西北大学研究生会财务管理制度草案.doc

西北大学研究生会财务管理制度

为进一步规范本校研究生会的财务管理和经费报销程序，使得各项经费得到合理充分利用，确保本校研究生会的财务管理制度步入规范化轨道，特制定本财务管理制度。
第一章 总则
第一条 研究生会成员应本着“合理使用，厉行节俭”的原则，认真执行本制度，以勤俭治会的精神要求自己。
第二条 研究生会的财务工作由分管研究生会的老师和财务主管常委共同负责。分管研究生的老师负责管理研究生会的经费与账目，以及审批经费的支出；财务主管常委负责受理各部门的经费申请、各种活动发票账单的转交审批以及统一报账。
第二章 经费预算与申请
第三条 每学期开学之初，各部门应对本学期的各项常规计划活动所需经费进行预算，由秘书处汇总制定研究生会本学期的总体预算，经财务常委会讨论后提交分管老师审批，确定本学期经费大概的允许额度。
第四条 计划外突发事件花费或临时花费由相关部门负责人提前交财务常委会讨论，以提出解决方案。
第五条 活动开展之前，在进行初步经费预算的基础上，由活动的负责人填写《活动经费审批表》，交由分管研究生会的老师审批。活动负责人凭分管研究生会的老师审批后的《活动经费审批表》（附件一）到财务主管常委处支取经费，活动经费须在得到审批的经费范围内使用。
第三章 经费报销
第六条 活动结束一周内，活动的负责人应该填写《活动经费报销明细表》，并持正规发票，到财务主管常委处进行一次性报销。
第七条 财务主管常委对不真实、不合法的原始凭证有权向活动负责人进行质询，对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回，并及时要求更正、补充，只报销其中合理部分。
第八条 报销票据的要求：①报销的发票，必须是正规的工商税务局监制发票，并加盖财务公章；②发票正面应写明购买物品名称、单价、数量、总价，发票背面应写明经办日期、 经办人（两名或两名以上）、活动名称；③发票须如实填写，物品名称要详细，禁止使用“文具”、“食品”等抽象字样；④低于50元开支却因特殊原因不能开具发票的，由经手人说明实际情况并写书面报销申请，由常委会讨论通过后凭报销申请进行报销。
第九条 每次活动都应严格按照经费预算方案进行执行，超过预算的部分将由开展活动的部门自行解决。
第四章 其他细则
第十条 印刷制作挂账单位由校研究生会统一择优选定，单项活动挂账应在活动经费预算之内，当然地列入每学期经费之中。未经常委会审批同意，私自挂账于非指定单位的经费由责任人个人承担。
第十一条 研究生会鼓励各部门在遵守原则的前提下自行获取外部赞助，获取赞助必须有合同或协议，不得弄虚作假。各部门可以报销在筹集赞助过程中所花的一定费用，具体数额或比例由主席团根据具体情况共同商讨予以确定。所获赞助如有结余，余款纳入校研究生会财务统一管理。
第五章 附则
第十二条 本制度由西北大学研究生会秘书处制定，主席团有权修订，最终解释权归主席团。
第十三条 本制度自发布之日起开始实施。

西北大学研究生会秘书处
2009年5月13日

附件一：
活动经费审批表
活动名称

活动
类型

承担活动的部门

活动负责人

联系方式

活动时间
年   月   日—    年   月   日
活动地点

活动开展的意义和预期产生的效果

经费
预算
（列出各子项目开支预算）：

合计：__________ 申报数额：__________
研究生会的主管老师意见

审批数额：__________

（申请经费支持必须按照本表格要求认真填写，本表一式两份，一份由主管老师保存，一份由申请部门保存）

附件二：
活动经费报销明细表
活动名称

活动时间

活动部门

审批经费

实际花费

结余经费

透支经费

填表时间
年 月 日
经手人

各子项目支出经费：
1

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15

总额：