公司年会邀请函写法.doc

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公司年会邀请函写法

公司年会邀请函的基本内容与年会通知一致，包括年会的背景、目的和名称；主办单位和组织机构；会议内容和形式；参加对象；会议的时间和地点、联络方式以及其他需要说明的事项。
1、标题。由年会名称和“邀请函（书）”组成，一般可不写主办机关名称和“关于举办”的字样。
2、称呼。邀请函的发送对象有三类情况：
（1）发送到单位的邀请函，应当写单位名称。由于邀请函是一种礼仪性文书，称呼中要用单称的写法，不宜用泛称（统称），以示礼貌和尊重。
（2）邀请函直接发给个人的，应当写个人姓名，前冠“尊敬的”敬语词，后缀“先生”、“女士”、“同志”等。
（3）网上或报刊上公开发布的邀请函，由于对象不确定，可省略称呼，或以“敬启者”统称。
3、正文。正文应逐项载明具体内容。开头部分写明举办年会的背景和目的，用“特邀请您出席（列席）”照应称呼，再用过渡句转入下文；主体部分可采用序号加小标题的形式写明具体事项；最后写明联系联络信息和联络方式。结尾处也可写“此致”，再换行顶格写“敬礼”，亦可省略。
4、落款。因邀请函的标题一般不标注主办单位名称，因此落款处应当署主办单位名称并盖章。
5、成文时间。写明具体的年、月、日。

商务邀请函的基本内容包括：会展活动的名称、举办城市、地点、时间、背景、目的；主办机构和组织机构；会展活动的内容和形式、特点等；主要参加或参与对象；会展活动的相关收费标准；联络方式以及其他需要说明的事项。
会展活动商务邀请函（信）结构与写法
⒈封面通常
会展活动商务邀请函的封面会显示此商务函的性质。普通的商务邀请函（信）封面以会展活名称、主题、主办机构、时间、地点五项内容为主；而特殊的商务邀请函（信）。则在封面上只注明会展活动组织者或项目的名称、收信机构或人员的相关信息并注明“通知、特函、”等字样。
⒉标题由会展活动名称和“邀请函（书）或（信）”组成。
会展活动名称可以分为三个部分：基本部分、限定部分和附属部分。其中基本部分和限定部分构成展览会名称的主体。例如：第十届中国家电产品博览会邀请函（信）、第十二届中国国际机床机电展览会邀请函（信）。
⒊称呼邀请函的发送对象有三类情况：
（1）发送到单位的邀请函，应当写单位名称。由于邀请函是一种礼仪性文书，称呼中要用单称的写法，不宜用泛称（统称），以示礼貌和尊重。
（2）邀请函直接发给个人的，应当写个人姓名，前冠“尊敬的”敬语词，后缀“先生”、“女士”、“同志”等。
（3）网上或报刊上公开发布的邀请函，由于对象不确定，可省略称呼，或以“敬启者”统称。
⒋正文正文应逐项载明具体内容。
第一部分背景说明。写明举办会展活动的背景和目的；
第二部分组织说明。对会展活动组织结构的进行介绍，包括的主办者、协办者、承办者等；
第三部分是时间与地点。根据会展活动设定的举办日期、结束日期与举办城市、地点进行描述。
第四部分是会展活动的具体内容介绍。
主要包括了会展活动的展区划分、展品设定、同期活动、展示服务、会展活动的特点、会展活动的收费标准等相关内容；第五部分联络信息。写明联系联络信息和联络方式，包括传真、电话、邮箱、负责人等。结尾处也可写“此致”，再换行顶格写“敬礼”，亦可省略。
⒌回执
回执是被邀请方根据需要和可能而给予的一种反馈信息。通常会展活动的回执内容格式统一的会展组织者进行制定。包括了：参与者单位信息、参与类型、具体展位或广告位、会议活动预定事项、参与人员信息、参与时报到信息说明等。
⒍落款
会展活动邀请函的落款，通常是会展活动的组织机构名称加盖相关印章。如果是多家机构共同主办或承办，则由多家机构共同签名盖章。以证明此邀请函（信）的真实性与合法性。同时注明邀请函（信）的制作发布时间。
⒎附件
附件是会展商务邀请函（信）的附属资料，与商务邀请函具有同等的法律效力。附件主要包括会展活动的相关说明、规定、制度、报展注意事项、人员信息表、服务内容等相关文件。附件是商务邀请函（信）不可分隔的一部分。
重要提示：
会议活动与展览活动、节庆活动的邀请函在写法上与内容上有很大差别，通常大型的展览活动设计到的内容较多。例如：布展规定、进场规定、商务租赁申请等；通常在大型展会活动邀请函（信）中，均包括在内。而会议活动，则通常在收到回执后，在发去相关的入场须知等信息。不同的会展项目需根据实际情况进行合理处理。切不可照本宣科。

尊敬的先生/女士：
首先，非常感谢贵单位长期以来对我院毕业生就业工作的大力支持!
XX年我院共有2134名毕业生，其中本科（116名）、专科（2018名）。涵盖软件技术（对欧美.net方向、对日.java方向、对日.net方向、测试方向）、计算机应用技术（软件开发方向）、计算机网络技术、计算机多媒体技术、计算机信息管理、通讯技术、动漫设计与制作（二维动画方向、三维动画方向）、多媒体设计与制作（游戏方向）、电脑艺术设计（广告和建筑动画方向）、电子商务、商务英语等16个专业及专业方向。
为了满足各用人单位招聘专业技术人才的需要，促进学校、毕业生、用人单位之间的交流和沟通，我校定于11月23日举办重庆it人才校园双选会，特诚邀各用人单位莅临我院，选聘英才。
本次双选会由重庆大学中专就业指导中心主办，重庆正大软件学院承办，重庆it协办。
招聘会有关事项如下：
一、举办时间：11月23日8:30——16:00
二、报到地点：重庆正大软件学院第三教学楼大厅
三、it将会为各个参会企业提供网上专题宣传，故需各个企业提供企业简介。
四、招聘会提供免费招聘展台一个，制作单位指示牌一个（以返回回执单位为准）。
五、参会单位应携带材料：招聘海报及其它有关招聘材料等，内容一般应有招聘职位、员工福利及相关要求等；企业营业执照副本或复印件。
六、招聘会由参会单位和毕业生直接见面洽谈。我们将配合参会单位张贴或悬挂所带的宣传、展示材料，同时将在重庆正大软件毕业生就业信息网上为各参会单位发布需求信息。
七、请参会单位于11月22日前将回执（需求信息登记表）传真至重庆正大软件职业技术学院招生就业办，以便提前安排展位。
八、11月23日上午8：00，非自驾车参会单位人员在两路口大田湾体育馆希尔顿大酒店前等候，由我院派车接参会单位到校；下午4：00学院派车送各单位人员返回。
九、学院提供参会人员午餐。

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