开会比较合适呢？,A,：我们要考虑没有打扰、没有噪音和其它人分心的这些因素。,B,：要确定会场当中有足够的设施、设备、暖气，灯光如何，茶水是否有等等。,C,：场地必须足够大以容纳与会者，还有我们相关的视听的教材。,D,：考虑会议场地的时候要令与会者大致感觉到方便。,5,、会议的日程安排,A,：会议的时间、谁要发言把议程安排好。,B,：提前把日程安排好，下发给所有的议会人员，让他们有准备。,如何召开高效的团队会议（下）,一、课前讨论,如何控制会议中的突发事件,二、会议的开端和扩展阶段,三、回收以及达成结论阶段,四、会议的结束和追踪阶段,一、课前讨论,如何控制会议中的突发事件,1,、少数人垄断会议有如下几点原因造成及预防措,施和补救措施。,2,、会议当中出现一些争论场面的时候，通常导致,这种情况发生的原因是什么、怎么预防、有什么补,救措施。,1,、少数人垄断会议有如下几点原因造成及预防措施和补救措施。,原因：一：多数人并不积极的参与。,二：少数人思考快速，善于表达，且对会议表现热忱。,三：少数人好求表现。,预防：一：开会之前鼓励所有的与会者都要积极的参与。,二：如已知某人可能要垄断会议则事先与他沟通，并请他节制。,三：采取报名发言或者是报名发问。,四：要采取轮流发言的方式。,补救：一：巧妙的阻止垄断者的发言（比如：告诉垄断者，你的宝贵意见我们都已经听懂了，而且已经充分的理解您的意思，让我们大家也听听其它与会者是否有其它的看法，这样好不好）。,二：指派工作给喜欢垄断会议的人去做，以分散他的精力。,三：故意将视线避开垄断者，以免让他误以为主席仍想听取他的意见。,2,、会议当中出现一些争论场面的时候，通常导致这种情况发生的原因是什么、怎么预防、有什么补救措施？,原因：一：对会议目标或讨论主题不清楚。,二：对会议过程中的某些问题具有不同的看法或感受。,三：凭会议而相互发泄相互间的不满，甚至借会议而相互挑衅。,预防：一：澄清会议的目标与讨论的主题，以避免离题的争议。,二：事先强调这样的观念，真正重要的是什么是对的，而非谁是对的，这观念有助于避免主题内的争论。,补救：一：假若争论是离题的则应立即制止，并重复会议的目标和主题。,二：倘若争论是主题内的（则一、先强调什么是对的远比谁是对更重要，然后将注意力集中在论点本身，不再理会人物本身；二、征求沉默与会者的意见；三、主席显示自己的个人观点或个人立场）。,二、会议的开端和扩展阶段,1,、会议的开端。,2,、会议的扩展。,3,、在团队会议当中发言应该注意哪些问题。,1,、会议的开端：,一：我们要做到准时开始。,二：在会议当中制造一种我群感的气氛（我群感指的是我们大家是一,群人，把大家看作是我们，而不是看成是你们，这本身就是一种团队,的气氛在）。,三：制定一些关于会议的基本规则：,好的开始：在这当中我们也要确定个人的职责是什么（比如谁是今天,会议的主持人、谁办演空中调度的角色、谁做时间控制、谁做会议的,记录人员，通常由主持人告诉大家），在开始之后随着我们把议题抛,给大家之后，那么接下来的是围绕这项议题，我们应该怎样发挥我们,的创造力，来想出各种不同的方式和方法。,不好的开始有这几个表现：首先，会议延迟；其次，大家开会的时候,还不知道这个会议究竟要干什么？对会议的目标还不清楚；再次，会,议缺乏一些指引，并不是按部就班的进行会议的过程（在会议开始的,时候我们可能采取一些破冰的手段，营造积极的气氛，增加一些内聚,力，比如做一个游戏）。,2,、会议的扩展：,会议的扩展指的是：小组成员拥有一种创造力，通过脑力激荡的方,式和成员不同的思维方法，产生多方面的意见，以供大家来做出选,择。,扩展阶段的手法技巧：,图文并述：它的宗旨是让小组成员提出大量的观点和意见（它的过,程有几个步聚，准备工具：海报纸、马克笔、小便条）。,第一步：将我们讨论的问题写在海报纸上。,第二步：我们鼓励每个人，让他们在便条上写出自己的各种见解，,要求一个便条写一个见解，尽量不用一个词的描述，用脑力激荡的,方式和方法想出这个见解，在这个时候我们不会对见解提出评论，,所以每个人可以尽情的写，采取不记名的方式，每个人把这个便条,写了以后，我们就开始来展示这个便条，把所有成中的便条放在可,以看得见的白板上展示出来，然后整理便条，并且把它进行归类。,3,、在团队会议当中发言应该注意哪些问题。,A,：不要打断别人进行的发言。,B,：经空中调度许可后再发言。,C,：避免价值判断和好为人师。,D,：发言时先谈观点然后解释。,三、回收以及达成结论阶段,1,、回收的技巧。,2,、如何达成结论。,3,、遇见意见分岐该怎么做？,4,、什么是三段式意见的表达法？,5,、那三段式法应该怎么做呢？,6,、在会议当中如何去提问。,1,、回收的技巧,：,回收的技巧有很多种，我们这里只说,N/3,技巧。,N/3,技巧的宗旨：是通过回收的手法，从一系列的见解中找到最重,要的一个或几个；例如：把所有的观点和陈述写在目录上，把目录,贴在可以看得见的地方，检查是否有重复的观点，然后将所有观点,的总数除以,3,（用四舍五入法算出），确定每个人的投票的数量。,对于每一张票上的观点，主持人要读出那个观点，问在场有多少人,同意这个观点，然后总结出得票的数量并写出来，如果有相同的票,数，那我们就再次回收，这就是我们所说的,N/3,技巧。,N/3,技巧：就是采用回收的方式来把所有的议题由其是多项议题把,它回收成最后我们要执行的那一个。,2,、如何达成结论：,想到达成结论我们先要达成共识，共识的三个步骤,一：呈现出来一个观点。,二：询问大家是否理解。,三：询问大家是否同意。,3,、遇见意见分岐该怎么做？,一：不要回避这种问题的对立。,二：不要因为工作上面的意见分岐而演变成人际关系当中的对立。,三：一旦出现这种问题，我们可以在会议当中休息来调整一下气,氛，不要让这种气氛在继续。,四：可以采取听取第三方的意见，也许对这两方都有好处。,五：我们可以把焦点问题的板书放在黑板上，来客观比较一下，到,底谁是谁非。,要在会议当中达成共识：我们的成员和主持人应善用陈述技巧，,在陈述的过程当中要注意停顿，让别人有说话的机会，可以使用一,些幽默的语言来调整会议的气氛，注意你的语音、语调、语气，特,别是一些重要的关键点，注意克制一些令人分心的举止，注意一些,措词，注意使用一些视听的材料，避免唱独角戏。,4,、什么是三段式意见的表达法？,答：可以有效的让你来表达自己的意见，以便让对方或者是其它的与会成员能够接受。,5,、那三段式法应该怎么做呢？,一：陈述观点,二：说明理由,三：复述观点,在说话的过程当中，你为了增加你的语言魅力，可以用数字来说话，过多冷漠的数字会令听众觉得缺乏人情味，要设法为枯燥的数字注入一种生命，让人感觉到这个数字代表着某种相关的内容，人们更容易理解，更容易记住这个数字，有时候也可能借用名家之言来开会，这对你在支持你的论点方面比较有帮助。会议过程中要重视倾听和提问的技巧。,6,、在会议当中如何去提问,答：不要使用一些暗示性的问题，也不要重复问很多的问题。,四、会议的结束和追踪阶段,1,、会议的结束阶段我们需要问的几个问题？,第一：会议完成了什么内容。,第二：它跟会议的目标有关系吗？,第三：下一步我们该怎么做。,第四：我们是否需要下一个会议。,如果回答是肯定的，表示这个会议已经圆满的完成了它自己的目标，,但这场会议还没有结束，不要忘记一个步骤，就是会议的评估，今天的,会议成功吗？这是由空中调度来完成的工作，我们要用比较的方法来确,定，有哪些优点，有哪些忌讳点，争对忌讳点来做一些改进的问题，以,便下一次的会议顺利，在会议结束之后，我们要在两个工作日之内，把,会议纪要整理出来，由主持人确认签字以后，发放给大家，包括会议的,名称，议题、日期、地点、主持人、出席者，缺席人以及会议的有关内,容，会议内容我们把它分为决议部分和待办事项部分，决议部分就是会,议当中已经定立下的内容；待办事项部分是有哪些事情是需要我们去完,成的，谁完成，什么时间完成，怎样完成，然后写下会议记录人是谁，,什么时间。,会议的追踪：追踪是为了获得反馈，保证会议的成果，不会付诸东流，,会议的结束正是下一个新的工作的起点。,会议总结,在这两讲当中我们主要讨论了,一、会议的四个角色,二、会议的七个过程（准备、开始、扩展、回收、达成一致、结束以及追踪的过程）,三、扩展和回收技巧,四、会议控制的方法,