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大型会议管理流程

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大型会议管理流程

一、会前二个星期：
1、综合管理部召开内部全体会议，成立基地大型会议筹备小组。
2、会上明确会议目的，确定具体的召开时间与会议举办地点。
3、原则上，基地大型会议筹备小组组长由综合管理部经理担任，分配具体工作。
4、会议筹备小组下设：领导组、秘书组、材料组、宣传组。（附件1：职能图）文秘部落
5、领导组： 制定工作进度表（附件2），由组长统一控制会议筹备进度
6、秘书组： A草拟会议通知，经审批后下发各部、中心.。 B回收会议通知回执，根据各部、中心参会人员名单制作会场座位图。（附件3）
7、材料组： Ａ购置会场需要的会议设备及装饰物品。（如横幅、花卉、音响设备等） Ｂ根据秘书组制作的会场座位图，制作与会人员的桌签。
８、宣传组：明确报道主旨，有针对性的进行会议的前期宣传报道。
二、会前一个星期：
1、综合管理部召开筹备小组碰头会，由各组的负责人汇报一周以来的筹备落实情况。
2、领导组： A根据工作进度表的执行情况，对四个组的上周的筹备工作进行审核。 B在本周内确定此次会议的会议议程（如会议主持人选的确定、领导发言提纲的编写等。） C最终确定会议的各类分发材料，将定稿交于秘书组，根据与会人数进行印制。
3、秘书组： A开始着手准备会议材料，进行大规模的印刷装订工作。 B制作会议签到本。（附件4）
4、材料组： A对会场内的音频、视频设备进行系统的调试，力求在会议召开时达到最佳视听效果。 B对会场内座椅的排放、横幅的挂钉、座签及一些装饰物品的摆放进行最后的确认，力求达到舒适美观的效果。 5、宣传组： A继续对本次会议进行跟踪报道
三、会前3天
1、会议筹备小组在组长的带领下，对会议的所有筹备工作进行验收。
2、验收过程中任何一个筹备环节出现了问题，由领导组迅速制定解决方案，其他各小组协力解决，确保会议按时正常的召开。
四、与会当日
1、会议筹备小组全体成员在会前30分钟到会场，对各环节做最后确认，应对可能发生的突发情况。
2、秘书组： A负责会场门前的接待工作。（如签到、分发会议纪念品等） B在会场入座率达80%以上后，由秘书组出面安排与会领导集体入席。 C秘书组直接对与会领导负责，满足领导提出的要求。
3、材料组： A对会中所使用的音频、视频设备进行时时监控。 B对与会人员直接负责，负责为有需要的与会人员提供纸张、铅笔、圆珠笔等会议工具。 C会议结束后的收尾整理会场的工作由材料组负责。
4、宣传组： A负责整场会议的照片拍摄或电视摄像工作。 B会议结束后的三天内，完成本次大型会议的新闻报道的编写、投稿等工作。
五、会议后三天：
在综合管理部内部例会上，对会议的筹备工作进行小结，查找筹备工作中出现的漏洞与不足。
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