国际贸易货物买卖中的单据管理概述.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,10 十月 2026,国际贸易货物买卖中的单据管理概述,第一节 单据概述,一、单据的含义和作用,二、单据的种类,三、单据的制作要求,四、出口单证的流转和操作,2007年4月,2,荆州职业技术学院工商管理系,一、单据的含义和作用,单据,是指与商品交易相关的一切凭证和证,明文件。,单据的作用：,单据是出口方履行合同的证明,单据是交易货物的代表,单据是贸易结算的凭证,单据可以作为融资的手段,货物单据化是银行参与国际结算的前提条件,2007年4月,3,荆州职业技术学院工商管理系,二、单据的种类,（一）按单据的性质分类,资金单据,商业单据,公务证书,（二）按单据的作用分类,基本单据,附属单据,2007年4月,4,荆州职业技术学院工商管理系,基本,单据,买卖单据,保险单据,商业发票,保险单,保险凭证,附属商业发票,所属单据,特定国家,所需单据,金融单据,汇票,货运单据,（狭义）,海运提单,航空运单,铁路运单,邮政收据,装箱单,检验证书,品质、重量证书,海关发票,领事发票,产地证书,单,据,附属,单据,2007年4月,5,荆州职业技术学院工商管理系,信用证结算中单据的质量如何？不仅关系到能否安全迅速收汇，同时也从一个侧面反映出一个国家的科学文化水平。所以出口单据不能随便缮打，必须符合商业习惯和实际需要。保种出口单据就达到什么要求？概括起来可用十个字来表达，那就是：,正确、完整、及时、简明、整洁,。,三、单据的制作要求,2007年4月,6,荆州职业技术学院工商管理系,（一）正确,（1）各种单据必须做到“四个一致”,“单证一致”,“单单一致”,“单货一致”,“单同一致”,即单据以信用证一致。信用证上所规定的一切条款必须与单据完全一致，并在单据上落实。,即单据与单据之间某一相应的项目一致，各种单据的内容只能相互补充，不能彼此矛盾。,单据上所叙述的各有关项目必须与实际货物情况完全一致。单货一致体现出口商的信誉。,即单据所表示的内容与合同要求完全一致。单据与合同一致表明出口商严格履约。,2007年4月,7,荆州职业技术学院工商管理系,案例分析,某年3月，我国出口商BA与希腊进口商FC订立了出口2000吨货物的贸易合同，其贸易条件为FOB，议付信用证付款。4与5日，BA收到进口商FC申请开证银行开来的信用证。该信用证中要求海运提单的“托运人”一栏内填写进口商FC公司的名称。4月15日，出口商BA将该货物交付给某船公司的DW轮承运。货物装船后，外代公司根据船公司的授权向BA签发了已装船清洁提单，并在提单“托运人”栏内填写了进口商FC的名称，“收货人”一栏填写“TO ORDER”。,（转下页）,2007年4月,8,荆州职业技术学院工商管理系,（接上页）,BA取得提单后，在该提单上背书向银行办理结汇，但银行以提单的第一背书人（出口商BA）与“托运人”栏内的记载（进口商FC）不符为由拒绝接受该提单，不予结汇。因此，出口商BA无法获得货款。此后，出口商BA又获悉：载货船舶抵达目的港后，迟迟不见提单持有人前往码头提货，当地港务当局又不允许该批货物进入码头仓库。于是船公司根据提单“托运人”进口商FC的指示，将该批货物在无正本提单的情况下，直接交给了收货人。后来，BA多次向进口商FC要求直接支付货款，终无结果。在上述案例中，出口商BA的做法有何不当之处？应如何维护自身的权益？,2007年4月,9,荆州职业技术学院工商管理系,（2）各种单据必须符合有关国际惯例和进口国的有关法令和规定。,UCP500:跟单信用证统一惯例,URC522：托收统一规则,ISBP：(关于审核跟单信用证项下单据的)国际标准银行实务,2007年4月,10,荆州职业技术学院工商管理系,（二）完整,成套单证的群体的完整性，即单据的种类要完整,每一种单据的内容必须完备齐全,每一种单据的份数要足够,（三）及时,各种单据的出单日期必须合理可行,在规定的时间内向银行交单结汇,2007年4月,11,荆州职业技术学院工商管理系,（四）简明,单据的内容应该简洁明了，即各种单据在记述各项内容时，用词要力求简明扼要，恰如其分，尽量避免繁锁，画蛇添足。,（五）整洁,单据的表面应该清晰、,美观、大方，单据的各项内容是否清楚、易认。,2007年4月,12,荆州职业技术学院工商管理系,四、出口单证的流转和操作,以CIF条件为例，本流程分为19个环节，分别从工作内容、制单依据、产生的单据、办理者、签发者进行说明。其中，因不同公司的运作有所不同，故某些环节上可删简。,制单依据,买卖合同或信用证（含修改）,货物的实际装运信息,国际贸易惯例、国内管理规定,2007年4月,13,荆州职业技术学院工商管理系,工作内容,制单依据,产生的单据,办理者,签发者,外贸出口谈判,磋商资料、发盘和接受函电,出口合同或确认书,外销员,经理,信用证登记审核,出口合同、信用证,信用证分析单,外销员,单证员,银行,签发外销通知,合同、信用证,外销通知书,外销员,经理,预制发票装箱单,合同、信用证、进仓单,发票,装箱单,单证员,办理托运,信用证、发票、船期表,托运单,报运员,单证员,货主或货代,2007年4月,14,荆州职业技术学院工商管理系,工作内容,制单依据,产生的单据,办理者,签发者,申请出口许可证,主动,发票、合同正本、许可证申请表,主动配额出口许可证,办证员,单证员,经贸部委或特派员,被动,发票、预填的许可证、合同副本,被动配额出口许可证,办证员,单证员,省市经贸委,商检出证,法定,报验单、商检法及有关规定和检验结果,报关单上加盖放行章,报验员,单证员,商检局或其他制定检验机构,公证,报验单、检验结果,商检证书,报验员,单证员,检验机构,签发产,地证,一般,申请书、登记情况、发票副本等,一般原产地证,申领员,单证员,商检局或贸促会,普惠制,申请书、登记情况、发票副本等,普惠制产地证,申领员,单证员,商检局,2007年4月,15,荆州职业技术学院工商管理系,工作内容,制单依据,产生的单据,办理者,签发者,船公司配仓,托运单、船期情况,配舱回单、装货单(载货清单、装货清单),船公司代理,船公司,办理保险,投保单、合同、信用证及配舱回单,保险单,业务员单证员,保险公司,办理报关,货物明细单、发票、装箱单、核销单、装货单退税专用报关章，法定检验放行章、出口许可证、登记手册等,报关单,报关员（发货人或货运代理人),2007年4月,16,荆州职业技术学院工商管理系,工作内容,制单依据,产生的单据,办理者,签发者,预填提单,配舱回单、合同、信用证、发票,预填的提单,单证员（发货人或货代),海关查验放行,全套报关单据,经海关签章的装货单、核销单、退税单,海关,海关,货物装船,收货单,大副收据,理货员,大副,换取提单,大副收据、预填的提单,全套提单,船公司,代理,船公司,交单结汇,信用证,商业单据,金融单据,单证员,经理,2007年4月,17,荆州职业技术学院工商管理系,工作内容,制单依据,产生的单据,办理者,签发者,核销,发票、银行结汇水单、报关单核销单存根,核销单,财会,外汇管理局,办理出口退税,退税专用报关单、银行结汇水单、发票、核销单、进货发票,退税申请表,财会,税务局,存档,合同、信用证各种单据及复印件,外销档案,秘书,经理,2007年4月,18,荆州职业技术学院工商管理系,第二节 出口结汇的主要单据,商业发票,包装单据,海运提单,保险单据,原产地证明书,装运通知及受益人声明/证明,2007年4月,19,荆州职业技术学院工商管理系,一、商业发票,卖方的履约证明，起中心单据的作用。,买卖双方的记帐凭证。,清关的依据。,当L/C不要求出具汇票时，发票替代汇票作为付款的依据。,办理保险的依据和保险索赔时价值的证明。,（一）商业发票的作用,2007年4月,20,荆州职业技术学院工商管理系,（二）商业发票的制作,1、出口商名称、地址：,在L/C支付方式下，应与受益人名称和地址一致。,2、发票名称：,商业发票的正上方一定要醒目地标上“COMMERCIAL INVOICE”或“INVOICE”字样。,3、发票号码、签发日期：,本栏由出口公司自行编制，一般由年份、商品代号、以及序数号组成。例如：2003BG123。同时应注意，每张发票的号码应与同一批货物的出口报关单的号码一致。签发日期可早于信用证的开证日，但不能晚于提单的签发日。,2007年4月,21,荆州职业技术学院工商管理系,4、发票抬头人（To messrs）：,只有少数来证在发票条款中指出发票抬头人，多数来证都不做说明。因此，习惯上将信用证的申请人或收货人的名称、地址填入这一栏即可。,5、运输工具：,按船公司的配载通知上的内容列明运输工具和航次。,6、起运地与目的地：,按合同和信用证的规定填写，注意与贸易术语后的起运地（港）和目的地（港）一致。,7、合同号码：,应与信用证所列内容一致。,8、信用证号码：,在信用证支付方式下要填。,2007年4月,22,荆州职业技术学院工商管理系,9、唛头：,凡L/C上规定唛头的，必须逐字逐行按规定缮制，并与其他单据一致。L/C没有规定的，按合同或买方已提供的唛头缮制；如果都没有规定的，则由卖方自行设计，并注意单单相符。如该批货物无唛头，或是散装货，则应在这一栏内打印上“N/M”字样。,10、数量与货物描述：,一般先填写商品的名称和总数量，然后再根据L/C或合同的规定填写详细规格、单位及合同号码等，最后填写包装方式和件数，以及毛重、净重和尺码等。填写的内容必须与L/C所列各项要求完全相同。,2007年4月,23,荆州职业技术学院工商管理系,12、加注声明文句：,常见的要求有分别列明货物的FOB金额、运费及保险费、列明进口许可证号、注明货物的原产地等。加注的内容一般填在发票商品栏以下的空白处。,13、签发人的签字或盖章。,11、价格：,该栏应包含计价货币、计量单位、单位金额、贸易术语和总额。应按合同和L/C的规定准确计算，正确填写。在具体制作时，通常先打印贸易术语，再填写其他内容。,例如：,CIF BANGKOK USD:182.00/MT,2007年4月,24,荆州职业技术学院工商管理系,二、包装单据,（二）包装单据的作用,是出口商缮制商业发票及其他单据时计量、计价的基础资料；,是进口商点数量或重量以及销售货物的依据；,是海关查验货物的凭证；,是公证机构查验货物的参考资料。,（一）包装单据的含义,包装单据是记载或描述商品包装情况的单据，是商业发票的补充，也是货运单据中一项重要单据。,2007年4月,25,荆州职业技术学院工商管理系,（三）包装单据的种类,装箱单(Packing List/Slip),包装明细单(Packing Specification),详细装箱单(Detailed Packing List),包装提要(Packing Summary),重量单(Weight List/Note),重量证书(Weight Certificate),磅码单(Weight Memo),尺码单(Measurement List),花色搭配单(Assortment List),2007年4月,26,荆州职业技术学院工商管理系,（四）装箱单的缮制,装箱单名称:,应严格按信用证的规定。,编号(No.):,与发票号码一致。,合同号(Contract No.)：,填此批货物的合同号。,箱号(Case No.):,在单位包装货量或品种不固定时，需注明每件的编号。,合同项目号(Item No.of Contract):,根据合同或发票填。,品名与规格(Name of CommoditiesSpecifications)：,应与发票一致,包装数量与单位(Qty./Unit):,每一箱号内每种货物的包装件数和单位,毛重(Gross Weight):,应注明每个包装件的毛重和包装件内不同规格、品种的货物各自的毛重，并在合计处注明该批货物的总毛重。,尺寸(Measurement):,每个包装件的外尺寸。,唛头(MarksNos.):,按发票填。,出票人签章：,应与发票相同。,2007年4月,27,荆州职业技术学院工商管理系,三、海运提单,1、托运人,（Shipper）,即发货人，一般为L/C的受益人，也可是第三方。如果发货人是出口商，此处填出口商的名称、地址。,2、收货人,（Consignee）,即提单抬头人，应严格按合同及L/C的具体规定填写。,（1）记名收货人：来证要求,“Consigned to ABC Co.”,则该栏照填,“,Consigned to ABC Co.,”,（,2）不记名指示：,来证要求,“Full set of B/L made out to order”,则该栏填写,“,To order,”,（3）记名指示：来证要求,“Full set of B/L made out to order of shipper”则该栏填“,To order of shipper,”,或：,“Full set of B/L made out to order of Applicant”则该栏填“,To,order of,”加“开证申请人名称”。,或,：,“Full set of B/L made out to order of Issuing Bank”则该栏填“,To,order of,”加“开证行名称”。,或,：,“Full set of B/L made out to order of Negotiation”则该栏填“,To,order of,”,加“议付行名称”。,2007年4月,28,荆州职业技术学院工商管理系,4、第一程运输,（Pre-carriage by）,如果货物需要转运，这一栏中填写第一程船的船名，如果不需转运，此栏留空。,5、收货地点,（Place of Receipt）,如果货物需要转运，这一栏填写收货的港口名称或地点，如果不需要转运，此栏留空。,6、船名、航次,（Ocean Vessel、Voyage No.）,均按配舱回单填。没有航次的船舶可不填航次。如果货物需要转运，填第二程船船名；货装直达船时，填写直达船船名。,7、装货港,（Port of Loading）,应严格按L/C的要求填实际装运货物的港口名称。,3、,被通知人,（Notify Party）,一般应按L/C要求填写被通知人详细名称、地址即可。,2007年4月,29,荆州职业技术学院工商管理系,9、,交货地点,（Place of Delivery）,填写最终目的地名称。如果货物目的地是目的港的话，空白这一栏。,10、集装箱号,（Container No.）,填写集装箱号，若无，填“N/M”。,8、卸货港,（Port of Discharge）,直达运输时填目的港，转船运输时填转运港。,11、唛头及号码,（MarksNo.),按L/C缮制，每个字符和数字、图形的排列位置应与L/C完全一致，但箱数要明确；如果没有唛头，填“N/M”。,12、集装箱数或最大包装件数,（NO.of Containers or Pkgs.),即集装箱数或其他形式最大包装的件数。,13、货名,（Description of Goods),与托运单内容完全一致。所用文字按L/C要求。如无特殊说明，用英文填写。,2007年4月,30,荆州职业技术学院工商管理系,14、毛重,(Gross Weight),一般填货物的总毛重，以公斤表示。,15、尺码,(Measurement),一般填货物的总尺码，以立方米表示。,16、大写件数,Total Number of Containers or Packages(In Words),与15栏数字一致，由数字、单位和ONLY组成，如,“,SAY THREE HUNDRED FIFTY CARTONS ONLY”。,17、提单签发的份数,(Number of Original B(S)/L),提单正本一般一式两份或三份。正本提单上应印有“ORIGINAL”字样，并须注明发单日和承运人、船长或其代理人的签章。,18、运费,(FREIGHTCHARGES),除非L/C另有规定，提单上一般不必列出运费的具体金额，如可注明“FREIGHT PREPAID AS ARRANGED”字样。,19、提单签发日期、地点,(Place and Date of Issue),提单签发日期不得迟于货物装运期。提单签发地点指货物实际装运的港口或接受监管的地点。,20、承运人签章,(Signed by the Carrier),必须由承运人本人或其代理人签章，并要按L/C的规定方式。,2007年4月,31,荆州职业技术学院工商管理系,四、保险单据,发票号码(Invoice No.)：,填写投保货物商业发票的号码。,保险单号次(Policy No.)：,填写保险单号码。,被保险人(The Insured)：,按照习惯填写出口公司名称。如遇到特殊规定时，应按L/C要求填。,例如：,1）L/C要求保险单为TO THE ORDER OF或IN FAVOR OFBANK，则该栏填“出口公司名称+HELD TO THE ORDER OFBANK（或IN FAVOR OFBANK）”。,2）L/C有特殊要求，所有单据以,为抬头人，则该栏以,为被保险人。,3）L/C规定“TO THE THIRD PARTY”则该栏填“TO WHOM IT MAY CONCERN”。,4）L/C规定“TO ORDER”，则该栏填“THE APPLICANT+出口公司名+FOR THE ACCOUNT OF WHOM IT MAY CONCERN”。,2007年4月,32,荆州职业技术学院工商管理系,保险货物项目(Description of Goods)：,应填写保险货物的名称，按发票或信用证填写，可不必具体。,包装、单位及数量(Quantity)：,与提单相同，此项写明包装方式及包装数量，并填写最大包装的件数。,保险金额(Amount Insured)：,一般按发票金额加一成填写，至少等于发票金额。,承保险别(Conditions)：,应包括具体险别、保险责任起讫时间、适用保险条款的文本及日期。只需在副本上填写。,货物标记(MarksNos.)：,即唛头和号码，应与发票和运输单据一致。,总保险金额(Total Amount Insured)：,将保险金额以大写的形式填入。计价货币也应以全称形式填入。,保费(Premium)：,出口公司不必填写具体金额。,2007年4月,33,荆州职业技术学院工商管理系,装载运输工具(Per Conveyance S.S)：,填写装载船的船名。当运输由两程运输完成时，应分别按照提单填写一程船名和二程船名。,开航日期(Sailing on or about)：,一般填写提单装运日期，或填写“As Per B/L”。,起运港、目的港(Fromto)：,填写FROM装运港TO目的港。当一批货物经转船到达目的港时，填目的港W/A（VIA）转运港。,保险单份数(Copies of Insurance Policy)：,一般提交一份原件，一份复印件。当信用证要求提供的保险单“IN DUPLICATE/IN TWO COPIES”时，出口公司交给保险公司正副本各一份。,赔款偿付地点(Claim Payable at)：,填写目的地名称。赔款货币一般为与信用证和投保额相同的货币。,日期(Date)：,指保险单的签发日期，应是货物离开出口方仓库前的日期。,投保地点(Place)：,一般为装运港（地）的名称。,保险公司代表签名(Signature)。,2007年4月,34,荆州职业技术学院工商管理系,五、原产地证明书,1、含义,一般原产地证书又称普通产地证，是证明我出口货物确系中国制造的法律文件，是通关、结汇和有关方面进行贸易统计的重要依据。,2、种类,中国国家质量监督检验检疫总局签发的产地证,中国国际贸易促进委员会签发的产地证,出口商自己出具并签发的产地证,（一）普通产地证,(Certificate of Origin，C/O),2007年4月,35,荆州职业技术学院工商管理系,3、普通原产地证书的制作,Exporter(出口商)：,填写L/C收益人的名称、详细地址及国家（地区）。若经转口商买卖，可在出口商后面缮打“VIA”，然后再填写转口商名称、地址和国家（地区）。此栏不得留空。,Consignee（收货人）：,填写最终收货人名称、详细地址和国家（地区），一般是L/C的开证申请人。除非信用证规定留空，则填写“To order”，或填“To whom it may concern”。,Means of transport and route（运输方式与路线）：,填写装运港和目的港的具体港口名称及运输方式。如需转运还应填写转运港。,Country/region of destination（目的地国家或地区）：,填写目的港及国名（地区名）。,For certifying authority use only（仅供签证机构使用）：,证书申领单位应将此栏留空。,MarksNos.（标记及号码）：,按L/C唛头完整填写，与出口发票上唛头保持一致。不得留空，如果没有唛头，应填“N/M”。,2007年4月,36,荆州职业技术学院工商管理系,Number and kind of packages;description of goods（包装的数量及种类；货物描述）：,按实际情况填写，并与其他单据一致。如货物为散装，在商品名称后应加注“IN BULK”。,H.S.Code（H.S.税目号）：,与报关单一致，必须准确无误。若同一证书包含多种商品，则应将相应的税目号全部填写。,Quantity（数量）：,填写出口货物的数量及计量单位。,Number and date of invoices（发票号码与日期）：,严格按商业发票填写，日期应早于实际出口日期或相同。,Declaration by the exporter（出口商声明）：,填写出口方申领证书的地点和日期，由出口方在签证机构注册的人员手签，并加盖出口方中英文的单位印章。日期不得早于发票日期，最早为同日。,Certification（签证机构证明）：,由签证机构签字、盖章，注明签署地点、日期。不得早于第10栏和第11栏的日期，但应略早于提单日期。,2007年4月,37,荆州职业技术学院工商管理系,（二）普惠制产地证（Generalized System of Preference，GSP）,普惠制是发达国家对于来自发展中国家的商品，特别是制成品和半制成品，普遍给予优惠待遇的一种制度，是发达国家给予发展中国家的一种普遍的、非歧视的、非互惠的优惠待遇。根据大多数给惠国的规定，享受普惠制必须持受惠国政府指定的机构签署的普惠制证书，作为给惠国海关减免关税的依据。其书面格式名称为“格式A”（Form A)。,我国政府指定各地,出口商品检验机构,签发。,2007年4月,38,荆州职业技术学院工商管理系,普惠制产地证的缮制：,Goods consigned from（出口商名称、地址、国别）：,此栏具有强制性，必须填写出口商详细地址。不能填中间商。,Goods consigned to：,一般填写给惠国最终收货人即提单通知人的名称、地址、国家（地区）。,Means of transport and route（运输方式与路线）：,填装运港和目的港的具体港口名称及运输方式。如需转运还应填写转运地。,For official use（供官方使用）：,此栏留空。,Item number（商品顺序号）：,根据不同类别的商品依次列出序列号。,Marks and Number of Package（唛头和包装编号）：,应与发票一致。如果无唛头，应填“N/M”。,Number and kind of packages;description of goods（包装的数量及种类；货物描述）：,商品名称应具体填写，填写完毕后，应加上“”作为结束符号。,2007年4月,39,荆州职业技术学院工商管理系,Origin criterion(原产地标准）：,此栏应参照证书背面认真谨慎地填写。,填报代码,出口国家,原产地标准,P,所有给惠国家,完全系出口国自产，无进口成分,W+H.S.税则号,欧盟、挪威、瑞士、日本,产品列入给惠国“加工清单”，并符合其加工条件；产品未列入“加工清单”但产品进口成分与其制成品的H.S.品名号不同。,F,加拿大,进口成分价值未超过产品出厂价的40%,Y,独联体、乌克兰、哈萨克斯坦、斯洛伐克、捷克,进口成分价值未超过离岸价的50%,（空白）,澳大利亚、新西兰,2007年4月,40,荆州职业技术学院工商管理系,Gross weight or other quantity（毛重或其他数量）：,应以商品的正常计量单位填写。此栏的数量为出口货物的数量。,Number and date of invoices（发票号码和日期）：,按正式发票填写。,Certification（检验检疫机构的签证证明）：,填写签署地点、日期及授权签证人签字、签证机构的印章。注意日期不得早于发票和申报日期，且不能迟于提单日期。,Declaration by the exporter（出口商的声明）：,填写申报地点、日期、申报人员签字，并加盖出口商中英文对照的印章。注意日期不得早于第10栏日期，不得迟于第11栏日期。,2007年4月,41,荆州职业技术学院工商管理系,六、装运通知及受益人声明,装运通知是受益人根据信用证的规定在一定时间内通过传真、邮寄或电传等方式，将货物装运情况通知开证申请人、申请人的指定人或保险公司等。,装运通知的内容主要包括合同号码、货物名称、货物金额、货物数量、包装件数、承运船名、运输航次、提单号码、装卸港等。,（一）装运通知（SHIPPING ADVICE）,2007年4月,42,荆州职业技术学院工商管理系,