某医药公司管理制度大全共37个岗位职责和制度.pdf

目录XXX医药（集团）股份有限公司药品采购管理暂俏定.3.XXX医药（集团）股份有限公司合同管理暂定.11XXX医药（集团）股份有限公司药品销售管理营行办法.18XXX医药（集团）股份有限公司业蝌槿再造哲保侬.25XXX医药（集团）股份有限公司进出口照管理暂行规定.49XXX医药（集团）股份有限公司医院药雌管工作例询定.54XXX医药（集团）股份有限公司就药出（入）阵管理暂行规定.58XXX医药（集团）股份有限公司的流配送中心管理制度.59XXX医药（集团）股份有限公司仓库管理制度.61XXX医药（集团）股份有限公司创赎全消防制度.63XXX医药（集团）股份有限公司药品储存保管管理制度.65XXX医药（集团）股份有限公司药品养护管理制度.68XXX医药（集团）股份有限公司药品出库震横管理辐度.70XXX医药（集团）股份有限公司近嫩9药品管理制度.7.2XXX医药（集团）股份有限公司药品退货管理制度.74XXX医药（集团）股份有限公司不合格药品管理制度.7.6XXX医药（集团）股份有限公司温湿度管理制度.80XXX医药（集团）股份有限公司报姻耐制度.81XXX医药（集团）股份有限公司待稣核眸管理制度.82XXX医药（集团）股份有限公司冷库阴凉库管理.83XXX医药（集团）股份有限公司拆零拼箱空包装制度.86XXX医药（集团）股份有限公司设备维护保养制度.87XXX医药（集团）股份有限公司仓库工作检查制度.89XXX医药（集团）股份有限公司GSP考核制度.9.0XXX医药（集团）股份有限公司仓储人员处管理暂例1定.91XXX医药（集团）股份有限公司物流配送中理岗位责任制怪行规定.93.XXX医药（集团）股份有限公司仓阵主任岗位责任制修行规定.94XXX医药（集团）股份有限公司作迪长岗位责任制暂行规定96XXX医药（集团）股份有限公司养护员岗位责任制留行熠值.97XXX医药（集团）股份有限公司保管员岗位职责暂行规定.98XXX医药（集团）股份有限公司震核员岗位责任制暂行规定.100XXX医药（集团）股份有限公司送货员岗位责任制暂俏定.101XXX医药（集团）股份有限公司运输员岗位责任制暂行规定.102XXX医药（集团）股份有限公司电梯操作员岗位责任制暂行规定.103XXX医药（集团）股份有限公司保卫人员岗位责任制暂行规定.104XXX医药（集团）股份有限公司质管理M行规定.1052/122XXX医药（集团）股份有限公司 药品采购管理暂行规定第一章总则第一条 为加强药品采购管理，保证药品供应并符合质优 价廉的要求，特制定本制度。第二条 本制度的制定，依据国家药品管理法、药 品管理法实施条例、药品经营质量管理规范（以下简称 GSP）、合同法等有关法律、法规和公司的质量管理制 度等相关制度、规定。第三条 采购人员服从上级安排，遵守公司劳动纪律，积 极主动，团结协作，不推卸责任。第四条 采购人员采购商品时，必须坚持按需进货、质优 价廉的原则。第五条 采购中心必须定期组织所属人员学习，全体人员 必须努力学习、更新知识，不断了解市场动态。第六条 采购人员必须加强责任心和使命感，要为上、下 游客户提供良好服务。经营与销售员、保管员及质管部等联 系，掌握相关情况。第七条 廉洁奉公，维护公司利益，不得利用职务之便牟 取私利。不得擅自提高购货价格、擅自压货和提前支付货款。第，僚积极采取各种措施降低购货成本。3/122第九条 建立供应商档案，收集市场信息，密切关注市 场、价格变化，积极为公司引进新品种。第十条 勤进快销，减少库存资金占用，提高库存周转 率，确定最优补货时间和补货量，努力避免缺货或积压情况。第十一条 采购部根据缺货品种、购进价格、库存情况等 指标对采购员进行考核，并以考核结果作为奖罚依据。（具体 办法另订）第十二条接待供应商要热情，但不得浪费，中午产禁饮 白酒。不得以陪客户为由在上班时玩牌。第十三条积极应对药品招标，配合销售分公司做好投标 过程中所需要做的一切工作。第十四条本制度适用范围为采购中心全体人员。第二章定义第十五条首营企业：首营企业为购进药品时，与本企业 首次发生供需关系的药品生产或经营企业。第十六条 首营品种：首营品种为本企业向某一药品生产 企业首次购进的药品（含新规格、新剂型、新包装等）。第十七条供应商：与我公司发生供货关系符合相关规定 的生产企业和经营企业。第十八条一般付款：由采购人员根据公司制定的付款条 件及供应商资质情况、销售情况、库存情况、合同履行情况等 将应付货款支付供应商。第十九条预付款：在所购货物发出之前，购货方将货款 预先支付给供货方的支付方式。4/122第二十条 缺货品种：因生产批量少或近期不生产，或因 价格、原料等原因，无法保证市场供应的品种。第二十一条采购合同：采购人员购进药品时与供应商或 生产企业签订的合同。第二十二条 季度采购计划：由部门负责人每季度制定的 采购计划共分两类，根据销售情况和品种库存下限制定的采购 计划，调整合理库存。第二十三条下限品种：低于所设定的库存限量标准。第二十四条 协议客户：因业务需要，就购进、销售、回 款等方面签定协议的供应商叫协议客户。第二十五条购进价格：商品购进的实际价格。第二十六条 压货：供应商对需要进行采购的商品进行超 计划量供应的行为。第二十七条 协议品种：供需双方因业务需要，就购进、销售、回款等方面签定协议，协议书中所规定的品种。第三章采购第二十，僚 必须严格遵守药品管理法、药品管理 法实施条例和GSP管理规范等法律法规。认真审核供货单位 和销售人员的法定资格，考察供货单位的质量保证能力和合同 履行能力。严禁从非法渠道购进药品。第二十九条 对急救药品的采购应做到及时准确，在采购 过程中同销售分公司保持联系，对不能解决的急救药品采购员 向采购销售部门报告。第三十条 麻醉药品，精神药品，毒性药品的采购分别严5/122格按照麻醉药品管理办法精神药品管理办法医疗用 毒性药品管理办法中有关要求进行。第三十一条采购中心与销售分公司对药品购销协议执行 情况进行及时沟通和链接。第四章管企业和管品种第三十二条首营企业和首营品种管理执行公司质量管 理制度。第五章采购合同第三十三条采购员在购进的每一单药品前必须与供应厂 商签订购销合同。第三十四条购进合同必须有如下要素构成：1.合同的标的；2数量；3.价格、金额、付款方式和付款天数；4.履行的期限，地点和方式；5.质量条款；6.违约责任。第三十五条采购合同中必须明确的质量条款。1.工商间购销合同中应明确：(1)药品质量应符合质量标准和有关质量要求；(2)药品附产品合格证；(3)药品包装应有法定的批准文号、生产批号及有效 期；(4)药品包装符合有关规定和货物运输要求。6/1222.商商间购销合同中应明确：(1)药品质量符合质量标准和有关质量要求；(2)药品附产品合格证；(3)购进进口药品，供应方应提供符合规定的证书和资 料；(4)药品包装应有法定的批准文号、生产批号及有效 期；(5)药品包装符合有关规定和货物运输要求；(6)明确药品的生产企业。第三十六条在与供应商洽谈中对供货价格、供应商、付 款期限发生变化，单笔合同数量、金额波动较大以及合同购进 数量加库存大于库存上限等情况。必须经部门经理审批后方可 签订正式购货合同。第购进斛管理第三十七条同品种、同规格、同厂家按照价格优先原则 进行采购。第三十，僚 每月定期组织购进、销售、审计监察部门人 员座谈会，对采购品种、价格进行分析。第三十九条 对实行国家调整价格的药品，价格下调的，维持采购价格同比不变，发生采购价格同比上涨，必须经部门 经理同意后方可采购介格上涨的，采购价格同比不得高于原 同比购进价格。第四十条采购人员采购新品种时必须通过询价比价后方 可签订采购合同。7/122第七章采购付款第四十一条预付款制度1.采购人员在提交一联预付款申请及采购合同复印件，在 部门经理签字后，转财务和分管领导进行审批后转财务付款，采购人员通知厂家在货到二周内将发票送到我公司。2.所有预付款发票必须在预付款汇出后二周内到达，二周 内不到的发票由采购人员负责督促索取。3.采购人员在收到预付款的发票和药品入库单后应在2个 工作日内办理完毕结账手续。第四十二条一般付款制度L采购人员按照公司付款规定对供应商进行排款，排款根 据供应商的库存，药品销售情况、合同履行情况及供货能力等 进行。2.采购人员与新开户供应商洽谈时必须说明我公司付款期 限、付款方式、付款依据、付款时间等。第/障发事审核制度第四十三条发票的审核和管理按财务制度执行。第四十四条采购内勤在收到供货厂商提供的供货发票 后，对发票本身进行审核，同时根据合同，审核发票的价格，供应商，数量等要项，立刻与采购人员进行联系。由采购人员 进行解决。第四十五条 采购内勤对计算机录入发票信息必须完整，准确。发票工作要求不超过一个工作日。第四十六条采购内勤对经过质量验收人员确认的入库单 8/122进行再次审核，并同供应商提供的发票一起转交财务。第四十七条 所有涉及到采购发票流转的各个环节，包 括：采购内勤、财务，收发人员对每一张发票的接受，流转必 须有签收程序。第四十，僚采购内勤发现供应供货厂商所提供的发票与 货物验收不一致的情况后应立即与采购员联系。第九章缺货管理第四十九条每周组织对管品种结构进行分析，适时补充 货源，调整品种结构。第五十条 采购员每天对所管品种进行微机梳理，排出下 限品种，对一些因客观原因一时无法补充的品种，及时向有关 领导汇报，采购应急措施。第五十一条 对已经缺货的品种，无特殊原因应在3-5天 内补充货源，确保正常供应。第五十二条 对销售部门提出的缺货申请必须当时做出明 确答复，发现品种缺货，也必须及时向销售部门及时反馈信 息，并写明缺货原因。第五十三条 对开票大厅开出的缺货品种，当日必须有回 复。第十章蝌第五十四条合同按月装订整理、存档，存档三年。第五十五条 采购合同由采购员负责进行整理归档，每月 整理一次，合同装订，归档，存档三年。第五十六条 按照合同法的要求签订购货合同，合同9/122签订后采购员整理、存档。签订购货合同，必须按规定明确必 要的质量条款及运输方式。10/122XXX医药（集团）股份有限公司 合同管理暂行规定第一章总则第一条为了规范合同管理，明确合同管理责任，预防经 营风险，实现公司利益最大化，特制订本制度。第二条本制度适用于对公司各单位包括各中心、各部门 及分支机构经营过程申所需订立合同的管理。第三条合同管理者包括经办人和批准人，经办人对代表 公司订立的合同负直接责任，批准人负间接的领导责任。第四条公司对合同实行分级审批管理的办法。合同签订 权限：单笔合同人民币100万元，需经总经理办公会集团研 究；单笔合同人民币10 99万元，由总经理审批；单笔人民 币10万元以下的，由分管副总经理审批。第五条公司总部各中心/部门的合同经相关部门会签 后，由各分管副总经理（总经理助理）批准，重大合同由总经理 批准。第六条分支机构负责人经分管副总经理（总经理助理）授 权可以批准该机构己经内部相关部门会签的合同。第七条审计法规部是公司合同管理者的参谋和咨询部 门，负责提供规范的合同文本、审查修改合同、办理合同变 更与转让及合同权利义务终止手续。负责合同法律知识培训11/122和一般合同法律咨询。第，僚 特定情况下，公司根据实际需要可指定审计法规 部为部分合同的直接责任人。第九条合同的经办人、批准人及参谋咨询人员必须严格 执行本制度，最大限度的维护公司的利益。第十条所有参与合同管理的人员应对相关信息予以保 密，不得公开或泄露。第十一条 合同管理者必须在合同管理过程申妥善保管好 各种合同资料，包括合同文本、与对万往来信件、传真件等 的原件，并依据公司档案管理部门的要求上交前述资料。第二章合同的订立第十二条公司各单位根据实际需要或工作计划订立各类 合同，由本单位委派专人经办，重大合同由单位负责人亲自 经办。第十三条 合同经办人对所订立的合同实行责任制，即由 其对签约对方主体资格审查、合同内容确定、合同审批程序 的完成、合同履行和有关重大事项的及时报告负直接责任。第十四条公司对外订立合同除即时清结的外一律采用书 面形式。第十五条经办人应使用公司下发的、经审计法规部审核 的格式合同文本;使用对方提供的格式文本时须事先征求审计 法规部的意见。第十六条 特殊情况下，经办人也可即时起草合同文本，12/122必要时向审计法规部咨询。第十七条经办人须按以下步骤订立合同：1、主体资格审查:经办人应考察签约对方生体资格，掌握 其性质、经营范围、资信状况、履约能力。若合同涉及公司 重大利益，且对方系首次与公司合作，则应有详尽的考察报 告，供上级负责人或公司参考，经办人对考察结果负责。2、索取资料:备齐对方法人营业执照副本或营业执照副本 复印件、法定代表人资格证明、法定代表人身份证复印件、签约代表的授权委托书。3、协商合同条款:经办人与对方就合同的具体内容进行磋 商，逐一达成共识。4、签约:将双方达成一致的意思表示以合同条款的形式体 现出来，形成正式合同文本，并请对万签字盖章，订立合同 时应编号。5、报批:逐级逐部门申报，审核人签字核准，然后加盖印 章。6、各单位负责人对经办人提供的签约对方资格考察报告 和合同文本进行全面审查，并签署意见，并对审核的结果负 责。7、财务部门对合同涉及的金额、币种、付款万式及时间 等有关财务安排条款进行审查，就合同是否符合公司整体财 务计划提出意见。8、审计法规部对合同的合法性、完整性负责。13/1229、公司总经理（总经理助理）对合同有最终批准权。10、审核人不在岗时，由其上一级主管或其指定的人员 行使审核权。11、法律规定或双方约定应办理有关的签证或见证、公 证、登记手续的，经办人必须办理所需手续。第三章合同的履行第十，原合同订立后必须全面履行。1、合同经办人必须自始至终督促协调，保证合同全面及 时履行。2、各单位应密切跟踪合同履行情况，及时收集有关信 息。3、履行过程中合同经办人应密切关注对方的履约状况、人员变动、资产变化、经营方向的转变等可能影响合同顺利 履行的因素，以防范风险。第十九条当出现以下情况时，经办人必须立即向直接上 级报告，同时积极与对方沟通，寻求妥善的解决问题的万 案。1、对万明确表示或以自己的行为表明其不再继续履行合 同时。2、对方己无实际的履行能力。3、对方有其他影响合同实际履行的重大变动。4、在与对方沟通（特别是以信函、传真等书面万式）时，经办人要慎重办理，必要时可征求法律事务部门的意见。14/122第四章合同的变更与转让第二十条公司根据实际情况需要变更或转让合同权利义 务时，经办人应努力作好对方的解释工作，便于公司顺利完 成变更或转让事宜。第二十二条 对方提出变更或转让申请的，经办人要严格 把关，认真考察变更、转让的所有事项，谨慎处理，以确保 公司合同利益的实现。第二十三条 合同的变更或转让申请一律采用书面形式，必须在公司内部办理审批手续。1、合同的变更与转让事宜由原批准人审批。2、合同变更或转让后，必要时经办人必须办相应的变更 登记手续。第五章合同的终止第二十四条合同终止有以下几种情况：L合同申双方权利义务己经按照约定履行完毕，合同依 法解除。2、双方在合同履行过程中若合意提前解除，则双万应就 合意解除及解除后的善后工作达成新的协议，由经办人按前 述合同订立的审批手续订立了新的合同，原合同终止/经办人 对新合同承担直接责任。3、其他非正常情况需解除合同时，经办人应以书面形 式将情况逐级汇报，由分管副总经理（总经理助理）最终决定处 理办法，审计法规部提供法律帮助。15/122第二十谦 合同权利义务终止后，经办人应根据交易习 惯履行通知对方及相关单位义务，并办理文件资料整理归档 等手续。第二十。依据交易习惯或实际需要对外出具书面函件 时，应特别注意行文内容、行文主体及时间，必要时可咨询 审计法规部或其他专业人员。第二十七条经办人在处理合同终止事务时必须严格按照 法律规定或合同的约定而进行。第六章合同纲纷处理第二十，谏合同履行过程中与对方发生争议的，经办 人要耐心细致地与对方协商解决的办法，同时做好应对方案。第二十九条 合同争议无法通过协商解决时，经办人可按 公司的相关规定来处理。第三十条在处理合同纠纷时，公司内部应加强联系、迅 速沟通、积极做好必要的工作，由承办部门协调相关部门统 一行动，及时、稳妥地解决纠纷。第七章合同管9SS第三十一条 公司将根据合同管理申的不同情况，分清责 任，明确责任人和责任大小，将合同管理纳入公司考核体系 中，以强化其管理。第三十二条 公司从合同管理的及时性、有效性、合同履 行情况及合同纠纷发生率等方面来对经办人及直接上级进行16/122考核。第三十三条公司从合同管理的合法性、完备性、提供咨 询意见的及时性、可行性等万面对审计法规部予以考核。附则第三十四条本制度由审计法规部负责解释。第三十五条本制度自2007年5月1日起施行。17/122XXX医药（集团）股份有限公司 药品销售管理暂行办法第一章总则第一条 为加强各分公司的营销管理，规范营销工作秩 序，有效保证各项指标任务的完成，特制定本制度。第二条 本制度的制定，依照国家药品管理法药品 管理法实施条例药品经营质量管理规范（以下简称 GSP）、合同法等有关法律、法规和公司质量管理制 度等相关制度。第三条 在药品销售过程中，严格按国家相关法规的要 求，把药品销售给具有合法资格的医疗机构或药品生产、经营 企业。第四条 在药品销售过程中，严格按照药品经营许可 证所规定的经营方式、经营范围从事药品的销售经营活动。第二章定义第五条 销售人员：公司直接从事与药品销售有关工作的 人员，包括有分公司经理、副经理、销售员、销售内勤等。第六条 新建客户：在本公司未有或曾经有过销售记录，但还未建立相应的客户档案及相关资料的，准备重新或开始与 其建立销售关系的医疗机构或药品生产、经营企业。第七条 特殊药品：毒性药品T保醉药品、精神药品、放 18/122射性药品、和其他参照特殊药品管理的药品。第，僚 客户信用额度：由部门经理根据销售人员或销售 客户的销售额和资金回笼情况及客户的信誉所给予的欠款额 度。第九条回款方式：回款方式主要有现款、同城转帐支京、/I京、小兀/I京甘O第十条 送货方式：主要有客户自提、业务员代提、物流 配送中心送货、邮政物流等社会物流公司送货等。第十一条考核项目：根据公司总体业绩完成情况及对市 场的分析，制定的考核内容或条件。第十二条 考核权重：根据考核项目所占考核的比重设置 不同的权数。第三章销售as管理第十三条 在药品销售过程中，销售人员不得虚假宣传药 品，夸大药品疗效。第十四条 在药品销售过程中，销售人员不得收授药品回 扣或药品赠样。第十牍 销售人员必须积极作好本职工作，努力促进本 公司商品的销售，完成所承担的各项任务指标。第十六条 销售人员在销售过程中，应认真签定销售合 同，详细填写销售计划单，包括购方的要货计划（品种、规 格、价格、回款及送货方式），主动上门积极向客户宣传新产 品、推销滞销商品、介绍缺货代用品。第十七条 销售人员应与客户建立牢固的合作关系，掌握 19/122客户的进货规律，对销售品种结构进行综合分析。第十，谏 销售人员每日应做好用户走访记录，收集客户 需求信息，并及时反馈给有关人员，做好售前、售中与售后服 务工作，了解、审核客户的退换货要求，并及时作出处理，积 极向分管领导汇报工作情况。第十九条 销售人员在销售过程中，往来帐目清楚，不得 挪用、贪污公款，做好销售回款台帐。第二十条 销售人员在销售过程中，不得利用工作之便，从事有损公司利益或为供应商兼职推销的工作。第四童侑售客户新开户第二十一条 根据客户要求，由销售人员提出申请，填写 一式两份的开户申请表（附后）。分公司经理签字确认，质量 管理部门对资质审核后，报公司分管领导审批。具体参照公司 开户审批管理办法执行。第二十二条对商业客户和零售药房，接待的销售人员必须 要求客户提供药品经营许可证，营业执照、3SP证 书、纳税人登记证，企业法人委托书及采购人员身份证 复印件（必须加盖红章），银行帐号、税号等相关文件。特殊 药品必须同时提供有关证明材料。第二十三条对医疗机构和诊所，接待的销售人员必须要求 其提供医疗机构执业许可证，采购人员身份证复印件（加 盖红章），银行帐号等相关文件。第二十四条对相关文件不齐备的客户一律不予开户。第五章销售客户资侑20/122第二十台各销售分公司根据公司对资金的要求和不同客 户的实际情况，拟订客户的回款期限和资信额度。第二十六条销售部门制订的资信额度须经分管销售副总和 财务部门批准后方可执行。第二十七条财务部门将销售部门制订的资信额度输入信息 系统，以此作为客户服务中心为客户可否开票的依据之一。第二十/燥 销售部必须严格执行资信额度的管理规定，超 过资信额度的客户一律不准销售。第二十九条如在销售过程中超出资信额度，又须向客户提 供销售开票时，销售人员须提交书面报告给部门经理审核，报 公司分管经理审批同意后方可开票，特殊情况须报公司总经理 同意方可开票。第六直销售开票第三十条销售开票必须熟悉药品的品名、规格、性能、用 途等，开票操作熟练，并认真核对所开品种的名称、规格、数 量、价格、及正确的购药单位等，做到数据准确、输入无误。第三十一条认真执行特殊药品的供应管理办法，交由专人 审核销售开票管理。第三十二条配合仓储、收款、财务等部门完成衔接工作。第三十三条按照国家有关法规做好发票的管理工作，包括 发票的领用、填写、保管及废票的处理。（见财务发票管理规 定）。第三十四条销售开票必须坚持先产先出、零头优先开票的 原则。特殊情况可根据客户要求开票。21/122第三十五条在销售开票过程中，发现的缺货品种应及时反 馈给销售、采购部门。第七章销售峰第三十六条 严格执行公司财经纪律和现金管理制度，认真 复核销售单的客户名称、数量、价格和金额，确认无误后，进 行收款，并承担因工作失误造成的经济损失。第三十七条普通发票和增殖税发票应妥善保管，开具发票 必须真实、准确。第三十，席 收款专用章需每日更换日期，每张发票须加盖友东专用早。第三十九条现金购药发票须加盖现金收款专用章，退 货发票须加盖货款退讫专用章。第四十条在收取大额现金时，须每张检验，做到唱收唱 付”无差错。第四十一条在收取转帐支票时，应检验支票是否在有效期 内，印签是否齐全、清晰，帐号和帐户是否齐全相符，支票使 用人须出具有效证件，收款人员填写证件号码，电话及联系人 姓名。第四十二条填写支票金额大小写要相符，字迹清楚，字体 规范。第四十三条初次发生销售或长期没有业务往来的客户，在 使用支票时应要打电话到银行查询，必要时须持支票到银行确 认，不经确认不进行收款确认点单。第四十四条销售收款要做到当日款，当日解，当日帐，22/122当日清，手续清楚，每笔业务款都应上缴财务，存入银行。不得挪用和做支，并保管好收款章。胤1章现金销售第四十五条销售人员在销售过程中，对于非现金购药的客 户，如有提出用现金购药结帐的，所销售的药品，其销售价格 须经客户服务部、采购中心签字确认。第四十六条销售人员在销售过程中，对于现金购药的客 户，经部门经理确认后，销售人员可正常销售，务必请客户保 管好发票，以备公司核查。第四十七条对有些特殊需求的销售，在价格上需经公司领 导签字后，才可以开票销售。第九章销售档3gsm管理第四十，谏质量部门应对客户的开户资质档案进行分类保 管，并定期进行一次核查，根据资质档案的有效期限及时通知 分管的销售人员进行更改或调整。第四十九条对有关销售资料的管理，应参照公司档案管 理制度及时进行整理，分类进行保管，并适时进行输理与核 查。第五十三条：销售资料的管理人员，应严格遵守公司档案管 理制度，不得外借，泄露公司的档案资料。第十章销售业绩考核第五十条根据公司上年度经济指标完成情况及对市场情况 的分析，制定的年度考核项目和指标。第五十一条各销售部门根据本部门的工作实际，参照公司23/122下达的考核指标，对考核指标进行分解，具体下达到人。第五十二条业绩考核以打分制的形式进行计算，体现多劳 多得的原则。第十一童销售退货理第五十三条见公司药品采购退出和销售退回制度。第十二章销售员岗位变动交接管理第五十四条销售人员有责任对所发生的销售额承担有限 责任，并根据公司要求按期对所分管客户的应收帐款进行核 对，并保证准确无误。第五十五条 销售人员如因工作变动，应与所交接的相关 人员对原所分管客户的应收帐款进行核实，并填写相应的交接 单，履行交接手续。第五十六条销售人员如发现分管客户的应收帐款有不 符，应积极与财务部门联系，进行查找与对帐。第十三章附则第五十七条 本制度未尽事宜，应参照执行公司药品经 营管理制度以及公司相关制度规定。第五十，谏 本制度的执行，列入分公司考核，各部门具 体实施考核办法。第五十九条本制度适用范围为公司全体销售人员。第六十条本制度解释权在销售总部。24/122XXX医药（集团）股份有限公司 业务流程再造暂行规定目录一.营销部门的岗位职责概述 岗位职责：1.区域分管经理2.销售经理3.业务员4.采购经理5.采购经理助理6.采购内勤7.GSP管理员8.商务主任9.开票员10接待员1L收款员岗位组织结构图二、销售分公司销售基本流程1.特药流程图2流程说明三、采购中心基本购进流程1.流程图2流程说明四、开户基本流程25/122L流程图2.流程说明五、缺货信息传递流程L流程图2.流程说明3.配套单据六、首营品种、首营企业审批流程L流程图2.流程说明七、现款散户上门结算流程L流程图2.流程说明八、销后退货流程L流程图2.流程说明3.配套单据九、调整发票流程L流程图2.流程说明十、急送品种补办手续流程1.流程图2.流程说明26/122一、营销部门的岗位职责概述营销部门共分为采购中心、分区域销售分公司、客户服务 部、招商招标中心四个部门。由公司分管领导负责。其中采购 中心设采购经理、采购助理、内勤、外勤四个岗位，销售分公 司设销售经理、业务员、内勤三个岗位；客户服务部设经理、开票员、资信管理员三个岗位。岗位职责：1.区域分管经理:a.根据公司长期发展规划制订年度区域销售计划和网络建 设目标；b.控制本区域内应收帐款，调整应收货款的比例；c.不定期拜访医院，维护好客户关系；d.协助采购中心，完成总代理品种目标医院的销售。2 区域销售经理:a.了解、掌握市场动态和市场变化信息，积极配合省级医 疗单位的药品招标采购；b.监控本区域销售额、销售品种、资金回笼、销售利润等 经营指标完成进度，并以此对业务员进行考核；c.重点客户的公共关系维护及集团内部的协调、沟通；d.集团有关规章制度的贯彻、落实；e.管理好业务员的销售台帐，并以此指导业务员调整好品 种结构；f.追踪业务员销售品种效期管理，对异常销售品种进行监 控，做好本区域内药品退回管理工作；27/122g.监控本区域内资信管理工作的落实情况，筛选业务员的 客户计划单，重点催收回款周期长，资信差的客户；h.汇总本区域分客户的销售台帐，发现异常，配合财务部 门加强对帐工作。员：a.负责应收帐款的回笼；b.做好客户的售前、售中、售后服务；c.签定销售计划、做好销售台帐；d.核对销售计划单，查询库存，开票；e.了解、反馈市场信息，维护公司统一形象；f核对销售扣率或实价，杜绝低毛利品种的销售；g.提供的让利清单登记填写明细台帐，并做好财务有关报 批手续；h.每月核对客户的入库单位是否同销售发票一致，核对客 户应付帐款是否同公司应收帐款一致，异常情况上报经理，配 合财务人员对帐；i.每年、月做好销售、回笼情况的进展情况；j.其他日常工作。4乘购经理：a.制订年度、季度、月度采购计划；在满足经营需要的同 时合是分类，并按到货时间安排品种结构、库存结构，按药品 性属性，做好季节性用药，突发性用药，储备药品的采购工 作；b.制订季度、月度应付帐款还款计划；28/122C.负责退回、退厂品种，报损报溢品种的业务审核、报批 手续；d.采购合同的签定、执行；e.临时补货计划的指导，并每年或月筛选补货品种形成工 业直销品种，降低采购成本；f.监控总代理品种的销售进展和销售价格，催收总代理品 种的让利落实；g.公司独家代理、冷僻稀、特、专品种或供应商特殊要 求，视市场状况确定价格，确保差异化品种赢利能力；h.参与每季、年度的盘存工作应有市场状况分析，及时处 理呆滞货物，尽力避免不应有的损失。5屎购内勤:a.采购合同的整理、归档；b.追踪合同的履行状况，选择最佳经济运输方式和路线；c.产品入库单据的填报、确认、核对及税票的签收、登 记；d.对公司代理和经销品种让利情况上报有关部方步，并催 促财务部门按时付款；e.每年或季对采购厂商的综合收益，给采购经理和公司领 导提供决策依据；f确定每个品种最低库存，保证医疗单位的供应，确保公 司效益最大化；g.其他日常接待工作。6.GSP管理员:29/122a.首营企业、首营品种资料的审核、登记、上报；b.客户档案的收集、整理、归档；c.新品种编码的设定、添加；d.协助采购内勤做好其他日常工作；7.客户B谢跟理:a.根据财务制度的客户信用额度，确定开票限额、库存品 种的分配；b.库存信息的反馈、上报；c.退回、退厂品种，报损报溢品种有关报表的填报；d.主持客户服务部的日常工作；e.对限额开票的客户，合理核放信用额度，调整好销售结 构和毛利，限制差异化品种销售；f.对上、下游客户进行逐一分析，为采购、销售部门提供 依据；g.建立缺货数据库的管理，为采购中心增加品种，做好前 期市场预测。8.开餐员:a.核对销售计划单，查询库存、开票；b.确认数量、金额、回款方式、送达方式；c.制作相关报表；d.分发发票；e.负责接待上门客户、退货单、换发票的处理；f.制作报表。9.收款员：a.数量、金额、回款方式的复核、确认、收款；30/122b.发票盖章。31/122岗位组织结构32/122二、销售分公司销售基本流程业务员客户服务部米购中心收款员仓储中心要货新建要 货计划是否监控药品是否填写销售计划信用审核限制 信用 额度黑愫/存情况分类别确定计划量I合同到货调货F转新客户流程1 F专人负责返回 销售 部门客尸确认库存满昌-确认修改要货计划填写发货、回款方同意缺货登记通 知采购中心拒 绝 开 票开 发 西.急货行一 明否，同一 注是送票一业务员台帐要货计 划完成客户签 字接受核对回33/122发货复核出库、成收或 通知业务员开票员一一盖章形应款生 票建立配送路线送,配Z/K送成 正完61.流程图2.流程说明如流程图所示，首先客户（包括医疗机构、商业单位、客 户等）向业务员提出要货申请（要货计划），由业务员审核是 否为新客户，是否为特珠监控品种，是否为直调品种，”是 进入相应业务流程；不是进入正常流程；进入信用审核程 序后，业务员填写填写销售计划单（注明品种、规格、产地、价格），通过信用审核的（现金客户除外），是否中标品种，是按中标品种价格供应，不是同客户确认开票价格。查询库存情况，满足或部分满足，经业务员、部门经理确认，34/122生成最终销售计划，同时填写回款、送货方式（如是否急送、自提、是否票货同行等）；未通过信用审核的拒绝开票。如库 存不满足，与客户再次确认后进入缺货流程，采购中心及时补 货情况反馈业务员，毛利高于平均水平，满足供应；毛利低于 平均水平，限量供应；毛利低于3%,不供应或最小量供应。开票员根据销售计划开出发票，经业务员签字确认后交收款员 盖章，形成正式发票，进行收款或产生应收款（对信用客 户）。如为商业调拨，根据客户要求开具增值税票。仓储中心 接受出库单，安排发货，复核、出库，根据客户或路线要求进 行配送，并将有关进度信息反馈给业务员。如为厂商直调品种 的销售计划在货到客户后，销售人员将药品有关信息及回单通 知采购中心，质量部门经有关人员确认后进入出库、复核流 程。客户收到回单经客户签字后效财务入帐。对于现款客户，由开票员进行资质审核，查询库存，满足后开票，不满足则告 之客户，对于业务员分管的现款客户，业务员个人签欠款单或 现金垫付，月底结清，不结清，反馈财务部门扣发工资或奖 金，业绩考核进入相应业务员名下。三、采购中心基本购进流程1.流程图客户销售分公司采购中心供应商仓储、质量35/12236/1222.流程说明采购中心根据常规品种库存下限、月采购计划、临时性补 货、供应商主动铺货三种情况购进品种，首先对供应商资质进 行日常性审核，是首营企业、首营品种、特殊药品的转入相应 流程，其他则制订采购计划、签定购销合同并通知仓储中心、质量部待来货备查。到货后首先经仓储中心、质量部门报验数 量、质量、供应单位并将有关信息通知采购中心，核对合同无 误同意入库并通知销售分公司及客户，开具税票形成应付款；与原合同有误，通知供应商重新签订合同或退货。37/122四、开户基本流程1.流程图客户提出开户申请时必须提供有关资质证明复印件并加 盖本单位公章。A、经营企业，须提供营业执照、许可证、税 务登记证、法人代码证；B、医疗机构,须提供医疗机构执业 许可证（盈利性医疗机构还须提供营业执照），C、购买特殊 药品还须相关资质证明。业务员或接待员对资质进行初审并 确定信用额度后填写开心服申请表报销售分公司经理、分管 38/122经理审批，通过交GSP管理员在电脑中添加新户头编码将有 关资料存档备查，然后根据情况将户头划区域内具体业务员 名下。同时联系人需提供身份证复印件经业务员签字确认后 存档备查。注：客户资料尤其证照有效期内应在电脑中提 示，以便开票员给予提前通知。39/122五、缺货信息传递流程1.流程图2.流程说明:a.属于在经营品种缺货时，业务员新建计划单时查询库 存，若发现缺货则生成缺货需求至采购中心；b.属于首营品种 或首营企业销售品种缺货时，业务员发送采购需求（注明：品 名、规格、生产厂家、价格、供应商等）至采购中心。采购中 心及时采购情况反馈给开票员、业务员，由业务员反馈给客 户。对个别急需、急救品种，经采购中心经理同意，可由销售 分公司业务员临时采购，采购到货后采购助理将相关产品信息40/122（内容包括供货单位、品名、规格、产地、批号、有效期、数 量、注册商标等）报开票中心登记后，进入正常采购程序。对 产品信息填写不全者，禁止入库、开票。采购中心将临时补货 表形成补货计划，筛选商业供应商比价采购，或将每月、季补 货量汇总比价采购，补货品种金额5000.00元/月，要形成常 规采购计划，商业公司补货困难，形成数据库，每季由采购中 心 联 系 货 源。41/122六、首营品种、首营企业审批流程1.流程图供应商GSP管理员审计法规部质量部营销总监X.T销售、供应中_1填写首营、收集、j1GSP1忆口口rr、止业申请表_/拒绝或 补货资1料 J资格整卫齐全?;i至资,.-审1 通M 臼审是F4-接受X部门审批。同声普徵岂怀需经诬物 证书、产品、物价批文、质量标该西.键匚帼内完成再检、注册 另外，电脑扇加新品种提示推广。证）等首营企业：企业证照由羸M以便亲膈种的查表等 l-价42/122七、现款散户上门结算流程1.流程图收款盖章生 成正式发票z$-巨改询价单2流胭对现桑辞I或进行信用审核，立评票员进困亘行资质审核,开票员查询库存,满足曲镶满足邺告之出库以自提为主。对于业务员分管的现款客户，业绩 划入相应业务员名下。货物X43/12244/122八、销后退货流程一些情况下客户会提出退货申请，业务员在接到客户的退 货要求后，首先要确认是否符合退货条件（药品的批号、规 格、产地、数量等），填写销后退回通知单（信用客户须注明 45/122发票号码、销售时间；现款客户须附原发票），报销售分公司 经理、采购中心经理审批、提出处理意见后进入退货入库流 程，最后由开票员冲红字或发票作废报财务入帐。货到客户 后，客户当场拒绝收货，方可做为发票作废处理，提货单抽回 时间不得超过四单收回后1个工作日，否则按退货情况处理。审批未通过的，由业务员通知客户拒绝退货。冷藏药品原则上 不允许退货。业务员台帐应有效期跟踪，对三个月内滞销品 种，提醒客户即时退货，避免公司因退货造成损失。送货员原则上不得接受客户的