商务函电写作规范.doc

-范文最新推荐- 商务函电写作规范 商务函电写作规范 商务函电的作用，一是索取信息或传递信息，二是处理商务交流中有关事宜，三是联络与沟通感情。商务函电的写作应掌握7c原则，即：完整（complete）正确（correctness）清楚（clearness）简洁（concreteness）具体（concreteness）礼貌（courtesy）体谅（consideration） 完整：商务函电应完整表达所要表达内容和意思，何人、何时、何地、何事、何种原因、何种方式等。 正确：表达的用词用语及标点符号应正确无误，因为商务函电的内容大多涉及商业交往中双方的权利、义务以及利害关系，如果出错势必会造成不必要的麻烦。 清楚：所有的词句都应能够非常清晰明确地表现真实的意图，避免双重意义的表示或者模棱两可。用最简单普通的词句来直截了当地告诉对方。 简洁：在无损于礼貌的前提下，用尽可能少的文字清楚表达真实的意思。清楚和简洁经常相辅相成，摒弃函电中的陈词滥调和俗套，可以使交流变得更加容易和方便。而一事一段则会使函电清楚易读和富有吸引力。 具体：内容当然要具体而且明确，尤其是要求对方答复或者对之后的交往产生影响的函电。 礼貌：文字表达的语气上应表现出一个人的职业修养，客气而且得体。最重要的礼貌是及时回复对方，最感人的礼貌是从不怀疑甚至计较对方的坦诚。商务交往中肯定会发生意见分歧，但礼貌和沟通可能化解分歧而不影响双方的良好关系。 体谅：为对方着想，这也是拟定商务函电时一直强调的原则：站在对方立场。在起草商务函电时，始终应该以对方的观点来看问题，根据对方的思维方式来表达自己的意思，只有这样，与对方的沟通才会有成效。商务函电的种类包括：商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函、联系函。从商务函电的具体使用功能来讲，又可分为：来函处理答复函、订货函、任命函、祝贺函、感谢函、介绍函、邀请函、联络函、致歉函、慰问函、唁函、推销函。     某地场调查、预测、分析：某地场调查、预测、分析也叫”某地场调查报告”，是指某地场对购买欲望和动机、对商品（或企业）的意见和要求及对商品价格浮动的文字材料。    格式：.标题。    .正文：前言、主文（情况、预测、分析、建议）和结语。     .结尾：调查单位、调查人签名、调查时间等。范例：                            日本的果酱某地场  近年来日本果酱某地场容量稳定，每年消费量为7.38.5万吨。消费者日益喜爱低糖果酱及冰冻果酱，包装逐步由大变小，品种由原先的草莓及桔子酱等数种增加一几十种之多。自19851988年期间，年均进口一直稳定在40005000吨，但是价格及原产国变动很大。根据1988年的进口统计数字来看，俄罗斯是对日出口果酱最多的国家，达1140吨。其次是  进口果酱的品种繁多，主要品种有：  包装设计以美国和欧洲的最好，不仅包装小巧（少于40克）、设计奇特，且有名贵礼品包装等。低糖果酱（含糖量为3050）日益受到欢迎（略）  日本农林某某对果酱的质量标准有明确规定（略）  出口商若要成功地进入日本果酱某地场，扩大果酱销售量，应考虑下述几点重要因素：（）顾客选择的多样性。（略）（）果酱要含糖分低。（略）（）小型包装日益受欢迎，14克、30克、42克的小包装取得成功。     （略）（）开发礼品果酱系列。（略）  2006七夕情人节活动方案 活动目的：以七七中国情人节为契机，密切公司与新老业主、客户之间的关系，树立公司口碑，增强客户对于及公司的认同，为项目积累客源。参加对象：所有本公司的情侣业主均可参加活动主题：“岁月无声、真爱永恒”中齐业主七夕情人节心动party活动地点：*酒店一楼阳光厅活动形式：酒会party活动规模：200人左右活动内容：1、 情侣（夫妻）游戏类：1) 吸乒乓球表演赛（面向家庭） 主题： “吸引力”的秘密 所获奖项：最具吸引力奖 组织方式：随机从现场全体人员中抽取幸运家庭四户，每户选择一人负责用吸管将乒乓球从一处吸起放到另一处，一人负责用手拿好乒乓球，最后一人负责拿着托盘或者小篮盛放吸起的乒乓球，时间三分钟，吸的最多家庭为胜者。本比赛分为两轮，每轮四户，获胜者均可获得最具吸引力奖， 责任人：现场主持比赛监督：现场客户报名或者随机抽取 2) 女士盖上红盖头为男士打领带。主题： 我们的爱如此默契所获奖项：最佳默契情人奖组织方式：随机抽取4对情侣或者夫妇，女士用红盖头盖住头部，蒙面为男士打领结，有偷看者算为违例，取消比赛资格速度最快、打的最好的为胜者。本比赛分为两轮，每轮四对，获胜者均可获得最佳默契情人奖责任人： 现场主持比赛监督：现场客户报名或者随机抽取 2）最佳拍档（情侣站报纸） 主题： 爱情的智慧魔力所获奖项： 最聪明爱情奖 组织方式：随机抽取4对情侣或者夫妇，首先情侣或夫妻双方站于报纸之上，然后不断将报纸对折，报纸面积越来越小，但站在报纸之上的夫妻双方的任何一只脚都不能着地，且不可以借助外力、外物，否则视为违例，自动退出比赛，最后所剩的一个为优胜者。本比赛分为两轮，每轮四对，获胜者均可获得最聪明爱情奖责任人： 现场主持监督： 现场客户报名或者随机抽取 4）合作猜字游戏主题： 心有灵犀一点通所获奖项：最灵犀情人奖组织方式：随机抽取或者自愿报名四对情侣，一人背对屏幕，一人面对屏幕，面对屏幕者用动作表演屏幕所示，也可以用语言提示，但在提示语言中若涉及到具体的屏幕所展示的图片或文字，则视为违规；背对屏幕者说出屏幕所示内容，时间一分钟，说出正确的最多的为胜者。本比赛分为四轮，获胜者获得最灵犀情人奖。责任人： 现场主持监督： 现场客户报名或者随机抽取2、 美丽的爱情传说 （此部分内容待定）1) “缘”来的时候。 随机抽取客户或者业主，讲述自己与她或者他的的第一次美丽的相识。 所获奖项：最美丽邂逅奖 责任人：现场主持2) 我们那样谈情说爱。 随机抽取客户或者业主，讲述自己与她或者他的的最美丽的最动人的爱情故事。 所获奖项：最动人爱情奖 责任人：现场主持3、 浪漫婚纱秀主题： 那一刻，走向永恒所获奖项：最浪漫情人奖组织方式：本婚纱秀分为金婚秀、银婚秀、新婚秀三组，每组3对，由主持人按出场顺序组织出场，每组时间5分钟。责任人：现场主持评选方式：首先由客户现场评选，如无法分出，则由主持人现场抽取。4、 才艺大比拼：1) 歌唱类（戏曲、流行音乐）2) 魔术类3) 小品类所获奖项：最佳明星奖 最佳才艺奖 最佳新星奖责任人：现场主持评选方式：首先由客户现场评选，如无法分出，则由主持人现场抽取。 9 / 9