公文办理及格式要点培训课件.pptx

,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,Page,*,单击此处编辑母版标题样式,LOGO,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,LOGO,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,公文办理及格式要点培训课件,为了统一和规范公文处理管理工作，建立科学、合理、规范的公文处理方法，使公文处理准确、及时提高公文办理的效率和质量，推进公司信息化、标准化、科学化发展，对公司公文办理新要点及格式进行优化和规范。,党政机关公文处理工作条例,和公文格式,(,国家标准,),解读,基本内容,（主要从以下几方面进行学习）,公文处理格式,2,1,公文处理的新要点,常见错误及解读,3,一 公文处理的新要点,要点之一：,1,、规范办理流程,“公文办理”，主要体现收文办理、发文办理的主要程序、公文传递传输及公文归档的内容，立足于公文流程的程序性、规范性。,2,、强调内容安全,“公文管理”，突出了公文管理的安全、保密性。,一 公文处理的新要点,要点之二：,公文版式、格式的统一及规范,1,、公文格式各要素标注的位置进行了统一，今后行机政机关公文的,密级紧急程度,统一依次标注在,公文左上方位置；,2,、对公文成文日期中的数字书写进行了统一，今后行政机关公文的成文日期统一使用,阿拉伯数字书写、排印；,3,、公文中使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，今后统一,按照有关国家标准和规定执行,；,4,、公文用纸幅面采用国际标准,A4,型（,210mm,297mm,）。,主题词儿不再标：,删除主题词格式要素,密级紧急左上角：,密级、紧急程度从右上角改为左上角,印章署名要齐全：,增加发文机关署名格式要素,成文日期用数字：,成文日期用阿拉伯数字标注,公文页码不可少：,增加页码格式要素,一 公文处理的新要点,一 公文处理的新要点,要点之三：,提出公文处理工作的新要求,1,、公文管理规定审核公文文稿，针对“需要发文部门审议的重要公文文稿”，明确规定“审核前由发文机关进行初核”。,在公文办理的实践中，经常存在着提交会议审议的重要文稿，往往绕过行文部门初审就匆忙上会的现象，结果文稿经常出现问题。有问题的公文文稿如果直接提交发文机关审议，不但浪费发文机关和领导同志的时间和精力，而且还有可能降低公文质量、损害单位形象、影响工作效果。因此，规定在重要公文文稿提交审议之前，由行文部门先进行细核。,1.,用纸,:,采用,60g/80g/,胶版纸或复印纸，纸张白度在,80-90%,。,2.,开本,国际标准,A4,型，成品尺寸为,297mm210mm,，允许误差为,2mm,。特殊形式的公文用纸幅面根据实际需要确定。,3.,版心,版心尺寸为,225mm156mm,（不含页码），每页,22,行，每行,28,个字，行间距用固定值,28.8,磅，版面上空约,37,毫米，下空约,33,毫米。为方便印制，每页行数可视情增加或减少,1,至,2,行。增减行数时适当调整行间距，保持版心高度不变。,二 公文排版、印制及装订格式,公文用纸及版面尺寸,A4,纸型,210mm297mm,页面设置,上白边：,371mm,下白边：,351mm,左白边：,281mm,右白边：,281mm,版 心,:154mm225mm,排版规格,一般每页,22,行，每行,28,字，正文用三号仿宋,210mm,297mm,页面,版心,154mm225mm,下白边：,351mm,上白边：,371mm,切口：,281mm,订口：,281mm,二 公文排版、印制及装订格式,4.,页码,用,4,号半角宋体阿拉伯数字，置于版心下边缘之下一行，左右各放一条,4,号一字线。单页码居右，双页码居左。,5.,标点,采用规范全角标点，注意符合中文排版规范。,6.,装订,左侧装订，采用骑马订，无法用骑马订时采用平订。,二 公文排版、印制及装订格式,二 公 文 文 面 格 式 （要 素）,版心内的公文格式各要素划分为：版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为,版头,；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为,主体,；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为,版记,。,二 公 文 处 理 格 式 （要 素）,文头,主体,文尾,版头眉首,主体,版记,密级和保密期限、紧急程度、,发文机关标志、发文字号、签发人、,分隔线,标题、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注,分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期,二 公 文 处 理 格 式,版头部分,1.,密级和保密期限：,公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明。,标注密级和保密期限，一般用,3,号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。,二 公 文 处 理 格 式,版头部分,2.,紧急程度：,公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注,“特急”“加急”,，紧急程度编排在版心左上角或密级的下一行，一般用,3,号黑体字。,“紧急程度”常见错误：,1.,不急的公文却标注了紧急程度。,2.,标注位置随意性大，有的在版头区域随意加盖“特急”或“加急”印章。,3.,公文中未标注紧急程度，发文机关却在公文处理过程中按紧急公文催办。,注：特急时效不超过,2,小时，加急不超,24,小时,二 公 文 处 理 格 式,版头部分,二 公 文 处 理 格 式,版头部分,3.,发文机关标志,：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成。,发文机关标志常见错误：,1.,有的发文机关标志及发文机关署名或印章不一致，如使用“,公司”的发文机关标志，发文机关署名或印章却是“,公司,部”或“,部,科”等。,二 公 文 处 理 格 式,版头部分,二 公 文 文 面 格 式,版头部分,4.,发文字号：,发文字号是发文机关按照发文顺序编排的顺序号。由发文机关代字、年份、发文顺序号加“号”组成。,年份、序号用阿拉伯数字标识；文字采用,3,号仿宋；,年份应标全称，用六角括号“,”,括入；,序号不编虚位（即不编为,001,），不加“第”字。,发文字号编排在发文机关标志下空二行，居中排布,。,2013,年,12,月,发文字号的要求：,1,、准确、规范、精炼、无歧义、易识别，并固定使用，避免及上级机关、同级单位的代字雷同。,二 公 文 处 理 格 式,版头部分,2013,年,12,月,常见错误：,1.,发文字号标注不规范：年份不全，,2017,年标注为,17,；括弧不对，按规范年份应放在,6,角括号,里，却使用圆括号（）、单书名号,、四角方括号,、综括号,【】,等；序号累赘，发文顺序号编虚位，如“,01”,，前面加“第”字等。,2.,发文字号的标注位置错误，有的直接及红色分割线重叠，联合上报的公文有时及红色分割线相隔很远；有的上行文发文字号居中标注或左侧顶格等。,二 公 文 处 理 格 式,版头部分,二 公 文 处 理 格 式,版头部分,5.,签发人：,上行文应当标注签发人姓名。签发人是在上报的公文中批准签发的领导人姓名。,签发人必须是本,机关正职或主持工作的领导,。,二 公 文 处 理 格 式,版头部分,签发人,签发人平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字；“签发人”用号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用,号楷体字,标识签发人姓名。（,为什么要用楷体的原因,）,二 公 文 处 理 格 式,版头部分,签发人,如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时及上一行第一个签发人姓名对齐。下移红色分隔线，应使发文字号及最后一个签发人姓名处在同一行并使红色分隔线及之的距离为,mm,。,2013,年,12,月,24,上行文注意三点：,一是限于上行文；,二是只标姓名，不标职务；,三是联合行文，须标明所有联署机关签发人和会签人姓名。,二 公 文 处 理 格 式,版头部分,2013,年,12,月,25,常见错误：,1.,有些机关上行的“请示”、“报告”应标注签发人的，但没有标注。,2.,签发人的标注不规范。如签发人姓名不用楷体字标注而使用黑体字或宋体字等。,3.,上报公文是由发文机关的主要负责人或主持工作的负责人签发的，但有些机关却是任何副职都可作为签发人，有的甚至是非领导职务者也作为签发人。,二 公 文 处 理 格 式,版头部分,二 公 文 处 理 格 式,版头部分,6.,版头中的分隔线,发文字号之下,mm,处印一条及版心等宽的红色分隔线。,二 公 文 处 理 格 式,主体部分,7.,标题：,即对公文主要内容准确、简要的概括。,由发文机关名称、事由和文种组成。,位于红色分隔线下空二行，用号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；,多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略。,梯 形 标 题,二 公 文 处 理 格 式,主体部分,二 公 文 处 理 格 式,主体部分,要求：,（,1,）完整结构：发文单位事由（表明文件主要内容）文种（,发文机关和事由有时可省略，唯一不能省略的是文种,）。,（,2,）公文标题要正确选用文种。,（,3,）“事由”的结构：“关于,的”，要求准确概括公文内容。（“关于”在发文机关后）,三 公 文 文 面 格 式,主体部分,特别提示：关于公文标题,公文的标题根据需要可以加标点符号。,1.,常见错误：公文标题排列形式不够美观，如排成“金字塔形”、“长方形”、“沙漏形”等，有的标题在回行时词义不完整。,二 公 文 处 理 格 式,主体部分,2013,年,12,月,2.,标题中乱用标点符号，不规范。如法规和规章全称外不加书名号而使用引号，或者不是法规或规章全称却加书名号。,3.,标题中介词使用不规范。有的标题在发文机关后缺少介词“关于”，有的出现多个“关于”，有的则重复使用介词“关于在”、“关于对”等。,二 公 文 处 理 格 式,主体部分,二 公 文 处 理 格 式,主体部分,8.,主送机关：,公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。,编排在标题下空一行，左侧顶格号仿宋体字编排，回行时仍顶格。有多个主送机关的，各机关名称之间用顿号隔开，最后一个主送机关名称后标全角冒号。,二 公 文 处 理 格 式,主体部分,注：,（,1,）主送机关是指对公文负有处置、答复或执行责任的机关；,（,2,）顶格，回行仍顶格；,（,3,）全称或规范化简称或同类型机关的统称。,2013,年,12,月,36,主送机关排序的原则是：,先分支机构、后直属机构。,主送机关标点符号使用规范：,同级同类机关之间使用顿号的；,同级不同类机关之间用逗号的；,主送机关结束之后应用冒号的。,二 公 文 处 理 格 式,主体部分,二 公 文 处 理 格 式,主体部分,9.,正文：,公文的主体，用来表述公文的内容。,公文首页必须显示正文。在主送机关下一行，每自然段左空二字，回行顶格，数字、年份不回行。,正文以,3,号仿宋体字，一般每面排,22,行，每行排,28,字。,文中如有小标题可用,3,号小标宋体字或黑体字。,转发、印发文件类的通知，用,3,号楷体。,二 公 文 处 理 格 式,主体部分,注：,（,1,）正文一般由三部分组成：原由事项结尾。,（,2,）引文：先引标题，后引发文字号。,（,3,）日期：要求用阿拉伯数字写明具体的年月日，不能把,2017,年写成,“17,年”。,二 公 文 处 理 格 式,主体部分,（,4,）,正文中的层次序数,文中结构层次序数一般依次用汉字“一”、汉字加圆括号“（一）”、阿拉伯数字“,1”,、阿拉伯数字加圆括号“（,1,）”，不得逆向使用。,第一层“,一、,”（黑体）（作为小标题时句尾无标点）；,第二层“,（一）,”（楷体）（作为小标题时句尾标点可有可无）；,第三层“,1.,”（仿宋）（无论是否作为小标题，要有标点）；,第四层“,（,1,）,”（仿宋）（必须有标点）。,2013,年,12,月,40,二 公 文 处 理 格 式,主体部分,10.,附件说明：,公文附件的顺序号和名称。,公文如有附件，在正文下空一行左空二字用号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和附件名称。,二 公 文 处 理 格 式,主体部分,附件说明,附件名称后不加标点符号，附件序号用阿拉伯数字，每行位置对齐。,有两个以上附件时，应注明顺序并分别标注于各附件首页的左上方。,常见错误：,1.,公文中带有附件的却漏标附件说明。,2.“,附件”二字只标了一个“附”字，或附件名称未标全称。,3.,附件顺序号用汉字“一、二、三,”,来标注。,4.,附件名称没有紧随“附件：”之后书写，而是另起一行，有的附件名称后标注标点符号。,5.,文字较长的附件说明回行后，没有及上一行附件名称的首字对齐，而是顶格编排或是及附件顺序号对齐。,二 公 文 处 理 格 式,主体部分,二 公 文 处 理 格 式,主体部分,11.,发文单位署名：,署发文机关全称或者规范化简称。,单位行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。,字体字号用,3,号仿宋，位于正文的右下方（及正文或附件说明空一行），居右排，后空,2,个字。,2013,年,12,月,45,常见错误：,发文机关署名及发文机关标志和标题中的发文机关名称不一致，以单位名义制发的公文，却署名为单位内具体的制文机构。,二 公 文 处 理 格 式,主体部分,二 公 文 处 理 格 式,主体部分,12.,成文日期：,一般署会议通过日期或领导同志签发日期。,成文日期应写明年、月、日，位于发文机关署名右下方，字体字号用,3,号仿宋。,日期首字比发文机关首字右移,2,个字，如长于发文机关，居右排时后空,4,个字，用阿拉伯数字标全。,二 公 文 处 理 格 式,主体部分,成文日期以领导人签发的日期为准,两位以上领导人审签，署最后一位的签发日期；,二 公 文 处 理 格 式,主体部分,13.,印章：,公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并及署名机关相符。,二 公 文 处 理 格 式,主体部分,14.,特殊情况说明,当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。,二 公 文 处 理 格 式,主体部分,注意：,用印页（发文机关署名页）,至少应有二行正文,，不能采用页首加圆括号标注“此页无正文”字样。,加盖印章应上距正文（或附件说明）一行内，端正、居中下压发文机关署名和成文日期。印章用红色，不得出现空白印章,。,二 公 文 处 理 格 式,主体部分,15.,附注：,需要说明的其他事项，如公文的发放范围、信息公开方式、联系人和联系电话等。,公文如有附注，用号仿宋体字，居左空二字加圆括号编排在成文时间下一行。,“请示”件应在附注处注明联系人和电话。,二 公 文 处 理 格 式,主体部分,16.,附件：,公文正文的说明、补充或者参考资料。,二 公 文 处 理 格 式,主体部分,附件,附件应当另面编排，并在版记之前，及公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用,3,号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当及附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。,二 公 文 处 理 格 式,主体部分,附件,如附件及正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。,二 公 文 处 理 格 式,版记部分,17.,版记中的分隔线,版记中的分隔线及版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为,0.35 mm,），中间的分隔线用细线（推荐高度为,0.25 mm,）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线及公文最后一面的版心下边缘重合。,二 公 文 处 理 格 式,版记部分,18.,抄送机关：,除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。,二 公 文 处 理 格 式,版记部分,抄送机关,如有抄送机关，一般用,4,号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时及冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。,二 公 文 处 理 格 式,页码,20.,页码,:,公文页数顺序号。,一般用,4,号半角宋体阿拉伯数字编排在版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，一字线距版心下边缘,mm,。单页码居右空一字，双页码左空一字。,二 公 文 处 理 格 式,版记部分,19,.,印发机关和印发时间：,公文的送印机关和送印日期。,印发机关和印发日期一般用,4,号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即,1,不编为,01,），后加“印发”二字。,新“条例”规定的特殊文本格式要求,21,、信函格式,发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，用红色小标宋体字居中排布，上边缘至上页边为,30mm,。联合行文时，使用主办机关标志。,新“条例”规定的特殊文本格式要求,信函格式,发文机关标志下,4 mm,处印一条红色双线（上粗下细），距下页边,20 mm,处印一条红色双线（上细下粗），线长均为,170 mm,，居中排布,。,新“条例”规定的特殊文本格式要求,信函格式,如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素及该线的距离为,3,号汉字一行的高度。,四 新“条例”规定的特殊文本格式要求,信函格式,发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，及该线的距离为,3,号汉字一行的高度。,标题居中编排，及其上最后一个要素相距二行。,新“条例”规定的特殊文本格式要求,信函格式,第二条红色双线上一行如有文字，及该线的距离为,3,号汉字一行的高度。,首页不显示页码。,新“条例”规定的特殊文本格式要求,22,、纪要格式,纪要标志由“,XXXXX,纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为,35 mm,，推荐使用红色小标宋体字。,标注出席人员、请假人员、列席人员，一般用,3,号黑体字，后标全角冒号，冒号后用,3,号仿宋体字标注出席人单位、姓名。,三、常见错误及解读,公司,拜访函,(,邀请函、承诺函,),公司：,为了,公司文件,2011,8,号,XX,公司,2011,年提高,效益十大举措工作总结,各科室,：,2011,年，我公司及,错误,：,1.,生造文种,2.,没有发文编号,3.,成文日期标注不正确,错误,：,1.,生造文种,2.,成文日期标注不正确,一二年七月十七日,公司,2012,年,07,月,17,日,三、常见错误及解读,。,附件,：,1.,。,公司,2012,年,7,月,17,日,错误,：,1.“,抄送”、“主送”字体不对，,前面未空,1,格,2.,“抄送”结束用逗号,3.,主送领导个人,4.“,主送,应排在,”,抄送,”,前面,5.,抄送回行时排列错误,6.,没有印发机关和印发日期,错误,：,1.,附件及正文中间没有空,1,行,2.,附件回行对齐方式不对,3.,附件名称后不应打句号,4.,只有一个附件不用打序号,5.,机关名称没有以成文日期为,参照居中编排,抄送：,、,、,、,，,主送：,、,、,、,总经理、,副总经理。,“,经国之枢机，为政之先要”,梁代,刘勰,公文是行政机关在行政管理的进程中，形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。,公文的质量，直接行政机关的意志、方针政策的传达贯彻成效；直接反映组织领导者的思想深度、执政水平；直接体现干部的能力素质和工作水准。,让我们一起学习使我公司公文管理水平再上一个台阶！,谢 谢！,