办公软件高级实例讲解.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,操作要求,操作步骤,第八单元,桌面信息管理程序应用,OutLook,2000,1.,答复邮件 2.转发邮件 3.发送邮件,4.创建新邮件 5.由联系人创建邮件,6.撤消邮件 7.定制约会 8.安排会议,9.安排事件 10.安排任务 11.指派任务,12.响应任务 13.由邮件创建任务,14.排序任务 15.导入外部数据,16.通讯簿操作 17.导出结果,第一题,导入题库中的.,PST,文件,进入,Outlook，,引入文件,KSML2KS8-1.PST,至个人文件夹中，用引入的项目替换重复的项目,1.将,KS8-1.PST,另存为,A8-1.PST,2.,取消文件的只读属性,2.进入,Outlook,选择“文件”|“导入或导出”,弹出“导入或导出对话框”,选择“从另一个程序或文件导入”“下一步”,选择“个人文件夹文件（.,pst,）”“,下一步”,选择“浏览”，打开,KSML2A8-1.PST，,选中“用导入的项目替换重复的项目”，单击“下一步,选择“导入项目到相同文件夹”“完成”即可,1.答复邮件,按样文8-1,A,答复李飞的邮件，并在答复的邮件中插入,KSML3fujian8-1.DOC,选中李飞的邮件，选择“答复发件人”，弹出“答复”对话框,选择“插入”|“文件”，弹出“插入文件”对话框，在其中选择,KSML3fujian8-1.DOC,，,插入即可,1.答复邮件,按样文8-1,B,答复王占永的邮件，抄送至王冰，将邮件标记为无须响应,在“答复”对话框中选择“抄送”，弹出“选择姓名”对话框，在“显示名称来源”中选择“联系人”，选择“王冰（,E-mail）”，,单击“抄送（,C）-”，,单击“确定”即可,选择“动作”|“后续标志”，弹出“后续标志”对话框，在“标志”中选择“无须响应”，“确定”即可,2.定制约会,按样文8-1,C,添加一次个人约会，主题为张蕴华老师的生日；地点为张老师的家；时间为2004年8月12日，20：00开始，21：00结束，以年为周期；并同志张波和张兰；提前一天提醒。,选择“文件”|“新建”|“约会”，弹出“约会”对话框，输入“主题”“,张蕴华老师的生日”，“地点”为“张老师的家”，“开始时间”为“2004-8-12”“8：00下午”，,单击“邀请与会者”按钮，弹出“收件人”地址栏,单击“收件人”按钮，弹出“选择与会者及资源”，将“张兰”和“张波”添加到“必选”，“确定”即可,2.定制约会,按样文8-1,D,利用主题为参加考试的邮件定制一次个人约会，地点为一高；时间为2004年8月11日，8：00开始，11：00结束，提前一天提醒,在该,对话框中输入相应内容，选择“插入”|“项目”，插入主题“参加考试”的邮件,在“插入项目”对话框中，查找“收件箱”中的项目“赵树林 参加考试”，在“插入”中选择“纯文本”，确定即可,3.通讯簿操作,按样文8-1,E,将王天南添加到联系人列表中,在“联系人”对话框中输入相应内容，选择“类别”，在“类别”对话框中选择“个人”,4.导出结果,导出个人文件夹（包括子文件夹）到,A8-A.PST,8.3 1.答复邮件,按样文8-3,B,答复秦稳孔的邮件，抄送至王永，将邮件标记为答复所有人，敏感度为个人,选择“动作”|“后续标志”，选择“答复所有人”,在“答复”对话框中单击“选项”按钮，进入邮件选项对话框，选择敏感度为“个人”,第四题,1.转发邮件,按样文8-4,A,将邮件“参加同学联欢会”转发给张波，并在转发的邮件中插入附件,KSML3fujian8-4.XLS,1.选择“参加同学联欢会”邮件，单击“转发”,选择“插入”|“对象”，插入,KSML3fujian8-4.XLS,文件；单击“收件人”按钮，选择“张波”,1.转发邮件,按样文8-4,B,将邮件“参加考试”转发给李宁，将邮件标记为无须响应；重要性为高，请在阅读此邮件后给出已读回执,选择“选项”按钮，在“邮件选项”对话框进行相应设置，“关闭”即可,2.安排会议,按样文8-4,C,安排一次会议，主题为“经济技术工作会议”；地点为中州路财源宾馆；时间为2004年8月12日，9：00开始，11：00结束；史明是必选与会者，王永是可选与会者，提前1小时提醒,选择“新建”|“会议要求”，在弹出的对话框中进行相应设置，选择“收件人”按钮,在,弹出的对话框中选择“史明”为必选，“王永”为可选，“确定”即可,3.安排任务,按样文8-4,D,安排“全国测量工资资格培训考试”的任务日程；开始时间为2004年8月12日，结束时间为2004年8月20日,选择“新建”|“任务”，在弹出的对话框中进行相应设置即可,3.安排任务,按样文8-4,E,安排“书写财务报告”的任务日程；开始时间为2004年10月12日，结束时间为2004年10月16日，将任务分配给王永和史明,单击“分配任务”，弹出“收件人”地址栏,单击“收件人”按钮，在弹出的“选择任务收件人”对话框中选择“史明、王永”为收件人,第七题,1.发送邮件,按样文8-7,A,给丁丽发送邮件，并在发送的邮件中插入附件,KSML3fujian8-7.DOC,按样文8-7,B,给李灵珊发送邮件，抄送给王琪，将邮件标记为无须响应；重要性为低；请在送达此邮件后给出送达回执,1.选择“新建”|“邮件”,2.在“收件人”中选择“丁丽”,3.选择“插入”|“文件”，插入附件,KSML3fujian8-7.DOC,4.,选择“新建”|“邮件”,5.在“收件人”中选择“李灵珊”,6.在“抄送人”中选择“王琪”,7.选择“动作”|“后续标志”，在弹出的对话框中选择“无须响应”,8.选择“选项”，在弹出的对话框中选中“,在送达此邮件后给出送达回执”,2.指派任务,按样文8-7,C，,安排一个新任务“市场调查报告”，并将任务指派给“赵凤”；开始时间为2004年8月12日，结束时间为2004年8月20日，状态“进行中”，优先级为“高”；类别为“个人”,选择“新建”|“任务”，在弹出的对话框中进行相应设置即可,单击“分配任务”,，将任务分配给“赵凤”即可,3.安排事件,按样文8-7,D，,将“到建设兵团参加劳动”设置为全天事件，地点为“建设兵团农场”；时间为2004年10月16日，提前1天提醒,选择“新建”|“约会”，在弹出的对话框中选中“全天事件”，主题为“到建设兵团参加劳动”，地点为“建设兵团农场”，开始时间和结束时间都为2004年10月16日，选中“提醒”，提前“1天”,3.安排事件,按,样文8-7,E，,将“2004年房地产交易会”设置为全天事件，地点为“人民广场”；时间为2004年8月12日，并通知“李灵珊、秦孔”，重要性为“高”；提前1小时提醒,这两个按钮用来设置重要性,第10题,1.答复邮件,按,样文8-10,A，,答复收件箱中的邮件“上大学的建议”，并在答复的邮件中插入附件为,KSML3fujian8-10.DOC,在“收件箱”中右击主题为“上大学的建议”的邮件,选择“答复发件人”,1.答复邮件,按,样文8-10,B,答复收件箱中的邮件“招生考试”,抄送至“王永”,设置邮件的重要性为“高”,2.安排约会,按样文8-10,D,安排一个定期约会，主题为“月底工作报告”，地点“经理办公室”；使其发生在每月的第30天，生效时间为2004年9月30日8：00到8：30；类别为“个人”；提前1小时提醒,1.基本操作同“定制约会”；,2.在“约会”对话框中选择“重复周期”，在弹出的“约会周期”对话框中的定期模式为“按月”，每1个月的第30天,3.响应任务,按,样文8-10,E，,接受收件箱中的任务“市场调查报告”,右击“收件箱”中的主题为“任务要求：市场调查报告”的邮件，选择“接受”即可,8.11 1.答复邮件,按,样文8-11,B，,答复收件箱中的邮件“上大学的建议”，选择赞成或反对，立即发送响应，将其转发给“王冰”,双击收件箱中的邮件“上大学的建议”，在弹出的对话框中选择“赞成”，转发给“王冰”,第13题,1.创建新邮件,按,样文8-13,D，,创建一封新邮件“为你祝福”，收件人为“苏青”，抄送至“王永”，重要性为“低”，敏感度为“个人”；传递不早于2004年8月14日5：00,1.基本操作同发送邮件,2.单击“选项”按钮，在弹出的对话框中进行如下设置,2.排序任务,按,样文8-13,C，,将所有任务按截止日期进行降序排列,选择“任务”，右击“截止日期”，在弹出菜单中选择“降序”即可,3.由邮件创建任务,按,样文8-13,D，,用收件箱中的邮件“打扫卫生”创建任务，开始时间为2004年8月18日，结束时间为2004年8月20日；并在2004年8月18日8：00提醒；优先级为“低”；类别为“个人”,选择“新建”|“任务”，在弹出的对话框中选择“插入”|“项目”，插入收件箱中的邮件“打扫卫生”，其它的如图作相应的设置即可,8.16 1.排序邮件,按样文8-16,A，,将收件箱中的邮件按发件人的姓名进行降序排序,选择“收件箱”，右击“发件人”，在弹出菜单中选择“降序”即可,第19题,1.由联系人创建邮件,按,样文8-19,A，,由联系人“段辉”创建邮件，主题为“感谢你帮助了我！”；抄送到“刘华”；重要性为“高”，敏感度为“私有”；请在送达此邮件后给出“送达”回执；类别为“个人”。,按样文8-19,B，,由联系人“王静”创建邮件，主题为“参加考试”；并在邮件中插入附件为,KSML3fujian8-19.XLS,操作要求：,选择“联系人”，右击要创建邮件的联系人，选择“致联系人的新邮件”，其他操作见“创建新邮件”,2.撤消邮件,按,样文8-19,C，,撤消发送给“刘华”的邮件“给我代购一张飞机票”；并保存返回信息。,注意：邮件撤消功能只能用于企业工作组选项,为,Outlook,重新安装公司或者工作组选项：,从“工具”菜单中选择“选项”。点击“邮件服务”选项卡。,然后点击对话框底部的“重新配置邮件支持”按钮。,选择“用于企业或工作组”,在“已发送的邮件”中打开“给我代购一张飞机票”邮件，单击“动作”|“撤回该邮件”,选中“删除该邮件的未读副本”，撤回邮件,要替换邮件，选中“删除未读副本并用新邮件替换”，单击确定，然后键入新消息并发送,3.导入外部数据,按样文8-19,D,导入,KSML3KS8-19.TXT,文本文件（以,TAB,键分隔）到联系人,1.“文件”|“导入和导出”,2.选择“从另一个程序和文件导入”,3.选择“以,Tab,为分隔符（,Windows）,4.导入,KSML3KS8-19.TXT,文本文件,5.目标文件夹为“联系人,6.“确定”即可,