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XX汽车集团有限公司
协议管理制度

一 总 则

第一条 为维护集团合法经济利益，加强协议管理，促使承办人员自觉地依法签订协议，严格履行协议，实现集团对协议的规范化、程序化管理，根据《民法通则》、《经济协议法》，并结合集团的实际情况制定本制度。
第二条 各单位、主管部门、承办人员在遵守国家有关法律、法规的情况下，严格按照本制度，对协议进行全面管理，并接受集团的监督、检查。
第三条 协议管理实行“统一归口、分级管理”的办法，集团各部门对协议的管理集中向总裁负责。

二 协议管理机构

第四条 协议由集团总裁办公室协议管理员归口管理，在各有关部门设立兼职协议管理人员，并由集团总裁办公室协议管理员负责业务指导与监督；各经办人员具体负责各自授权范围内协议的签订、履行等工作，并对集团负责。
第五条 集团总裁办公室的重要职责：
1、草拟和完善协议管理制度，并督促各单位、部门的具体实行。
2、为集团各单位业务人员签订协议提供法律征询、业务指导，对不符合规定的协议条款进行修正，必要时参与协议的签订工作。
3、对协议进行法律审查，审查协议条款是否合法、明确、完整、规范，并监督检查其履行情况。
4、负责建立集团的协议记录台帐，对兼职协议管理人员进行监督、考核。
5、协助各部门经办人员解决协议纠纷，办理有关协议的签证、公证、协商、调解、仲裁、诉讼等有关事宜。
第六条 兼职协议管理人员的职责：
1、负责建立本单位、部门协议审批单。
2、在协议履行过程中，发现问题应及时报告部门负责人、经办人、集团总裁办公室，认真分析、解决。
3、协议管理员将协议履行情况根据需要交本单位、部门负责人、总裁办公室主任，并上报总裁阅知。

三 协议的签订

第七条 订立经济协议的双方应当遵循平等互利、协商一致的原则。
第八条 协议必须由集团法定代表人授权的委托代理人在其授权范围内签订。
1、集团各部门的负责人或法定代表人指定的人员经授权即为签订协议的委托代理人，这些人员在对外签订协议时，必须对集团及授权人负责。
2、代订协议，必须事先取得委托人(法定代表人)的委托证明，表现为授权委托书。但经办人员依法持有单位的业务介绍信，也视为享有代理权。
3、有关经办人员未经授权不得擅自以委托人的名义与其它单位签订协议，也不得超越代理权或以委托人名义又与自己所代理的其它单位签订协议，否则应当对因此导致的损失自行负责。
第九条 协议代理人在签约前，应当对对方主体资格、资信情况和履行能力进行认真的审查，不可盲目草率。
1、对方是法人的，要看是否依法取得营业执照，参与签订协议的人是否是该法人的法定代表人或法定代表人所授权委托的委托代理人，前者应出示法人代表证明书等身份证明，后者除授权委托书外，应出示本人身份证明，注意审查授权委托书的内容、权限范围、有效期限。对方是其它经济组织，要看是否有工商机关依法核准登记的证明材料。
2、要审查签约对方的注册资金、经营能力，以保证集团协议的正常履行。
3、在签约前，还应当调查了解对方当事人的经营状况、商业信誉等与协议有关的事项。
第十条 协议重要条款涉及：
1、标的(指货品、劳务、工程项目等)。
2、数量、质量。
3、价款或酬金。
4、履行期限、地点和方式。
5、违约责任。
6、法律规定或按照协议不同性质而规定必备的条款以及当事人一方规定在协议中必须规定的条款。
第十一条 协议文书要使用统一文书和经工商部门监制的规范文书，也可以经批准在一定范围内使用标准协议，如需要临时起草的，比如协议书，在起草时重要必备条款不能漏掉，语义要明确、完整，各条款书写要清楚。
第十二条 在审查协议时，重要集中在协议的可行性、合法性、效益性三方面。
1、可行性审查。要看签订协议是否有计划，是否属于管理权限和业务分工范围内的。
2、合法性审查。要看签订协议是否有法律依据；协议必备重要条款是否完整，是否符合国家有关法律、法规和公司有关制度规定的规定。
3、效益性审查。要审查协议将来履行后能否给集团带来预期的经济效益。
第十三条 各部门签订协议、协议时，必须通过评审(具体程序按协议审批单进行，见附表)。
1、各类经济协议或协议（除销售协议外），均需按以下程序办理审核、审批。
（1）经办人在确认对方资信度、履约能力等的基础上认真撰写协议文本有关条款，并填写协议审批单上有关内容；
（2）经办部门负责人审核后，交由相关部门、财务控管部、主管总监依次审核，各审核人员必须提出明确的审核意见，即可行或不可行，不可行的应提出存在什么问题等具体情况，不可只签署姓名；
（3）经办人根据以上审核人员所提出的意见对协议条款进行修订。
（4）修订并经确认后的协议交总裁审批；
（5）协议管理员对审批并按修正规定修订后的协议文本进行核算，并对修订情况进行确认。确认后方可加盖协议专用章或集团公章。
2、集团销售协议按以下情况进行评审：
（1）凡金额在100万元以上的销售协议、其它有特殊规定的协议，需按协议审批单中程序进行（见附表）。
（2）除第（1）中所列协议以外的销售协议，最终审批人为营销总监。

四 协议的履行、变更和解除

第十四条 协议签订后，正本由总裁办公室协议管理人员及时入帐登记、编号、归档，各部门根据需要保存协议副本。在协议生效后，由经办部门或经办人员负责根据协议规定履行。
第十五条 在采购协议履行过程中，经办人假如发现对方发货数量、质量、价格、交货期限、付款期限等不符合国家有关规定及协议约定的，协议经办人员应当立即向对方提出书面异议。
在销售协议履行过程中，各销售员应严格执行现行销售政策和有关制度，发挥主观能动性、积极性。
第十六条 经办人假如发现使协议难以履行的重大问题，应当及时向该部门负责人报告，由该部门负责人作出相应解决意见，经总裁核准后执行。
第十七条 如因我方不能履行或不能完全履行时，协议经办人员应当及时以书面形式与对方联系，协商修改或中止协议，并限期答复以免影响信誉，给公司导致经济损失。
第十八条 假如对方当事人规定变更、解除协议的，应当在保证我集团合法权益不受侵犯或受到的损失得到补偿的前提下慎重研究，妥善解决。经办人应将协议的变更或解除情况告知总裁办公室协议管理人员及时登记入帐。
第十九条 协议的变更或解除，按照平等互利的原则，经双方当事人协商批准。其告知或协议应当采用书面形式，以便有据可查。
第二十条 协议管理员对协议履行情况进行跟踪，督促经办人员及时履行协议，对已经变更或解除的协议，在登记台帐上注明变更、解除因素及其内容。
第二十一条 应收帐款应以销售员自清的原则，相应业务总监是第一负责人。
第二十二条 各经办人员与业务总监密切配合，针对不同情况进行清理，以尽快使协议得以完全履行。
1、经办人员应经常与用户核对帐目，凡有应收帐款的单位，每年出具对帐单或还款书面计划不得少于一次。
2、该求助于法律的，经办人员应积极书面提出，并提供相关书面资料(如协议、发票、收款单、还款计划等法律凭证)。
3、债务人无力偿还，又面临破产、歇业的也许，经办人员应积极采用措施，如以货抵款，手续做到合法、齐全。与有关大的公司，可签订财产抵押协议，以免导致不必要的损失。
4、对新发展的用户，做到带款提货，有关老用户做到前款不清，后货不发。

五 协议纠纷的解决

第二十三条 因协议产生纠纷的解决，应本着“以事实为根据，以法律为准绳”的原则，一般按照“协商、调解、仲裁或起诉”的程序进行，以自行解决为基本方式，并且在维护集团合法权益的基础上，考虑双方此后的业务往来情况，给予妥善解决。
第二十四条 协议协商、调解活动由经办人或经办人所在部门派人协助其进行。
第二十五条 协议纠纷自行协商，调解不成，凡需要申请仲裁或诉讼的，由该协议经办人或经办部门提出书面意见报请部门主管总监审核，总裁审批批准，授权承办人协助集团总裁办公室有关人员进行仲裁或诉讼。
第二十六条 协议纠纷解决完毕，协议经办人员以及协议管理员对纠纷解决的全过程形成书面材料向部门负责人或总裁报告后与协议统一存档备查。

六 协议专用章管理

第二十七条 协议管理人员严格执行印鉴保管使用方面的管理制度，未经合法程序签订和未经评审的协议，不得盖章，否则承担相应责任。
第二十八条 协议管理员针对无协议审批单的协议或协议的盖章，必须建立用印登记并经有关领导审批后方可盖章。
第二十九条 协议管理员不得以任何理由将印章外借。如必须把空白协议和协议专用章带去的，要对协议进行编号，予以登记。结束后，应及时将协议以及印章及时收回。
第三十条 为了维护集团的形象和声誉，对外签订的协议、协议，一律使用协议章(或集团章)，绝不能出现盖部门印章的现象（人力资源部与员工签订劳动协议可以用人力资源部部门章代替），否则集团不予以认可，由此导致的损失由该部门及相关人员承担。
第三十一条 集团总裁办公室定期或不定期对协议专用章的使用情况进行清查，以免导致印章使用不妥现象的发生。

七 协议的台帐、归档

第三十二条 协议协议签订后，专兼职协议管理员应分类设立台帐，规定的确反映符合协议签订、履行、变更和解除以及结算等情况。
协议类型涉及：采购协议、销售协议、进口协议、经营协议、担保协议、其他业务协议等。
第三十三条 各台帐应涉及协议编号、协议类别、双方签约人、价款、协议标的、签约日期、履行期限、履行情况、备注等(见附表)。
由于销售协议履行期限长以及经常变更等特点，营销中心可以根据本部门实际情况、特点，在利于管理的情况下设立管理台帐。但该部门协议管理人员在每季度前十天内将前季度的协议履行情况记录交集团总裁办公室协议管理员，以便建立记录台帐。
第三十四条 各协议管理人员在建立台帐的同时，协议评审单以及协议履行过程中的往来信函、电报、电话记录等法律凭证，应登记编号，保存备查。
第三十五条 本制度由集团总裁办公室负责解释。
第三十六条 本制度自下发之时起执行。

协议审批单
协议编号：
协议
双方
甲方：
协议
种类

乙方：
协议标的价： 万元
经办人

协议时段：自 年 月 日至 年 月 日
协议内容

经办人：
经办
部门
意见

相关
部门
意见

财务意见

主管
总监
审核

总裁
审批

备注