办公室公文培训讲义.ppt

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,第一部分,公文写作基础知识,公文写作知识培训,1,公文的定义,公文：公务文书,是国家权力机关、行政部门、企事业单位、社会团体传达党和国家的方针、政策、发布行政法定规章、请示和答复问题、指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。,特点：（,1,）,法定的制作者,（,2,）法定的权威性,（,3,）特定的格式和要求,2,公文的分类,（一）,按发文机关所属组织系统分类,1,、党的机关公文,即,中国共产党机关公文处理条例,规定的,14,种公文：,决议、,决定、,指示、,意见、通知、通报、,公报、,报告、请示、批复、,条例、规定、,函、会议纪要。,2,、行政公文,即,国家行政机关公文处理办法,规定的,13,种公文：,命令、,决定、,公告、通告、,通知、通报、,议案、,报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。,3,（二）,按行文方向分类,1.,上行文 请示、报告,2.,下行文 通知、命令、意见,3.,平行文 函,4,一、请示的起草,二、通知的起草,三、编写会议纪要,5,请示正文的写作方法,1.,开头：,说明请示的根据、目的，需要时明确交代请示事项的背景或理由。,2.,主体：,明确提出请示事项。针对请示事项提出本单位的意见、建议或方案。如请示事项存在几种可能解决的办法或方案，要提出倾向性意见，积极帮助上级机关出谋献策，不能简单上交矛盾。,3.,结尾：,恰当使用结语。,“当否，请批复。”,“,妥否，请批示。,”,“,以上请示如无不妥，请批准。,”,“,以上请示如无不妥，请批转,执行。,”,6,起草请示的注意事项,1,、行文之前要与主管领导充分沟通；,2,、请示理由要充分，要求和建议要具体；,3,、严格执行一文一事制度；,4,、按照隶属关系逐级行文；,5,、不能多头请示，只能主送一个上级主管机关；不能越级请示。（紧急状态下举例）。,6,、请示与报告不能混用。,7,通知的起草,（,一）,用途,用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。,（,二）把握特点,1.,内容单纯，行文灵活简便。,2.,表述具体，可操作性强。,3.,时效性强，需要及时周知或执行。,8,（三）分类,1.,指示性通知,2.,规定性通知,3.,知照性通知,4.,事务性通知,5.,批转、转发、公布性通知,6.,任免性通知,9,应用范围：,1.,多用于传达决定、规定、指示或某方面的政策，布置需要执行与办理的工作。,例如：,塑料厂关于加强奥运期间治安保卫工作的通知,2.,发布（印发、下达）式通知。印发的多是管理办法、规定等，下达计划。,例如：关于印发,塑料厂工艺管理办法,的通知,关于下达,2009,年,11,月份生产计划的通知,10,编写会议纪要的要领,（一）会议纪要的用途与类型,用途：,会议纪要用于记载和传达会议的基本情况、主要精神和决定事项，作为会后传达贯彻执行的依据。,11,按照会议内容划分,1.,综合性会议纪要（生产调度会）,2.,专业性会议纪要,(,如技术例会、机动例会）,（二）会议纪要的特点,1.,纪要性,2.,决议性,3.,备查性,4.,特殊性,12,（三）衡量会议纪要质量的基本标准,1.,会议基本概况交代清楚；,2.,会议主要精神传达完整。,抓住领导人和权威人士的发言。,注意听取主持人的总结性意见。,区分讨论性意见和表态性意见。,以多数人意见为结论性意见。,3.,会议决定事项记载准确。,13,第二部分,公文起草环节常见问题,塑料厂,-,公文写作知识培训,14,第一，公文格式及常见问题,1.,页面设置版式,（,1,）页边距：上：,3.7cm,；,下：,3.5cm,；,左：,2.8cm,；,右：,2.6cm,（,2,）行间距：固定值,30,磅,（,3,）字间距：标准,15,常见问题,页边距没有按照标准设置，有的甚至是,Word,默认的左：,2.54cm,右,2.54cm,上,3.17cm,下,3.17cm,行间距五花八门，有的“单倍行距”，有的“,25,磅”等等,字间距有的加宽，有的紧缩。,16,（,1,）标题：,2,号，宋体，不加黑。,（,2,）正文：“,3,号，仿宋,_GB2312”,。,（,3,）主题词：,3,号，黑体,2.,字体,17,3.,标题,标准格式：,制发机关,关于,事项,文种,在实际操作中处理方式：公司内部发文“制发机关”可省略；对外（地方政府、中石化）行文则使用标准格式，即前加制发机关（塑料厂）。,如：,塑料厂,关于,开展安全大检查,的,通知,18,（,1,）使用全称、规范的简称或统称。,（,2,）普发文件：按“厂属各单位”。,（,3,）请示文种只能有一个主送单位，不能多头主送。,4.,主送单位,19,5.,结构层次标识,多层次结构的正文分条标识为：,第一层用：“一、二、三、”；,第二层用：“（一）（二）（三）”；,第三层用：“,1,、,2,、,3,、”；,个别出现再下一层时用（,1,）（,2,）（,3,）“”。,20,6.,数字的使用,在公文正文中，凡使用阿拉伯数字书写得体的地方均应使用阿拉伯数字，比如发文号、统计表、序号、百分比、时间以及一切数词等。,专有名词及习惯用语必须使用汉字的除外，如“十七大”等。,21,7.,引用其他公文,引用公文必须先引标题，后引发文文号，比如,关于,XXX,的通知,（齐办发,200823,号）。,22,常见问题,引用不完整，只引文号或只引标题。如：,关于,XXX,的通知,，齐办发,200823,号等等,文号引用不标准，比如“齐办发,2008,23,号”、“齐办发,（,2008,）,23,号”。正确用法是用,WORD“,插入”里面的特殊符合“,”,。,23,8.,名称使用,为方便行文，如名称较长，可在第一次使用时说明，比如可将“中国石油化工集团公司齐鲁石化分公司”在使用全称后，加上“（以下简称为齐鲁石化分公司）”，再用简称。,线性低密度聚乙烯、高密度聚乙烯、高压聚乙烯,中试、水气（汽）,24,常见问题,比如“山东省人民政府”，用“省政府”简化；今后公文起草过程中不允许使用“中石化”，最简化也要用“中国石化”,25,9.,时间的使用,正式公文正文部分的时间应标注年月日，应用全称。,比如：,2009,年,6,月,16,日，不能写,09,年，,98,年,等,26,10.,附件,（,1,）位置：在正文之下空一行，左空两格。,（,2,）附件序号使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点。,（,3,）附件正文左上角顶格标注“附件：”或者“附件,1,：”字样，用“,3,号黑体”。,27,常见问题,多附件时一般没有采用悬挂缩进，比如：,附件：,1,、关于转发中国石油化工集团公司 关于深入开展学习实践科学发展观的通知,2,、,而应采用：,附件：,1,、关于转发*公司,关于深入开展学习实践科学发展观,的通知,2,、学习实践科学发展观的实施计划,28,谢 谢！,29,