秘书理论与实务共466页.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,秘书理论与实务,学院 老师,第一章 绪论,第一节 秘书的涵义,一、古代的“秘书”,1.,宫中秘藏的各种图书典籍（或朝廷的机要文件）。,2.,谶纬图箓一类的文图资料。,3.,官职、机构名称。公元二世纪，东汉汉桓帝设秘书监。,物 人,二、西方的秘书,国际职业秘书协会所下的定义是：,具有熟练的办公室工作能力，不需上级敦促即能能主动负责，积极进取、干练果断、能在授权范围内作正确决定的经理助手。,各国对秘书定义的共性：,（,1,）秘书是一种社会职业，而不仅是一种官职名称；,（,2,）秘书主要是为领导服务的人员。但要求与权限有何不同。,三、现代秘书定义分析,四角号码词典,“,秘书是掌管文书和机要的干部。”,商务印书馆,1988,年修订版,新华词典,，秘书：管理文书并协助领导人处理工作的人员；,上海辞书出版社,1989,年版缩印本,辞海,，秘书：协助领导人综合情况，调查研究，联系接待，办理文书和交办事项等的工作人员；,袁维国主编,秘书学,(1990,年,9,月出版,),，秘书，在我国现代主要指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。其主要职责是辅助管理，综合服务；主要工作是撰拟文告、管理文书、接待来访、管理会议、调查研究、处理信息、办理事物、参谋咨询、联络协调等工作。,1989,年董继超在,普通秘书学,把秘书分为广义和狭义，狭义的秘书是指“掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的专门人员。”广义秘书定义是指在领导者身边或中枢机构工作，并以办文、办会和承办领导交办指示为主要辅助任务的专门人员。,傅西路：“秘书是为领导工作服务的办公室人员，是领导的参谋和助手”,劳保部,2019,年,秘书国家职业标准,：从事办公室程序性工作，协助上司处理政务及日常事务，并为决策及其实施提供服务的人员。,考虑：,1.,定义的方法。列举法还是种差,+,邻近的属？,2.,秘书是职业、职位还是职务？,3.,对秘书下定义时应主指狭义的办公厅室中的秘书，还是应包括广义的如研究室、信访局、保密局、档案局等与办公厅室独立平行的机构的工作人员？,4,、秘书的本质特征是什么？,核心认识：,秘书活动的主要对象是领导者；秘书活动的根本职能是辅助管理；,第二节 秘书学,一、什么是秘书学秘书学是一门研究秘书工作和秘书活动规律的科学，是一门综合性的应用学科。,二、秘书学的学科对象,.,代表性观点介绍：,秘书工作,居主导地位。,秘书、秘书机构、秘书工作。,辅助领导说。,秘书活动说。秘书人员为领导进行有效决策与管理所采取的辅助行为,三、秘书学的研究领域,（一）秘书史：通史,/,国别史,/,断代史,/,专项秘书史,（二）秘书理论：基础秘书理论,/,应用秘书理论,/,交叉秘书理论,（三）秘书业务：文字、文书、信息、协调、督查、信访、接待、会议、值班等,（四）秘书技术：秘书人员用于处理事务的方法、手段和技能，与秘书业务相比，有更强的实践性、可操作性。,四、秘书学与相关学科的关系,1,、秘书学与管理学,2,、秘书学与应用写作学,3,、秘书学与文书学,4,、秘书学与档案管理学,5,、秘书学与公共关系学,五、学习和研究方法,事实积累法,经验分析法,案例研究法,试验证实法,第二章,秘书工作的起源与沿革,研究对象：,1.,历代各级各类秘书机构的设置、职能、地位、作用和演进过程。特别是中央秘书机构,。,2.,秘书人员的选拔、培养、考核和素质要求。,3.,各项秘书业制度。,4.,历代公文文体。,秘书工作范围界定：,1,、记录帝王、长官言行与政事，拟制处理文书，保管档案。,2,、在宫庭、中央政权、地方官署为了解下情，传达命令，起上通下达的作用。,3,、在宫庭、官署内应诏答对咨询，起参谋作用。,4,、协助官署主持者处理官署内日常行政事务和交办事项。,第一节 秘书工作的起源,一、秘书工作产生的社会基础,1.,社会组织领导部门的出现，是秘书工作产生的基本前提,2.,文字和公务文书的产生，是秘书工作产生的基本条件,二、秘书工作产生的标志,（一）关于秘书人员,史官：司马迁的,史记,和班固的,汉书,都认为仓吉是黄帝的史官，执掌记录言行，是左史。明陶宗义,书史会要,又载“沮诵是黄帝的史官。”,纳言：,尚书,孔氏传,“,喉舌之官，听下言纳于上，受上言宣于下。”,（二）关于文书,据传黄帝时期已有文书并被汇编。,后汉书,祭祀志,载：自五帝始有书契。,（三）关于秘书工作,后汉书,淮南子,记载 尧设进善旌、舜设敢谏之鼓。,尚书,收录起自,尧典,，说明当时已有言行记录。,三、,秘书工作起源的时间,起源于部落联盟昌盛时期，即黄帝禹的时期,或距今四千五百年至四千一百年之间。,第二节 古代秘书工作,一、夏商周三代的秘书工作,夏：国家秘书工作由此开始。,商：,1.,浓厚的迷信色彩，进一步分工（占卜史官、祭祀史官、记事史官、作册史官）,2.,出现了第一个中央秘书机构,太史寮,西周：,1.,太史寮的完善，“五史”各司其职。,“五史”：太史、小史、内史、外史、御史,2.,社会调查制度的推行。,春秋战国：,1.,秘书人员的变革：,史官地们的衰落,新的秘书官职的产生,士充实秘书队伍,2.,秘书职业道德的深化。,注意：,（一）文书载体,甲骨文书：体例由叙辞；命辞；占辞；验辞组成。,金文文书：其功能从歌功颂德转为颁录法典和记载史实为主。,简牍文书：已有大量出土。尚书、论语等书都是根据简牍文书整理。,缣帛文书：春秋时代最早使用，工艺复杂、产量有限。,石刻文书：春秋初出现，属于记事文书文字体式为籀文。,（二）公文文种,誓、诰、命、檄、书、典,誓,动员部下，讨伐敌方的文书。,诰,勉励下属的文书。,命,代表国家发布的命令性文书。,檄,征召、晓谕、声讨。,书,臣下向天子或国君陈述自己政见的文书。,典,颁布制度、法令的文书,二、秦汉时期的秘书工作,确立,（一）机构和人员,1.,秦建立以丞相府为首、御史大夫寺为辅的国家最高行政辅助机构。,2.,皇宫辅助人员：尚书，负责皇帝的文书收发事务，负责保管未供皇帝查阅的重要档案。博士，学识渊博之士，源于战国的游士。,3.,地方政府的秘书机构和人员：,主簿,典领文书和处理日常事务。,记室令史,文书的起草、保管、收发。,4.,汉代尚书台取代丞相府,验证了中央辅助机构“膨胀回位”的发展规律。,5.,宦官秘书：中常侍、侍中,（二）秘书工作制度,1.,统一行文标准文字。,2.,统一文书体制。,3.,规定公文特殊用语和书写程式。,4.,确定公文转运行传递制度。,（三）秘书官员的选拔途径和要求,察举：皇帝诏命大臣，依照标准推荐。,征召：皇帝慕其才名，礼聘文人名士。,辟除：三公九卿、刺史等高级官员有权自行聘用幕僚。,（四）官文书种类,1.,诏令文书：策书、制书、诏书、诫敕,策书,主要用于封、免及诔事项。,制书,主要用于向全国颁布赦令；任免九卿或京师近臣。,诏书,皇帝以单方面意志下达的命令文书。更主要的是皇帝批示臣民的奏书形成的。,诫敕,对象是刺史、太守及三边营官，最大的特点督责敦促的特征。,2.,章奏文书：章、奏、表、议,章,用于向皇帝谢恩陈事；,奏,陈请；举劾；谏诤，多用于国家政典大事。,表,陈述。用语和体式，起首：臣某言，尾：臣某诚惶诚恐顿首死罪死罪；,议,是臣民执奏异议之事的文书。,三、魏晋南北朝时期的秘书 工作,发展,（一）初步形成三省制,1.,设立中书省,曹操设秘书令，为名符其实的秘书官职。,曹丕设中书令、中书监,中书省的主要秘书官员：中书舍人 黄门郎通事郎,2.,设门下省分散中书省之权，晋时期，由皇宫中的官员组成，出纳诏命，主官为侍中。,3.,初步形成相互牵制的三省，为制约中书门下两省，将尚书台升格为尚书省。成为中央政府执行政务的总机构。,（二）公文理论研究取得重大成果,如刘勰,文心雕龙,，曹丕,典论 论文,，陆机,文赋,等,文心雕龙,对公文的研究：,第一部系统研究公文性质、特点、起源、发展及写作规律的著作。,探究了公文的起源。,对公文比较科学的分类。,对公文写作要求和规律的概括。,（三）秘书工作制度,1.,改革公文书写材料。东晋末年，桓玄下令革除竹、木、帛、纸混用旧习，规定公文一律用毛笔在纸上书写，由此蔚然成风。,2.,确立文书签押与官印移交制度，并将泥封加印法改为在公文末盖“朱色水印”法。,四、唐宋时期的秘书工作,成熟,（一）唐,1,、机构和人员,（,1,）三省制的成熟,职能：“中书出令，门下审议，尚书执行”,主要官员：,A,、中书省中书令（主管）,中书舍人,旧唐书,职官制,其职掌：,“侍奉进奏，参议表章”,凡诏旨敕制及玺书册命，皆按典故起草进画，既下则署而行之,“凡大朝会诸方起居，则受其表状而奏之”,凡册命大臣于朝，则使持节读册命之，凡将帅有功及有大宾客皆使劳向之。,B,、门下省：侍中（长官）给事中、典议,C,、尚书省：尚书仆射,（,2,）翰林学士,翰林待诏，协助中书省批答四方章表疏义，起草制诏敕，无官署、无官阶。,（,3,）匦使院,职责为“申天下之冤滞，达万人之情状”，开辟了一条使民间下情直达中央政府的畅通渠道，是最早的中央信访机构。,（,4,）地方政府的秘书机构,掌书记、孔目、主簿,2.,文书工作律令和制度,（,1,）据,唐律疏议,分析，秘书工作的法制化明显。,如：文书拟制方面：遗忘避讳、应题而不题文、写错公文、内容失实、他人代署代制。,（,2,）文书工作制度,四禁制度：,用纸制度：,一文一事制：,贴黄制：,公文折叠制,：,3.,公文文种,（,1,）皇命文书（下行）：册书、制书、发敕、敕谍、论事敕书,册书,立皇后、皇太子、封诸王,制书,大赏罚、大赦囚犯、任免重要官职,慰劳制书,嘉奖功勋,发敕,废置州县、增减官吏,论事敕书,用于告戒臣下应遵守的行为规范用的。,敕谍,凡皇帝命令臣下对某事可依据旧典施行的文书。,（,2,）臣下上行,除表、状、议等外，还有：,疏,臣属论谏政事提出建议的文书。,榜子,翰林院向皇帝奏事时用的文体。,（二）宋,1.,机构和人员,（,1,）中央辅助机构,政事堂 三省制,枢密院：承旨司,承宣旨命、通领院务,。,中书省：主事房、点检房、催驱房、班簿房、制敕库房,门下省：通进司、银台司、,封驳房、进奏院,尚书省,（,2,）鼓院、谏院,中央信访机构的发展（与唐比较）,宋代的中央信访机构分为两个各自独立，层次不同的部门：鼓院为初级，检院为高级。,匦使院设置目的是为了打击政敌为主，宋代两院设置目的是为皇帝了解下情。,匦使院隶属中书省，两院隶属门下省，后者更亲近于皇帝。,2.,文书工作制度,引黄制度,公文摘由,五、,秘书工作的融合期,辽金元,金,创设快速传递官方文书的急递铺制度,元,1.,机构,中书省,内设参议府，相当于办公厅，处理省内日常事务。,承发司,负责文书收发,管勾司,出纳四方文移,检校司,文牍稽失,照磨所,文书照刷、磨勘,时政科,记注皇帝言行,2.,秘书工作制度的新发展,照刷、磨勘,用来监督公文处理，“明察曰照，寻究曰刷，复核曰磨，检点曰勘”,公文传递制度，,（,1,）设立各类驿站,（,2,）急递铺制度,3.,秘书人员选拔,首论行止，次取吏能，又计日月多者为优。,六、,明清时期的秘书工作,完备,（一）明,1,、机构与人员,（,1,）内阁,内阁的形成,内阁的职责：献可替否,/,奉陈规海,/,点检题奏,/,票拟批答,/,起草诏令,/,议政,（,2,）通政司,掌握内外章疏，敷奏封驳之事，充分发挥沟通上下的作用，是呈文皇帝的咽喉之处。,（,3,）六科,皇帝与六部之间的联系机构,侍从规谏,/,补缺拾遗,/,驳正御旨违失,/,科参,/,稽查弹劾,（,4,）司礼监乘笔太监（代替皇帝的朱笔批阅奏章称批红）,传宣帝命,/,批阅章奏,/,草拟诏旨,（,5,）地方秘书机构或人员,布政司,经历司,府、州,经历,县,主簿、典吏,2.,公文类别,明代公文分为五大类三十二种，每种公文都确定了应用范围。,皇帝的下行文,诏、诰、册文、谕、书、令等，其中谕可为总称。,臣僚上奏文,题、奏、揭贴,官府上行文,咨呈、呈状、申状、牒呈,官府下行文,照会、札、下帖,官府平行文,平咨、平关、平牒,3.,秘书工作制度,（,1,）明确上下行文程序、衔接、配合相当系统化。,例：上行文：通进司,内阁转呈或直呈皇帝,皇帝、司礼监批答,文书房,内阁拟旨,六科抄发。,（,2,）票拟：用纸拟出初步处理意见，贴于原奏章上，进呈皇帝，类似于拟办。,（,3,）贴黄：命内阁制制作统一的贴黄格式，令进呈章疏的官员将文书中的内容以一百字以下字数概括起来，贴于文尾，提高公文处理。宋代引黄制度的继承。,4,、禁繁文。洪武六年，降诏禁止表笺公文使用骈俪文，开始建立禁繁文制度。例：茹太素受责。,5,、检查催办制度：沿用元代公文照刷磨勘制度；机构落实，由六科负责检查督促对口部的公文办理情况。,（,二）清,1,、机构和人员,（,1,）内阁,内阁的演变,内阁的职责：掌议政事,/,办理本章,/,承办朝廷大典,/,管理档案,/,组织修书,内设机构：典籍房,/,满本房,/,汉本房,/,蒙古房,/,满票签处,/,汉票签处,/,诰敕房,/,稽察房,/,收发红本处,/,副本库,/,批本处,（,2,）军机处,特征：,被皇帝严格控制,机构精简、人员精干,拟旨迅捷、工作过程快节奏,高度保密,服务对象的单一性,（,3,）其他辅助机构,通政使司 奏事处,中书科 南书房,翰林院,（4）清代幕友绍兴师爷,刑名师爷,征比师爷,钱谷师爷,折奏师爷,书启师爷,挂号师爷,非官非吏，亦宾亦友,尽心尽言，不合则去,立品洁身，成官之美,2.制度,题本的处理程序,密奏制度,第三节 近现代秘书工作,一、清代末年的秘书工作,我国近代史上第一次设置的名副其实的秘书工作机构,二、辛亥革命时期的秘书工作,1,、秘书机构,总统府中设秘书处和秘书长。各部设承政厅，各置秘书长一名。,2,、文书制度的变革,废除了沿袭几千年的旧公文体制，颁发了,新公文程式,，规定政府公文为令、谕、咨、呈、示、公布、状五类七种。,对公文程式也进行了改革。,三、国民政府的秘书工作,1.,建立健全从中央到地方的秘书工作机构。,中央政府成立秘书局，设秘书长一名，秘书、科员、书记官若干，中央各部也立了秘书机构。各省政府设秘书处，设置秘书长、秘书。县政府设秘书室，各乡政府设书记官一人。,2.,改进和加强文书工作,（,1,）,1928,年以后，国民政府先后颁发过三次公文程式条例，从而建立起一整套公文体制。,（,2,）,1933,年在部分省市试行“文书档案连锁法”。简化公文处理手续。,（,3,）,1940,年 推行“三联制大纲”，提高行政工作效率。,（,4,）,1947,年，文书处理竞赛,3.,规定秘书人员的任职条件,四、新民主主义时期的秘书工作,1.,建党初期的秘书工作,2,、第二次国内革命战争时期的秘书工作,3.,抗日战争时期党的秘书工作,4.,解放战争时期党的秘书工作,第三章 秘书机构和秘书工作,第一节 秘书机构,一、秘书机构的名称,秘书机构是各级各类领导机关的综合性办事机构。,秘书机构有广义和狭义之分。,狭义：是指担负文牍性工作，并直接为领导工作服务的办事部门，如办公厅中的秘书、文书、机要等业务部门。,广义：是指具有参谋助手、沟通协调、督促协调等功能，并为领导工作和机关工作服务的办事部门，如办公厅中的秘书、文书、机要、信息、调研、协调、督查、信访、接待和值班等业务部门。,狭义秘书机构的服务对象是领导工作，广义秘书机构的服务对象是领导工作和机关工作。,二、,秘书机构的性质和特征,1,、,秘书机构的性质,辅助性,2.,秘书机构的特点,辅助功能的综合性。其全面性和全局是其它职能部门和咨询机构所不具备的。,所处位置的中枢性。所谓中枢机关，就是在决策管理系统中起主导作用的机关，秘书机构是最贴近中枢机关的办事部门。,组织关系的封闭性。只接受本级机关的领导，直接对本级领导机关负责。,3.,秘书部门与职能部门的区分,秘书部门地位和功能与职能部门的不同点，如表,部门名称,工作范围,职 能,工作性质,地 位,秘书部门,无法分解到具体业务部门的工作,全局范围内提供辅助服务、人事沟通、综合协调,全局性,承上启下，联系左右，沟通各方的枢纽,职能部门,某一项具体职能部门的业务工作,分工专管某项业务,局部性,承担某项业务职责,表,1-2,秘书部门与职能部门的区别,三、,秘书机构的设置,根据级别层次的不同，秘书机构可分别称为办公厅、办公室、秘书处、秘书科、秘书股等。,各级政府机构设置,国务院办公厅,秘书一局秘书二局秘书三局国务院应急管理办公室（国务院总值班室）督查室电子政务办公室。人事司行政司财务室,浙江省政府办公厅,秘书处综合处信息处,督查室农业处工业处财经处发展处涉外处科教处人事处,行政处保卫处,绍兴市人民政府办公室,秘书处,综合处,城交处,科教处,工业处,商旅社保处,涉外处,农业政法处,信息处,督查处,调研处,政治处,接待办,政报室,行政处,法规处,行政复议处,应急办,绍兴县人民政府办公室,秘书科综合科调研科信息科督查科 工业科农经科城交科,流通涉外科科教文卫科政工科县政府法制办公室县委、县府接待处,公司企业中的秘书部门是公司企业内部的行政管理机构，是在经理、厂长领导之下设置的履行辅助管理和综合服务职责的综合机构。由于公司、企业不同，秘书部门的设置也多种多样。,董事会（董事长）,总经理,工厂部 总工程师 副总经理 总经济师 总会计师,生产部 开发部 行政部 销售部 财务部,质检部 人事部 采购部,货仓部 计划部,技术部,公司企业的秘书部门的种类,部门种类,称 谓,所在企业类型,职 能,综合性的秘书部门,公司办公室或集团办公室,国有大中型企业、国有公司等带有行政机关管理特色的公司、工矿企业和商业企业,全面掌管单位内部的行政管理事务，负责对外宣传、联络、开展公共关系事务，甚至涉及辅助业务领导的工作,职能性的秘书部门,经理办公室或厂长办公室,公司企业作为行政办公室,担负单位内部行政事务和其他事务性、临时性的工作任务，协调各个职能部门之间的关系,部门种类,称 谓,所在企业类型,职 能,专业性的秘书部门,文秘室或值班室,人员规模比较小的公司企业中,负责单位文书信函的撰写制发，管理文件档案，接打电话、接待来客以及单位领导临时交办的各种工作,由一两名秘书承担的秘书办公室,前台,公司企业规模小，不设秘书部门的单位,全时在岗，负责电话接听、文电处理、文稿制作、来客接待等,续 表,临时性秘书机构,临时性秘书机构是指各级各类领导机关在实际工作需要时所设置的非常设性秘书班子，主要是为解决临时发生的重要事件、临时组织的重要活动或会议等所成立的为临时性领导机构服务的秘书机构。,四、秘书机构的地位和职能,（一）地位,（二）秘书机构的职能,1.,参谋助手职能,基本职能,参谋职能表现在：,（,1,）有意识地为领导收集、整理信息。,（,2,）随时为领导提供参谋性服务。,2.,督促检查,3.,综合协调职能,五、,秘书机构的建设,（一）秘书队伍的建设,优化秘书队伍，提高综合素质。,第一、智能结构合理，能发挥互补功能。,第二、年龄结构合理，能发挥师承功能。,第三、性别结构合理，能提高整体效能。,二、加强目标管理,目标管理就是通过确定本单位的工作奋斗目标，以激励和引导全体人员更加有效地进行工作并对整个过程实施控制，最终实现既定工作目标的一种管理方式。,三、强化秘书工作制度的建设,第二节 秘书工作,一、秘书工作的任务,1951,年，我国政务院召开全国第一次秘书长会议，发布,决定,，对各级政府机关秘书长或办公厅主任的工作任务作出了具体规定。共包括,7,项：,1,、协助首长综合情况，研究对策，推行工作；,2,、协助首长密切各方面的工作关系；,3,、协助首长掌管机关内部的统一战线工作；,4,、协助首长掌管保密工作；,5,、掌管机要工作；,6,、主持日常行政事务；,7,、掌管机关事务工作。,参与政务，掌管事务,调研工作；信息工作；协调工作；督查工作；文书工作；档案工作；会议工作；信访工作；保密工作；事务管理工作。,秘书理论与实务,秘书/助理的工作职掌与权责,项目,内容,1、日常行事计划表管理,预约会面的受理及安排，预定表的制作及分发，预定计划的变更及联系、调整、向有关方面联络、交涉、调整，向上司再次确定，预计计划进行管理，交通工具的选定、订座与购票，旅费及预付款等的收受,2、环境的整理准备,照明及隔音的管理、色彩的调整、空气的调节（换气和温度），上司办公室和会客室的整理、清扫、装饰、更换摆设、办公室配置的检查、上司办公桌的整理、用品、消耗品的准备和管理,3、会议工作,开会通知的制作及寄发、参加者名簿的制作、会场的选定及预约、会场的设立、必要用品等准备、确认出席者、与延迟未到者的联络、茶点及饭菜的准备、会场结束后的整理、议事记录的制作及分发,.,秘书/助理的工作职掌与权责,项目,内容,4、照顾身边琐事,照顾茶点和吃饭、跑腿（到银行、邮局、百货公司等）、向医院、理发厅预约、名片、文具用品、图书、用具等购买和管理、上司健康的管理（包括药品的准备等）、与上司家人的联络、私人事情的帮忙和各种有关团队的联络及调整，上司外出的准备、汽车的安排（与司机联络及调整）、上司的接送、上司其它事务的代理。,5、会计方面的业务,各种传票的制作、旅费、交际费、机密费、各种会费的出纳、结帐、上司私人的出纳、支票和票据的处理、税务手续的代办与记帐。,6、紧急情况的处理,发生火灾、地震、风水害等紧急情况时，对来访客人的疏导、急病及意外事故的处理、非法侵入者的处置、劳动问题决裂和纷争时的处理，发生紧急情况时，对公司内、外的联络。,秘书/助理的工作职掌与权责,项目,内容,7、接待工作,面谈、执行访客的安排、上司不在及上司正在工作时的应对、向上司传达、引导访客到上司办公室或会客室，加以招待（茶点、饮食等的准备及端送）接送、上司办公室及会客室的事后处理，安排送花、送水果等到饭店客户去。,8、交际应酬的业务,电话的接听、传达、代替上司接、打电话、上司不在时的应付。,9、文书的制作,婚丧喜庆的信息收集、确认及联络、婚丧喜庆电报的拍发、各种行事的通知及邀请函等回复（参加与否）的制作与寄发，婚丧喜庆的会场的招待工作，代表参加丧礼、答谢及探病礼品的选定、购买、管理、发送。,秘书/助理的工作职掌与权责,项目,内容,10、信息的搜集加工,文献和资料要点的制作及复印，和上司有关者的名簿及通讯的制作、翻译、口头翻译、信息处理机器（个人计算机等）的操作和管理,11、文书的处理,公司内外文书的收发、秘密文件的处理，请示书及传阅文书等的传达、文书处理机器（电传打字机、传真机）的操作和管理。,12、文书的处理和保管,卷宗：文书的整理、保存、废弃、文书整理的操作和管理，,资料整理：名片、杂志、图书、磁盘等的整理、保存、废弃、报纸杂志的剪贴整理，访客卡片和会面簿等的保管整理、检索。,秘书/助理的工作职掌与权责,项目,内容,13、资料的储存、检索,上司及秘书用数据库的制作、数据库的利用、文献及资料索引的制作、储存、检索和上司有关者的个人记录资料的制作、储存和检索,14、沟通支持性工作,客户服务、美工设计、媒体应对、公关活动企划、主持公司庆典、参加应酬、外勤工作、其它主管临时交办事项,15、特别命令事项的执行,特别命令事项的处理及报告,学院曾对,市的,100,家中小型企业（其中国营企业,15,家，外资企业,18,家，合资企业,30,家，乡镇企业,27,家，私营企业,10,家）开展过问卷调查，调查者列举了,23,项工作，秘书从业人员是否认可和是否承担承担该项工作的统计数据如下：,(1),撰写各种文字材料，认可度,100%,、实际承担,100%,；（,2,）处理商务文书，认可度,75%,、实际承担,100%,；,(3),搜集信息，备领导咨询，协助领导作出正确的经营决策，认可度,82%,、实际承担,65%,；,(4),管好档案、资料，认可度,70%,、实际承担,85%,。,(5),有效组织会议，做好会务工作，认可度,100%,、实际承担,100%,二、秘书工作的性质,辅助性,1,、通过考察秘书工作产生、发展的过程，我们发现，秘书工作是出现领导机关和领导人出现之后，才应运而生的。,2,、考察秘书工作的具体内容，可以发现，秘书从事调研、收集信息、处理文书、督促查办等工作，最终指向是为领导服务。,3,、秘书部门在组织机构中的中介地位，也决定了秘书工作的辅助性。,辅助性的特征：,辅助的直接性；辅助的全面性；辅助的非独立性。,三、秘书工作的特点秘书工作的基本职能和它所处的特殊位置，形成了一系列对立统一的矛盾，构成了其特点。,（一）被动性和主动性的对立统一,（二）综合性与专业性的对立统一,（三）常规性与随机性的对立统一,（四）思想性与事务性的对立统一,（五）机密性与沟通性的对立统一,四、秘书工作的基本规律,“,双线规律”,李欣提出：“如果把领导的要求和需要作为一条线，即要求线或需求线；那么另一条线就是工作人员为满足领导需求尽可能贴近这条线所构成的追逐线。”,思考：“双线规律”的合理性,五、新时期的秘书工作,1.,秘书工作的指导思想,三服务,2.,秘书工作的工作方法,四转变,第四章 秘书素质论,国际专业秘书协会章程，对于秘书的基本素质提出如下要求：,1,、象心理学家一样善于观察和理解他人,2,、象政治家一样有灵敏的头脑,3,、象外交家一样有潇洒的风度,4,、有调查各种棘手问题的丰富经验,5,、有良好的速记能力及文字功夫,6,、熟悉各种商业往来中的法律关系,7,、能熟练地使用各种办公自动化机器,8,、具有担当全面金融和税务方面的知识,9,、能熟练地对各种文件资料进行整理归类。,第一节 秘书的分类,一、从秘书服务对象的社会属性分类从服务对象的社会属性看，我国秘书可以分为公务秘书和私人秘书（有的称为民间秘书）两大类。,二、从秘书工作内容分类,-,横向角度分类,1,）行政秘书,2,）机要秘书,3,）文字秘书,4,）事务秘书,另外还有外事秘书，科研秘书，生活秘书，教学秘书，新闻秘书，人事秘书等等。,三、根据秘书职业资格鉴定等级,纵向分类,二级,五级,秘书职业资格证书是,2019,年劳动保障部推出的第一个全国统考秘书职业资格证书。证书适用范围从事,办公,室工作、日常事务性工作、协助上司处理工作、为上司决策及实施提供服务的从业人员。秘书资格证书全国统一鉴定由劳动和社会保障部管理，是国内唯一的秘书从业人员资格证书。全国统一教材、试卷、考试时间，证书全国通用。,获取秘书资格证书的申报条件：,五级秘书（具备以下条件之一者）：,（,1,）经五级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书。（,2,）在本职业连续见习工作,2,年以上。,四级秘书（具备以下条件之一者）：（,1,）取得五级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作,2,年以上，经四级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书。（,2,）取得五级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作,3,年以上。（,3,）连续从事本职业工作,4,年以上。（,4,）取得经劳动和社会保障行政部门审核认定、以四级秘书技能为培养目标的中等以上职业学校本职业（专业）毕业证书。,三级秘书（具备以下条件之一者）：,（,1,）取得四级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作,4,年以上，经三级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书。（,2,）取得四级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作,5,年以上。（,3,）取得大学本科毕业证书，并连续从事本职业工作,2,年以上。,二级秘书（具备以下条件之一者）：,（,1,）取得三级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作,4,年以上，经二级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书。（,2,）取得三级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作,6,年以上。（,3,）取得大学本科毕业证书，并连续从事本职业工作,4,年以上。,培训教材及教授内容：,（一）秘书职业考核的内容以,秘书国家职业标准,和,秘书国家职业资格培训,教程,为依据。（二）秘书职业考核的内容包括职业道德、基础业务素质、案例分析、工作实务等四个基本内容。（三）涉外秘书增加外语考核部分，秘书职业资格二级增加业绩评估范围。,第二节 秘书职业道德,（一）秘书的职业道德,在秘书职业活动中所必须遵循的，与秘书这特定职业相适应的行为规范，是社会道德在秘书职业活动中的具体体现，是秘书职业活动长期实践的产物。,在秘书素质体系中，职业道德是最根本、最重要的的构成因素，是知识、能力、心理等其他构成因素的核心和灵魂。,（二）秘书职业道德规范,1,、忠诚：,忠诚的内涵比较丰富，忠诚于秘书岗位、事业，忠诚领导，忠诚于国家、人民。,2,、廉洁,清廉是秘书人员的立身之本。特别对公务秘书尤为重要。,3,、谦和,是秘书人员在职业活动中处理人际关系的基本原则。,4,、谨慎,秘书工作须细致谨慎，这是秘书工作性质，内容所决定的。,5,、守密,是秘书人员应加强守密的道德意识，培养成良好的保密习惯,（,三）加强秘书职业道德修养,职业道德修养是一个长期磨练和实践的过程，注意：,1,、强化职业意识,强烈的职业意识为秘书自我修养树立了目标，使秘书的职业道德修养成为自己完成社会角色的自觉行为。,2,、道德学习和实践,注意获取道德知识，加强对道德的历史、范畴、规范、要求等道德理论的理解，把职业道德意识变为自觉的职业习惯。,3,、提高个性心理品质。,陈布雷，名训恩，字畏垒。浙江慈溪人。,1890,年生。,1911,年毕业于杭州浙江高等学校，,1926,年在江西加入国民党，先后任国民党中央宣传部副部长、蒋的侍从室主任、中央政治会议秘书长等职。抗日战争爆发后，任国民政府军事委员会副秘书长，有蒋介石的“文胆”之称。,田家英，四川成都人。,1936,年在成都参加抗日救亡工作。,1938,年入陕北公学学习。同年加入中国共产党。,1942,年,1,月,8,日，田家英在,解放日报,发表的杂文,从侯方域说起,，受到毛泽东的好评。,1948,年，经过胡乔木的推荐，田家英到毛泽东身边当秘书，直至,1966,年,。,第三节 秘书的智能结构,（,一）秘书的知识结构,知识结构是知识在每个人头脑中的内化状况，包括各种知识间的比例，联系和相互作用，各人兴趣不同，知识结构各有差异，而知识结构能决定一个人的发展方向。,第一层 基础知识,第二层 专业知识,1.,业务知识，秘书工作中各个环节的操作常识，基本技能，操作规范，公文的起草等。,2.,行业知识，秘书工作者所在机关的行业的基本知识。,第三层 相关知识,三、秘书的基本能力,（一）表达能力,1,、文字表达能力，,2,、口头表达能力,（二）调研能力,（三）办事能力,（四）人际关系能力,（五）操作能力,上司挨骂之后,这家规模公司不大，总经理办公室只有,3,个秘书，主任老刘、经验丰富的小张和小王。这天上午，小张外出有事。十点左右，企划部有人来电话让小王过去取份材料，她刚走，总经理就来电话，让主任把去年的工作总结送过去。负责文件收发的是小王。主任左翻右翻怎么也找不到去年的工作总结，于是等得不耐烦的总经理在电话里大发雷霆：“怎么搞的？连份总结也找不到，你这个主任一天到晚在干些什么？”有什么办法？主任沮丧地只好等小王回来。小王刚进门，主任就把自己胸中的怒气全部朝小王头上倾泄：“托您的福，总经理给了好果子吃！你干什么去了？！”,小王想说明，但主任没有给她说话的余地：“废物！饭桶！”,小王怎么受得了这样的委屈，她泪流满面地冲出办公室，屋里只剩下主任对着硕大的天花板抽闷姻。,这时，小张回来了。,面对这种情况，现在小张应该怎么办？,现在小张有这么几种选择：,a,、“小王经常犯这种毛病，存完文件不说一声，我都说过她好几次了！”,b,、赶紧找出文件递给上司。,c,、赶紧找出文件给老板送去。,d,、“老板这些天也真像吃错药了！”,e,、“头，实在不好意思，我要是早点回来就好了。”,对于秘书以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请,说明理由，并对其他几种选择进行评析,第四节 秘书的心理素质,一、秘书应具备良好的心理素质,心理素质与其他素质是有双向作用，具有指向、激励，维持强化等多方面功能。,秘书活动的紧张性，快节奏和高压力等特点，对秘书心理品质提出了越来越高的要求。,二、优秀秘书的心理品质,动机和兴趣,1,、动机是促使秘书行动的原因，是秘书心理活动中的重要机能。秘书应注意使自己具备高尚的职业动机，缺乏动机和动机不正的人，是不可能胜任秘书工作的。,2,、兴趣是秘书积极探究某种事物或某项活动的意识倾向，兴趣会引起持久的注意力，从而不断获得新知识，秘书的兴趣应注意广泛兴趣和中心兴趣的结合。,情感和意志,1,、情感：是秘书对客观事物是否符合其需要而产生的内心体验，在秘书活动中，情感既可起到正面的推动作用，也可能起到反向的减力作用。,2,、意志：是秘书自觉地确定目标，支配行动，克服困难，实现预定目标的心理过程。秘书意志的自觉性，秘书意志的果断性，秘书意志的自制性。,气质和性格,1,、气质：气质是指一个秘书较稳定的心理活动加动力特征，气质的划分只是相对的，秘书人员应该根据职业特点和自身状况，自觉重视和加强气质修养，克服不良的气质倾向，培养良好的品格。,2,、性格：它是表现在态度和行为上比较稳定的心理特征。秘书要求有良好的性格品质，它包括：自信自制稳健谦虚敏捷等。,三、秘书的心理健康,影响秘书的心理健康的因素有：负担过重舆论压力人际关系,心理健康获得：,要树立正确的人生观,要确定适度的抱负水准，避免抱负水平过高而导致的挫折体验。,创造良好的人际环境。,及时调整不良心理，不良心理的表现：自卑自傲急躁厌烦多疑嫉妒。,要参加各种有益的活动。,第五节 秘书与领导的关系,一、秘书与领导关系的认识,1,、人格地位上的平等关系,2,、实现工作目标的同事关系,3,、工作职能上的上下级关系,4,、工作过程的主从关系,5,、工作沟通的双向交流关系,6,、工作绩效上的一体关系,二、正确处理与领导者的关系,（一）尊重而不阿谀奉承。,（二）主动而不越位脱轨。,（三）服从而不盲目附和。,（四）诚实而不作假弄权。,（五）沟通而不封闭堵塞。,（六）挡驾而不阻拦干涉。,三、了解各类上司的特征,领导类型,特征,秘书对策,民主型,尊重并能采纳不同意见,强烈的责任感和参与意识；主动参谋，防止优柔寡断；为领导挡驾。,开拓型,勇于打破传统观念，富有创造精神和才能,拓宽知识广度；提高创造思维的能力；办事讲求效率；工作有预见性；主动协调人际关系，为领导创造宽松环境。,业务型,长期从事教学、科研、管理能力欠缺,懂得必要的专业知识、较强的业务能力；勤于出谋划策；多提供管理科学知识。,超脱型,事必躬亲,消除依赖心理,平庸型,胸无大志,辅助领导出谋划策，借助上级的力量，促发其开拓精神,放任型,少用权利无为而治,既要忠于职守，多做工作，又要按章办事，适时请示,多疑型,过度警惕,做事小心谨慎；常汇报多请示；,阴险型,喜怒不形于色；使尽计谋,如临深渊，卖尽你的力，隐藏你的智，或许可以相安。,专断型,专横自负；不允许有异议。,主持正义，对事业负责；实事求是，对公众负责；坚持原则，对自己负责。减少正面冲突。,世故型,处事圆滑,明哲保身洁身自好；沉默；有原则地代人受过,嫉妒型,不能容忍下属超过自己,不可让领导自惭形秽（谦恭请教；适当在某些方面表现得差一些；在领导长处之外发挥自己的特长。,领导忌用的秘书：,轻易越级报告,经常转换工作的,阴一套阳一套的,脚踩两只船,嚼舌头的,吹牛的,锋芒太露的,得意忘形的,经常迟到的,沉迷玩乐的,我行我素的,玩笑过头的,第五章 调查研究,调查：收集资料的一种方式,研究：做出分析的一种方式,调查研究：收集资料后进行分析得出结论的方法和过程,分析方法：定量、定性,调查研究是人们在实践中有意识地通过对客观实际的考察、分析和研究，认识事物的本质及其发展规律的自觉活动。调查和研究是互相联系的。,调查研究在秘书工作中的地位和作用,（一）调查研究是秘书和秘书部门的重要职责,（二）调查研究是秘书和秘书部门做好各项工作的基础,（三）调查研究是秘书和秘书部门辅助领导科学决策的首要前提,（四）调查研究是秘书获得