医药公司各岗职责流程和应知应会.ppt

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采购药品应当建立采购记录。采购记录应当有药品的通用名称、剂型、规格、生产厂商、供货单位、数量、价格、购货日期等内容，采购中药饮片的还应当标明产地。,企业的采购活动应当符合以下要求：,（一）确定供货单位的合法资格；,（二）确定所购入药品的合法性；,（三）核实供货单位销售人员的合法资格；,（四）与供货单位签订质量保证协议。,采购中涉及的首营企业、首营品种，采购部门应当填写相关申请表格，经过质量管理部门和企业质量负责人的审核批准。,必要时应当组织实地考察，对供货单位质量管理体系进行评价,企业应当定期对药品采购的整体情况进行综合质量评审，建立药品质量评审和供货单位质量档案，并进行动态跟踪管理。,首营申请,首营审核,资信下发,归档存查,采购员登陆系统填写首企基本信息报审,质量负责人登陆系统核对资料进行审核,1,、企业的合法资质,生产或经营许可证复印件；,营业执照及上年度企业报告公示；,GMP,或,GSP,证书复印件；,相关印章、随货同行单样式；,开户户名、开户银行及账号。,2,、销售员的合法资质,法人委托书和身份证，有期限,3,、质量保证协议,规范要求的七个方面,质量档案,通过审核,未通过审核,系统数据,首企审核流程,查验加盖其公章原印章的供审资料，保障齐全、完整，必要时进行网上查证，或实地考察。,注意一致性,首营申请,首营审核,资信下发,归档存查,采购员登陆系统填写首企基本信息报审,质量负责人登陆系统核对资料进行审核,1,、药品生产或者进口批准证明文件复印件,2,、质量标准或说明书,3,、药品包装或简图,质量档案,通过审核,未通过审核,系统数据,首品审核流程,查验加盖其公章原印章的供审资料，保障齐全、完整，必要时进行网上查证，或实地考察。,购进流程图,采购记录,系统数据,采购计划,采购订单,合格供商,合法产品,采购员登陆系统，根据现有库存、门店需求、市场动态，制订采购计划,业务负责人登陆系统，对采购计划进行审核，修改，确认后生成采购订单,采购员联系供货商跟踪订单执行情况，确认已执行的采购订单，生成采购记录,对未执行订单考虑重做采购计划,审核不合格采购计划重新制订,系统应该自动匹配本企业和供应商的经营范围，防止超范围采购的行为发生。,收货环节,1.,与供货单位签订的质量保证协议,2.,向供货单位索取发票，,采购员必尽职责,a.,发票要列明药品的通用名称、规格、单位、数量、单价、金额等,b.,发票上的购、销单位名称及金额、品名应当与付款流向及金额、品名一致，并与财务账目内容相对应。,收货员岗位职责,1.接收公司购进药品和销后退回药品，对所接收药品的数量和外观质量符合性负责。,2.核实运输方式是否符合要求，并对照随货同行单（票）和采购记录核对药品，做到票、账、货相符。,3.对符合收货要求的药品，应按品种特性要求放于相应待验区域，或者设置状态标志，通知验收。,4.负责收货区域的卫生清洁工作。,5.负责所有收货原始单据的签收、传递。,收货流程图,购进记录,到货通知,随货同行,收货员,在收货区工作,1,2,3,4,检查运输方式和状态,查对随货同行,核对到货情况,移入待验区,随货同行单（票）应当包括供货单位、生产厂商、药品的通用名称、剂型、规格、批号、数量、收货单位、收货地址、发货日期等内容，并加盖供货单位药品出库专用章原印章。,运输方式必须符合要求，冷藏、冷冻药品到货时，应当对其运输方式及运输过程的温度记录、运输时间等质量控制状况进行重点检查并记录。不符合温度要求的应当拒收。,对照随货同行单（票）和采购记录核对药品，做到票、账、货相符，登陆系统，确认数据，生成收货记录,对符合收货要求的药品，应当按品种特性要求放于相应待验区域，或者设置状态标志，通知验收。冷藏、冷冻药品应当在冷库内待验。,验收环节,在对方随货同行单上签字，与验收员交接,到,货,检,查,核对到货药品与随货同行单内容,运输工具,车厢是否密闭,启运时间,委托运输证明,冷藏冷冻药品,到货温度,途中温度,到货药品,外包装,核对批号、数量,按照批号码放,验收员岗位职责,1、负责门店药品质量验收工作；,2、依据总部配送中心随货同行单对门店到货进行品名、规格、产地、批号、有效期、数量相关信息进行认真核对，检查药品包装是否存在破损、污染等情况；,3、验收合格的药品，验收员在“随货同行单”的验收结论处做合格标志，并签字确认。到货单据作为门店验收凭证留存；,4、验收中发现有质量问题的药品，及时拒收。凡是验收不合格的药品不得入库。,5、通过微机系统生成验收记录。,商品验收流程图,收货记录,验收通知,随货同行,验收员,在待验区工作,1,核对报告、实货、同行单,2,3,4,5,6,报告、实货、同行单，三者批号、通用名等信息必须一致，不一致则拒收，待处理,每批号检查到最小包装，,破损、污染、渗液、封条损坏等包装异常以及零货、拼箱的,检查药品的外观、包装、标签、说明书,外观异常，包装、标签、说明书内容不,一致的拒收，待处理。,整件货，,验收结束后，应当将抽取的完好样品放回原包装箱，加封并标示。,验收员登陆系统，确认验收合格品，生成验收记录。,验收不合格而拒收的，在随货同行单上注明不合格事项和处理意见，情况反馈给业务部和质管部处理。,经验收员确认，系统自动生成验收记录，包括药品的通用名称、剂型、规格、批准文号、批号、生产日期、有效期、生产厂商、供货单位、到货数量、到货日期、验收合格数量、验收结果等内容。验收人员应当在验收记录上签署姓名和验收日期。中药饮片验收记录应当包括品名、规格、批号、产地、生产日期、生产厂商、供货单位、到货数量、验收合格数量等内容，实施批准文号管理的中药饮片还应当记录批准文号。,入库环节,验收,查验检验报告,查验实货,抽样,记录,验,收,时,限,冷藏冷冻药品,特殊管理药品,普通药品,15分钟入库,即刻入库,当天入库，大批量来货时间,可顺延，但不应超过48小时,验收时应索要以下证明文件：,1、药品、中药饮片应随批提供同批次出厂检报；,2、进口药品应提供进口药品检验报告书；,3,、以上资料需加盖供货企业质量管理原印章；,检,查,抽,样,1、开箱检查；,2、从每整件的上、中、下不同位置随机抽样检查至最小包装，每整件药品,中至少抽取3个最小包装；封品不牢、标签污损、有明显重量差异或外观异,常等情况的，应当加倍抽检查；,3、对整件药品存在破损、污染、渗液、封条损坏等包装异常以及零货、,拼箱的，应当开箱检查至最小包装；,4、同一批号的药品应当至少检查一个最小包装，但生产企业有特殊质量,控制要求或打开最小包装可能影响药品质量的，可不打开最小包装，外包,装及封签完整的原料药、实施批签发管理的生物制品，可不开箱检查。,销后退回药品进行,逐批检查验收,，并开箱抽样检查，整件包装完好的应当按照前四项规定的抽样原则,加倍抽样,检查，无完好外包装的每件应当抽样检查至最小包装，必要应当送药品检验机构检验；,药品外观检查,对抽样药品的外观、包装、标签、说明书等逐一进行检查、核对,药品外观检查,封条是否损坏，所标示的文字是否清晰，是否,按照规定标示齐全；,封口是否严密、牢固，有无破损、污染和渗液,，包装及标签印字是否清晰，标签粘贴是否牢,固；,说明书与包装标签的一致性,票货一致，无变异，杂质，水份，对照标本,保管员岗位职责,1按规定办理药品入库手续，正确合理分库、分类分区存放药品，实行色标管理。,2严格遵守药品外包装图示标志，正确搬运和放置药品。,3采取、防鼠、防虫、防潮、防霉、防尘、防火等相应措施，保证在安全合理的条件下储存药品。,4协助养护员做好库房温、湿度的监测、调控、记录工作。,5严格按先产先出、近期先出、按批号发货的原则办理药品出库手续，并做好药品出库复核记录。,6负责药品保管卡的管理，按批正确记载药品进、出、存动态，保证账货相符，及时分析、反馈药品库存结构及适销情况。,7发出质量有问题的药品，应挂黄牌暂停发货，并及时通知质管部处理。根据处理结果，及时采取相应措施。,8负责对仓储设施设备进行维护、保养，确保所用设施设备运行良好并做好相应的记录。,商品入库流程图,保管员,合格品,不合格,整理储存空间,确定储存货位,清点入库商品,登陆系统确,认入库数据,1,2,3,生成入库数据,退回品,验收员验收合格品,验收并经确认为不合格品,需退回品,入合格品区,入不合格品区,入退货区,进入退货程序,进入不合格品程序,药品、饮片、非药品,处方药、非处方药,常温、阴凉、冷藏,商品储存流程图,空间管理,搬运堆码,日常管控,帐货管理,色标：合格药品为绿色，不合格药品为红色，待确定药品为黄色；,六防：避光、遮光、通风、防潮、防虫、防鼠等措施；,盘架：托盘、货架等设施设备应当保持清洁；,间距：垛间5厘米，与地面10厘米，与墙、顶、温度调控设备及管道30厘米；,按包装标示的温度要求储存药品，相对湿度为35%75%；,药品与非药品、外用药与其他药品分开存放，,中药饮片分库存放；拆除外包装的零货药品应当集中存放；,按批号堆码，不同批号的药品不得混垛,对库存药品定期盘点，做到账、货相符。,未经批准的人员不得进入储存作业区，,不得有影响药品质量和安全的行为；,不得存放与储存管理无关的物品。,无破损和杂物堆放；,搬运和堆码药品应当严格按照外包装标示要求规范操作，堆码高度符合包装图示要求，避免损坏药品包装；,（保管,员,）,色标管理,在人工作业和仓库储存药品，按质量状态实行色标管理；,合,格,药,品,拼箱发货区,合格品库区,不,合,格,药,品,待,确,定,药,品,温,湿,度,要,求,“阴凉处”系指不超过20,“凉暗处”系指避光且不超过20,“冷处”系指2-10,常温系指10-30,相,对,湿,度,35-75%,冷藏品种,冷库,医疗器械库,中药饮片,中药饮片库,医疗器械,零货区,整货区,1、按剂型，或功能主相对集中存放；,3、同一品种不同批次应,相对集中，,分开存放；,4、整货区不能存放已拆箱品种，凡拆箱的零货均需上零货架；,阴凉品种,阴凉库,零货，不够整箱,整货，一合不缺,（保管,员、养护员,）,盘点内容,全部库存（包括待验区、合格品区,及不合格品区）药品的数量、品名、,规格、生产厂商、药品批号、有效期,等信息，核对帐货是否相符。,盘点方法,动货式盘点,对帐式盘点,地毯式盘点,设施设备,冷柜,、空调、自动监测仪、货架、底垫、加湿器、干燥剂、,保温箱,、冰箱、运输车、挡鼠板、窗帘、窗纱、灭蚊灯、防爆灯、,电脑、打印机、复印机、档案柜,使用、维修与保养记录一个季度一次，计量检定记录半年一次。,养护员岗位职责,1坚持“质量第一”原则，具体负责在库药品的养护和质量检查，对药品养护质量负直接责任；,2按照药品质量特性和库房条件、外部环境，采取正确有效的养护措施对药品进行养护，确保药品在库储存质量；,3按制度规定及时生成养护计划，按计划进行检查和养护，并将结果处理结果录入系统，生成养护记录,4对由于异常原因可能出现问题的药品，易变质药品，已发现质量问题药品的相邻批号药品、储存时间较长的药品，应加强养护；,5养护检查中发现质量有问题的药品，应挂黄牌暂停发货，同时报质量管理部处理；,6指导并配合保管员做好库房温湿度管理工作；负责对保管、养护仪器设备的管理、维护工作，建立仪器设备管理档案；,7正确使用养护、保管、计量设备，并定期检查保养，做好计量检定记录，确保正常运行；,8每月汇总、分析和上报养护检查、近效期或长时间储存药品的质量信息；,商品养护工作流程,日常监督检查指导,温湿度监测和调控,按计划检查和养护,质量问题的处理,汇总、分析信息,储存和作业,条件环境,监测,调控,养护计划,养护检查,问题品锁定,汇总,分析,问题品报告,记录,记录,记录,记录,报告,日常监督检查指导,1、药品的储存与作业,是否合理,2、设施设备是否正常,运行,是否按药品的管理方式分库或分区,储存温度,五距,是否倒置,放置药品时是否轻拿轻放,避光、防鼠、除湿等措施,各类设备,库存卫生环境的检查,温湿度监测和调控,监测系统必须在工作状态,超出范围时一定排查原因,采取措施要检查是否有效,注对常温、阴凉储存的药品，其储存环境温度超出规定温度范围时，应当积极采取有效措施予以调控，其温度波动范围不得超过正负5度。,（,养护员,）,按计划检查和养护,制定养护计划,按计划执行,药品的,包装和,外观质,量,重点养护,发现有问题的药品应当及时在计算机系统中锁定和记录，并通知质量管理部门处理；,对中药饮片应当按其特性采取有效方法进行养护并记录，所采取的养护方法不得对药品造成污染；,质量问题的处理,近效期预警和超效期停销,近效期,8,个月内的开始预警,超效期锁死，无法开单,通过计算机,系统实现,质量可疑药品,停售，,系统锁定，报质,管部处理,合格，解除锁定，恢复销售,不合格，放不合格区，启动不合格,处理程序,注,质量可疑的药品,是指在管理过程中发现可能存在质量问题但尚未经质量管理部门确认的药品。,存在质量问题的,药品,是指不合格药品，包括假劣药及药品包装质量不合格（包括包装、标签和说明书破损、污染、模糊、脱落、渗液、封条损坏等）的药品。,效期控制,破损药品控制,可疑药品控制,不合格药品处理,系统能自动停止销售超过有效期的药品,破损药品及时移除现场并清理,微机程序中调整破损药品的在库状态,疑问药品立即标黄色待处理标志，并通知质,量管理部门，质量管理部门在微机里锁定,疑问药品，有查询、确认手续。,1.不合格药品由质量管理部门监督销毁,或退货并做好记录，包括报损审批手续、,销毁记录。质量管理部门负责查明原因，,采取预防措施，防止再次发生。,2.采购退货应有采退手续及出库记录。,3.对假药和存在质量管理问题的特殊管,理药品，应当及时报告药品监督管理部门,并在其监督下进行处理。,复核员岗位职责,1、复核员对出库商品质量负有直接责任。,2、严格执行出库复核制度，认真按品名、规格、生产厂家、批号、数量和发货日期等项目按单逐批复核出库药品，做到数量准确、质量完好、包装牢固、标志清晰，便于质量跟踪。,3、不符合下列规定的药品不得出库。,药品包装内有异常响动和液体渗漏。,外包装出现破损、封口不牢、衬垫不实、封条严重损坏。,包装标志模糊不清，或者脱落。,己超出有效期药品。,有退货通知或药监部门通知暂停销售的药品。,4、认真作好药品出库复核记录，并备存待查，防止一切质量事故。,5、要在出库凭证上盖章(或签字)作为出库复核的依据，严禁不合格出库。,运输员岗位职责,l、在药品出库时要仔细检查各种数量和包装情况，发现问题要及时采取弥补措施。,2、装车时要堆放结实、捆绑牢固，应针对运送药品的包装条件和道路情况，采取相应措施，防止途中运输损失和商品混淆。,3、搬运、装御药品应轻拿轻放，严格按照外包装图示标志要求堆放和采取防护措施，堆码要整齐，高度要适中。,4、努力压缩药品的待运期，减少运输差错，须冷藏的药品要求冷藏储运并要尽量缩短运输时间。,5、及时向质管部反映运输送货过程中收集的质量信息及可能发生的问题。,6、药品交接时要求门店当面点清，做好回单签收工作。,配送（销售）出库、复核、运输操作流程,门店采购员登陆系统请货,业务计划员登陆系统汇总确认,保管员按,随货同行单,备货到备货区,复核员按单复核签字并登陆系统确认,出库复核记录,随货同行单,运输员连同随货同行单将货运送店,进入门店验收环节,随货同行单一式二联，一联存店，一联存库,发现下列情况禁止出库：产品包装出现破损、污染、封口不牢、封条损坏等问题；标签脱落、字迹模糊不清或者标示内容与实物不符；超过有效期；存在其他情况，属于不合格产品。,重点复核进货门店、药品的品名、规格（型号）、数量、批号、有效期、生产厂商、出库日期、质量状况；复核无误后进行拼箱封箱，并在使用的代用包装箱上做醒目、易辨识的拼箱标志；,系统禁止门店超范围请货和总部超范围配送，公司药品仅配送至公司所属门店，不对外配送。,（计划员、保管员、复核员、运输员）,出,库,复,核,出库复核项目,不得出库的情形,复核确认无误,门店名称,药品信息（通用名称、规格、生,产厂家、批号、有效期等）,药品包装出现破损、污染、封口,不牢、衬垫不实、封条损坏等问,题；包装内有异常响动或者液体,渗漏；标签脱落、字迹模糊不清,或者标识内容与实物不符；,药品已超过有效期；,其他异常情况的药品。,计算机系统中确认,生成出库复核记录,同时生成随货同行单,（保管员、复核员、运输员）,退货管理内容,门店退货,采购退货,指配送到店，门店因故退回的药品，要做收货和验收并有记录,1、指因各种原因，通过与供货单位协商，将在库药品退回供货单位，要有出库和复核记录,2、本企业拒收的药品,（保管员、复核员、运输员）,LOREM 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