湖南太一地产合同管理规定.doc

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湖南太一房地产开发有限公司企业标准

Q/TIYI—01.007—2007

档案管理管理制度

2007-04-27发布 2007-05-20实施

湖南太一房地产开发有限公司 发 布

前 言

为规范公司合同管理，根据《中华人民共和国合同法》有关规定，结合公司实际情况，特制定了本规定。
本标准由公司总经理办公室提出并归口。
本标准起草部门：总经理办公室。
本标准起草人：侯剑

湖南太一房地产开发有限公司企业标准

Q/TIYI—01.002—2007

合同管理规定
第一章 总则
第一条 为促进公司依法经营，强化合同管理，预防经济纠纷，维护公司合法权益，根据本公司实际情况，特制定本规定。
第二条 订立合同必须遵守《中华人民共和国合同法》（以下简称《合同法》），保证合同的合法性。

第二章 合同管理
第一节 合同综合管理
第三条 合同的综合管理部门是公司总经理办公室，负责公司范围内合同的综合管理。
第四条 合同综合管理部门的职责是：
（一） 宣传、贯彻执行国家有关法律、法规和政策，制（修）订公司合同管理规定及其它相关制度。
（二） 对委托代理人、合同管理员和其他有关人员进行业务培训和指导。
（三） 对各部门合同的签订、履行和有关制度的执行情况进行监督和检查。
（四） 参与重大、复杂合同的谈判、起草工作。
（五） 负责公司合同的统计、汇总、归档等工作。
（六） 负责《法定代表人授权签订合同委托证书》（以下简称《委托证

湖南太一房地产开发有限公司 2007—1—29 批准 2006—2—1实施
书》）和《临时授权委托书》的发放和管理。
（七） 负责审查、会签合同，提出法律意见。
（八） 参与合同的争议和纠纷处理以及仲裁、诉讼等活动。
（九） 负责公司合同专用章的管理。
（十） 对违反本规定的部门和个人实施考核。
（十一） 负责开展合同大检查。
第二节 合同签订部门的合同管理
第五条 公司的法定代表人及经公司法定代表人授权委托的个人有权签订合同。
第六条 合同签订部门的职责：
（一） 贯彻、执行国家有关法律、法规和政策，认真执行本规定和公司其他相关制度。
（二） 按法定代表人授权的范围和权限签订合同。
（三） 积极履行合同，及时协调和处理合同在履行过程中出现的问题与情况。
（四） 当发现无效合同、违法合同以及合同发生争议、纠纷时及时向总经理办公室报告，并向公司主管领导汇报。
（五） 负责本部门的合同争议和纠纷处理。
（六） 指定一名合同管理人员负责本部门合同管理工作，认真履行合同管理职责。
（七） 负责本部门合同的日常登记、汇总和归档工作。
（八） 合同签订部门应在签订合同10日内，将合同正本及有关附件的复印件送交公司总经理办公室备案。
（九） 做好年终本部门合同的统计、分析和立卷工作，并填写合同统计表，于次年一月底前送交公司总经理办公室。

第三节 合同管理员
第七条 合同管理员是具体负责本部门合同管理业务的人员，具备一定的法律知识，应参加公司专门组织的有关法律知识学习和培训。
第八条 合同管理员的职责：
（一） 协助本部门贯彻执行国家有关的法律、法规和政策，以及公司有关合同管理规定。
（二） 对本部门的合同签订、履行和制度执行情况进行监督、检查，发现问题及时提出整改意见。
（三） 负责本部门合同的登记、编号和存档工作，做好合同的年度统计、汇总和上报工作。
（四） 负责与公司合同管理部门的日常工作联系。
（五） 完成其他合同管理工作。

第三章 委托代理人
第九条 公司法定代表人可以委托代理人代表公司对外签订合同。
第十条 代理人应具有签订合同通常应掌握了解的相关法律知识。
第十一条 代理人的代理权限以《委托证书》和《临时委托证书》的形式确定。
第十二条 《委托证书》和《临时委托证书》的授予程序：部门向公司总经理办公室提出申请，并写明代理权限等有关事项，经报请公司法人代表审定批准后，由公司总经理办公室办理。
第十三条 《委托证书》自签发之日起一年内有效。在有效期满前一个月内送交公司总经理办公室办理续期年检手续。未经年检不得使用。《临时委托证书》只限使用一次。
第十四条 变更代理人或变更代理权限，必须由部门重新提出申请，说明理由，并按第十三条的规定办理。
第十五条 代理人应妥善保管代理证书，如果遗失，应及时告知总经理办公室，以便采取补救措施。
第十六条 发生变更情况或代理权终止，代理证书必须送缴总经理办公室，代理人及其所在部门不得擅自销毁原证书。

第四章 合同的签订
第一节 一般规定
第十七条 签订合同必须遵守《合同法》的基本原则，遵守国家的法律、法规和政策，确保合同的合法性。
第十八条 代理人必须在授权委托书中载明授权范围、代理签订合同期限。
第十九条 在特殊情况下，没有代理权限、超越代理权限或者代理权限已终止，确需签订合同的，必须事先征得公司法定代表人的许可。
第二十条 没有代理权限、超越代理权限或者代理权限终止后，仍以被代理人的名义订立的合同，除被代理人予以追认外，对被代理人不发生效力。其责任由行为人承担。
第二十一条 订立合同，应首先调查了解对方的资信情况、履约能力，审核其营业执照和经营范围，并审查其代理人的代理权限和代理期限。
第二十二条 合同形式除即时结清者外，都必须采用书面形式。
第二十三条 合同内容一般包括以下条款：
a. 当事人的名称或者姓名和住所；
b. 标的；
c. 数量；
d. 质量；
e. 价款或者报酬；
f. 履行期限、地点和方式；
g. 违约责任；
h. 解决争议的方法。
第二十四条 合同条款内容的约定应详细、明确具体，用语应准确、规范。
第二十五条 合同签订后，合同的原件及有关附件和能够证明合同成立、变更、解除的有关证据、材料，应妥善保存。
第二十六条 合同签订程序：双方当事人谈判——起草合同文本——会签——主管领导批准——盖章。
第二十七条 合同应当先签订、后履行，不得先履行，后补签。
第二节 付款
第二十八条 定金。签订合同，原则上不付定金。确实需要支付定金的，要预先经得公司主管领导的同意，定金数额不得超过合同标的总额的20%。定金合同应在合同中约定：合同从实际交付定金之日起生效。
第二十九条 预付款。大型设备采购合同、需要预先备料的工程量在10万元以上的工程合同，在事先经得公司主管领导同意后可以约定支付预付款。预付款的数额：大型设备采购合同不得超过合同标的总额的20%；需要预先备料的工程量在10万元以上的工程合同不得超过合同标的总额的30%。其他合同一律不得约定支付预付款。
第三十条 工程进度款。基建工程需要支付进度款的，事先经得公司主管领导同意，可以在合同中约定支付进度款。进度款的支付比例、支付时间、支付手续按有关规定执行。
第三十一条 货款支付。财务部在付款前应对合同进行审查，发现违反国家和公司有关规定或手续不全（包括未盖合同专用章）的，一律拒付：合同未履行完毕，拒绝一次性付清；货款支付方式除按规定可以现金外，都必须通过银行转帐结算。

第五章 合同的会签
第三十二条 合同会签部门由合同的性质、种类、关联程度等因素确定，一般包括业务关联部门、总经理办公室、财务部等。
第三十三条 合同会签时，先由合同签订部门的合同管理员审查，部门领导签署意见，交有关部门会签后，再送公司总经理办公室审查，最后报公司主管领导审批。合同管理员审查内容：a、对方部门是否具有法人资格，签约人是否具有代理权限；b对方单位的资信情况、经营范围和履约能力；c、合同内容是否合法；d、合同的主要条款是否齐全，双方的权利和义务是否明确、具体、公正；e、必要的手续是否齐全。
第三十四条 合同会签时，应随带所有的合同附件及其他与订立合同相关的主要材料。会签人员询问合同的有关情况时，经办人员应予以解释。
第三十五条 各部门应尊重会签部门的意见，如不采纳，应说明理由。当意见不能达成一致时，报公司主管领导审定。
第三十六条 合同未经会签和公司主管领导批准，不能盖章。违反者承担合同在执行过程中所发生问题的全部责任。

第六章 合同专用章的管理
第三十七条 签订合同，除特殊情况，应统一使用合同专用章。
第三十八条 公司总经理办公室负责公司合同专用章的刻制、编号、发放、回收和销毁等工作。
第三十九条 根据合同业务量的大小，经公司批准可以将公司合同专用章的使用权和保管权授予有关部门。并随情况的变化，有权予以收缴。
第四十条 有关部门只允许领用一枚公司合同专用章，并落实专人进行管理。
第四十一条 公司合同专用章（按编号）只限本部门使用，不得互相借用。
第四十二条 合同专用章丢失后，要立即采取紧急措施，并立即报告总经理办公室。

第七章 合同的履行
第四十三条 合同生效后，须交业务主管部门、财务部各一份，以便协助履行。
第四十四条 当事人应按约定全面地履行自己的义务。
第四十五条 经双方协商一致后变更、转让、解除合同的，应签订书面协议。
第四十六条 经过公司有关部门会签的合同，其转让、解除及重大条款内容的变更，应重新履行会签手续。
第四十七条 本公司的合同当事人应自觉维护公司的合法权益；如对方违约，应按合同有关条款，要求其承担责任，直至依法追交其违约责任。
第四十八条 当情况发生变化，继续履行合同将可能导致公司利益受到损害时，合同履行部门应及时报告公司主管领导，不得擅自决定中止合同的履行。
第四十九条 对交付的合同标的物，应及时组织验收，发现问题应在规定的期限内向对方提出异议。
第五十条 合同签订部门在合同履行完毕后，合同的正本、附件、会签单及有关资料要及时归档。

第八章 合同的争议
第五十一条 当合同发生争议时，应积极协商予以解决，协商不成的要立即报告总经理办公室，并向主管领导汇报。
第五十二条 当合同争议需要诉讼或仲裁的，由公司统一处理，有关部门不得擅自向外提供证据、材料，也不得泄露有关信息。
第五十三条 当公司组织人员参与诉讼、仲裁活动，有关部门应全面提供有关证据及关于案件情况的其他材料。

第九章 合同的监督和检查
第五十四条 公司总经理办公室、财务部和业务主管部门对公司范围内的合同签订、履行情况有检查和监督的权利。
第五十五条 公司总经理办公室作为合同的综合管理部门，每年进行一次全面的检查。
第五十六条 监督和检查的内容：a、合同是否严格履行；b、合同有无变更、转让、解除等情况。如果有，手续是否齐备；c、合同在履行中是否发生过违约现象，是否因违约给公司带来损失，对违约现象是否按约定条款追究责任；d、有无发生因违约引起诉讼的情况。

第十章 考核和合同责任
第五十七条 有关人员在工作中及时发现合同中存在的问题，为避免公司重大经济损失或为维护公司合法权益做出贡献的，经公司领导批准可给予适当奖励。
第五十八条 对因签订合同有重大过错，给公司造成经济损失的部门，应在公司范围内进行通报，并追究有关人员的责任。
第五十九条 利用合同从事违法活动，从重追究有关人员的责任；构成犯罪的，移交司法部门处理。

合同统计表
序号
合同编号
合同名称
签订日期
代理人
附件数目
备注