文件与记录管理.ppt

,浙江国盛汽车科技股份有限公司,浙江国盛汽车科技股份有限公司,浙江国盛汽车科技股份有限公司,浙江国盛汽车科技股份有限公司,浙江国盛汽车科技股份有限公司,浙江国盛汽车科技股份有限公司,浙江国盛汽车科技股份有限公司,浙江国盛汽车科技股份有限公司,浙江国盛汽车科技股份有限公司,浙江国盛汽车科技股份有限公司,浙江国盛汽车科技股份有限公司,浙江国盛汽车科技股份有限公司,浙江国盛汽车科技股份有限公司,浙江国盛汽车科技股份有限公司,浙江国盛汽车科技股份有限公司,浙江国盛汽车科技股份有限公司,浙江国盛汽车科技股份有限公司,浙江国盛汽车科技股份有限公司,浙江国盛汽车科技股份有限公司,浙江国盛汽车科技股份有限公司,浙江国盛汽车科技股份有限公司,浙江国盛汽车科技股份有限公司,浙江国盛汽车科技股份有限公司,浙江国盛汽车科技股份有限公司,浙江国盛汽车科技股份有限公司,浙江国盛汽车科技股份有限公司,文件与记录控制内容培训,培训主导部门,:,总经办,培训员,:,池万晓,培训时间,:2018,年,5,月,16,日,培训地点,:,二楼会议室,1,请您将手机调为振动或静音,文件控制指引,什么是文件,基本定义,:,2,广义的,“,文件,”,指公文书信或有关政策、理论等方面的文章。文件的范畴很广泛，电脑上运行的如杀毒、游戏等软件或程序都可以叫文件。,文件是一个具有符号的一组相关联元素的有序序列。系统和用户都可以将具有一定独立功能的程序模块、一组数据或一组文字命名为一个文件。,什么是文件,文件存在形式,：,可以是纸张，计算机磁盘、光盘或其他电子媒体形式存在,IATF,文件定义:,以文字或图示描述管理内容或业务内容、通过规定程序由有权人员签署发布、要求接收者据此作出规范反应的电子文档或纸质文档,文件控制指引,3,文件控制指引,什么是文件,一个完整的文件应该包括公司名称、文件名称、文件编号、版本号,/,修订状态、正文、页码,/,页数、编制、审核、批准、日期等内容,4,制定文件控制程序的目的,规定体系文件及相关文件控制的程序（包括外来文件和法律法规），以确保这些文件在生产及服务中的有效性和正确性。,文件控制指引,5,文件的适用性,:,适用于浙江国盛公司范围内与管理体系有关的所有文件（包括质量手册、程序文件、作业指导书、及其它非技术文件等）和资料，,以及外来非技术类文件的控制和管理,文件控制指引,6,文件的分类及定义,文件按级别分为几类？分别是哪些？,文件控制指引,7,文件的分类及定义,文件控制指引,8,文件的分类及定义,质量手册,(,一级文件,):,描述公司质量方针、质量目标、明确公司组织架构与部门职责、体系结构、程序及质量控制的文件,。,是公司全体员工进行质量管理活动的基本依据和准则，是企业质量管理和质量保证活动应长期遵循的纲领性文件。,文件控制指引,9,文件的分类及定义,手册,(,一级文件,):,描述公司质量方针、质量目标、明确公司组织架构与部门职责、体系结构、程序及质量控制的概括性文件,文件控制指引,10,文件控制指引,文件的分类及定义,程序文件,(,二级文件,):,是一级文件的支持文件，规定各职能单位开展各类质量管理活动的方法和步骤，保证体系的有效实施与运行。,基本信息应包括：,1,、输入、过程步骤及输出；,2,、资源、方法及考量指标等,11,文件控制指引,文件的分类及定义,作业指导书、规范、管理制度等文件（三级文件）：,程序文件的支持性文件，是直接面向作业员管理的文件，明确指导作业员如何进行某一项具体操作的详细描述文件。,作业指导书：具体的作业方法，指导如何操作,规范：阐明要求的文件，如技术标准、检验标准、图纸等，是作业结果应达到的标准,制度：约束行为的规章类文件，如员工守则、岗位说明书等,12,文件控制指引,文件的分类及定义,表单,(,四级文件,):,表格和记录属于特殊文件,表格：没有填写内容（运行某个程序或相关文件的结果）的空白表,记录：体系运行的证据,13,文件的分类及定义,手册,(,一级文件,):,描述公司质量方针、质量目标、明确公司组织架构与部门职责、体系结构、程序及质量控制的概括性文件,文件控制指引,14,浙江国盛公司质量方针与目标是什么？,科普知识,15,浙江国盛公司质量方针：,高度重视 层层落实,创新发展 满意顾客,“质量方针”解释和说明：,公司高层领导对满足法律法规和顾客的要求高度重视，把法律法规和顾客的要求层层落实，不断满足和超越顾客对产品质量、交期和价格的期望，持续地提供给顾客满意的服务！用户需要的是零缺陷的产品质量、100%的准时交付和不断降低的成本，这是我们永恒的追求；我们发扬持续改进，创新发展的精神，争做行业的领头羊！,科普知识,16,浙江国盛公司质量目标：,1,、年销售量增加,10%,；,2.主机配套产品0公里退货PPM值300；,3.销售产品交付准时率98%；,4.顾客投诉反馈(24h)处理及时率:100%；,5.年重大安全事故0起，,年一般性安全事故（指造成伤残等级）2起，,年工伤事件（指未达成伤残等级）小于10起，,科普知识,17,什么是,PPM,？它的计算公式？,科普知识,18,PPM在品质体系中表示百万中的不良率。,ppm是英文parts permillion的缩写，译意是每百万分中的一部分，即表示百万分之（几），或称百万分率。,1PPM：就是百万分之一,ppm=不合格品个数*1000000/批量 或不合格数,/,批量,*1000000,作为产品质量检验水平的一个标准，即提供给用户的100万个零件中，不合格品不准超出一个。为实现PPM质量水平，必须确保工序质量能力。若工序质量能力不足，就要采取高精度的质量检查措施，即采用自动化检查装置在生产线上进行全数检查，必要时还得进行双重或三重检查。,科普知识,19,浙江国盛公司质量目标：,什么是,PPM,值？计算公式？,科普知识,20,文件控制指引,21,受控文件：如程序文件、作业指导书等,盖有红色,“受控”,章或要求编号的质量体系相关文件以及直接使用于生产、检查相关区域的指导性文件，检测、生产设备使用的软件等，受控文件必须经过审批，一般都有红色,“,受控,”,印章标识，对更改进行控制文件，此类文件必须作发放回收记录,文件控制指引,22,非受控文件：,只用于参考，限于,参考使用,。不能直接用于生产的质量,/,环境体系相关文件将其他作业指导文件，,也就是,只限于部门内部方便使用的文件，如部门内部的员工考核制度等。此类文件无任何受控标识，此类文件不必做发放回收记录,文件控制指引,23,外来文件,:,包括标准文件（国际标准、国家标准）、法律法规、客户文件、客户图纸等，以,“,外来受控文件或参考文件,”,章标识,文件控制指引,24,文件的分类,管理体系文件共分为,9,类。它包括以下内容：,管理手册、程序文件、工作规范、管理记录、质量计划、作业指导书、外来文件、设计文件、企业标准,文件控制指引,25,文件的编写,文件控制指引,26,文件控制指引,27,标准格式,文件控制指引,28,文件控制指引,29,文件控制指引,30,管理手册（一级文件）由管理者代表编写,程序文件（二级文件）由责任部门负责人编写,文件控制指引,31,文件的编写,三级及四级文件：,工作规范、质量计划、作业指导书及相对应的管理记录表单由承担相应管理职能的部门负责编写,文件控制指引,32,文件的编写,设计文件、作业指导书、企业标准技术型工艺文件由技术部负责编写；,体系类、管理类来文件由行政部负责收集、整理；,技术类外来文件由技术部门负责收集、整理,文件控制指引,33,文件控制指引,34,文件控制指引,35,文件控制指引,文件的审核和批准,36,文件控制指引,文件的审核及批准,目的：,为了预防文件不适宜使用,文件评审时,编制部门人组织关联部门以及审核、批准人进行评审会签，并对结果负责，以确保文件是充分与适宜的,37,文件控制指引,文件的批准及审核,各级文件应按以下权限进行：,质量手册由,总经理审核、批准,程序文件由管理者代表审核，总经理批准；,体系类管理类三级文件由归口负责部门负责人审核，管理者代表批准。,设计文件、工程规范、企业标准由技术部负责校对、审核、批准。,38,文件控制指引,文件的发放,范围,质量手册、程序文件的发放范围为各部门负责人；,其它文件由发放部门根据需要确定发放范围（按审批的文件分发清册）,39,文件控制指引,文件的发放,1,、,质量体系文件由行政部管理并发放；,2,、,技术类文件由技术部管理并发放,受控文件是受更改控制的文件；如程序文件、作业指导书，这类文件必须在回收旧版本文件后才能发放新版本文件，保证各使用现场得到的文件是受控文件，,“,受控文件,”,发放前在封面加盖红色“受控”章，注明分发日期、和分发号，发放时办理登记手续，在,“,文件发放,/,回收记录,”,表上签字领用。,当使用的文件严重破损并影响使用时，应到发放部门办理更换手续，仍沿用原文件分发号，破损文件由原发放部门收回。,受控文件不得自行复印，若文件丢失，应向原发放部门说明丢失原因，申请补发。补发的文件应给予新的发行日期，并注明原文件发行日期。,提供供方的文件，按“受控文件”处理。,提供给认证机构文件，在封面标有“提供认证机构”字样,40,文件控制指引,41,文件控制指引,文件的评审,质量手册、程序文件及一些管理类的规章制度每年通过内审、管理评审对其适用性、充分性、有效性进行评审；,如果文件评审结果需要更新，必须再次得到那原审批人员（或继任者）的审批。,42,文件控制指引,文件的更改,1,、,文件的更改，更改申请人填写“文件更改申请单”，质量手册和程序文件经总经理批准，其他体系文件经相关部门主管批准。,2,、,文件更改的方式有：划改、换页、换版，划改时划改人应签名；文件一次在一页中划改五次以上，采用换页方式进行修改；文件修改五次以上且影响使用时，须换版本，用“A”、“B”表示。,3,、,文件更改时，更改人要按规定做好更改记录，保存更改单。,43,文件控制指引,文件的归档及销毁,文件应分类存放，环境要求干燥、通风、安全。,1,、,所有的文件原稿及其“文件发放清单”由发放部门保存。各部门设专人负责保存现场相关的文件，以方便存取和查阅。,2,、,作废文件由文件发放部门统一回收，加盖“作废”章，并在原发放清单上注明。需作资料保留的旧文件应加盖“留用”印章,与有效文件隔离保存。,3,、,需销毁文件时，应填写“文件/记录处理审批单”，经批准后销毁。,4,、,定稿的电子文件应存在硬盘中，送行政部保存，需要更改时由资料员按照更改单进行更改。,44,文件控制指引,外来文件的控制,收到外来文件（体系和技术类）时应主动交于行政部,/,技术部门登记、编号、存档、发放。行政部,/,技术部门人员也应经常查询有关最新的标准、法律法规，以便及时得到更新,45,文件控制指引,电子文档的管理,所有受控文件由编制部门负责做成电子文档，经部长审核后交总经办,/,技术部门保存；,顾客提供的电子文档，由接收部门审核后输出一份打印件，交行政部,/,技术部门存档供复印分发用。电子文档也同时交相应部门保存,46,文件控制指引,电子文档的管理,电子文档文件名由“文件编号,+,文件名称”组成。如有一个文件：编号“,KC-PD4.2.3”,，名称“文件控制程序”，则电子文档的命名为“,PD4.2.3,文件控制程序,47,文件控制指引,电子文档的管理,电子文档文件也应要做到及时更新！,48,文件控制指引,文件丢失处理,当有文件丢失时，须及时通知发放部门，同时填写,文件补发申请单,向发放部门申请补发，经发放部门部长同意后补发,.,文件是公司的机密,丢失文件属重等级严重问题，丢失文件的部门部长和文控员依公司制度进行处罚外,还必需负相应责任,49,记录控制指引,1目的：,对记录的标识、贮存、检索、保护、保存期限和处置进行控制，以提供产品、过程符合要求及质量管理体系有效运行的证据，同时也为产品的可追溯性及制订纠正、预防措施以及保持和改进质量管理体系提供信息。,2范围：,本程序适用于质量管理体系运行中记录的控制。,50,记录控制指引,3,职责：,3.1 行政部是负责记录的归口管理部门；,3.2 各部门负责本部门记录表格的编制，按要求规定填写和按保存期限保存；,3.3 各部门对记录的真实、准确、清晰和完整性负责，并负责记录的贮存领导批准。,51,记录控制指引,4工作程序,4.1 记录的范围,与质量管理体系有关的记录：人员培训/鉴定记录等、业务策划、合同评审记录、产品开发记录、顾客索赔记录、客户弃权证明、质量控制图、检验/试验记录、产品认可/过程认可记录（包括PPAP和PSW）、材料检验/试验报告、测量设备校准记录、与改进有关的记录、设备工装保养维修记录、审核报告、管理评审报告、采购记录等。,4.2 记录的填写要求,4.2.1 记录内容必须及时、真实、准确、全面，字迹工整、清晰，重要记录需经校对、审核。,4.2.2 使用规定的填写工具，一般不使用铅笔和水彩笔。,52,记录控制指引,4.2.3 记录不得随意更改，确需更改时，采取划改的方式，并在更改处签名（章）。,4.2.4 负责记录校核人员签名签全名或盖名章用红色印油。,4.2.5 记录以书面和表格形式为主，也可采用电子媒体作为载体。,4.3 记录空白表式的管理,4.3.1 各种记录的空白表式由各主管部门设计、发放，各部门空白表格交行政部备案、编号，保证各有关工作场所都能收到相应的空白表式。,4.3.2 由行政部对受控的空白表单进行汇总成册，并在汇总册前附上清单，清单中对使用后的记录保存期限加以规定。,53,记录控制指引,4.4 记录的保管和贮存要求,4.4.1 各部门应设专职或兼职人员负责本部门记录的汇总、编目，应保持记录的顺序号或日期便于 查询。在封面附上“记录清单”，便于存取和检索。,4.4.2 记录的储存环境要通风、防潮、防火、防虫蛀、防鼠害等。电子版的记录贮存要在服务器中备份。,4.5 记录的存贮期限和处置,4.5.1行政部根据顾客和相关法律法规确定保存期限，并记于“记录清单”中。确定保存期限必须遵守一下原则：,4.5.1.1顾客订单、投诉、PPAP批准等与顾客有关的记录的保存期限为长期,4.5.1.2图纸、流程图、控制计划、FMEA、检验结果和试验报告等与产品设计、产品质量有关的记录的保存期限为长期；,4.5.1.3其他的如内审、管理评审、经营计划、设备、工装等记录的保存保存期限为5年；,54,记录控制指引,4.5.1.4政府有强制性要求的按其规定执行，如政府规定期限小于公司规定的，则按公司规定执行；,4.5.1.5如顾客对质量记录的保存期限提出要求的，应按顾客要求执行；,4.5.2对于超过保存期的记录，由保存单位提申请填写“文件/记录处理审批单”，经主管领导审批后进行处置。,4.5.2.1 需做永久保存的记录，由部门主管批准并在记录上标识“永久保存”标识，但需标识清楚所属的部门、记录的名称和年份。,4.6 记录的借阅,4.6.1 借阅记录时，应登记并规定归还日期。必要时，需经部门主管批准后方可借阅。,4.6.2 借阅的记录不得更改、遗失、损坏和拆页。,4.6.3 合同要求时，在商定期内，记录可提供给顾客（或其代表）、供方查阅，但须经主管领导批准。,55,记录归档清单,56,学无止境,结束,谢谢大家！,57,