电子邮件沟通技巧.ppt

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,PRIVATE AND CONFIDENTIAL 2011 CommScope,Inc,电子邮件沟通技巧,电子邮件沟通技巧,电子邮件有很多用途，用于联系贸易业务、亲朋好友之间的通信等。,作为工作场合的业务沟通，电子邮件提供了很多的便利，同时也带来了很多风险。,在所有的沟通方式中，电子邮件是最难控制的，最容易达到你不想传递的对象。,如何在企业里使用好邮件，相信也是大家经常感到比较困惑的问题，下面是一些邮件沟通技巧,电子邮件沟通技巧,一、邮件格式,1,、,邮件一定要注明标题,，很多人是以标题来决定是否继续详读信件的内容。此外，邮件标题应尽量写得具描述性，或是与内容相关的主旨大意，让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。建议的标题格式：项目编号（或者描述），例如,E15S09P81,，加上问题描述，以及邮件内容的简述，等等。,2,、如果不是经常交流的对象，记得写邮件抬头称呼对方，以示礼貌，并引起主要收件人的关注。,电子邮件沟通技巧,3,、收件人尽量用姓名全称。,4,、避免同时“,TO”,多个人，因为多个,owner,也就意味着没有,Owner.,5,、只拷贝给相关人员，不要发给很多无关人员。,6,、避免在邮件里长篇大论的讨论事情，有事请当面说，或者开个会。,7,、沟通方式的优先级：,1-,见面直接交流,2-,电话沟通,3-,电邮,电子邮件沟通技巧,二、哪些事情需要发送邮件,1,、正式工作报告；,2,、难以简单用口头表达说明清楚的事项；,3,、知识推荐和信息传递；,4,、没有见面交流条件的其他交流内容；,5,、会议记录、备忘录,总结：,可以用口头交流解决的，尽量不使用邮件。,电子邮件沟通技巧,三、邮件发送对象,1,、寻求跨门支持的邮件，一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级；同时抄送本部门的直接上级；这样往往可以获得支持部门的更好的支持；,2,、项目通报类的邮件，主送给项目小组成员，抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导；,电子邮件沟通技巧,选择邮件发送对象的时候避免以下现象,1,、在对外沟通中，非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接经理；,2,、避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见面直接交流代替。,3,、避免将细节性的讨论意见发送给公司高层，特别是可以判断高层人员不能深入了解的业务细节。,电子邮件沟通技巧,四、邮件沟通支持,1,、如果遇到在邮件发送时对内容、措辞、发送人有任何疑问，可以向直接上级寻求沟通支持；,2,、如果在沟通中发生意见分歧，沟通双方首先应换位思考，,尽量用见面沟通或电话沟通解决分歧；,3,、充分发挥个人的主动性，避免将一般性的沟通工作交给上级去做（这样降低了沟通效率）；,电子邮件沟通技巧,五、邮件内容,1,、如果带有附件，尽量在邮件正文对附件内容进行总结，避免收件人一一打开附件才能知悉沟通事项；,2,、控制邮件正文字数，确保邮件正文层次清晰、内容明确，避免长篇大论。,电子邮件沟通技巧,六、沟通确认和反馈,1,、对重要沟通事项，在发送邮件后电话提醒对方引起关注；,2,、重要会议通知在会前向与会人员提醒开会时间；建议提前一个工作日发会议通知，内容至少包括会议主题、时间、地点、与会人，请拷贝给部门助理，请她们提前十分钟打电话通知。,3,、如果重要邮件发出去后石沉大海，不一定是对方不重视，尝试再次提醒；,每个人都会遇到沟通无效的情况，没有有效的沟通，很多工作将寸步难行，希望以上分享可以让大家沟通更轻松，工作更上一层楼！,