科技文件管理-赵丽萍4.14.ppt

,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,1,科技档案管理,北京市档案局赵丽萍,2016,年,4,月,2,第一节 科技文件的概念、特点、作用及类型,一、科技文件的概念,科技文件是记录和反映科学技术活动，传递科技思想的文字、图表、声像等文件材料的总称。,3,二、科技文件的特点,（五）现实性（指导科研依据）,（一）专业技术性,（二）成套性,(,以独立项目为对象）,（三）更改性（动态变化）,（四）通用性（反复套用）,4,三、科技文件的作用,（三）科技文件是提高经济效益和社会效益的 重要工具。,（一）科技文件是指导科技、生产、建设活动的,重要依据。,（二）科技文件是继承科技知识的重要手段。,5,（四）其他载体文件材料,四、科技文件的基本类型,（一）图样科技文件（零件图、装配图、平面图、剖面图、立面图、大样图、竣工图等）,（二）文字科技文件（技术书、任务书、试验报告、审查报告、概算、预算、委托书等）,（三）其他形式的科技文件（配套目录、图样目录、明细表、汇总表、装箱单,6,第二节科技文件编制,一、科技文件编号,2,、分类编号法：,按性质、特征、专业，采取十进位制分类法,（一）科技文件编号的要求（代字代号）,代字：汉语拼音代字。代号：阿拉伯数字）,（二）科技文件编号方法,1,、项目结构编号法：,按项目隶属关系、结构关系及有机联系编制。如产品按部件、零件,7,（三）科技文件编号与科技档案编号的区别和联系,科技文件编号：,K528,.,1,-,001,文件序号（文件号）,部件号,产品型号,科技档案编号：,C,.,K528,-,01,案卷号,产品型号,产品档案代号,8,（四）档案部门应从归档的角度对科技文件标准 执行情况进行监督、检查,四、科技文件管理措施,（一）实行,“,三纳入,”,和,“,四同步,”,管理,（二）将科技文件的形成、积累列入经济责任制,考核范围,（三）档案部门要参加各项生产、技术的鉴定、,验收、创优、评奖活动，以确保科技文件,材料的完整、准确、系统,9,第三节 科技文件整理,一、科技文件的鉴定工作,（一）完整性鉴定（成套、不缺项）,（二）准确性鉴定（与实体对象，相关文件）,科技文件整理工作程序,鉴定,组（立）卷,编目,装订,10,二、科技文件的组卷,（一）复制图的折叠（,图纸要折叠为,A4,的幅面，先短再长，标题栏外露）,1,、需装订成册的复制图,297,210,图标,5,1,2,3,4,2,、不装订成册的复制图,11,（二）组卷,1,、案卷的基本特征,（系统整理、有机联系、相对数量限制、保管期限大致相同,）,2,、,组卷要求（准确反映情况，齐全完整、耐久,3,、组卷方法：产品设备：按部件、结构、系统组卷。工程档案：按专业组卷；科研课题档案：按其反映的不同研究阶段；管理性文件按问题、名称组卷（如果与产品设备密切相关的一并组卷；设备维护改造的档案单独组卷，不必拆卷,12,床身,传动机构,变速机构,进给箱,升降台,润滑系统,电气系统,例,1,：一台或一个型号产品设备仪器仪器的文件组卷,13,例,2,：基建工程文件的组卷,建筑,结构,电气,设备,14,例,3,：科研课题文件的组卷,准备阶段,研究实验,总结鉴定研究,成果推广阶段,15,（三）卷内文件的排列,3,、图文混合材料的排列,1,、图样材料的排列,2,、文字材料的排列,16,四、案卷装订的要求,三、科技文件案卷编目,（一）编写页号,（二）填写卷内目录,（三）填写卷内备考表,（四）案卷封面的编制,（案卷题名,）,案卷题名式样,北京市档案馆工程结构竣工图,项目名称,17,专业名称,科技文件名称,项目名称,18,第四节 科技文件归档,（三）几种主要科技文件的归档范围,一、科技文件的归档范围,（一）确定归档范围的标准,（二）确定归档范围的基本方法,19,二、科技文件的归档时间,三、科技文件的归档份数,四、科技文件的归档要求,五、科技文件的归档手续,20,第五章 科技档案管理,一、科技档案的概念,二、科技档案的基本种类及内容构成,第一节 科技档案概念和种类,（一）工业生产技术档案及其内容构成,（二）农业科技档案及其内容构成,（三）基本建设档案及其内容构成,（四）设备仪器档案及构成,（五）科研档案及其内容构成,21,第二节 科技档案的收集工作,一、科技档案收集工作的要求,（一）集中统一管理的原则,（二）要遵循科技档案的自然形成规律,（三）要保证科技档案的完整、准确,22,二、科技档案收集工作的方法和措施,（一）制定归档范围,（二）制定收集计划,（三）定向、定内容收集,（四）重点收集（重要环节和关键阶段）,23,第三节 科技档案整理,一、分类,（一）科技档案分类的基本要求,（二）科技档案分类方案的编制,24,XK5010,案卷（,1.2.3,）,XK5040,案卷（,1.2.3,）,T402,案卷（,1.2.3,）,产品,C,设备,S,基建,J,科研,K,按型号,按型号,按项目,按课题,分类方案示意,M612,案卷（,1.2.3,）,7801,案卷（,1.2.3,）,7802,案卷（,1.2.3,）,602A,案卷（,1.2.3,）,305B,案卷（,1.2.3,）,25,三、科技档案案卷的排列,1,、案卷排列的基本方法,2,、案卷排列的具体方法,26,产品,设备,科研,基建,C.XK2010-01,C.XK2010-02,C.XK2010-03,C.XK2010-04,C.XK5010-04,C.XK5010-02,C.XK5010-03,C.XK5010-01,1,2,3,4,1,2,3,4,1,2,3,1,2,3,4,1,2,3,1,2,3,4,1,2,3,1,2,3,4,27,四、编制科技档案号,（二）科技档案号的编制,科技档案号,=,分类号,+,案卷顺序号,28,XX,单位科技档案分类方案,基本种类,代字（号）,分类方法,属类,代字（号）,备注（总卷数）,基建,基,（,J,、,1,）,按项目分,办公楼,1,8,会馆,2,5,科研,研,（,Y,、,2,）,按课题分,课题,1,1,1,课题,2,2,1,设备,设,（,S,、,3,）,按型号分,复印机,1,1,计算机,2,1,29,例,1,：,J,.,2,-,01,案卷序号,项目代号,基建档案代号,分类号,例,2,：,C,.,XK5040,-,02,案卷号,产品型号,产品档案代号,分类号,1,、,编制同科技档案分类有关的代字、代号表,2,、确定档号编制结构，填写档号,30,五、编制检索工具,（一）总目录,（二）分类目录,（三）专题目录,31,第四节 科技档案的鉴定工作,一、科技档案鉴定工作的内容,二、科技档案价值鉴定的原则和价值因素,（一）确定科技档案保管期限的原则,（二）规定和影响科技档案价值的因素,1,、技术因素,2,、功能因素,3,、时间因素,4,、典型因素,5,、作者因素,6,、名称因素,32,三、科技档案保管期限的编制,（一）说明部分,（二）条款部分,1,、序号,2,、条款名称,3,、保管期限,4,、备注,33,四、科技档案价值鉴定工作的方法和步骤,（一）科技档案价值鉴定的方法,（二）科技档案价值鉴定的步骤,（三）销毁和善后处理,1,、,销毁清册的编制,2,、,编写鉴定工作报告,3,、,组织销毁,4,、,善后处理工作,思考题,1,什么是“三纳入”、“四同步”,?,2,简述科技文件的编号方法。,3,简述基建工程竣工图编制的基本原则。,4,简述一般科技文件的审签程序。,5,。试述科技文件的管理措施。,34,35,第二部分：建设项目档案工作要求,（,1,）前期文件：重中之重抓好收集、归档,项目建议书,:,市发改委在批复过程中征求市政府相关委办局的意见形成的文件必须归档,。,市交通委：,交通影响评价审查,（含需提交的控制性详细规划、规划意见复函、专家论证意见）,文物局：,文物原址保护范围内建设项目审查文件（含设计方案、建设工程规划、建筑工程总平面图、专家论证意见等）,前期文件：重中之重抓好收集、归档尤其要关注的是：,环保局,：,环境影响评价审查,（含专家论证意见、水务局审批文件、地形图等）,水务局,：水土保持方案、水资源论证报告的批复,国土局,：建设用地预审（含项目建议书批复或可研报告等）,地震局,：,地震安全性评价报告（含项目建议书及批复、规划意见书、设计方案、岩土工程勘察报告、专家评审意见等,36,前期文件：重中之重抓好收集、归档尤其要关注的是,规划委,：规划意见书（含项目建议书批复文、规划布局设计方案图、建设用地钉桩通知单等）、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证,园林绿化局,：,绿地率审核文件、树木伐移许可、移植古树名木许可、避让保护古树名木许可,消防局,：,消防设计防火审核文件,37,前期文件：重中之重抓好收集、归档尤其要关注的是,民防局,：,人防工程建设规划设计条件审查、人防工程施工图备案通知书,卫生局,：卫生、设施条件的设计审查,国土局,：国有土地使用证（需提供建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等）,住建委,：城市房屋拆迁许可证,发改委,：年度投资计划,交通委,（路政部门）：掘路许可；,公安交通局,：占路许可,38,前期文件：重中之重抓好收集、归档尤其要关注的是,建设工程招标管理办公室,：招投标管理文件,有资质的设计单位,：施工图审查,住建委,：施工许可证,特别注意,：,征地拆迁文件,：重中之重,请示、批复、红线图、坐标图、征迁、,安置、补偿文件、原始地形、地貌状况,图、照片,39,前期文件：重中之重抓好收集、归档尤其要关注的是,40,招投标文件：招标文件、合同协议、开标文件、中标文件等；,（,3,）专家论证文件；,（,4,）相关委办局的行政审批文件；,（,5,）有关说明性文件。,41,施工文件,:,施工综合管理文件、测量文件、原始,记录及质量评定文件、材料（构、配件）,质量保证书及复试文件、物资报验材料、,设备测试（调试）及检查记录、建筑及,安装工程总量表、工程说明、施工图、,质量事故报告等。,42,施工文件,:,特别是：,施工组织设计、施工日志、大,事记、质量事故报告、物资资料、洽商记录、,施工质量检查、质量文件、设备安装、调试、,试验记录、设备文件。外购设备：要尤,其注意：设备开箱验收记录、商检、说明书,及时翻译为中文。涉外文件。,43,监理文件,：,监理规划、监理实施细则、监理月,报、监理日志、会议纪要、旁站监理记,录、物资进场报验、资质报审、单位工,程竣工验收报验、竣工验收报验、竣工,验收移交证书、工程质量评估报告等,44,竣工图纸,：完整、准确、清晰、规范、修改到位,几种情况,（,1,）,没有变动时；,（,2,）变动超过,35%,时；,（,3,）重复的标准图、通用图,要编制项目总平面图、综合管线竣工图,（,4,）修改方法规范；,（,5,）竣工图与施工图设计、设计变更、洽,商、材料变更、施工及质检记录相吻合；,（,6,）单位工程、装置或专业编制，有编制,说明和目录,45,竣工验收文件,竣工验收报告、工程设计总结、施工总结、,监理总结、质量评审文件、相关委办局出具,的验收文件,项目现场声像文件、审计文件、竣工决算、,结算等项目竣工验收会议文件、项目评优报,46,特别注意科研文件的归档,立项开题阶段、研究阶段、成果鉴定,阶段、成果推广阶段,47,声像文件,：,把握项目建设关键节点、关键环节,（如，隐蔽工程）；,“,四新,”,技术的运用。,注意：建设单位、施工单位、监理单位各,司其职，避免两个极端；,有据可查、明确版权归属；,声像档案要达到规范化要求，符合国家标准的要求。要及时冲洗、刻盘、配有文字说明。,48,执行的相关标准,国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范,（,DA/T28-2002);,科学技术档案案卷构成的一般要求,（,GB/T11822-2002),照片档案管理规范,（,GB/T11821-2002);,北京市建筑工程资料管理规程,北京市政设施工程资料管理规程,49,