内部审核知识.pptx

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,2019/9/2 Monday,#,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,2019/9/2 Monday,#,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,标准培训教材,质量管理体系,之,内部审核知识,内部文件 注意保密,1,培 训 提 纲,一、术语,二、审核的类型及原则,三、内部审核的一般程序,2,（一）术语,1,、,审核,audit,为获得,审核证据,（,3.3,）,并对其进行,客观的,评价,，,以确定满足,审核准则,（,3.2,）,的程度所,进行的,系统的,、,独立的,并,形成文件,的过程,。,3,理解要点：,1,：审核是由“,收集证据,”,+,“,对照（准则）,”,+,分析,+,评价（符合程度）,这一系列活动组成的过程。,2,、审核是系统的、独立的、形成文件的过程。,系统的：,正式的、有组织的、有序的,独立的,：客观公正性,/,尊重事实和证据,/,不屈服于任何压力,形成文件的：,依据程序文件,/,编制工作文件,/,形成记录,4,2,、审核准则,audit criteria,一组,方针、程序,或,要求,。,注：审核准则是用于与审核证据进行比较的依据。,5,3,、审核证据,audit evidence,能够证实的,记录、事实陈述,或,其他,信息,。,注：审核证据可以是定性的或定量的。,6,4,、审核发现,audit findings,将收集到的审核证据(3.3)对照审核,准则(3.2)进行,评价的结果,。,注：审核发现能,表明符合或不符合审核,准则,，,或,指出改进的机会,。,内部文件 注意保密,7,培 训 提 纲,一、术语,二、审核的类型及原则,三、内部审核的一般程序,8,质量管理体系审核的类型,第二方审核,第一方审核（内部）,认证/审核机构,供 方,组 织,顾 客,第二方审核,第三方审核,（外部）,（外部）,（外部）,9,a),道德行为,：职业的基础,对审核而言，诚信、正直、保守秘密和谨慎是最基本的原则。,b),公正表达,：真实、准确地报告的义务,审核发现、审核结论和审核报告真实和准确地反映审核活动。对在审核过程中遇到的重大障碍以及在审核组和受审核方之间没有解决分歧的意见予以报告。,与审核员有关的原则,10,c),职业素养,：在审核中勤奋并具有判断力,审核员珍视他们所执行的任务的重要性以及审核委托方和其它相关方对自己的信任。具有必要的能力是一个重要的因素。,11,与审核有关的原则,a),独立性,审核的公正性和审核结论的客观性的基础审核员独立于受审核的活动，并且不带偏见，没有利益上的冲突。审核员在审核过程中保持客观的心态，以保证审核发现和结论仅建立在审核证据的基础上。,b),基于证据的方法,在一个系统的审核过程中，得出可信的和可重现的审核结论的合理方法审核证据是可验证的。由于审核是在有限的时间内并在有限的资源条件下进行的，因此审核是建立在可得到的信息的样本的基础上。抽样的合理性与审核结论的可信性密切相关。,内部文件 注意保密,12,培 训 提 纲,一、术语,二、审核的类型及原则,三、内部审核的一般程序,内部审核的一般步骤,内部文件 注意保密,13,内部文件 注意保密,14,内部文件 注意保密,15,第一节：内部审核的策划,项目,审核方案,审核计划,1.,性质,针对特定时间段内一个组织的,一组审核,，可以有不同目的，一个组织可制定一个或多个审核方案。,针对,某次审核,，有特定的目的，是审核方案的组成部分,2.,责任人,最高管理者,规定审核方案管理权限；,审核方案管理者,制定、实施、监视、评审、改进审核方案，识别、提供资源,审核方案管理者指定审核组长,，审核组长对审核活动负责,3.,内容,一次或多次审核,；,策划,和组织审核,所有活动,；,实施,审核提供资源的,所有活动,；审核方案内容,可以变化,对,一次具体审核活动,的安排,严格执行。,4.,范围,涉及认证范围在特定时间段内组织的,全部,：体系，产品和过程,可,涉及,部分,体系，产品和过程。,审核方案管理,审核方案管理内容：,审核方案授权、制定审核方案、实施审核方案、审核方案监视和评审、改进审核方案；,2,审核方案的复杂程度取决于,自身的规模、性质和复杂程度,。,3,一个审核方案可以包括,一次或多次审核即可以是一组审核,，这些审核可以有不同的目的。,4,审核方案可包括,联合审核,，在这种情况下应特别关注职责分工、附加资源的提供、审核组的能力及适当的程序，应在审核开始前就达成一致意见。,5,审核方案可包括,结合审核,，在这种情况下应特别关注审核组的能力。,6.,审核方案的建立过程,7.,一个组织可以制定,一个或多个审核方案,。,8.,组织的最高管理者对,审核方案的管理进行授权,。,9.,负责管理审核方案的人员应进行的活动：,a),制定、实施、监视、评审和改进审核方案,；,b),识别,并确保提供必要的,资源,。,10.,为了保证审核的符合性和有效性，审核方案的,全部或部分内容需要形成必要的文件。,11.,审核方案可以是：,a),覆盖组织质量管理体系的当年的一系列的内部审核；,b),六个月内对关键产品的潜在供方的质量管理体系的第二方审核；,1,、内审申请,2,、审核组长确定,3,、审核组成员确定,4,、审核实施计划确定、发放,5,、内审检查表编制、打印,6,、审核员熟悉范围内的文件,7,、审核组长拟定审核首次会议发言材料,8,、各部门安排审核期间的工作,内部文件 注意保密,18,第二节：审核启动及准备,1,、审核申请,内部审核工作一般情况下要提出申请或在月度工作计划中确定；,申请内审的时应避开重大活动或其他月度重要工作；,申请审核时间一旦确定，一般应避免更改。,内部文件 注意保密,19,2,、审核组长确定,审核组长的确定应在提出申请过程中予以,沟通,；,审核方案管理人员为特定的审核,指定,审核组长。,审核前将,组长权限,达成一致。,审核组长必须具备内审员,资格,；,审核组长应在内部,审核计划,中明确提及；,审核组长应能够：,对,审核进行策划,并在审核中有效利用资源；,代表审核组与受审核方进行,沟通,；,组织和指导,审核组成员；,为审核员提供,指导和指南,；,领导审核组得出,审核结论,；,预防和解决冲突,；,编制和完成,审核报告,。,内部文件 注意保密,20,3,、审核员确定,审核组成员应具备,基本的专业能力和审核能力,以满足此次审核目标的要求；,审核组成员的,独立性,是确保审核公正性，客观性的基础。,刚取证的内审核员不允许独立审核，必须在指导和帮助下工作。,内审组成员应考虑国家局关于内审员队伍的要求，中层干部比例、审核次数要求。,内部文件 注意保密,21,4,、审核实施计划确定、发放,审核（实施）计划的内容包括：,审核目的,审核准则,审核范围（部门、过程、产品、场所）,审核的日期和地点：（,月,日,月,日）,审核组组成,拟接受审核的具体部门,现场审核的预计时间,对各审核范围拟审核的条款内容：,-,以职责为主要依据确定；,-,要求熟悉掌握条款,内部文件 注意保密,22,23,编制审核计划应注意的问题,1,、安排好三个会议的时间,三个会议的时间一般是：首次会议30分钟，审核组内部总结2-3小时，末次会议1-1.5小时,2,、审核计划由审核组长组织编制，内审归口管理部门负责人或管理者代表审核批准，受审核部门确认,3,、受审核部门在确认审核计划时，对审核组成员、审核日期等可提出调整要求，审核组在了解情况后，可予以调整，调整和更改都要与有关各方进行沟通，达成一致意见。,24,编制审核计划应注意的问题（续）,4,、要,覆盖审核范围中的所有,部门、过程（集中式）,5,、审核组成员的分工，应考虑其,专业能力,，,对受审核部门熟悉,的审核员应安排审核作业现场,6,、在制订审核计划时，如采用按,部门审核,时，应,列出该部门所包含的主要过程,，如采用,过程审核,时，则应,列出该过程所涉及的主要部门,。,7,、部门、过程审核,时间的分配要合理,25,案例练习一：,编制审核计划,用时：1小时,根据*有限公司的资料编制审核计划,1,、审核日期：,2005,年,3,月,10,日,12,日,2,、时间：,上午：,8:3012:00,下午：,13:0017:30,3,、审核组长：*,A,组员：,B,、,C,、,D,4,、其他情况见,“,质量职责分配表”,26,5,、内审检查表编制、打印,检查表：,审核员的工作文件，提纲或工具,审核策划的结果,27,检查表的作用,1,、,明确,审核的具体内容和目标，明确审核的方法和样本要求；,2,、保持审核目标的,清晰和明确,；,3,、保持审核内容的,周密和完整,；,4,、保证审核的,程序化、规范化,，减少审核员的,偏见和随意性,；,5,、做为,审核实施的记录,；,28,编制检查表的依据,国家局关于体系建设的文件要求；,ISO9001,质量管理体系 要求,本组织质量手册,本组织程序文件,适用的法律法规,其它适用的体系文件,审核计划,质量计划,.,合同,29,检查表的内容,明确查什么,列出,审核项目和要点,，确保审核覆盖面的,完整,；,明确怎么查,列出,审核步骤和方法,，进行,抽样量的设计,。,30,编制检查表应注意的事项,1,、以,审核准则为依据确定审核项目,（标准和组织的体系文件等）；,2,、选择典型的质量问题，,抓准重点；,3,、结合受审核部门的实际情况，按过程方法审；,4,、注意,逻辑顺序，明确审核步骤；,5,、抽样有代表性，做到,分层抽样和样本均衡；,6,、在,审核时间上留有余地；,7,、内容的,繁简应根据审核员的经验决定；,31,编制检查表应注意的事项（续）,8,、检查表应,反映过程方法，体现,PDCA,循环,，,并列出相应的标准条款；,9,、检查表中涉及的部门和过程应与审核计划中的部门和过程,相对应；,10,、检查表编制后，由,审核组长审定确保其覆盖面，接口的协调和审核方法的适当,32,合理抽样,1、明确总体；,2、分层；,3、抽样有一定数量，每层312个样本；,4、适度均衡；,5、独立抽样；,6、随机抽样；,7、覆盖全部范围；,8、不同类别不能抽样；,9、以事实为基础，以准则为准绳；,33,编制检查表应避免的问题,将标准中的肯定句原封不动变为,疑问句,；,只列审核项目，忽视审核方法和,抽样量的设计,；,仅按标准编制检查表，对体系文件研究不够，,未结合受审核方实际,。,34,运用检查表的注意事项,不要把检查表内容透漏给受审核部门，但也不要搞的过于神秘；,灵活应用，不要机械；,遇有重大问题的线索，可修改和调整检查表，但不能随意修改；,内部文件 注意保密,35,检查表的使用,利用检查表确保所有方面的要求,都己查到,；,切忌机械,地从检查表的第一个问题按顺序开始，应该把提问、评价、记录结合起来，然后利用检查表确保提出了所有的问题并得到答复；,尽可能不要照着事先准备好的检查表去一个个地,宣读问题,。实际上，熟练的审核员的检查表是记在脑子里的。,6,、审核员熟悉范围内的文件,审核之前审核员应熟悉审核范围内的文件要求，为现场审核做好准备工作。,7,、审核组长拟定审核首次会议发言材料,发言材料内容应简短，时间控制在,15,分钟左右。,8,、各部门安排审核期间的工作,部门负责人应对审核期间的工作作出具体的部署和安排，确保审核组到达现场时，部门负责人、相关人员均在现场。,内部文件 注意保密,36,1,、召开首次会议,2,、与会人员签到,3,、根据计划开展现场审核,4,、审核员做好审核记录,5,、审核组每天审核结束后对审核发现进行汇总，开具不合格报告,6,、现场审核结束召开审核组内部会议，统计、沟通审核结果，做出审核结论。,7,、召开末次会议，宣读不合格报告，做出审核结论,内部文件 注意保密,37,第三节：现场审核,38,1,、首次会议,首次会议的目的,1,、介绍审核组成员,2,、确认审核计划,3,、由审核组对审核活动的有关事项作出说明,4,、澄清受审核部门提出的问题,39,首次会议要求,由组长主持,时间：一般不超过 30分钟,正规、守时、有效、务实,可提出适当调整审核计划,签到,记录,2,、与会人员签到,3,、根据计划开展现场审核,收集信息的方法：,谈：面谈,查：查阅文件和记录,看：现场观察,记：记录,内部文件 注意保密,40,41,面谈,提问的方式有：,开放式提问，如：什么？如何？,封闭式提问，如：有没有？是不是？,澄清式提问，如：“你是这样做的吗？”,以上提问技巧由审核员因人、因事、因地制宜地灵活使用。,42,调查方法,倾听,：倾听时精神要专注，要尊重对方,查阅文件,：包括查阅记录,观察,：特别对设备,/,标识,/,贮存,/,环境,/,操作过程等，必须要到现场去观察,验证,：通过现场观察验证文件的适用性和记录 的真实性,43,抽样,抽样有一定的风险性和局限性，即：样本的不合格不一定代表总体都不合格，反之亦然。为此，应采取正确的抽样方法，并保持一定的数量，确保样本的代表性和公正性。,44,问题的种类,封闭式的问题,开放式的问题,跟进式的问题,引导式的问题,没有声音的问题,45,封闭式的问题,简单答案,是,/,否，有,/,没有,可获得指定的资讯,可用以总结结论,由审核员控制问与答,带来压力,/,减轻压力？,46,开放式的问题,5W1H,怎么样？,HOW,给我看,（证据）,什么？,WHAT,何时？,WHEN,谁？,WHO,哪里？,WHERE,为什么？,WHY,47,开放式的问题,鼓励被审核者自由发言,可获取最大量的资讯,48,跟进式的问题,由获得的资讯再提出跟进进问题,对问题进一步探讨,49,引导式的问题,可减轻被审核者压力,避免使用,50,没有声音的问题,以身体语言提出问题,沉默,-,非常强而有力的工具,51,应避免的问题,欺诈式问题,含糊不清的问题,多重式问题,52,多重式的问题,有没有,？怎样,？如何,？,做成混乱,回答者选择式回答,绝对避免使用,53,所问问题的举例,你的职位和职责是什么？,质量管理与你的本职工作的关系是什么？,你接受过什么样的培训？,你应该遵守哪些程序和作业指导书？,如果程序发生变化，谁来通知你？,哪些记录归你保存？,程序中的哪些部分不适用？,54,应避免使用的语言和想法,侦探式：你们隐瞒了一些东西，是不是？,自以为是式：没有你们的协助，我也能找出错误之所在。,咨询专家式：为什么你们不这样呢？,强硬式：不符合,老好人式：没有不符合,白痴式：啊,55,倾听,认真专注的倾听,是对别人最大的尊敬,56,有效的听,专注,查对,澄清,反应,/,反馈,记录,需要时作出摘要，与讲话一方确认,57,影响倾听的因素,不专注集中,选择性的听,个人偏见,情绪与喜恶,草率的结论,58,审核方式,审核方式有四种,按部门审核,按过程审核,顺向追踪,逆向追溯,59,现场审核中的沟通,沟通对象：,审核组内部及审核组与受审核部门，审核组与内审管理部门之间的沟通,1,、审核组内部沟通的内容：,-汇总并评审审核发现,-提出需要审核组其他成员进一部追踪的问题,-是否按照审核计划，完成预期的任务,-审核计划是否需要调整，以适应实际情况,-审核组成员工作任务是否适宜，是否需要重新分派,-讨论审核过程中出现的异常情况,60,现场审核中沟通（续,1,）,2,、审核组与内审管理部门的沟通：,-审核进展通报；,-风险的报告；,-审核的调整：重新确认或修改审核计划，,改变审核目的，改变审核范围；,61,现场审核中沟通（续,2,）,3,、审核组与受审核部门的沟通：,-审核结果,-审核结论,-重大情况,-不符合情况,62,审核过程的控制,1,）审核计划的控制,2,）审核活动的控制,样本策划合理,辨别关键过程,评定主要因素,重视客观性控制,注意相关影响,控制审核气氛,63,审核过程的控制（续）,3,）审核结果的控制,合格或不合格要以事实为基础；,不合格事实要得到受审核部门确认；,道听途说不能作为证据；,审核组内要相互沟通、统一意见。,4,、审核员做好审核记录,5,、审核组每天审核结束后对审核发现进行汇总，开具不合格报告,内部文件 注意保密,64,65,不合格项的形成,按不合格的性质判定：,体系性不符合：文件与标准、文件与文件的不符合；,实施性不符合：过程运行不符合相应规定；,效果性不符合；体系或过程运行的结果，不符合预期的目标；,66,不合格项性质判定,严重不合格：,违反法律法规要求；,系统性或区域性实效；,后果特别严重；,一般不合格：,除严重不合格以外的；,67,不合格项判定的原则,以客观证据为基础,以审核准则为依据,就近不就远必须以客观事实为基础,由表及里,审核组内相互沟通，统一意见,与受审核部门共同确认事实,68,不合格项事实描述,有可追溯性。写明所涉及的时间、地点、人物、发生的情况,事实准确、可验证,易于理解、文件简练,观点、结论要从事实描述中自然的显露,使用专业的术语,69,案例练习三,：,开具不合格报告,用时：,30,分钟,根据所给出题目，判断是否有不符合，如果没有，请说明理由；如果有不符合，请写出不符合的描述，并判定不符合标准的条款和不符合性质。,6,、现场审核结束召开审核组内部会议，统计、沟通审核结果，做出审核结论。,会议的主要任务,汇总整理审核记录,确定不合格项,评价的质量管理体系有效性,对质量管理体系改进提出建议,作出审核结论,对不合格项跟踪验证的要求作出安排,起草非正式的审核报告,内部文件 注意保密,70,7,、召开末次会议，宣读不合格报告，做出审核结论,内部文件 注意保密,71,与会者签到,重申审核目的、范围和依据,宣布不合格项,总结评价体系有效性,提出纠正措施的要求,提出改进的建议,1,、审核组长编制审核报告，经过审批后备案发放,内部文件 注意保密,72,第四节：审核报告,第三方认证审核：,推荐认证通过,推迟推荐认证通过,不推荐认证通过,内审的审核结论：,本组织的质量管理体系与审核准则的符号性和,有效性,本组织的质量管理体系是否具备外审的条件,本组织的质量管理体系有那些方面还需要改进,内部文件 注意保密,73,审核报告的内容,1,、审核的目的和范围；,2,、审核组成员、受审核部门；,3,、审核日期；,4,、审核依据；,5,、审核过程综述；,6,、不合格项的统计分析；,7,、审核的结论性意见（有效性评价意见）；,8,、纠正措施及验证要求；,9,、审核报告的发放清单。,注：审核报告须经管理者代表批准后下发。,1,、根据改进控制程序要求，责任单位进行内部整改，内审组进行跟踪验证,内部文件 注意保密,74,第五节：改进及跟踪验证,纠正：就事论事，解决问题；,纠正措施：解决问题根源，举一反三；,预防措施：发现趋势，解决根源，预防为主。,75,跟踪验证的原则,1,、所有在审核中提出的不合格项，必须由受审核部门采取纠正措施，审核跟踪验证，形成,闭环方可,2,、根据不合格项的性质和程度，采用不同的验证方式，确定不同的,完成期限,76,跟踪验证的方式,1,、通过实施纠正措施的,记录验证,（适用于一般的不合格项）,2,、,现场跟踪验证,（适用于严重不合格项和到现场才能验证的一般不合格项）,3,、在下次审核时再予,复查,（适用于短期内无法完成且又制订了纠正措施计划的一般不合格项）,内审尽可能采用现场验证的方式,77,跟踪验证的时间：,纠正措施完成期限：,严重不合格项在三个月内完成,一般不合格项在一个月内完成,轻微不合格项若在现场审核期间，受审核部门立即完成了整改，审核员即可现场跟踪验证，并将其结果注明在不合格报告上,78,CCAA,简介,中文名称为：中国认证认可协会,英文名称为：,CHINA CERTIFICATION&ACCREDITATION ASSOCIATION,简称：,CCAA,CCAA,是国家质检总局依法授权，统一负责国家注册,审核员的培训、注册和培训机构的管理机构行政和业务,上由国家认证认可监督管理委员会直接管理,79,CCAA,的任务,依据我国法律、法规，参照国际通行做法，提出我国认证人员培训，考核和注册工作的实施方案,组织制订并审定认证人员培训大纲，批准培训课程，指导培训工作,确定认证人员考核标准和程序，组织考核工作,对申请注册人员实施资格审定和注册,对获准注册的人员实施监督和复审,开展认证人员培训、注册的双边合作，参与有关国际组织活动,