公司职能及组织机构剖析.doc

公司职能及制度
一、组织机构图：
出纳

会计

收银员
采购员
采购部
营销经理

营销部

总经理
财务部
仓储部

叉车员
叉车助手
营销员
物料配送员
仓库主管

二、总经理工作职责:
1、执行、实施各项决议；对各项决议的实施过程进行监控，发现问题及时纠正，确保决议的贯彻执行。
2、组织实施公司的发展战略。
3、根据年度经营目标组织制定、实施公司年度经营计划。
4、负责经营战略和计划执行情况、资金运用情况和盈亏情况、机构和人员调配情况及其他重大事宜；
5、领导建立公司与客户、供应商、合作伙伴、上级主管部门、政府机构、金融机构、媒体等部门间顺畅的沟通渠道；
6、开展公司的社会公共关系活动，树立良好的企业形象、领导建立公司内部良好的沟通渠道。
7、主持、推动关键管理流程和规章制度，及时进行组织和流程的优化调整、领导营造企业文化氛围、完善企业识别系统，塑造和强化公司价值观。
8、负责公司员工队伍建设，选拔中高层管理人员；主持召开总经理办公会，对重大事项进行决策、参加重大业务、外事或其他重要活动；
9、负责签署日常行政、业务文件、负责处理公司重大突发事件；
10、组织建立公司各部门管理制度。
三、财务部工作职责
1、负责公司日常财务核算，参与公司的经营管理。
2、根据公司资金运作情况，合理调配资金，确保公司资金正常运转。
3、搜集公司经营活动情况、资金动态、营业收入和费用开支的资料并进行分析、提出建议，定期向总经理报告。
4、组织各部门编制收支计划，编制公司的月、季、年度营业计划和财务计划，定期对执行情况进行检查分析。
5、严格财务管理，加强财务监督，督促财务人员严格执行各项财务制度和财经纪律。
6、负责全公司各项财产的登记、核对、抽查的调拨，按规定计算折旧费用，保证资产的资金来源。
7、负责公司现有资产管理工作。
8、原商品进出帐务及成本处理；各产品成本计算及损益决算；预估成本协助作业及差异分析。
9、经营报告资料编制；单元成本、标准成本协助建立；效率奖金核算、年度预算资料汇总。
10、收入有关单据审核及帐务处理；各项费用支付审核及帐务处理；应收帐款帐务处理；总分类帐、日记帐等帐簿处理；财务报表及会计科目明细表。
11、统一发票自动报缴作业；营利事业所得税核算及申报作业；营、印税冲退作业及事务处理；资金预算作业。财务盘点作业。会计意见反应及督促；税务及税法研究。
12、完成领导交办的其它工作。

（一）会计的工作流程及标准

1、全面负责公司财务工作的安排、管理与监督。 
2、组织财务部门召开例会，对本部门及相关部门提出所存在的问题和存在的困难给予解决，并向公司领导汇报。 
3、根据存在问题及管理的需要,适时修订补充、完善财务管理制度。 
4、负责公司资金的安排调度，掌握每日资金的动态情况，加强与总经理在进货计划、资金安排方面的沟通了解，提高资金的利用率。  
5、负责复核厂家进货采购单。 
6、负责对公帐务凭证、报表等相关资料的打印、整理、装订、保管。 
7、对预付的货款及货物实行全程跟踪。即：票据到厂→合同签订量→货物发出及在途→货物入库→退差、运补、量补的结算→余款情况进行全程跟进和及时监控核算，并于每月结算日后及时与有关人员对退差情况进行核对，签字确认并报领导。在全程跟踪预付款的情况下根据合同、资金余量及时申请付款。
8、负责公司发票的购买、增量等工作。 
9、每月5号前递交上月财务报表给公司领导，并对成本、费用、利润变化情况进行分析。
10、负责进项发票抵扣联的录入、认证，掌握抵扣期限，发票录入后妥善保管。 
11、学习国家税法及地方有关税收法规，对国家税务培训的资料进行总结归类， 
12、负责审核开发票、审核收银员开出的销售单、及仓库的入库出库单。 
13、负责公司所有证件的年审。         
14、跟踪公司合同量，出货量、入库量、资金结存量，货物在途情况，确保数据的真实、准确、完整。根据入库单销售单资料做往来明细表。
15、负责审核公司日常各项支出，单笔费用支出（含借款）超过1000元以上的，负责电话请示总经理，确认后签名以示负责。
16、与出纳共同保管出纳保险柜钥匙、存折、银行卡、U盾、增值税空白发票、发票专用章。公章及相关印章并对公司相关证照、文件的使用进行登记。负责对出纳每日结存资金（含现金、存折、银行卡）进行盘点并核对出纳日报表。 
17、每月负责核对往来帐，如有异议及时与客户及供应商核对，审核无误后签字确认，并交总经理复核。 
18、负责核对应收、应付货款账面余额与货款往来余额的一致性。 
19、负责公司内部帐务凭证及附件的打印、整理、装订、保管。
20、负责审核销售单、对仓库主管编制的仓库盘点表，并签字确认。月底汇总仓库盘点数据，与销售单、仓库盘点表帐面盘点数据核对。 
21、负责每月员工工资的计算，报总经理审批。  
22、负责将拖欠货款超期的客户名单、金额、天数、及应收款、银行余额、可用款余额报总经理。      
23、负责增值税发票的开具，操作按公司的《发票开具管理规定》执行，并根据帐务处理及客户的要求出具出库单。
24、负责登记已开具或收到的发票，并及时寄给客户。寄出后，要电话回访客户，落实发票是否收讫。客户直接领取发票的要办理签收。根据库存发票及客户的开票要求进行统计分析。密切掌握已开票及库存尚可开票情况，不定期向业务人员、经理汇报。 
25、负责审核和保管客户一般纳税人资料，对开票的客户资料及时与客户沟通。 
26、负责审核公司所有销售出货单、调货采购单、进仓采购单，并及时交总经理审核。 
27、负责根据各仓库进出货做进出明细表，明细表结余数与各仓库传来库存表核对，出现差异及时跟踪。并根据库存情况，不定期组织仓库进行实物盘点。 
28、每日核对帐面库存与实际库存情况并编制仓库盘点表，月底汇总仓库盘点数据。与仓库主管账面数据核对，核对各仓库传过来的库存表，及时报送业务部门。
29、负责网银转款复核。               
30、负责向客户催收货款，并编制应收、应付货款报表，出现超期付款的情况及时报告总经理。 
31、每天早上与出纳核对往来货款到帐情况，密切关注在途资金，如有异常情况，及时查对，并向公司相关领导汇报。  
32、负责每月统计客户货款回笼周期情况，分析客户信誉度等级，并报总经理，
33、负责编制每日销价统计表。统计出各业务员销价与公司报价的差额，并及时递交总经理。 
34、负责填写预付货款以外的付款单、经总经理签字(总经理不在的情况下不予付款)后交出纳付款（付款账号由出纳填写）。 

（二）出纳工作流程及标准
 1、负责公司资金的收付工作。保管公司现金、支票及票据。库存现金核定不超过2万元，超出定额要及时存入银行。存取现金及领出存折必须有公司安排的人员陪同，以保证资金安全。
2、审验货款支付及费用报销单，手续齐全的单据给予付款。对每一笔款的支出必须经会计、总经理审核签名。
3、当审核批准付款及费用报销的相关人员出差时，负责电话与之请示。对于相关人员出差多日的，需把期间的费用详细列表签名确认后交会计，便于与单据一起交领导补签名。
4、每天下午五点半左右与会计完成对现金、银行存款的结账（注：特殊情况除外），放入保险柜锁好。根据当天收支情况编制现金、银行明细表，并于下班前报交会计、
5、每日要结清当天的现金、银行帐，做到日清月结，保证帐实相符。并接受公司会计对现金的盘点监督。
6、 在会计岗位人员填写货款付款单的基础上填写付款方式并填写付款账号，由会计交总经理审核签字后交出纳付款。
7、核对往来帐岗位列示的货款回收明细，签名确认。 
8、负责登记对公帐的现金、银行日记帐。
9、会计外出时协助审核开出的销售、入库单。
10、做调货表，分析调货利润情况并及时报经理。
11、负责公司固定资产的管理。
12、每月核对送货运费，并负责填写付款申请单，经会计复核后交出纳办理。 
13、每月核算各仓库的各项费用，并负责填写付款单，经会计复核后交出纳办理。 

（三）收银员的工作流程及标准
1、收银员每天上岗后做好收款前的准备工作，检查收款机验钞机当前状态是否能正常工作，找零准备工作是否做好，搞好卫生。
2、每天收取的现金和抵金券要认真查验、核对，对不明事宜及时询问店内人员。因误收、错收或收假等由收银员及营销经理负责处理，并承担损失。
3、每天发生的打折、摸零、预收订金、签单、退单及结账情况，工作疏忽和业务生疏发生录错单造成的款项不符，多款上缴少款由收银员自付。
4、收银员在收款过程中要认真核对票据，发现问题及时和营销员、营销经理沟通，以减少错误和损失。自觉维护店面形象，仪表大方，对待顾客应一视同仁，做到唱收唱付，微笑服务。
5、熟悉店面的工作流程，负责前台票据信息的录入和门店销售核算，保证数据处理正确并传输至财务部会计。
6、 运用礼貌用语，负责提醒顾客携带购物凭证，以维护自身消费权益，必须将票据交给顾客。
7、能够维护计算机常见问题并熟练操作。营业时间不得无故脱岗、串岗，票据移交时交待清楚，当天营业额当天上交上级领导，超过时间存入保险柜，严禁携公款回家；若发生金额短少或误收假币事故，由收银员自行赔偿。
8、严格现金管理制度，收银员不得私自结算自己的收款单。如实做好多款入帐、短款登记，不得擅自挪用或私借营业款。
9、每天的营业款按时缴纳，不得私分营业款，不得私自篡改单据和账目。当天营业结束后，将全部款项及预收订金、退定金、收据、赠券、签单单据、存档单、发票使用结账单等上交上级领导，并由上级领导填写收款收据，双方签字生效。

四、市场采购部工作职责
1、 做到遵纪守法、秉公办事、大公无私、廉洁自律的职业道德。
2、 选择、评审、管理供应商，建立供应商档案。
3、 审核单品进价，并进行确认：定期进行市场价格调查，保证采购成本。
4、 对各部门非常规物资申购单进行审核，有权拒绝未经上级同意的采购定单。
5、 配合财务部、仓库确定合理物资采购量，及时了解存货情况，进行合理采购。
6、 组织供货合同评审，签订合同，实施采购活动，并对合同执行情况进行监督。
7、 监督采购过程中的退、换货工作、补偿事宜，确保公司利益。
8、 发展新供货商，满足公司需求。加强与供应商的沟通，加强部门之间的沟通，及时解决存在的问题。确保货源充足，供货质量稳定，交货时间准确
9、负责保存采购工作的必要原始记录，做好统计，定期上报
10、 建立采购合同台帐，做好保密工作。
11、 负责公司物资的采购分单工作，对供应商进行询价、比价、议价，并上报相关信息;
12、对所采购的物资要有申购单，采购非常规物资上报领导审批。
13、不断进行市场调查、动态资讯收集、整理，及时上报，以便及时调整采购策略。
14、跟进采购进度，确保订购物料按时、按量、保质完成任务。
15、及时传递订单变更与撤消、品质要求变更等信息，确保供方满足公司的需求。
16、及时处理与供应商采购异常、退、换货、补偿事宣，确保公司利益。
17、完成好上级交办的其它工作。

六、营销部工作职责

（一）营销经理的工作职责
1、职员的安排与管理，考勤记录报告及人员分配；
1、对各产品制定月度、季度、年度销售计划，进行目标分解，并执行实施；
2、对销售人员每周、每月、每季销售任务制定与监督；
3、建立各级客户资料档案，保持与客户之间的双向沟通；
4、合理进行营销（运营）中心的预算控制；
5、研究掌握销售员的需求，充分调动工作积极性；
6、制定业务人员的行动计划，并予以检查控制；
7、配合公司领导做好各类活动策划、推广方案的制定及调整、修改，提报；
8、配合财务部门做好应收账款的统计、催收和结算工作；
9、定期收集并整理市场信息；定期根据市场信息向业务员做出指导；
11、做好销售服务工作，促进、维系公司与客户间的关系；
12、对公司的产品提出意见与调整的建议；

备注：营销经理工作流程及标准
营业前（8:00-8:30）
1、 开启和检查电源和照明设备，如有损坏，要马上找人修好。店面设备完好率的保持，设备出现故障及时修理与更换，打印机电脑空调等主要设备的维护；
2、 对门店人员进行考勤薄的记录
3、 带领营销员打扫店面卫生，检查产品陈列和物品摆放以及清洁状况
4、 当日各项工作布置
5、 制定当日销售目标
6、 员工出勤及仪容仪表的检查
7、 前日营业情况的分析和工作表现的总结
8、 利用领导性，号召性的艺术语气鼓舞营销员士气，激发工作热情
9、 指导营销员跟进客户收款情况
10、 顾客提出的问题整理，各员工之间分享应答经验和心情
11、 营业问题点追踪，丢单原因分析与改进对策讨论
12、 督导营销员掌握销售情况
13、 做好收款记录
午餐时间（12:00-12:30）
轮流安排吃饭时间
营业中（8:00-18:00）
1、 新进人员销售培训
2、 在客流高峰期不同地区的客流高峰期会不同，各店长灵活掌握时机，安排并督导营销员到店铺周围派发传单；
3、 检查摆设新品和宣传品是否已经归位
4、 及时主动解决顾客购买过程中的相关问题
5、 收集和整理市场信息，并做好销售和分析
6、 整理公司公文、通知等相关文件，做好促销活动开展前后的准备工作和实施工作
7、 核对收款清单，营业报表和数据分析

（二）营销员的工作职责
1、了解企业的经营理念，企业文化以及所销售商品的特点；
2、学习并掌握一定的销售礼仪与技术；
3、做好卖场陈列等方面的工作，保持商品与促销用品的摆放整齐、清洁有序；
4、保持良好的服务心态，创造舒适的购物环境，积极热情地接待顾客，向顾客推荐商品，并帮助其做出恰当的选择；
5、运用各种销售技巧，营造顾客在卖场的参与气氛，提高顾客的购买愿望，提升卖场的营业额；
6、通过你的服务，向顾客展示良好的企业形象，提高企业及品牌的知名度；
7、及时妥善处理顾客抱怨，收集顾客对商品卖场的意见、建议和期望，并将信息反馈给企业，以帮助企业改善经营策略和服务水平；
8、收集竞争对手的产品、价格、市场等方面信息，并将信息反馈给企业，为企业的经营决策提供参考；
9、按照规定完成每日、周、月的报表等填写工作，做好专柜销售记录和定期盘点库存，确保商品账实相符。

七、 仓储部工作职责
（一）仓库主管的工作职责
1、及时、准确维护库存管理系统，确保仓库物品的帐、物两者一致，仓库区域划分明确，货品标识清楚；
2、保证仓库物品的安全性；做好仓库产品的出入存管理，严格按流程要求出入库；
3、与公司密切配合，及时向公司反馈产品的短缺或过量采购等异常情况；
4、对货品管理的有序性、安全性、完整性及有效性负责，对货品实行分区存放管理，确保库容库貌；定期或不定期向财务部报告部品存货质量情况及呆滞积压产品的分布，按要求定期填制提交呆滞报废产品的处理申请表。
5、做好仓库各种原始单证的传递、保管、归档工作；
6、积极配合领导部门的考核管理，月底按考核结果执行奖罚制度，根据考核评分提出仓库内部管理的调整措施和方案，避免错误重犯；
7、下班后仓库卫生及安全检查，电源、门、窗，杜绝安全隐患
8、负责将有关仓库数据信息及时报公司，具体报送的有：
（1）库存产品动态及物料库龄分析（每月27日）；
（2）呆滞物料统计表（每月27日）；
（3）月度仓管员的内部考核表（每月最后一天）；
9、严格遵守公司配发货制度，坚持原则性又要讲求灵活性；保障产品配发及时，杜绝出现多发、少发、漏发等现象；

备注：仓库主管的工作流程及标准
1、入库：
A、成品来货：检查入库产品的数量及质量，12小时内完成填写入库单交采购，不符现象及时通知相关负责人进行调整；
B、客户退货：验收客户退货的数量和质量，24小时内详细填写退货产品整理单交客服，并有权督促客服及时出据处理结果，严格执行72小时退货制，还原入库或返回客户，相关单据妥善保存。
C、公司允许退回的不合格的产品在48小时内完成整理还原入库，特殊情况灵活掌控，不得出现积压报损现象，否则由负责人承担相应损失；
2、出库：
A、客户订货：根据财务出据的四联发货单配货，严格执行见单48小时发货制，且按公司规定的规格配发，不符现象及时通知财务进行调整。客户订货配发准确，不得出现多发、少发和漏发现象，否则当事人承担相关经济损失；销售白联单于次日9：00前交财务；
B、配货单上写明配货人员和复检人员；发货标签的客户收货资料，准确填写，字迹清楚；
C、每日记录发货统计表，注明客户名称、发货件数及发货时间；
3、仓储区内产品分类存放整齐，保证产品的安全卫生，即：外漏产品及时遮盖，产品表层无灰尘，退回产品48小时内完成还原；由于存储不当造成产品瑕疵的，由相关负责人承担相关损失；
4、根据辖区内产品的库存下限，及时通知公司补充，同时将呆滞过量的产品向公司反映；
5、根据工作业务，合理安排每日的工作项目，保障工作有序进行，不能因配货繁忙忽视其他的工作项目。
6、仓储区内外来人员谢绝入内，仓储门窗电源及时关闭，保障公司的财产安全。
7、暂借物料可写书面借出凭证，并督促两日内归还，超过时间，交财务部挂帐；
8、定期抽验流动频繁产品的数量，保证帐、物一致，每月15日财务对仓储内数量进行复查，多出产品由负责人买入，短缺产品核算成现金由负责人补充；错发、漏发造成的直接经济损失由负责人承担；
9、日常耗废物料（如纸箱等），根据财务月结时间，每月核消一次。

（二）叉车员的工作职责
1、 与仓库主管相互监督工作
2、 监督货物装车是否正规、
3、 对配送货物的准备性负责
4、 维护、保养好叉车车辆
5、 按照销售及供应需求，及时将销售及供应所需货物安全完整装卸、
6、 协助仓库主管管理仓库货物的安全储存及完整配送
7、 完成上级交代的临时工作任务

备注：叉车员的工作流程及标准
1、 每天早上上班第一时间检查车辆机件情况，详细检查柴油量、机油是否充足及车辆是否正常，提高车辆使用寿命
2、 每天参与仓库卫生清洁，确保仓库环境卫生整洁
3、 备货，根据仓库主管的货物需求清单，预先找到货物所在仓库的储存位置，提高工作效率
4、 装车时核对。叉车员装货物上车时，核对货物与货物需求清单内容是否一致，并及时将货物叉卸到相对的车辆上；
5、 卸货物。货物到库后叉车员按照仓库主管的指令卸货，并按仓库主管的要求将货物卸在指定位置
6、 装车后的核对。叉车员装载好货物后与仓库主管一起核对所装货物的数量。
7、 保养及车辆清洁，确保叉车车辆干净整洁
8、 协助仓库主管盘点货物数量，确保盘点数据真实准确
9、 每月定期参加一次安全例会，保证员工有一定的安全意识

（三） 叉车助手的工作职责
1、 协助叉车员装载货物上车，配合仓库主管高效率的配货、发货
2、 对配送货物的准确性负责
3、 完成领导交代的其他事项

（四） 物料配货员的工作职责
1、 每天早上上班清点所有辅料配件是否缺货，及时增补，如需申购货物，填写材料申购单交采购部
2、 根据营销员开据的货物配送清单，备货并配合协助营销员发货
3、 整理摆放货物，堆放的货物地方要保持整齐干净
4、对配送货物的准确性负责
5、完成领导交代的其他事项。