怎样写公文.ppt

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2025,主体,版头,份号,秘密等级和保密期限,紧急程度,发文机关标志,发文字号,标题,主送机关,正文,页码,24 十一月 2025,主体,版记,附件说明,印章,成文日期,附注,抄送机关,印发机关,印发日期,二维条码,发文机关署名,附件：,XXXXXXXXXXXX,24 十一月 2025,公文的特定格式：,信函式格式：,命令格式：须由部长签发，盖签名章。,纪要格式：纪要标志由“会议名称会议纪要”组成。,24 十一月 2025,信函格式,24 十一月 2025,命令格式,24 十一月 2025,纪要格式,24 十一月 2025,五、发文的基本程序,交办,草拟,部门审核,内部会签,办公室审核,机关领导签发,登记,缮印,外部会签,封发,归档,24 十一月 2025,第二节 公文的写作,一、对机关工作人员的基本要求：,1.政治素质。,2.业务知识。,3.写作能力。,4.熟悉公文处理规范。,24 十一月 2025,二、起草公文的基本要求：,公文起草是公文处理工作的基础和源头。条例从3个方面对公文起草提出了7点要求。,24 十一月 2025,1.关于公文内容方面的要求：,（1）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。,（2）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。,（3）文种正确，格式规范。,24 十一月 2025,2.关于文风方面的要求：,内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。,24 十一月 2025,3.关于公文起草方法方面的要求：,（1）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。,（2）公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。,（3）机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。,24 十一月 2025,三、公文起草的具体方法和步骤,1.了解发文目的，理解领导意图。,24 十一月 2025,2.文种的确定和写作,机关日常使用的通用公文，按照公文的性质和用途可分为若干种，为每种公文所规定的固定名称，就是公文的种类，简称文种。例如，命令、决定、通知、请示、报告、函、批复等，都是文种的名称。,文种的作用在于概括地标明公文的性质、制发的目的和要求，便于收文机关进行文书处理。,24 十一月 2025,是请示工作还是报告情况？是发布规章还是审批项目？是联系工作还是通报情况？对方单位是上级机关还是下级机关，或者是不相隶属的单位和机关等。不同的目的应选择不同的文种，不同文种的写法是不同的,。,24 十一月 2025,党政机关的法定文种,1.决议,2.决定 3.命令（令）,4.公报,5.公告,6.通告,7.意见 8.通知 9.通报,10.报告 11.请示 12.批复,13.,议案,14.函 15.纪要,24 十一月 2025,决 议,适用于会议讨论通过的重大决策事项。,决议的类型：,1.审批性决议：,关于中国共产党章程(修正案)的决议,2.方针政策性决议：,关于建国以来党的若干历史问题的决议,3.专门问题性决议：,关于召开党的第十八次全国代表大会的决议,24 十一月 2025,决定的,适用范围：,对重要事项作出决策和部署。,奖惩有关单位及人员。,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。,决 定,24 十一月 2025,决定的类型：,1,宣告性决定,。,把已经做出部署和安排的重大事项向下级机关宣布。如：,国务院关于第三批取消和调整行政审批项目的决定,（国发,200416,号）,24 十一月 2025,2,指挥性决定,。安排重要工作，要求下级机关贯彻执行。如：,国务院关于加强节能工作的决定,（国发,200628,号）,24 十一月 2025,3,奖惩性决定,。对有关单位或工作人员进行奖励或处分。如：,交通部关于表彰全国交通职业教育工作先进集体和先进个人的决定,（交科教发,2004484,号）。,24 十一月 2025,命 令（令）,命令（令）是国家的权力机关、行政,领导机关、军事机关等颁布的具有强制执,行性质的领导性、指挥性公文。党的机关,不使用命令。,24 十一月 2025,命令（令）的适用范围：,1.公布行政法规和规章；,2.宣布施行重大强制性措施；,3.批准授予和晋升衔级；,4.嘉奖有关单位及人员。,24 十一月 2025,公 报,适用于公布重要决定或者重大事项。,24 十一月 2025,公 告,公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。其特点是知照范围广泛，一般,不写主送单位,，而且行文机关多为高层国家机构，党的机关和基层机关、企事业单位不能使用这一文种。,公告一般通过各种媒体发布。,24 十一月 2025,通 告,适用于在,一定范围内,公布应当遵守或者周知的事项。党的机关一般不使用通告。,通告可以发文和通过各种媒体发布，也可在适当的地点张贴公布。,24 十一月 2025,意 见,适用于对重要问题提出见解和处理办法。,意见可以用于上行文、下行文、平行文。作为上行文应按请示性公文的程序和要求办理，上级机关应当对下级机关报送的意见作出处理和给予答复；作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文，提出意见供对方参考。,24 十一月 2025,通 知,适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。,24 十一月 2025,通知的分类：,通知的适用范围很广，根据功能或用途，可以把通知分为：指示性通知、知照性通知、转发印发性通知等。,24 十一月 2025,1,指示性通知,指示性通知,是上级机关用于向下级机关作出某项工作要求的通知种类。指示性通知是,典型,的领导和指导性公文。,24 十一月 2025,2知照性通知,知照性通知,是向下级和有关单位宣布某些应知事项。如成立或撤销机构、启用或作废印章、迁址办公、更改电话号码、变更作息时间、安全保卫、放假安排等都可以用这种通知办理。知照性通知要求表达完整、叙述准确。,24 十一月 2025,3转发印发性通知,：,转发印发性通知,指用于“批转”、“转发”和“印发”公文的通知种类。,“批转”具有“批准转发”之意，是上级对下级文件的认同并转发下去贯彻落实的通知。,“印发”则主要用于发布本机关制定的公文或领导讲话。,“转发”主要用于转发上级机关和其他机关、单位的文件,，,24 十一月 2025,通 报,适用于表彰先进，批评错误，传达重要,精神和告知重要情况。,一般分为两类:即表彰批评性通报、情况通报。,24 十一月 2025,1,表彰批评性通报：如,关于表彰近期几次重大救助行动中表现突出的集体和个人的通报,（交办发,2004763,号）,关于吉林省吉化集团公路运输公司危险货物运输车辆发生重大交通事故的通报,（交公路发,200421,号）,此类通报一般由事实、决定事项或处理意见、执行要求或号召等组成。,24 十一月 2025,2,情况通报：如,国务院办公厅关于,1999,年各部门报送公文简报情况的通报,国办函,200026,号,此类通报一般由详细情况、基本分析和提出要求等部分组成，,24 十一月 2025,命令、决定和通报用于奖励时如何区分,:,命令、决定和通报三个文种用于奖励时，各级行政机关应当依据法律的规定和职权，根据奖励的性质、种类、级别、公示范围等具体情况，选择使用相应的文种。命令一般单位不能使用,:,决定偏重于表彰、授予称号：通报则更偏重于宣传先进事迹。,24 十一月 2025,报 告,报告是陈述性公文，适用于向上级机关或者业务主管机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。,报告属上行文。,24 十一月 2025,报告的主要类型：,1.,工作报告。指向上级机关报告工作的报告，有例行工作报告和专题报告两种。,2.,情况报告。指向上级机关反映情况的报告。,3.,答复报告。指答复上级询问事项的报告。,4.,报送报告。指向上级机关报送文件或有关材料的报告。,24 十一月 2025,请 示,适用于向上级机关请求指示、批准。,请示属上行文。,24 十一月 2025,请示的主要类型：,（,1,）请求指示的请示。这类请示多涉及政策上、认识上的问题。,（,2,）请求批准的请示。这类请示多涉及项目、人事、财物、机构等方面的具体问题。,24 十一月 2025,请示与报告的区别：,(1),行文目的、作用不同。,(2),行文时间不同。请示需要事前行文，报告一般在事后或者工作过程中行文。,(3),受文机关处理方式不同。请示属办件，收文机关必须及时批复。报告属阅件，收文机关可不行文作答。,(4),写作侧重点不同。报告只汇报工作情况，,不能夹带请示事项。,请示中所陈述的情况只是作为请示的原因，其重点依然是请示事项。,24 十一月 2025,上行文写作的注意事项：,（1）请示应当一文一事。,（2）上行文只主送一个上级机关。,（3）上行文不抄送下级机关。,（4）不得在报告夹带请示事项。,交通部交救发,2004463,号文件案例,如果既想汇报工作，让上级掌握，又想请示解决问题，一般有两种办法解决：,1.,将,“,报告,”,和,“,请示,”,分开，形成两份公文分别上报；,2.,以请示公文为主，将报告的内容作为附件，附在请示后面作为背景材料，让上级了解请示的充分理由。,24 十一月 2025,批 复,批复也是一种重要的领导指导性公文，适用于对下级机关的请示事项作出答复。,这一文种只能用于对本机关所属的下级机关。业务主管机关对于平行机关和没有隶属关系的机关答复问题和审批事项，不宜使用批复，可以用函答复。,24 十一月 2025,批复的特点：,（,1,）被动性。批复必须依赖请示而存在。先有请示后有批复。任何一份批复都是针对请示而做出的。,（,2,）针对性。批复内容有很强的针对性，请示什么事项，就批复什么事项。批复的内容是由请示的内容来决定的，批复的针对性还体现在批复的主送单位只能是请示的单位，涉及的有关单位必要时可以抄送，但范围必须有一定限制。,（,3,）权威性。上级机关通过批复表态准许怎样做，不准许怎样做。下级机关必须执行上级机关的批复意见。,24 十一月 2025,批复的类型：,（,1,）肯定性批复。表明同意下级机关就某项工作提出的请求，认可下级的某种设想或做法。,（,2,）否定性批复。不同意下级机关的要求，给下级机关否定的答复。,肯定性批复和否定性批复在写法上稍有区别。,24 十一月 2025,议 案,适用于各级人民政府按照法律程序向,同级人民代表大会或人民代表大会常务委,员会提请审议事项。其他机关一般不使用,本文种。,24 十一月 2025,函,即公务信件，用于不相隶属的机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。,函属于平行文。,24 十一月 2025,函的主要特点是：,适用范围广泛，使用灵活方便。既可用于相互商洽工作，询问答复问题，又可用于向主管部门请求批准事项及主管部门审批或答复事项。,24 十一月 2025,函的主要类型：,(1),商洽函。指主要用于平行机关或不相隶属机关之间商洽工作、联系有关事宜的函。,(2),询问答复函。指主要用于不相隶属机关之间互相询问答复处理有关问题的函。,(3),请批函、批准函。主要指向不相隶属的业务主管部门制发的请批函，以及业务主管部门向不相隶属的机关单位制发的批准函。有关机关、单位需向不相隶属的业务主管部门请求批准，但又因互相之间不是上下级的隶属关系而不宜用请示行文，就应用函。此类函常常误用为请示、报告或批复。,24 十一月 2025,纪 要,适用于记载会议主要情况和议定事项。,它是反映会议议定事项和会议主要精神的一个文种。制发纪要，便于与会单位共同遵守和执行会议议定事项。,24 十一月 2025,纪要的特点：,（1）纪实性。纪要须如实反映会议的内容和议定事项，不能把没有经过会议讨论的问题写进纪要。,（2）提要性。纪要是会议的要点，不是会议记录，不能有闻必录，平铺直叙，而是对会议的情况和内容进行综合、概括性的整理，归纳出主要事项，使人一目了然，易于把握精髓。,（3）内部性。不得以纪要代替文件,直接作为行政管理的依据。,文种选用的基本依据和要求,1.依法选用。,2.依据机关之间的关系选用。,3.依据行文的目的、要求选用。,4.按照文种的适用对象选用。,5.按照层级的不同选用文种。,党的机关一般不使用命令（令）、公告、通告、议案这4个文种。,行政机关一般不使用决议这个文种。政府各部门不使用议案。,24 十一月 2025,3.,拟写标题,标题是公文主题的高度概括，看了标题后就能使人对公文内容有一个概括的了解。好的标题能够对公文产生画龙点睛的效果。标题由3部分组成。,24 十一月 2025,公文标题结构的三要素：,发文机关+事由+文种,如：,交通运输部,关于,切实做好重大节假日免收小型客车通行费有关工作,的,通知,24 十一月 2025,要素一（发文机关）：,标题中的发文机关与其他格式要素中的发文机关、文字中的表述必须一致。,24 十一月 2025,要素二（事由）,：,这是明确主题的主要部分。一定要体现“,准确简要,”的原则，避免题不达意。容易出现的错误有以下几种：,24 十一月 2025,一是事由偏跑。,如,关于开展行业稳定调研活动的请示,，从题意上看，是请示开展行业稳定调研活动，而文内只有请求上级解决“调研经费”的内容。应改写为,关于请求解决行业稳定调研活动经费的请示,。,24 十一月 2025,二是题大义小。,如,关于,省交通厅机构改革的通知,，而文件内容中仅仅对机关个别处室作了调整，标题“帽子”太大，使题文不完全相符。应改写为,关于调整,省交通厅机关处室设置的通知,。,24 十一月 2025,三是题窄义宽。,如关于做好争取人民满意基层站所活动筹备工作的通知，标题的事由主旨是“筹备”二字，而正文中不仅详细介绍了“争创活动”的意义、内容、方法，还谈到了组织领导、活动步骤、管理制度等，显然，标题题义过小难于表达和带动正文，此标题可改写为关于开展争创人民满意的基层站所活动的通知。,24 十一月 2025,四是提炼不精。,主要表现在标题冗长上。如关于加强领导，周密安排，认真做好春运工作，确保人民群众春节期间便捷安全出行的通知，可修改拟为关于认真做好春运工作的通知。,24 十一月 2025,五,是隶属不清。,分不清“批转”、“印发”、“转发”三者之间的隶属关系和词性。,24 十一月 2025,六是用词重叠。,多出现在转发公文方面。如“,县人民政府关于转发,市人民政府关于转发,省人民政府关于转发,国务院关于印发国家行政机关公文处理办法的通知,的通知,的通知,的通知,”。这里介词“关于”、动词“转发”、文种“通知”反复出现，在一个标题内重复使用，造成标题冗长，令人不知所云。解决用词重叠问题，可采用“简化法”、“直转法”、进行处理。,24 十一月 2025,简化法,：,省财政厅要转发,“,财政部关于印发中央部门财政拨款节余资金管理暂行规定的通知,”,时,:,如果机械转发则为,:,省财政厅关于转发财政部关于印发中央部门财政拨款节余资金管理暂行规定的通知的通知,标题可拟为：,省财政厅关于转发财政部中央部门财政拨款节余资金管理暂行规定的通知,24 十一月 2025,直转法：,县人民政府关于转发中共中央办公厅国务院办公厅,党政机关公文处理工作条例,的通知,24 十一月 2025,要素三（文种）：,文种是标题中必不可少的要素。而且在正式公文中必须使用法定文种。经常出现的错误有混用文种、错用文种、生造文种、用法定文种印发法定文种等。,24 十一月 2025,4.确定行文类型,机关的行文类型主要有：以机关名义制发的文件、函、电报、便函；以机关办公室名义制发的文件、函、电报、便函；机关特定的专用文件；内部使用的签报，本机关与相关部门的联合行文等类型。,24 十一月 2025,确定行文类型，应考虑行文目的、行文关系、行文规则等因素，坚持精简、注重实效的原则，使公文发挥出最大作用。,24 十一月 2025,5.确定发送范围和对象,发送范围和对象有主送、抄送之分，应根据发文目的来确定。一般来说，需要办理的单位应该主送，阅知即可的单位可以抄送；属于告知性的文件，对不相隶属的机关可用抄送方式。,24 十一月 2025,一件事情涉及多个主管机关，在办理,呈请性的文件时，只能主送,一个,机关，,其他相关的机关或部门可采用抄送形式。,24 十一月 2025,行政机关一般不越级行文。,不得以本,机关,名义向上级机关负责,人,报送公文，不得以本机关负责,人,名义向上级,机关,报送公文。,24 十一月 2025,6.公文的表述,公文的文体为白话文。,公文的表述既要符合一般文章的写作要求，又要合乎特定文体（公文种类）的要求，还要合乎发文机关在行文关系中的地位，也就是要符合行文规则。,24 十一月 2025,（1）公文的表达方式,：,文章表达方式有叙述、描写、抒情、议论和说明五种。一般来说，叙述为主形成了,消息,，描写为主形成了,小说,，抒情为主形成了,诗歌,，议论为主形成了,论文,，说明为主形成了,公文,。,24 十一月 2025,在公文中，常用的表达方式是说明、叙述和议论。描写和抒情极少或基本不用。,24 十一月 2025,（2）公文表述的基本要求：,新条例第十九条要求，公文起草应当做到：,内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。,24 十一月 2025,内容简洁：,一要简短精练，直接了当，要言不烦，意尽言止，观点鲜明，重点突出，宜短则短，宜长则长；,二要务实管用，有感而发，朴实明白。,24 十一月 2025,主题突出：,就是要主旨明确，中心观点和分观点开门见山，直述不曲，一目了然。,首先要集中，一篇公文只能有一个大的思想观点，分观点为中心观点服务；,其次要醒目，可直接在公文标题揭示，在公文开头表述，在公文结尾强调。,24 十一月 2025,观点鲜明：,就是基本观点、主张和政策措施要表达得清楚明白，拥护什么、反对什么，肯定什么，否定什么，想解决什么问题，达到什么目标等，都应在公文里明确表示出来。,一要讲明道理，赞成的要讲出理由，反对的更要辩析清楚，理由要充分，道理要令人信服。,二要观点统一，层次清楚，材料和观点要统一，各个分观点和中心观点要统一，分观点之间要层次清楚，协调一致。,24 十一月 2025,结构严谨：,围绕主题表达的需要，合理地安排和展开材料，公文层次、段落的划分和安排前后呼应，逻辑严密，自然连贯、完整匀称。结构的内容包括开头和结尾、层次和段落、过渡和照应等。,24 十一月 2025,表述准确：,就是观点和论述要符合实际情况和机关意图，无虚假错漏，不产生歧义。,要做到表述准确，就是要做到概念明确、判断恰当、推理正确。要字斟句酌，仔细推敲、修改，做到措词得体，褒贬得当。同时要遵守语法和文字、标点符号、计量单位等规范。,24 十一月 2025,第一用词、成语要准确。如：,想念,惦念 爱护,爱戴,成绩,成果,成效,成就,战斗,战役,战争,无微不至,无所不至,夜以继日,日以继夜,24 十一月 2025,第二概念要准确。,如：高原病发病率得到控制，继续保持了高原病零死亡和鼠疫疫情零传播。,“,鼠疫,”,指一种疫病，,“,疫情,”,指疫病的发生和发展情况，保持鼠疫的发生和发展情况不传播(不让外界知晓)，显然与文意不符，换了概念。,应删掉,“,疫情,”,一词。,24 十一月 2025,第三要遵守文字、标点符号、计量单位等规范。,（1）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。,例1：根据关于印发交通运输部工作规则的通知（交办发200841号），,例2：随着中国加入WTO（世界贸易组织），,24 十一月 2025,（2）日期应当写明具体的年、月、日。在年底年初时要特别注意。,（3）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。,24 十一月 2025,（4）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。,规范化简称,可以直接使用，如“交通运输部”。,24 十一月 2025,（5）公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。,24 十一月 2025,（6）公文中应当使用国家法定计量单位。,24 十一月 2025,表述中的语言歧义。,歧义是指语句可形成其他解释的一种语言现象。在主要用于事务处理的公文，特别是法律、法规、规范性文件中，其危害极大。所以，公文中必须杜绝歧义，即所用词语只有一个明确的意思，不能有几种解释。语言表达产生歧义主要有这样几种情况：,24 十一月 2025,选词不当，造成对概念的歧解，引起歧义。,滥用方言,滥用口语,使用不规范的简称,误用褒贬词语,24 十一月 2025,语序不当，造成被限定说明的对象不明，引起歧义。,如：参加会议的还有几个单位的领导。,24 十一月 2025,语句中个别词的词性不明，也会产生歧义。,如：请于20,15,年,1,月16日前来报到。,24 十一月 2025,多义词、多义词组造成语句中有关成份间的语法关系不明，引起歧义。,如：我们要学习文件。,24 十一月 2025,错用数量词，产生逻辑错误，引起歧义。,如：我们一定要严厉打击少数腐败分子，把反腐败斗争进行到底。,24 十一月 2025,缺少或错用标点符号，改变了词语间的关系，引起歧义。,如：3日内蒙古人民共和国有沙尘暴。,24 十一月 2025,前后不一，引起歧义。,例：一份文内前面讲：“,主办部门,要坚持依法行政”，下文则说“,主管部门,应主动与有关部门协商”。实际上主办与主管在文中是一个意思，为保持一致，避免歧义，应将“主办”改为“主管”。以使前后统一。,24 十一月 2025,文字精练：,公文的针对性、时效性极强。因此，公文的撰写和处理，都需要快速度、高效率，不浪费自己和他人的时间。,文字精练，就是公文的语言要简明扼要、准确贴切、严密规范。,24 十一月 2025,从内容上讲：,要舍得删削，竭力将可有可无的字、句、段删去，将不够典型、平淡一般、繁多冗杂的例证删去，将与主旨无关或联系不紧密的分支观点删去。但要服从行文目的和表现主题需要，该详则详，该略则略。,24 十一月 2025,从表述上讲：,首先，概念要高度概括。如：,行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。（原办法）,24 十一月 2025,其次，是语言结构简单。,一般单句多，复句少；短句多，长句少。即使是长句中也是短主语型、短谓语型、短宾语型等较多，而长类型的较少。这在法律、法规中更为明显。,24 十一月 2025,再次，力戒重复。,公文撰写中要特别注意避免以下三个方面的重复：,一是语句中词的重复出现。如：,新种的成熟期比旧种早熟十天。,24 十一月 2025,二是一个语句中意义的重复反映。如：,如：我们,预先,有,计划,有,准备,地把八个场地都清理干净。“计划”、“准备”必然在事前，“预先”是多余，应该删去。,再如：,过去的往事；目前的现状；悬殊很大；,目的是为了；不好的坏毛病；涉及到；全部都；,各位代表们；一个年轻的女孩；,24 十一月 2025,三是一句话说两遍。,如：,一年来的改革实践取得了,显著成绩,，收到了,巨大效果,。,24 十一月 2025,最后，应当认真校对，把好最后一关。,24 十一月 2025,2008,年,9,月,9,日，明明是中秋节的放假通知，但巴中市政府办公室的工作人员一时粗心，竟将“中秋节”错写成“端午节”。四川省巴中市机关行政效能建设办公室,16,日透露，因此事有,4,人被问责，其中,3,人被免职，刚上任不久的巴中市政府办公室主任停职反省。,24 十一月 2025,不当之处 请多批评,谢谢大家！,