项目公司项目办公室管理制度.doc

一、项目会议制度一、项目管理会议可分为专题工作会议、周工作例会等。1、专题会议主要任务是解决工程、销售、财务、经营等相关业务问题，由项目经理召集，相关部门人员参加，会议根据工作需要不定期召开。2、每周项目例会参加人员为项目部所有人员，会议主要内容是总结各项目公司各项目部管理人员一周工作，制定下周工作计划，协调解决各部门日常工作中遇到的问题，会议为每周一上午9：00开始二、会议对于需表决事项，与会最高领导有决定权。与会人员可保留意见，但要执行相关决议。沟通探讨问题应遵循务实、实事求是的原则，提出观点应阐明理由，对于因错误的数据、偏颇的意见而导致会议决策失误，相关管理者应担负责任。三、会议相关内容及会议形成的计划、方案、决议，需要传达给相关人员的，与会人员应及时传达至部门相关工作人员，严格按相关安排推进工作，综合管理专员进行检查、督导和落实。会议形成的计划、方案、决议，需要时由项目公司以正式文件下发执行。四、根据工作需要，相关人员可出席、列席相关工作会议，发表意见。五、参会人员如遇出差、公司安排办理有关事宜和其他特殊情况，不能参加会议，需向说明情况。二、公文办理制度（一）行文印鉴规定1、行文要严肃认真，文件按正式要求起草，核稿后由主要领导签发2、文件内容涉及到有关部门业务范围的由有关部门起草，部门负责人签字后按照授权送至相关领导处审核，统一编号签发。3、文稿起草一律用公司统一发放的“呈报领导文件”格式打印、排版。（二）文件管理规定1、项目技术文件资料由项目部备案，发放到各部门的文件、资料由各部门负责人管理。2、要认真及时做好文件的登记、传阅、保管和保密工作，建立收发文件登记薄，按档案管理的要求，规范档案工作。3、各部门对领导交办的文件要认真及时办理，急件随到随办，办理情况要及时向领导回报，不拖不压。4、文件资料借阅要履行借阅手续，并及时收回，文档管理员要经常对文件资料进行清查，发现丢失立即追查。（三）资料打印、复印规定1. 岗负责综合性文稿的打印和保密工作。文件内容涉及到有关部门业务范围的由相关部门起草并打印清样。2. 办公设备的使用者要加强机器的维护保养，保持机器的卫生、清洁，使之时刻处于良好状态，保证打印文件的清晰，美观，减少纸张浪费。不涉及保密的打印用纸，需回收利用背面打字，杜绝浪费。3. 使用时必须科学的采集、输入、输出和整理信息，信息载体必须安全存放、保管、备份，防止丢失或失效。4. 输入电脑信息属公司机密的，未经相关领导批准不许向任何人提供、泄密。5. 项目部的标准配置设备及用品合理使用，延长设备的使用周期，个人原因导致损坏，负责赔偿。三、工作纪律管理制度一、工作纪律1. 公司员工应严格遵守公司的各项规章制度,履行工作职责。2. 按时上下班,不得迟到、早退、旷工,对所担负的工作争取时效,不拖不压,并及时反馈。3. 尽忠职守,不擅离工作岗位。上班时间不得吃零食、闲聊、睡觉、脱岗、串岗或做与工作无关的事,上班时间不得用电脑打游戏、上网聊天或浏览不健康网站。非本公司人员,未经允许不得使用电脑。电脑重要资料都要做好备份。4. 各负责人必须加强对所管设备、财产、资料、文档、密码等的管理，建立一对一责任，避免因思想麻痹、疏忽管理给公司造成损失。5. 各部门下班后必须关好门窗，关闭照明灯、电脑、打印机、复印机、饮水机等用电设备的电源。6. 提高安全意识，不违规插接电源、电线，不在电脑和电源插座旁堆放报纸、书籍等易燃物，以免损坏用电设备及引起火灾。7. 工作时间（周一至周五）须保持衣着规范、整洁。男员工不得穿背心、短裤、拖鞋；女员工不得穿无袖上装、短裤、超短裙、健美裤、拖鞋。8. 员工要保持仪容庄重，姿式端庄，用语和蔼，严禁在办公场所大声喧哗。9. 员工必须保护和爱护公司财产，保持公共场所及个人办公区域的清洁、整齐和美观，严禁乱堆、乱扔报纸、个人生活用品、废杂物等。10. 员工接听外xx实行第一接听人负责制，根据xx内容是否属于本人业务职责范围，第一接听人负责办理或转达，以确保有关问题得到及时、圆满解决。11. 复印机、打印机等都要指定专人管理，员工使用这些设备须服从管理人员的管理，以保证设备的正常运行。12. 员工使用复印纸、信纸、信封、饮用水、水杯及其他消耗品，要注意节约使用，避免浪费。13. 员工工作时间内外出须向部门负责人说明事由，保持通讯畅通，以免因无法联系而影响工作。14. 上班日中午非特殊工作需要或公司安排不得饮酒。15. 为保守项目秘密，保障项目的合法权益不受到侵犯,维护项目正常经营管理秩序，本着既确保秘密又便利工作的方针，特制定本条款。16. 项目秘密保密范围：项目重大经营决策中的秘密事项，商业秘密，项目内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、重要会议记录等，管理秘密，技术秘密，项目所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息以及其他经项目确定应当保密的事项，具体按照签订的保密协议执行17. 一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围四、档案管理办法第一条 为建立健全项目档案体系，实现完整保存并有效管理的基本目标，使档案更好地为项目发展服务，制定本规定。第二条 本规定适用于项目的档案管理工作。第三条 项目档案指各项工作活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式不同载体的文件资料。第二章 档案工作体制及其职责第四条 档案工作在项目经理的直接领导下进行，综合管理专员是公司档案主管部门，下设专职或兼职人员负责，实行统一领导，分级负责的管理体制。第五条 档案管理负责人的职责 1 、负责组织实施项目档案长远规划和年度计划。 2 、建立健全档案工作的各项规章制度。 3 、负责对项目形成的各类档案进行收集、整理、组卷、鉴定、销毁、统计、保管和提供利用等工作。 4、 编制各种档案目录、索引、汇编等检索工具和参考资料。5、参加工程项目的竣工验收、综合验收和设备仪器的开箱验收等工作。 第六条 文件资料的形成是随项目策划、开发建设以及管理经营活动的进程自然完成的，必须按规定向公司档案管理部门移交，集中统一管理，任何部门和个人不得据为己有。 第七条 各负责人应根据归档范围进行日常工作资料的收集、积累和整理，填写归档单定期向档案管理部门移交。 第八条 归档要求1、归档文件资料要求书写材料耐久，字迹工整、图形清晰、无涂抹、损坏现象，文件必须保证完整性和内部有机联系。2、各项管理活动形成的文件资料定期由各负责人整理立卷归档。3、工程项目资料及技术文件图纸，在工程竣工验收后一个月内整理归档。4、声像、实物档案及外出参观、考察和参加各种会议、培训学习等活动收集来的文件资料在活动结束后及时归档。5、一项工作由几个负责人参与管理，在工作活动中形成的文件材料，由主管负责人收集归档，会议文件由会议主办人收集归档。6、项目大型广告、营销、公关活动策划过程所形成的文字、图表、模型、照片、录音、录像、宣传片等全部材料在活动结束一月内及时归档。7、工程项目的相关审批报建等材料待批后及时归档 第九条 档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。凡是反映项目主要职能活动和历史面貌的，具有长久保存价值的应永久保存。凡是在一定时期内项目进行工作总结、经验交流等需要查考利用的，应酌情列为长期或短期保存，凡介于两种保管期限之间的，一律从长保存。 第十条 档案的鉴定、销毁 1 、对保管期限已到的各种档案进行鉴定，确定保留或销毁，鉴定工作要有档案主管领导、专业技术人员和档案管理人员参加，对档案进行鉴定。 2 、 鉴定确认销毁的档案，要提出销毁报告、销毁清册，经公司总裁审批备案，方可销毁。销毁时销毁人、鉴销人签字。任何部门或各人不得擅自处理或销毁档案文件资料。 第十一条 严格按档案统计规定作好档案的收集、整理、保管、利用等情况统计，需要时应按规定向有关部门报送档案基本情况年报表。 第十二条 严格执行档案保密规定和借查阅制度。第十三条 对因各种原因离职离岗人员，在离开本岗位之前必须到档案部门办理有关档案资料手续，无档案人员签字，人事、财务部门不得办理离岗手续。第十四条 工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门给予核报差旅费。第十五条 项目召开的各种会议，由会议负责人指定专人将会议材料、声像档案等向档案负责人办理归档手续，档案负责人签字认可后财务部门给予报会议费用。 第十六条 凡属公司项目调研、开发过程中形成的文件、磁盘、光盘、录音、录像、照片等材料，在项目完成后，必须及时归档，项目报销时必须附归档移交清单否则财务不予报销。第十七条、项目员工因工作需要，均可借查阅与本人工作有关的档案，借查阅档案必须办理有关登记手续，借查阅后应认真填写利用效果。第十八条、任何人不得借阅与本人工作无关的档案，如确因工作需要借阅非本部门工作范围内的档案资料，须经部门领导签字，综合管理专员批准。第十九条、机密级以上档案及办公会会议记录、纪要，一律不外借。需要查阅时，须公司级领导批准，由档案人员查阅，摘录提供有关资料。第二十条、借阅档案的时间：文书、财务档案最长三天，工程技术档案最长两周。第二十一条、借阅人员必须对案卷的安全负责，要保持好案卷的整洁完好，不得任意涂改、抽页、剪贴和中途转借，以防档案的丢失和泄密。第二十二条、归还档案时，档案管理人员应认真清点，如发现损坏、缺页、涂改现象，应及时汇报并追查责任和处理。丢失档案资料、文件，应立即报告档案部门，按有关情况公司给予相关责任人处罚。第二十三条、不准无关人员翻阅档案，不准为个人需要摘抄有关档案机密内容，不准擅自复印档案材料，不得擅自将档案携带外出。第二十四条、加强对机密文件的清点交接手续，防止文件的丢失及造成的不必要的丢失、泄密。第二十五、定期对库藏档案进行清查，妥善保管标有机密的档案，严禁丢失，发现丢失及时采取措施并查清原因，按有关规定处理。第二十六条、档案管理人员调动工作时，必须按有关规定详细清点移交，严格履行交接手续。 六、项目安全、卫生及接待管理制度为保持项目良好的办公环境,特制定本规定。(一) 安全保卫制度1、项目部成员要认真负责、严守岗位，按时上下班，不准脱岗，并认真做好记录和来人接待工作，发现问题及时通知有关领导。3、档案、文件等资料的管理人员要认真负责，确保安全。4、项目负责人要安排专人负责下班前认真检查，必须将灯、电扇、空调、电脑、饮水机等电器设备关闭，门窗关好，锁好后方可离开。(二) 二、卫生管理制度1、项目办公室应保持每天进行清扫，室内要整洁，不能有杂乱物品堆积，办公桌物品要摆放整齐有序，地面干净无灰尘、无积水、无烟蒂、无死角，门窗干净明亮，保持空气清新。2、综合管理专员负责不定期对卫生情况进行检查,发现问题应立即整改。(三) 三、项目接待制度按照公司规定处理。八 考勤管理(一)考勤管理1. 项目所有员工均实行手工考勤制，由综合管理专员记录。2. 工作时间：员工正常工作时间为: 上午8:00至12:00 下午13:30至17:303. 所有员工必须先到综合管理专员报到后，方能外出办理业务。因工作需要不能按时报到者，必须先向综合管理专员负责人申请，否则按外出办私事处理。综合管理专员建立员工外出登记表，员工回来后需补签员工外出登记，单位负责人签字确认，综合管理专员每月进行抽查。4. 考勤工作由综合管理专员负责，填写出勤登记，负责考勤工作，每月月底将考勤表送交项目总经理。5. 项目总经理对考勤表进行检查核实，经确认无误后，用于考核工资发放。6. 考勤工作要求：综合管理专员于每月5日前核查考勤表，整理并归档。(二)迟到、早退、旷工 1、员工应严格遵守劳动纪律，不迟到，不早退，无旷工现象。2、过规定上班时间1小时以内记迟到，1小时后为旷工半天，提前十分钟下班记早退。3、非因公提前请假（请假授权按照公司批准制度执行）。4、有下列情况均以旷工处理：1) 用不正当手段，骗取、涂改、伪造休假证明；2) 未请假或请假未批准，不到单位上班；3) 不服从工作调动，经教育后仍不到岗；4) 被公安部门拘留；5) 打架斗殴，违纪致伤无法正常上班者。6) 超过五次,并计旷工一天。九车辆使用费1. 项目车辆使用由公司综合管理专员统一管理。有必要派车但不能派出时，综合管理专员可以授权乘出租车，出租车费实报实销。2. 车辆使用申请流程：经办人向综合管理专员申请安排车辆使用人填写车辆使用登记台帐综合管理专员确认后调配车辆。3. 车辆油料申请流程：司机车辆管理员审核分管领导批准车辆管理员发放油票。4. 车辆维修保养流程：使用人填写签呈申请车辆管理员提出车辆维修保养具体意见公司综合管理专员车队长审核行政主管领导审批使用人凭车辆维修保养审批表到指定厂家维修保养指定厂家维修保养并在签呈中填写项目及费用使用人在维修保养完成返回后将经厂家签字的签呈交综合管理专员备案。5. 油料购买申请及报销流程：车辆驾驶员填写报销单综合管理专员审核主管领导审批财务部核销。6. 维修保养费用报销流程：车辆管理员填写报销单并附维修保养费用明细表和各次维修保养的签呈公司综合管理专员审核行政主管领导审批财务部经理复核财务分管领导会签财务部支付借款。7. 保险、养路费、年检费用报销流程：车辆管理员填写报销单并附规定标准说明及相关票据公司综合管理专员审核行政主管领导审批财务部负责人复核财务分管领导会签财务部支付费用。第五章 其他费用按照公司财务规定执行？第十九条 税金和银行利息由财务部负责支付，、财务分管领导批准。第二十条 工资编制审核及发放流程：每月月底前由综合管理专员专管人员汇总当月考勤结果并转交工资表编制人每月月底前工资表编制人初步编制完成工资表每月2日前总裁或董事长批准并签字每月3日前将批准后的工资表转换为工资发放数额表并转交财务负责人会签分管财务领导会签每月5日财务部发放工资。第二十一条 福利申请及报销流程。申请流程：综合管理专员专管人员填写签呈报批公司综合管理专员审核行政主管领导复核总裁或董事长批准综合管理专员办理。借款流程：综合管理专员专管人员填写借款单并附审批后的申请单公司综合管理专员审核财务部负责人复核财务部分管领导批准财务部预支费用。报销流程：综合管理专员专管人员办理并发放到相关部门或员工综合管理专员专管人员填写报销单并附发放明晰表总裁办主任审核财务部负责人复核分管行政领导批准财务分管领导会签财务部核销借款。第二十二条 非工程类的行政事业性收费支付流程：经办人填写报销单分管行政领导审核财务分管领导会签总裁批准财务部负责人会签财务部核销借款。