ISO及SOP培训.pptx

1ISO、SOP培训培训行政管理中心行政管理中心2主要内容主要内容一、一、ISO文件控制文件控制二、二、ISO记录控制记录控制三、三、SOP流程管理流程管理四、文件管理规定四、文件管理规定3一、一、ISO文件控制文件控制ISO文件结构文件结构文件层级划分及说明文件层级划分及说明文件编码及版本要求文件编码及版本要求文件控制程序文件控制程序4（一）（一）ISO文件结构文件结构1 1目的范围目的范围 2 2规范性引用文件规范性引用文件 3 3术语和定义术语和定义 4 4职责职责 5 5工作程序工作程序 6 6 记录记录7 7 附录附录5（一）（一）ISO文件结构文件结构（续）（续）段落序号的要求：段落序号的要求：依据前述的序号定义，以依据前述的序号定义，以“.”作为段落作为段落层级标识的分隔符，对不同段落进行编号。层级标识的分隔符，对不同段落进行编号。段落编号通常不超过段落编号通常不超过4层（即一般不出现层（即一般不出现类似这样的编码：类似这样的编码：5.1.4.7.2）。）。具体形式如下例：具体形式如下例：4 4职责职责 4.1 4.1总经理总经理 4.1.1 4.1.1负责对文件的发放进行核准；负责对文件的发放进行核准；4.1.2 4.1.2负责对文件制订、修订、废止的核准。负责对文件制订、修订、废止的核准。4.2 4.2行政管理中心行政管理中心 4.2.1 4.2.1负责对文件管理过程进行控制、监督检查，内部文负责对文件管理过程进行控制、监督检查，内部文件的核稿，签章工作及文件、记录的立卷归档工作。件的核稿，签章工作及文件、记录的立卷归档工作。6（二）文件层级划分（二）文件层级划分ISO体系将文件划分为三个层级。体系将文件划分为三个层级。一级文件：一级文件：质量手册质量手册 （包含：（包含：质量方针质量方针、质量目标质量目标）二级文件：程序文件（目前定义有二级文件：程序文件（目前定义有22个）个）三级文件：公司内各类制度（规定）、办法、三级文件：公司内各类制度（规定）、办法、实施细则、实施细则、SOP（目前定义有（目前定义有94个）个）、操作规、操作规范等约束性文件，范等约束性文件，以及记录（表单）和外来以及记录（表单）和外来文件；文件；一、二级文件由公司统一编制、管理；三级文件为各部门分别制订，并遵照体系文件及有关具体要求颁布执行。程序文件质量手册SOP、制度、办法、细则以及记录和外来文件7（三）文件编码及版本要求（三）文件编码及版本要求1）质量方针：MLYH.FZ2010，MLYH代表麻辣诱惑，FZ代表方针。2）质量目标：MLYH.MB2010，MB代表目标，2010代表制作年份。3）质量手册：MLYH.ZLSC2010，ZLSC代表质量手册。4）程序文件：MLYH.CX*2010，CX代表程序文件，*代表顺序号。5）管理文件：MLYH.WJ.*-*，“WJ”表示管理文件，*代表部门代号，*代表文件顺序号，*代表年度。6）记录编号:MLYH.JL.*-*-*，“JL”代表记录或表单，*代表部门代号，*代表记录顺序号，*代表年度。7）部门代号：行政:XZ，人力资源:RZ，运营:YY，财务:CW，生产研发:YF，采购物流：CG，市场：SC，质量：ZL，工程开发：GC，审计：SJ，技术:JS，中心厨房：ZX，门店：MD（SOPSOPSOPSOP为区别于为区别于为区别于为区别于ISOISOISOISO体系，故其编码规则未在此体现体系，故其编码规则未在此体现体系，故其编码规则未在此体现体系，故其编码规则未在此体现）例：文件控制程序：MLYH.CX012010文件管理规定：MLYH.WJ.XZ-0012010文件制、修订/废止申请单：MLYH.JL.XZ-00120108（三）文件编码及版本要求（三）文件编码及版本要求（续）（续）1）版本：其内容出现在文件首页。初次制订文件版本以A表示，换版时以B、C、D表示；（针对文件存在重大更改、重新制定，或版次已递增到“9”时实施版本更换）2）版次：其内容与版本共同出现。修订版次以19表示；（如：A.1代表初版；A.2代表初版经过一次修订；B.2代表第二版经过第一次修订，以此类推）；3）每进行版次版次版次版次修订时，纸质文档仅撤换修改页部分，并于文件首页的制/修订记录表中登录更改的具体内容，如版本版本版本版本修改时，则全文更换，并记录于制/修订记录表；9（四）文件控制程序（四）文件控制程序文件控制程序文件控制程序文件控制程序文件控制程序是二级文件中最基础，也是最重要的文件，是二级文件中最基础，也是最重要的文件，是二级文件中最基础，也是最重要的文件，是二级文件中最基础，也是最重要的文件，是开展质量管理的前提和依据。是开展质量管理的前提和依据。是开展质量管理的前提和依据。是开展质量管理的前提和依据。文件控制程序文件(编码为MLYH.CX-01-2010)的内容除上面所述（文件结构、文件层级、文件编码、文件版本）外，主要还有以下的规范性要求：部门及人员职责（行政管理中心，其它各部门）文件分类（内部文件、外部文件法规、政府文件）文件编写及审核要求（定义文件编写及审核的职责权限）文件颁布、使用培训、实施及保证有效的相关说明文件控制程序所涉及记录清单如：文件制、修订/废止申请单发文记录清单 文件控制程序的工作流程图10二、记录控制二、记录控制体系内关于“记录”的定义是：阐明所取得的结阐明所取得的结阐明所取得的结阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。果或提供所完成活动的证据的文件。果或提供所完成活动的证据的文件。果或提供所完成活动的证据的文件。“记录记录记录记录”是文是文是文是文件的一种形式，是过程结果的记载，是对过程的证件的一种形式，是过程结果的记载，是对过程的证件的一种形式，是过程结果的记载，是对过程的证件的一种形式，是过程结果的记载，是对过程的证实。实。实。实。其作用为：可用于文件的可追溯性活动，并为验证、预防措施和纠正措施提供证据。“记录”的控制与文件控制有所不同。记录没有编、审、批，且不能更改，只能有责任人确认时的更正。“表格”是用于记录管理所要求信息的文件，当在表格中填写了数据，表格就成为“记录”。11三、三、SOP流程管理流程管理基本概念SOP的定义：标准作业流程（Standard Operation Procedure）它位于ISO质量管理体系文件层级的第三层。制订SOP流程文件的作用：实现企业技术、经验的积累企业最基本、最有效的管理工具和技术资料规范操作步骤明确岗位责任实现事件的可追踪性易于查找和解决问题利于企业员工培训的开展SOP流程图制作的工具采用的是微软OFFICE组件中的VISIO程序，因为它受到普遍认可，几乎就是行业的标准。公司SOP流程的编码规则为：SOP-部门缩写-3位数字流水号12三、三、SOP流程管理流程管理流程图说明流程图说明流程描述说明流程描述说明13常用图例（除“流程方向”、“文件”外，其余图例在流程图中均被视作流程的“节点”）符符 号号名名 称称释释 义义流程起始点（流程起始点（Start）流程开始流程开始处理（处理（Process）处理过程或操作处理过程或操作决策（决策（Decision）不同方案选择不同方案选择流程终点（流程终点（END）流程终止流程终止流程方向（流程方向（Path）指示流程走向指示流程走向文件（文件（Document）引用或形成的文件引用或形成的文件保存（保存（Save）流程执行产生信息的存档流程执行产生信息的存档链接（链接（Connector）调用另一流程图的入口调用另一流程图的入口（一）流程图说明（一）流程图说明14（一）流程图说明（一）流程图说明（续）（续）流程图绘制采用表格形式体现，表格的内容包含两大部分：一是流程基本信息，如名称、编码、编审人等；二是流程图。流程图通常纵向划分为不同“列”，以A、B、C字母标识，用于区分不同部门或岗位（以虚线分隔）；横向依据流程图例的排列分为不同的“行”，使用1、2、3数字标识，其目的是用于流程节点的定位，类似于地图使用的经纬坐标。15（一）流程图说明（一）流程图说明（续）（续）依据流程所涉及部门或岗位数量来决定流程列数（3-5列即可）。流程归属的上级部门或领导应位于最左侧，其后依次为流程归属者、下属、其他。在列标题内应明确书写其对应的准确称谓，避免责任混淆。流程归属者仅可为1列，其它角色可以出现多列。“开始”和“结束”均应位于该流程归属列，且仅出现一次。16（一）流程图说明（一）流程图说明（续）（续）在流程图中，除“开始”、“结束”外，通常所有节点连线均应有进有出，以最终形成闭环结构。也有特例，如图中右下角所示的说明性节点。流程中关键节点使用粉底黑字标注；流程节点引用的文档使用黄底黑字标注 ，位于引用该文档节点左上角；流程节点形成的文档使用兰底黑字标注，位于形成该文档节点的右下角。17（一）流程图说明（一）流程图说明（续）（续）流程节点内的文字通常应采用“动词+名词”的结构，如：”拟制XX管理规定”，“审核报告”等。流程中非异常情况，应体现逐级汇报和反馈原则，避免越级和越权。流程间的相互调用是其系统性的重要体现，流程中应尽可能调用已有的ISO控制程序和SOP流程，以避免重复定义。18（二）流程描述说明（二）流程描述说明流程描述就是配合流程图使用的说明性文件，是对流程图信息的细化和进一步明确，所以流程图的确立是流程描述工作开展的前提和基础。流程描述文件使用WORD文档形式（公司内要求），其内容分为以下几个部分：流程的基本信息(如：流程名、流程编码、负责人、修订颁布情况等）以表格形式展现流程节点描述信息（如：节点、时间/频率、记录等）流程的现状和未来预期引用和支持性文件记录19（二）流程描述说明（二）流程描述说明（续）（续）左侧显示的是流程描述表格和流程图。表格中“节点”列和“工作程序”列 内容对应的就是流程图内的节点编码和节点文字。如：“节点”列第一行中内容“C1”、“B1”就是流程图内坐标指示出的节点位置。如：“工作程序”列第一行“原材料选送”、“原材料接收”就是流程图上节点内的文字。20（二）流程描述说明（二）流程描述说明（续）（续）“依据”列就是指明该节点引用或依据的标准性文件，如：采购验收标准。“记录”列用于体现对应在流程图中该节点生成的表单或记录的样式名称。“要求”列用于填写相应节点的具体描述，如操作步骤、规范要求等。“节点”列中带“*”号标记的为流程图中的关键节点，不论在流程梳理，抑或日常工作中都需要重点关注，它的描述信息也应格外详尽。21（二）流程描述说明（二）流程描述说明（续）（续）“流程现状”应将该流程执行中的问题和不足进行表述，而“流程将来”是对该流程预期改进和完善的机会点或措施进行描述。“引用和支持文档”指的是在流程图中引用或遵从的相关规范性文件，如：ISO控制程序、规章制度、其它SOP流程等。“记录”指的是此流程在执行中形成的相关表单或记录文档。注：“记录”清单及样表的提供是当前的弱项。22开展流程梳理的目标短期短期:作业流程公作业流程公告下发告下发长期长期:作业流程作业流程优化完善优化完善中期中期:作业流程工作业流程工作中固化作中固化1)关键步骤细化关键步骤细化 2)责权界限明确责权界限明确 3)提供作业时效提供作业时效 4)配套制度修订配套制度修订1)流流程图确认程图确认2)人员权责明确人员权责明确3)流程描述完善流程描述完善4)相关表单补充相关表单补充5)部门人员培训部门人员培训 1)流程简化流程简化 2)流程刪除流程刪除 3)流程合并流程合并 4)表单简化表单简化 23四、文件管理规定说明四、文件管理规定说明文件管理规定的定位文件管理规定的定位主要内容介绍主要内容介绍发文流程介绍发文流程介绍24（一）文件管理规定的定位（一）文件管理规定的定位文件管理规定的依据是文件控制程序，它属于ISO体系的三层文件，是对文件控制程序的细化和补充，也是文件控制程序有关要求得以落实的具体体现。25（二）文件管理规定主要内容（二）文件管理规定主要内容收文的管理收文的管理l文件的签收（针对外来文接收）l文件的编号保管l文件的阅批与分转l文件的传阅与催办发文的管理发文的管理l发文及范围的定义l文件拟制格式要求文件的借阅和清退文件的借阅和清退26（二）文件管理规定主要内容（二）文件管理规定主要内容（续）（续）发文及范围的界定：发文及范围的界定：l界定权限（谁审核、谁签发）界定权限（谁审核、谁签发）l界定形式及内容界定形式及内容（针对谁、发什么）（针对谁、发什么）27文件拟制格式要求：文件拟制格式要求：l明确约束对象及字体、段落要求明确约束对象及字体、段落要求l明确内容书写的具体样式明确内容书写的具体样式（二）文件管理规定主要内容（二）文件管理规定主要内容（续）（续）28（三）发文流程介绍（三）发文流程介绍具体步骤为：具体步骤为：1.1.制订规章制度（制订规章制度（B1B1、A1A1、B2B2）2.2.部门拟稿，由负责人审核（部门拟稿，由负责人审核（C1C1、C2C2）3.3.征求相关部门意见并修改（征求相关部门意见并修改（C3C3、C4C4）4.4.是否需要经由办公会研究（是否需要经由办公会研究（C5C5）5.5.是，提交办公会研究，通过后送行政审核格是，提交办公会研究，通过后送行政审核格式；未通过退回拟稿部门继续修改（式；未通过退回拟稿部门继续修改（A5A5、B6B6、C5C5）6.6.行政管理中心审核文稿格式及其它发文要求，行政管理中心审核文稿格式及其它发文要求，通过后提供文件编号，未通过审核退回拟稿部门通过后提供文件编号，未通过审核退回拟稿部门修订（修订（B6B6、B7B7、C6C6）7.7.拟稿部门获得发文编号后，打印文件审定拟稿部门获得发文编号后，打印文件审定稿及相关记录表，履行呈批或会签手续（稿及相关记录表，履行呈批或会签手续（C7C7）8.8.行政管理中心接收到打印文稿、履行完毕的行政管理中心接收到打印文稿、履行完毕的呈批（会签）表，以及对应电子版文稿后，实施呈批（会签）表，以及对应电子版文稿后，实施签章发布工作（签章发布工作（B8B8、B9B9）。）。29感谢支持感谢支持Thanks二二一一年九月二十三日年九月二十三日