如何制定部门的工作计划.ppt

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,*,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,如何制定部门的工作方案,如何制定部门的工作方案如何制定部门的工作方案主要内容一、管理者必备技能之方案管理,二、如何制定好部门工作方案,三、如何有效提高本部门KPI,四、解决问题常见方法,2,第一页，共49页。,主要内容,一、管理者必备技能之方案管理,二、如何制定好部门工作方案,三、如何有效提高本部门KPI,四、解决问题常见方法,2,第二页，共49页。,什么是管理？,管理不等于指挥、控制或约束；更不是用权力、威胁、利益引诱让他人服从,管理是通过他人达成组织目标；,管理者是发动他人实现自己的想法的人。,管理是借力，是对自身资源的一种放大术，是四两拨千斤的技术；,管理是交换，但又不仅仅是交换。,3,第三页，共49页。,目标管理,组织好部属,自,我,认,知,时,间,管,理,角,色,认,知,组织好自己,绩效,管理,人员,管理,团队,管理,方案,管理,在职辅导,解决问题,授权,绩效评估,鼓励,沟通,员工职业,生涯规划,建立有效的工,作关系,管理者凭什么管理？,影响,团队文化,目标管理与方案管理是合格管理者的根本技能,4,第四页，共49页。,为什么要做方案,方案管理是企业内部管理的主要手段,方案是对未来活动所作的事前安排、预测和应变处理。,在一个组织中，方案工作是管理的首要职能，其他工作都只有在确定了目标、制订了方案以后才能开展，并围绕着方案的变化而变化。,方案工作的核心内容是目标的明确和方案的制订。,“预那么立，不预那么废,方案是一种生存策略，它可以让你获得更多的成功时机。,方案并不能保证你成功，但能让你为将来作好准备。,5,第五页，共49页。,有效地方案是一切成功的首要条件,通过清楚地确定目标和如何实现这些目标，可为我们的行动提供一幅路线图或行动图，从而减少不确定性和模糊性，并对有限资源作出合理的分配；,通过清楚地说明任务与目标之间的关系，可以制订出指导日常决策的原那么，并培养方案执行者的主人翁精神和责任心；,由于目标、任务和责任的明确，可使方案得以较快和较顺利地实施，并提高经营效率；,借助方案可抑制由于资源的短缺和未来情况的不确定性所带来的困难，使一些本来无法或难以有效实现的目标得以实现。,6,第六页，共49页。,功能,作用,管理者必须明确方案对于其管理的功能和作用,明确方向,明确目标,明确路径,明确执行方法,明确责任,明确衡量方法,集中资源,行动指南,减少不确定性,提高效率,提高积极性,体会成就和价值,7,第七页，共49页。,优秀职业经理之路,目标管理 技能训练,优秀的职业经理,1、部门目标及工作方案制订,2、员工目标设计及调整,3、绩效体系操作,4、绩效面谈、员工指导,现状,多数是依据上面的指示，被动执行,简单完本钱职工作，大部份忙于救火,维持现状,观念转变,能力开展,职业经理,主动方案、实施、领导、控制本部门的工作，并推动公司的开展,不断改进部门内部的工作与流程，以求更有效率、更创新地完成工作,进展深入的绩效指导，根据人员素质和职能要求，应用适宜的管理方法和鼓励,1、职业经理长期培训方案,2、应用新的方法,3、实践、参观学习,8,第八页，共49页。,首要前提：更多时间思考和规划,成果导向，你要尽可能解决问题,“勤奋“效率；,“数量“收益；,“工作量 “绩效,想清楚再动，事半功倍,要从“我那有时间思考！变为“我必须好好想想！。,磨刀不误砍柴工,9,第九页，共49页。,二、如何制定好部门工作方案,10,第十页，共49页。,永亨织带2006年公司经营方案,根本编制原那么,方案编制的一般性原那么,SMART原那么,各项方案编制的原那么,S具体的Specific,M可衡量的Measurable,A可到达的Attainable,R相关的Relevant,T有时限的Time-based,以市场为导向，以产品调整为主线,有方案快速增长,以销定产、以产促销,沟通协调,预算控制,11,第十一页，共49页。,永亨织带公司及部门方案关系,永亨织带发展规划,永亨织带2006年年度经营计划,销售计划,生产计划,质量计划,新产品计划,人力规划,培训计划,成本计划,管理 计划,部门费用计划,采购计划,公司层面,部门层面,2006年年度工作规划,部门年度工作计划,12,第十二页，共49页。,部门层面,公司层面,公司年度经营方案及部门年度分项方案编制的逻辑程序与时间顺序,1。确定总目标,3整合预测,4总体方案差距,6平衡并确定,9整合各部门年度方案,11公司年度经营方案,2制订分项方案，详尽预测,5各部门差距,8部门年度工作方案初稿,10部门年度工作方案,7部门目标,方案时间进度,方案层次,13,第十三页，共49页。,1、理解公司目标和方针,部门年度工作方案的编制建议一,公司年度目标,年度目标制订说明,公司目标分解表,3、,部门年度,总结,完成业绩、成绩,总结经历,存在缺乏,需加强地方,4、经营方案,分项方案编制,2、部门能力与资源分析,部门设备能力分析,部门人员能力分析,部门业务管理水平分析,部门内部资源分析,完成部门年度目标匹配度分析,制订达成目标的策略,制订细节的措施,制订具体行动方案,明确达成目标的假设前提,资源及配合要求,第十四页，共49页。,部门年度工作方案的编制建议二,7、确定部门年度,工作行动,主要工作行动,行动目的,行动主要内容,参与部门及负责人,执行步骤及时间安排,行动结果,8、部门年度资源需求,人员需求方案,资金需求方案,技术支持方案,技能学习方案,5、,部门目标,确定后,明确关键环节,部门目标达成方案,改进方案,需加强地方,6、部门年度规划,部门角色定位,部门职能开展,部门提高方面,部门新年度打算,第十五页，共49页。,例：企业筹划部下半年工作规划,工作,职责,工作目标,达成路径,主要事项,时间,安排,企业规划,（协助总裁）,探索一条科学清晰的适合XXX发展的道路，建立一套高效的企业运行机制,熟悉国内外软件企业发展政策环境，借鉴国内外同行业发展经验，结合公司实际状况，对公司发展进行全面分析研讨，并制订清晰可行的发展规划，力求把现有资源最良好运行,1、国内外软件公司发展状况分析,8月份,2、诊断当前公司规范化运作过程中的缺项，提出相应工作要求,8月份,3、XXX公司发展规划（近期、远景）,9月份,4、制订XXX公司经营管理手册（总部及子公司运行模式）,春节前,品牌运作,全面策划并创建公司品牌，使之成为国内业界第一品牌，为XXX走向世界打下坚实基础,1、品牌策划,指导思想：在大众化基础之上，走个性化道路；在智力技术型基础之上，走长期服务化道路；,在外部专业公司（人员）指导下，主要依靠公司内部力量完成,1、品牌整体策划，制订XXX公司品牌手册（包括品牌定位、品牌内涵、品牌推广等，粗稿，以后修订）,8-9月份,2、CI手册（VI、BI、SI）,10-11月份,3、员工手册（理念、目标、价值观、经营准则、行为准则、行为规范）,9月,2、品牌推广,软件公司特点：智力密集型的企业，往往理性较强，感性稍弱。,指导思想：初期以软性的、感性的、公关性的推广方式为主；,4、对内对外公关宣传（政府、协会、行业、媒体）,连续,5、制作新版XXX公司宣传手册、VCD等,11月份,3、品牌提升,指导思想：突出国际化特色，加大硬性宣传力度,6、制作XXX公司各相关产品宣传手册,待定,企业文化提升,提升XXX企业文化理念，根据公司特点，建立一套良好的推广、运行模式，增强企业凝聚力,提升理念,推广实施：（主要通过：EIS系统，VI，网站，培训，活动等实现）,1、提升公司企业文化理念，并制作企业文化手册,9月,2、维护企业网站和EIS系统企业文化相关内容,连续,3、进行以企业文化为主的专题培训,待定,4、举办企业文化活动,连续,5、进行室内装修,8月,16,第十六页，共49页。,方案编制的工具之一：鱼骨图,营销方案编制中鱼骨图方法的应用,市场分析,营销部,年度,工作,目标,。,竞争对手数据收集,数据分析,行业政策分析,销售执行,差旅费用控制,订单成功率,发货管理,客户管理,客户需求开掘,客户数据维护,客户关系维护,。,发货管理,产成品库管理,17,第十七页，共49页。,方案编制的工具之二：问题树,短期贷款利率费用的代价有多大？,我们是否应该对采购支付政策进行调整,。,抹帐所影响的价格和品位代价？,实际需要的资金从哪里来？,实际的资金需求量有多大？,可以增加的其他支付方式有哪些？,每一种方式实际的本钱有多大？,当期的现金流入、流出有多少？,异常需求可能发生在哪些环节？,当期预计的净现金是否充足？,预计的资金来源还有哪些？,问题,一级子问题,三级子问题,是否可以考虑增加10的其他支付方式？,是否可以实现100的现款支付？,二级子问题,18,第十八页，共49页。,三、如何有效提高部门KPI,提高本部门KPI的途径和方法研讨,第十九页，共49页。,K,P,I,分析和策略制定,公司经营目标,部门,职责,具体标准,组织实施,KPI分析,绩效考核,绩效辅导,固化经历,对策工程,改进展动,时间管理,分主次,抓缓急,授权,关键结果,/主要目标,团队目标,SMART,任务书,岗位目标,执行,面谈辅导,方案控制,达成/提高KPI的有效途径,岗位,职责,检查,指导,解决问题,绩效改进,绩效面谈表扬/指导,员工开展方案,鼓励,更多培训时机,KPI提升方案,20,第二十页，共49页。,一、从细致的规划本部门工作开场,1、领导本部门制定的挑战标准,2、围绕KPI思考对策措施及行动步骤,3、内部授权及所负的责任,4、运用甘特图画出月度工作总进度表,5、确定关键控制点,6、细化行动方案，明确责任人和追踪时间,7、编制工作方案，借助他人的力量,8、控制任务达成,帮助员工搞清楚他们,“该做什么，,“如何做,“做到什么程度,21,第二十一页，共49页。,3.工作任务检查,例1：人力资源部工作规划,GSM,4.资源,22,第二十二页，共49页。,1、设立内部工作目标/KPI,考核,项目,KPI,目标或标准,3月达成,目标值,4月本部门,目标,1.1,绩效考核数据准确率,=3项,5,70%,本月不核算,75%,23,第二十三页，共49页。,KPI,现状或,问题点,对策措施,完成,期限,负责主管,部门展开,编号,指标名称,内部标准,措施编号,对策项目,齐中奋,范少玲,林虎,伍茂文,李小龙,1.1,绩效考核数据准确率,=3项,提交指标没有统计标准，不能保证统计方法合理,1.1A,组织制定所有指标统计标准及统计说明，确保统计口径准确,4.27,齐中奋,组织,协助说明准确,各部门没有做到日常记录和收集，难免考核时拼凑数据,1.1B,日常督促各部门养成记录和收集习惯,5.5,伍茂文,定期检查,没有对提供数据进行真实性验证,1.1C,依据收集流程进行审查，保证50%抽查率,5.10,伍茂文,抽查,检验,各部门提供指标准确率很难控制在3项以内,1.1D,经对4月指标审核后，召开会议较正,提高准确率,5.14,齐中奋,1.2,关键员工流失率,0,公司关键员工很稳定，此项指标没有太大意义,1.2A,建议委员会调整为员工流失率，标准由历史数据分析制定,4.30,范少玲,审核,1.3,培训计划达成率,90%,培训项目按计划完成，但员工参与不够，,1.3A,制定/调整培训计划，更有需要,4.30,范少玲,计划审核95%,1.3B,加强培训制度监督，保证员工参与并达到基本目的,李小龙,检查记录/次,1.4,部门费用预算达成率,105%,部门费用预算计划公司没有组织编制，此项无法考核,1.4A,配合财务部制定制度，由历史数据分析制定人工成本、办公费用审核标准,6.30,林虎,审核,人工成本标准,办公费用100%,1.4B,制定预算培训教材及模板,6.30,范少玲,审较,说明,24,第二十四页，共49页。,1.2 对策措施2,KPI,现状或,问题点,对策措施,完成,期限,负责主管,部门展开,编号,指标名称,内部标准,措施编号,对策项目,齐中奋,范少玲,林虎,伍茂文,李小龙,1.5,重大事故发生次数,0,员工疲劳作业，发生事故可能性机率增加,1.5A,加强日常作业检查,5.5,伍茂文,一次/日,1.5B,提醒各部门安全管理，自查隐患,5.5,伍茂文,1.6,绩效管理计划完成度,90%,因参与配合、目前业务量大、不可控因素等导致绩效计划不能按时完成，且完成质量不好,1.6A,持续的观念培训，明确正式实施期限,5.10,齐中奋,1.6B,主动协助各部门，要求严格执行计划，做到日清日洁,5.10,齐中奋,工程部,市场部,人力资源部,财务部,生产部,品质部,1.6C,会议集中解决绩效管理问题,5.10,齐中奋,1.7,员工招聘及时率,80%,及时率较低，不能提供快速人力资源供给,1.7A,提高人力资源规划能力，预测需求,范少玲,1.8,员工满意度（含行政后勤）,75%,员工对后勤特别是伙食满意度低,原因伙食标准：,1.8A,加热,晚餐,员工不适应投诉，用投诉方式无法得到真实的数据,1.8B,设计调查表及调查方法,25,第二十五页，共49页。,2.1 确定月度部门工作进度表,GSM,本月,项目,4.28,5.2,5.9,5.16,5.23,5.30,17,18,19,20,21,22,周,1,绩效考核完成,考核职位数据收集表格，流程进一步完善,2,全面考核准备/检查,3,考核指标数据收集,4,组织第二次部门考核,5,第一次总结式模拟考核,6,统计计算考核结果,7,业绩系统评估会,8,制定部门绩效改进/提高计划,9,安排绩效结果反馈,10,薪酬,计算模拟/兑现工资,11,模拟/实发工资表报批,12,核算人工成本增长,13,日常,职能,完成本月招聘计划，提高招聘及时率,14,新员工培训,15,下月培训计划，研发课程，提高培训效率,16,组织管理人员参观学习，提高效果（有效）,17,员工就餐供应商备选一家,18,办理医疗保险,19,卫生间改造,26,第二十六页，共49页。,2.2 指导下属制定关键问题行动方案,类型,改善计划,目标/要求,计划控制,管理方法,编号,行 动 计 划,再,展开,给谁,完 成,管理点,检查时间,管理,文件,时 间,核查点,频率,工具,流程,1.1A,改善,1、根据目前已回收的各部门指标收集提报表，原始表单进行指标核实，标出差异,伍茂文,100%,4.18,收回情况,每月10,绩效指标流程,2、,根据,计算公式，评分标准，计算考核分,伍茂文,100%,4.18,3、对不能/难以统计的,，调整计算公式，统一指标口径，进行必说明,齐、范,100%,4.26,准确性,每天,4、将更改内容与各部门逐一讨论，达成共识,齐、李,所有部门,均进行沟通,4.29,每天,5、提交委员会讨论，进行介绍说明，审核确认,齐、李,90%以上完全通过；10%跟踪观察,4.29,6、经审核后备档,伍茂文,完整及时,5.2,更新,5.5,1.1B,略,1.1C,1.1D,组织制定所有指标统计标准及统计说明，确保统计口径一致,27,第二十七页，共49页。,2.3 制定个人工作日历,参加?全面导入绩效管理?的培训,发放绩效合约,参加?数据收集绩效考核运作关键?的培训,参加?绩效考核与个人开展?的培训,召开制造部考核导入说明会,参加?绩效与薪酬?培训,参加?如何提高本部门绩效?的培训,参加?高效管理者?的培训,全面模拟考核发动会,第一次部长模拟考核,确认数据提交表；岗位说明书,指标数据提报表的编制、收集、审核,数据提报表提交齐中奋,各部长自评,及时提交分管副总评分,考核结果/数据通知,制定提高本部门绩效的行动策略,明确合约数据应用表单的流程、并完善,相关配套制度的建立与完善,考核问题的整改方案、行动步骤,检查数据提报表相关记录,28,第二十八页，共49页。,2.31 合理安排时间,根据记录预算时间(例),周例会时间 2H,5S检查时间 4H,制订方案时间 4H,写报告 6H,。,没有方案，就不会利用时间,1、为重要任务或同类任务建立工作时段,2、有针对性地回避设立安静时间，随后进展回话,3、在会议和个人约会中设立时间限制,4、把优先权作为所有工作的根本原那么,5、尽可能只做那些确实关键的工作,6、充分利用代理完成效劳性工作,7、将较大任务拆分为小局部进展,8、与自己商定完成A等任务的期限,9、尽早完成重点任务,10、按效率上下波动，有针对性地规划,29,第二十九页，共49页。,3.1、形成工作任务检查表,序号,工作任务,重要程度,完成时间,要求/重点,完成情况,备注,人事培训,1,B11、T11培训跟踪,B/31,2,江淮、班组长培训的跟踪,B/31,3,劳动合同的鉴证（第一批）,B/31,4,整理归类2005年所有办理合同、保险的名单,B/31,5,工作指标的完成，年度工作总结与计划,A/15,6,培训室规划方案的提交领导审核,B/15,7,月度人事报表,A/15,8,配合软件公司工作,A/31,9,修订完善岗位说明书上的制度、流程,A/31,绩效管理,1,根据项目组本月的计划，督促各部门计划完成，保证整个项目稳步推进。,A/31,行政总务,1,职工休息场所及卫生间的改造,A/31,2,小食堂相应设施的配置,B/31,3,江淮转动箱塑料的统计及回收流程,B/31,4,职工迎春长跑比赛,B/31,5,职工食堂刷卡机的购置及统计方案的编制和实施,B/31,30,第三十页，共49页。,3.2、工作日志检查法,每日工作汇报2005年 月 日,时间,工作内容,进展情况,工作计划,姓名,31,第三十一页，共49页。,分析清楚问题的内容,各种行动方案以及你的对复杂的问题分析,你选择该项行动方案的提供数据与收益分析,执行该项行动方案的预期结果，以及应变方案,工作的进度报告,4、寻求资源与配合,提供你对解决问题的看法,提供更多的信息和,选择方案,提供个人建议,汇报适当的方针理由及思考经过,你可以正当地要求公司提供资源和配合,但是你必须有足够的深入能说明需求迫切，也应该给上级做选择题：,32,第三十二页，共49页。,二、深入KPI分析及提升方案,从几个外表现象中找出逻辑关系，学会解决本质问题，全面解决问题方式,1、现状分析,2、问题开掘问题确认重点是找出问题的真正原因WHY WHY WHY,3、原因分析,4、必备的资源,5、对策拟定,6、选择最可行方案，寻求支持,7、实施KPI提升方案,8、跟踪评价,让KPI为我们效劳分析问题，解决问题,33,第三十三页，共49页。,例2：制造部KPI提高分析,考核,项目,KPI,目标或标准,3月达成,目标值,4月本部门,目标,1.1,计划完成率,100%,97%,1.2,仓储控制有效性,仓库控制管理程序,90%,1.3,可追溯性管理有效性,90%,73.7,1.4,设备管理有效性,见设备绩效指标,50%,1.5,一次交验合格率,99%,99.95%,1.6,5S管理,10分,7分；超5次不合格项为6个.6*0.5=3,1.7,安全生产事故数,0,0,1.8,新产品开发配合度,2,目前无此项职能,34,第三十四页，共49页。,可追溯性管理有效性问题,可追溯性失效,出库无记录,A11,无人夜班,记录不全S11,总装无记录,库房无人做,库房无人监视,S11骨架无法记录批次、帐卡不能真实反映批次,一个箱子有23个批次,总厂问题,35,第三十五页，共49页。,仓储控制,有效性,账物一致,停顿配料,现场发料,时间缺乏,人手缺乏,生产配送,收发料,未执行先进先出,领料标准,批号标识,叉车堆放,过量领料,无单领料,仓库布局,解决反复发生的问题,操作标准,36,第三十六页，共49页。,三、及时固化经历,对已取得成果，要及时将经历固化下来：,1、及时总结月度总结/略,2、建立和标准相应的流程和制度略,3、列入部门培训工程,4、日常反复要求,37,第三十七页，共49页。,三、解决问题常见方法,第三十八页，共49页。,质量控制工具有助于改善业绩，但并非唯一的途径,问题比率,50,100,树立习,惯和纪律,采取简,单方法,应用高,级工具,5 个为什么,3 个C问题、原因和对策,系统的问题解决方法,传统的质量控制工具,试验设计,田口法,经历证明，多数工作问题可用简单的方法予以解决。关键在于纪律性和实施。,39,第三十九页，共49页。,解决问题的 6 步法,发现问题，确定目标,分析问题,提出潜在的解决方法,选择并规划解决方法,实施解决方法,评估解决方法,P,D,C,A,5,6,1,2,3,4,标准化,40,第四十页，共49页。,解决问题工作单，总结最重要信息，以说明6步法的每一阶段,质量控制陈述以标准方式说明解决问题流程的主要步骤。,质量控制陈述也能在工作牌上显示。,应随工程进展同步编写。,应使用图表照片清楚说明主题和方法。,最重要的信息显示在工作单或工作牌上；背景数据保存在活页夹内。,行动方案用于说明目前工作，必须随时更新。,使用7种质量控制工具是使相关的信息变得可视化的简单方法。,解决问题工作单 也叫质量控制陈述,41,第四十一页，共49页。,解决问题样板表,问题:,目标:,第二步:分析问题,流程,人员,设备,材料,根本原因,第四步:选择方法并制定实施方案,第五步:方案的实施,第六步:评估标准方法并标准化,第三步:形成潜在解决方法,原因编号,找到的根本原因,潜在解决方法,1,2,3,4,5,6,解决方法,控制能力,相关性,需要的资源,效益,员工的理解支持,1,2,3,4,5,第一步:确定问题并确立目标,42,第四十二页，共49页。,鱼刺图,执行步骤,1确定所要研究的问题或结果，将它列在下面的图表上。,2确定产生结果的主要方面，将它们放在骨形图的末端。,3在每个主要方面内收集造成结果的原因。,应用,1对每个原因追根究底，找出内在的根本原因。,2收集数据，以充分了解这些根本原因对整个问题的影响，见方法：“关键问题分析。,3对这些原因进展主次划分，以求改善并收到最大利益，见方法：“成就效果图解。,问 题,主要原因,主要原因,主要原因,主要原因,43,第四十三页，共49页。,关 联 图,人,工艺,成型质量,设备,故障率高,可靠性差,手动频率,违反工艺操作,责任性差,气压上下,技术素质差,44,第四十四页，共49页。,QC七大手法,查检表、,层别法、,柏拉图法,特性要因图法,散布图,直方图,管制图,略,45,第四十五页，共49页。,回 顾,一、管理者必备技能之方案管理,二、如何制定好部门工作方案,三、如何有效提高本部门KPI,四、解决问题常见方法,46,第四十六页，共49页。,一、科学全面做方案,将易出现的问题在方案阶段做出预见，分析原因，制定对策,严格标准工作，尽量采取预见性措施，减少问题和救火,尝试完整的做出部门规划，训练自已的管理思维模式,二、严格控制过程,明确方案控制点尤其是关键控制点，检查或设立控制检查人,定期检讨方案进展情况，健全和执行各项工作检查反响制度,预测可能发生的问题，做好必要的应急方案,三、及时处理防救火,及时处理，不要拖延,及时总结，将倒外问题转入例内管理,“挤出时间搞管理,“白天救火，晚上做事,47,第四十七页，共49页。,谢谢！,第四十八页，共49页。,内容总结,如何制定部门的工作方案。“预那么立，不预那么废。方案并不能保证你成功，但能让你为将来作好准备。SMART原那么。A可到达的Attainable。R相关的Relevant。T有时限的Time-based。以市场为导向，以产品调整为主线。提交指标没有统计标准，不能保证统计方法合理。配合财务部制定制度，由历史数据分析制定人工成本、办公费用审核标准。完成本月招聘计划，提高招聘及时率。谢谢,第四十九页，共49页。,