Office办公软件基础知识ppt课件.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,page1,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,page1,*,Office,办公软件基础知识,1,简介,.,page,1,目 录,第四部分,小知识共享,page,1720,第一部分,Word,文字处理软件,page,26,第三部分,PPT,制作要点,page,1116,第二部分,Excel,电子表格软件,page,710,2,Office,办公软件是微软公司开发的办公自动化软件，使用,Office,办公软件，可以帮助我们更好地完成日常办公和公司业务。,Office,办公软件是电脑应用最多，最基础的一个软件,Office,办公软件的发展经历了,Office 97,、,Office 98,、,Office 2000,、,Office XP,、,Office 2003,、,Office 2007,等几代,Office,套装软件一般由以下,7,个软件组成：,Microsoft,Word,*,（文字处理应用软件）、,Microsoft,Excel,*,（电子表格应用软件）、,Microsoft,PowerPoint,*(,幻灯片演示软件,),、,Microsoft Outlook*,（邮件及信息管理软件）、,Microsoft Access*,（数据库应用软件）、,Microsoft FrontPage*,（网站管理应用软件）、,Microsoft Share point Team Services,（群组作业网站）,简 介,3,第一部分,Word,文字处理软件,Word*,是办公套装软件,Office*,组件，专门用于文字编辑、排版的软件，是目前,Windows,环境下最受欢迎的文字处理软件之一，功能强大，操作简单。生成的文件扩展名为“,*,.doc,”或“,*.docx,”（,Office2007),。,要点,：,1,、新建、保存、打开,word,文档,2,、复制粘贴，查找替换，插入特殊符号等操作,3,、,文字格式的设置，段落的排版，项目符号和编号,4,、页面设置，页眉页脚，分栏,提高,：,创建精致页眉页脚,1,）在首页上放置不同的页眉或页脚，或不放置页眉或页脚,2,）,使奇数页和偶数页具有不同的页眉和页脚,4,第一部分,Word,文字处理软件,一注释设置,：,插入,脚,注、,尾,注和批注（脚注放在每一页面的底端，尾注放在文档的结尾）,“,插入,”,“,引用,”,“,脚注和批注,”,插入日期和时间、自动图文集,二格式设置,：,分栏效果：,“,格式,”,“,分栏,”,。可以设置各栏宽度或是否加分隔线。（只有在,页面视图,和,打印预览,下，才能显示分栏效果）,首字下沉：,“,格式,”,“,首字下沉,”,中文版式：,“,视图,”,“,工具栏,”,“,其他格式,”“,格式,”,“,中文版式,”,（包括：拼音指南、合并字符、带圈字符、双行和一、纵横混排）,文字方向：,“,格式,”,“,文字方向,”,：竖向排版、横向排版,三检查，校对及保护：,在,“,工具,”,菜单下可以进行：字数统计：选定要统计的字符，即可统计出选定字符的个数。包括行，段，页数等。拼写和语法：检查文档中的错误语法和单词,文档的保护,四文档的打印：页码范围选择,5,五、,Word,表格的制作：,方法,1.,打开,“,表格,”,菜单，依次选择,“,插入,”,/“,表格,”,命令,方法,2.,单击,“,常用,”,工具栏上的,“,表格,”,按钮（简单表格）,方法,3.“,表格和边框,”,工具栏上，选择,“,铅笔,”,工具,第一部分,Word,文字处理软件,六、图文混排：插入艺术字、图片,艺术字体样式选择调整,当插入剪贴画图像、,“,来自文件,”,的图像或,“,来自扫描仪或相机,”,的图像时，您要用其中一种格式插入图像。,图形位置、大小设定,文本框与绘制图形,6,第一部分,Word,文字处理软件,七四种视图方式的比较,页面视图：,以页面的形式显示编辑的文档，所有的图形对象都可以在这里完整地显示出来,普通视图：,分页使用一条虚线来表示。另外在普通视图中无法看到图形对象、插入的页码、页眉和页脚等内容，也不能进行竖向的排版，所以这个视图通常用来进行文字的输入、编辑和查阅纯文字的文档等,Web,版式视图：,联机阅读方便，它不以实际打印的效果显示文字，而是将文字显示得大一些，并使段落自动换行以适应当前窗口的大小，而且只有它可以添加文档背景颜色和图案,大纲视图：,每一个段落的前面都有一个标记,7,第一部分,Word,文字处理软件,八、模板使用与新建：简历和常用文档格式,九、工具的使用：,“,工具,”,“,选项,”,：显示的文档个数及自动保存时间,十、使用背景、边框和文字效果装饰文档：添加水印或背景图片、边框、底纹或填充效果,8,第二部分,Excel,电子表格软件,Excel,是微软公司出品的,Office,系列办公软件中的一个组件，它实质就是一个电子表格软件，可以用来制作电子表格、完成许多复杂的,数据运算,，进行,数据的分析和预测,并且具有强大的,制作图表,的功能,Excel,的新建、打开、保存、关闭、编辑、删除等基本功能（基本快捷键功能）、数据录入、单元格式设定,数据,填充,：,),填充相同数据,：鼠标指针移动到填充柄，拖动它向右,),用户也可以自定义填充序列，方法如下：,“,工具,”,菜单,“,选项,“,命令，选择,”,自定义序列,“,标签，选中,”,新序列,“,并在,”,输入序列,“,框中填充序列，注意：序列中每一项不能以数字开头，如,1,2,3,),智能填充：,可以指定有某种规律的数据（等差，等比,）,9,第二部分,Excel,电子表格软件,函数,函数可以认为是常用公式的简写形式。,常用的函数有：,Sum,，,Average,Max,，,Round,If,Vlookup,等,步骤如下：,1),单击要输入如,Sum,函数的单元格,2).,“,插入,”,菜单,“,函数,”,，出现,“,粘贴函数,”,对话框,3),选择需要的,“,函数,”,，选定区域,.,区域（连续区域；不连续区域，按住,Ctrl,键）,快速计算：工具栏上的,“,自动求和,”,和,“,粘贴函数,”,按钮,10,第二部分,Excel,电子表格软件,常用的函数（如,Sum,、,Average,、,Max,、,Round,、,If,、,Vlookup,）实例如下：,函数,11,第二部分,Excel,电子表格软件,Excel,中常用功能演示：数据透视表、插入图表、分列等,12,第三部分,PPT,制作要点,1,、版面设计,1-1,整体效果,整体效果应风格统一，色彩协调，美观大方。,1-2,色彩,尽量采用与文字对比度较大的背景，如白底黑字、黑底白字、蓝底白字、绿底黄字，不要使用图片作背景。,1-3,页边距,每页四周留白，应避免内容顶到页面边缘。,1-4,表格,尽量使用透明背景表格。,13,1-5,图片,使用图片时，同一页面上不应将多个图片叠加在一起。,1-6,强调内容,页面中的关键内容、定理、定义等宜通过设置亮色、加粗、下划线等方式，加以强调，刺激记忆。但同一页面上用于强调效果的方式不应超过三种。,1-7,页数显示,演示文稿的当前页应在页面下边显示。,第三部分,PPT,制作要点,1,、版面设计,14,第三部分,PPT,制作要点,2,、,内容结构设计,2-1 内容组织,每页应呈现一个较为单一的内容。,2-2 内容层级,每页的条目不应超过三个层级结构，低一级的内容向右移至少一个汉字。,2-3 条目,每行呈现一项条目，对于复杂的短文，应分解，用多项条目呈现。,2-4 符号使用,尽量使用各种符号简化文字描述。,2-5 内容讲演时间,每页内容讲演时间不宜过长，以25分钟为宜。,15,第三部分,PPT,制作要点,3,、,文字排版,3-1,标题,标题应简洁、概括，一般不超过,10,个汉字，避免换行，不同级别的标题在文字和色彩上应有区别，同一级标题要前后一致。,3-2,正文,文字简练，表意明确。每行不超过,30,个字；行距使用,1.25,行或,1.5,行。,3-3,字符,字符尽量选取与背景颜色有较大反差的颜色，以突出讲稿的内容。,16,第三部分,PPT,制作要点,4,、,动画、声音设计,4-1 动画效果,使用动画效果时，同一页面上不应使用三种以上。,4-2 声音节奏,应使用舒缓、节奏较慢的音乐。,没有特殊要求，一般不建议设置声音。,17,三不原则,：,“不超过,3种字体、不要超过3种色系、不超过3种动画效果，包括幻灯片切换”！,72,原则：,每份幻灯片传达,5个概念效果最好。7个概念人脑恰恰好可以处理。超过9个概念负担太重了，请重新组织。,八字真言：,“文不如表，表不如图”！能用图时，不用表；能用表时，不用字。,简单原则,：,干净、简洁、有序。,第三部分,PPT,制作要点,5,、,设计原则,18,第四部分,小知识共享,也许你遇到过这样的问题：有时遇到要做一份文档或表格时却找不到自己想用的菜单？,办公软件版本有差别方法不尽相同！,-,自定义快速访问工具栏,19,采用单元格式四舍五入的话，在财务运算中常常会出现几分钱的误差，而这是财务运算不允许的。那是否有简单可行的方法来进行真正的四舍五入呢？,第四部分,小知识共享,数 值（原）,单元格式,(4,位）,函 数（,4,位）,1.235487343,1.2355,1.2355,1.894563241,1.8946,1.8946,0.547638953,0.5476,0.5476,7.435657648,7.4357,7.4357,3.543897657,3.5439,3.5439,4.653876349,4.6539,4.6539,19.3111,19.3112,-,其实，采用单元格式四舍五入数字本身并没有真正的四舍五入，只是显示结果似乎四舍五入了；,Excel,已经提供这方面的函数了，这就是,ROUND,函数，它可以返回某个数字按指定位数舍入后的数字。,小数位数取舍,.xlsx,20,自定义序列、数据合并与分列的运用：,Excel2003:,工具,选项,自定义序列,新建序列,Excel2007:Office,按钮,Excel,选项,常用,编辑自定义列表,新建序列,用两种方法把文本合并在一起,(,CONCATENATE,和,Shift+&),详见,Excel,里数据合并与分列,第四部分,小知识共享,21,第四部分,小知识共享,关于,Windows,键的常用快捷方式,：,Windows+,D,Windows+,E,Windows+,L,Windows+,X,Windows+R,输入,osk,Windows+R,输入,psr.exe,桌 面,资源管理器,锁 屏,windows,移动中心,虚拟键盘,问题步骤记录器,22,不足之处,敬请,指正,23,