如何规划和管理自已的工作.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,如何规划和管理自已的工作,二、PDCA 循环规则,Plan:确定目标与计划,Do:任务展开，组织实施,Check:对过程中的关键点和最终结果进行检查,Action:纠正偏差，对成果进行标准化，并确定新的目标，制定下一轮计划,意义：每项工作都是一个PDCA的循环，都需要计划、实施、检查结果，并进一步进行改进，同时进入下一个循环，只有在日积月累的渐进改善中，才可能会有质的飞跃，才可能取得完善每一项工作，完善自己的人生。,三、6W2H 法,What:工作的内容和达成的目标,Why:做这项工作的原因,Who:参加这项工作的具体人员，以及负责人,When:在什么时间，什么时间段进行工作,Where:工作发生的地点,Which:哪一种方法或途径,How:用什么方法进行,How much:需要多少成本,意义：做任何工作都应该从6W2H来思考，这有助于我们思路的条理化，杜绝盲目性。我们的汇报也应该用6W2H，这样能节约我们写报告和看报告的时间。,四、SMART 原则,Specific:具体的,Measurable:可测量的,Attainable:可达到的,Relevant:相关的,Time based:时间的,意义：人们在制定工作目标或者任务目标时，考虑一下目标与计划是不是SMART化的。只有具备SMART化的计划才是具有良好可实施性的，也才能指导保证计划得以实现。,SMART 原则,另一种解释此原则,Specific:,具体，指绩效考核要切中特定的工作指标，不能笼统,Measurable:,可度量，指绩效指标是数量化或者行为化的，验 证这些绩效指标的数据或者信息是可以获得的,Attainable:,可实现，指绩效指标在付出努力的情况下可以实 现，避免设定过高或过低的目标,Realistic:,现实性，指绩效指标是实实在在的，可以证明和观察,Time bound:,时限性，注重完成绩效指标的特定期限,五、时间管理重要与紧急,紧急状况,迫切的问题,限期完成的工作,你不做其他人也不能做,A、重要且紧急,准备工作,预防措施,价值观的澄清,计划,人际关系的建立,真正的再创造,增进自己的能力,B、重要不紧急,造成干扰的事、电话、信件、,报告、会议,许多迫在眉睫的急事,符合别人期望的事,C、紧急不重要,忙碌琐碎的事,广告函件、电话,逃避性的活动,等待时间,D、不重要不紧急,优先顺序=重要性,X,紧迫性,在进行时间安排时，应权衡各种事情的优先顺序，要学会“弹钢琴”。,对工作要有前瞻能力，防患于未然，如果总是在忙于救火，那将使我们的工作永远处于被动之中,六、任务分解法（WBS）,即Work Breakdown Structure，如何进行WBS分解：目标,任务工作活动,WBS分解的原则：,将主体目标逐步细化分解，最低层的任务活动可直接分派到个人去完成；每个任务原则上要求分解到不能再细分为止。,WBS分解的方法：,至上而下与至下而上的充分沟通；,一对一个别交流；,小组讨论。,WBS分解的标准：,分解后的活动结构清晰；,逻辑上形成一个大的活动；,集成了所有的关键因素包含临时的里程碑和监控点；,所有活动全部定义清楚。,意义：,学会分解任务，只有将任务分解的足够细，您才能心里有数，您才能有条不紊地工作，您才能统筹安排您得时间表。,七、“二八”原则,“巴列特定律”，“总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的。”按事情的“重要程度”编排事务优先次序的准则是建立在“重要的少数与琐碎的多数”的原理的基础上。,举例说明：,80%的销售额是源自20%的顾客；,80%的电话是来自20%的朋友；,80%的总产量是来自20%的产品；,80%的财富集中在20%的人手中。,这启示我们在工作中要善于抓主要矛盾，善于从纷繁复杂的工作中理出头绪，把资源用在最重要最紧迫的事情上。,