Excel使用技巧大全ppt课件.ppt

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,Excel,数据处理,1,总体学习内容,第一章,Excel,基础,第二章 数据录入,第三章 日常操作,第四章 数据格式化,第五章 公式与函数,第六章 图表处理,第七章 数据管理与数据透视表,2,第一章,Excel,基础,3,1,本章,学习目标,认识,EXCEL,的工作界面，窗口组成元素；,了解工作薄等基本概念；,掌握不同类型的数据输入方、工作表、单元格法；,理解相对引用和绝对引用；,掌握公式输入方法；,掌握工作表的删除、插入、移动、改名等操作；,掌握单元格、行、列常用操作；,掌握,sumcountif,等简单函数的应用方法。,4,1.1 Excel,操作基础,（,1,）启动,Excel,的方法,通过,Windows,任务栏选择“,开始,”按钮,通过,Excel,快捷方式,双击,xcel,文件的名字或图标,（,2,）退出,xcel,的方法,单击,Excel,窗口右上角的关闭按钮,选择“,文件,”菜单中的“,退出,”菜单项。,按快捷键,Alt+F4,。,5,（,3,）,Excel,界面,功能区,工作表区,1.1 Excel,操作基础,6,功能区的主要控件,Excel 2007,用功能区取代了早期版本中的菜单、工具栏和大部分任务窗格，包括按钮、库和对话框内容。,1.1 Excel,操作基础,7,Office,按钮：,取代了早期版本中的,“,文件,”,菜单，单击时，将弹出与,Excel,早期版本,“,文件,”,菜单相似的菜单项，它是,Excel 2007,中唯一的菜单，提供了常用的,Excel,文件操作功能，包括的菜单命令有,“,新建、打开、保存、另存为、打印、准备、发送、发布、关闭,”,。,选项卡：,功能区由,“,开始、插入、页面布局、公式、数据,”,等选项卡组成。各选项卡是面向任务的，每个选项卡以特定任务或方案为主题组织其中的功能控件。,功能区中的选项卡是动态的，为了减少屏幕混乱，某些选项卡平时是隐藏的，在执行相应的操作时，它们会自动显示出来。,组：,Excel 2007,将以前版本中那些隐藏在菜单和工具栏中的命令和功能，以面向任务的方式放置在不同的逻辑组中，每个逻辑组能够完成某种类型的子任务。,快速访问工具栏：,其中包含一组独立于当前所显示的选项卡的命令，无论用户选择哪个选项卡，它将一直显示，为用户提供操作的便利。用户可以根据需要设置其 中的工具按钮,.,1.1 Excel,操作基础,8,工作表区的主要对象,1.1 Excel,操作基础,9,工作表：,就是人们常说的电子表格，是,Excel,中用于存储和处理数据的主要文档。由一些横向和纵向的网格组成，横向的称为行，纵向的称为列。,Excel 2007,的一个工作表最多可有,1,048,576,行、,16,384,列数据（而,Excel 2003,的工作表最多有,65 536,行、,256,列）。当前正在使用的工作表称为,活动工作表,。,工作表标签：,每个工作表有一个名称，体现在工作表标签上。单击工作表标签按钮可使对应的工作表成为活动工作表，双击工作表标签按钮可改变它们的名称。,插入工作表标签按钮：,在默认情况下，,Excel,只打开,3,个工作表：,Sheet1,，,Sheet2,，,Sheet3.,单击插入新工作表按钮就会后面插入一个新工作表,sheet4,，再单击一次就会插入新工作表,sheet5,1.1 Excel,操作基础,10,行号、列标题：,工作表由,1048576,行组成，每行的编号称为,行号；,工作表的每列用英文字母标志，称为列标题。,单元格：,工作表中的网格，它用列标题和行号定位。如,A1,就表示列第行对应的单元格。,单元格区域：,是指多个连续单元格的组合。表示形式为：,左上角单元格,:,右下角单元格。,例如,A2:B3,代表一个单元格区域，包括,A2,、,B2,、,A3,、,B3,只包括行号或列号的单元格区域代表整行或整列。如，,1:1,表示第一行的全部单元格组成的区域，,1:5,则表示由第,1,到,5,行全部单元格组成的区域；,A:A,表示第一列全部单元格组成的区域，,A:D,则表由,A,、,B,、,C,、,D,四列的全部单元格组成的区域。,1.1 Excel,操作基础,11,编辑栏：,用于显示、修改活动单元格的内容。,全选按钮：,用于选定整个工作表所有的单元格。,工作表查看方式：,工作表下边框的右侧提供的三个按钮用于切换工作表的查看方式。,工作表缩放：,1.1 Excel,操作基础,12,1.2,构造第一,个工作表,【,例,1.1】,某单位的工资数据如下表所示，计算每个职工的总工资。假设个人所得税的税率为：收入,1600,以下，所得税率为,0%,；收入,16002500,，所得税率为,5%,；收入,25003500,，所得税率为,8%,；收入,35004500,，所得税率为,12%,；收入,4500,以上，所得税率为,15%,。计算各位职工应缴纳的所得税，以及缴税后的实际收入。,姓名,职称,日期,基本工资,水费,电费,气费,奖金,张贴民,高工,2009-3-1,2389,244.32,91.2,210.9,871,李虎,高工,2009-3-1,2389,155.48,59.88,218.9,900,王景,工程师,2009-3-1,1579,244.89,201,171.3,529,13,1.2,构造第一,个工作表,在,EXCEL,中可以轻松制作出例,1-1,的报表，如图所示,输入,A1,：,H9,中的原始档案数据,1,、在,I2,中输入工资计算公式：,=D2-E2-F2-G2+H2,2,、向下复制此公式到,I9,1,、在,H2,中输入计算公式：,=I2-K2,、,向下复制此公式到,H9,1,、在,K2,中输入工资计算公式：,=I2*J2,2,、向下复制此公式到,K9,输入,J,列的税率,14,1.3,工作薄和,Excel,文件管理,1.3.1,工作薄与工作表的关系,工作簿,：在,Excel,中创建的文件叫做工作簿，扩展名是,.xlsx,，,工作薄由工作表组成，新建工作薄只有默认的个工作表。但可以根据需要增加，个数不限。,新建第一个工作薄的默认名：,book1.xlsx,。,工作表：,由一些横向和纵向的网格组成的表格。一个工作表最多有,1,048,576,行、,16,384,列。,工作表由工作表标签区别，如,sheet1,、,sheet2,15,1.3.1,工作薄与,工作表的关系,工作薄与,工作表的关系,16,1.3.2,创建,新工作薄,1.3.2.1,工作薄,与模板,模板：,模板即模型、样板，是一种已经建立好的特殊工作薄，已在其中的工作表中设计好了许多功能，如单元格中的字体、字型，工作表的样式和功能（如财务计算，学生成绩统计，会议安排等。,工作薄创建：,Excel,总是根据模板创建工作薄，创建的工作薄具有与模板结构、内容和功能。在没有指定建立工作薄模板的情况下，,Excel,会据默认模板建立工作薄，这种工作薄在默认情况下只有,Sheet1,、,Sheet2,和,Sheet3,三个工作表。,17,1.3.2.2,新建,默认的空工作薄，三种方法,启动,Excel,，,Excel,就会自动建立一个名为,Boolk1.xlsx;,在已启动,Excel,的情况下，按,Ctrl+N,；,单击功能区左上角的,Office,按钮，然后从弹出的文件菜单中选择“新建”；,1.3.2,创建,新工作薄,18,1.3.2.3,根据旧工作薄,建立,工作薄,（,1,）单击,Office,按钮，从弹出的文件菜单中选择“,新建,”。,Excel,将弹出“,新建工作薄,”对话框。,（,2,）单击“,根据已有内容新建,”,，然后在弹出的“,根据现有工作薄新建,”对话框找到并选择已有工作薄的名称，单击该对话框中的“,新建,”按钮。,1.3.2,创建,新工作薄,19,1.3.2.4,根据模板建立工作薄,Excel 2007,模板类型,已安装的模板,：安装,Excel,时安装在本地计算机中的模板；,我的模板,：用户自已创建的模板；,在线模板,：微软公司网站上的在线工作薄模板，在用这类模板创建新工作薄时，,Excel,会自动从微软的网站中下载相关模板到用户的本地计算机中，并用它创建新工作薄。当然，前提是用户计算机与,Internet,网络相连接（即,Online,，在线,）。,1.3.2,创建,新工作薄,20,1.3.2.5,在线,模板示例,下面的图表是用,Microsoft Office Online”,中的“预算”模板类中的“商务旅行预算”模板建立的工作薄。在该工作薄中，只需要输入,D,列的费用和,F,列的数字，,Excel,就会自动计算出,H,列的费用，这一功能是由“商务旅行模板”提供的。,1.3.2,创建,新工作薄,21,1.3.2,创建,新工作薄,下图是用“,Microsoft Office Online”,中的“库存控制”模板类中的“设备资产清单”模板建立的工作薄。在该工作薄中预设了许多功能，在,L,、,N,、,P,、,Q,、,R,列中都预设了计算公式，只要填定了其余列的数据，,Excel,就会自动计算出这些列的数据。,22,1.3.2.6,在线模板,的建立方法,（,1,）确定计算机已连接上了,Internet,网络。,（,2,）单击“,Office,按钮”新建,Microsoft Office Online.,将连接到微软的在线模板网站。,（,3,）从微软网站的在线模板网站中选择需要的模板，就会从网站中将选择的模板下载到本机中，同时将应用。,1,.3.2,创建新工作薄,23,1.3.3,保存和,打开工作薄文件,1.3.3.1,保存文件,方法一：,单击“快速访问工具栏”中的保存按钮 保存文件。,方法二：,单击,Office,按钮 ，从弹出的文件菜单，选择“另存为”菜单项，然后在“另存为”对话框中输入文件名。,1.3.3.2,打开文件,单击,Office,按钮，从弹出的文件菜单，选择“打开”菜单项，然后在“打开”对话框中选择要打开文件的名称。,24,1.3.4,文件格式,与兼容性,Microsoft Office 2007,引入了一种基于,XML,的新文件格式：,Microsoft Office Open XML Formats,，适用于,2007,版的,Word,、,Excel,和,PowerPoint,。,Office XML Formats,有许多优点,：,其一，文件自动压缩。某些情况下文档最多可缩小,75%,其二，,Office XML Formats,格式以模块形式组织文件结构，是如果文件中的某个组件（如图表）受到损坏，文件仍然能够打开,其三，更强的安全性。,Office XML Formats,格式支持以保密方式共享文档，可避免用文档检查器工具获取信息。,其四，更好的业务数据集成性和互操作性。在,Office,中创建的信息容易被其他业务应用程序所采用，只需一个,ZIP,工具和,XML,编辑器就可打开和编辑,Office,文件。,25,1.3.4,文件格式,与兼容性,2,、,Excel 2007,的,文件扩展名和文件兼容性,格式,扩展名,说明,Excel,工作簿,.xlsx,Excel 2007,默认的基于,XML,的文件格式。不能存储,VBA,宏代码。,Excel,工作簿（代码）,.xlsm,Excel 2007,基于,XML,且启用宏的文件格式。存储,VBA,宏代码或,Excel 4.0,宏工作表,(.xlm),。,Excel,二进制工作簿,.xlsb,Excel 2007,二进制文件格式,(BIFF12),。,模板,.xltx,Excel 2007,模板的默认文件格式。不能存储,VBA,宏代码或,Excel 4.0,宏工作表,(.xlm),。,模板（代码）,.xltxm,Excel 2007,模板的启用了宏的文件格式。存储,VBA,宏代码或,Excel 4.0,宏工作表,(.xlm),。,Excel 97-2003,工作簿,.xls,Excel 97-Excel 2003,二进制文件格式,(BIFF8),。,Excel 97-2003,模板,.xlt,Excel 97-Excel 2003,模板的二进制文件格式。,XML,电子表格,2003,.xml,XML,电子表格,2003,文件格式,(XMLSS),。,XML,数据,.xml,XML,数据格式。,Excel,加载宏,.xlam,Excel 2007,基于,XML,且启用宏的加载项，支持,VBA,项目和,Excel 4.0,宏工作表,(.xlm),的使用。,26,1.4,公式和,单元格引用,1.4.1,公式,(1),公式的概念,Excel,的公式由运算符、数值、字符串、变量和函数组成。,公式必须以等号“,=,”,开头,，即在,Excel,的单元格中，,凡是以等号开头的输入数据都被认为是公式,。在等号的后面可以跟数值、运算符、变量或函数，在公式中还可以使用括号。,例如：,“,=10+4*6/2+(2+1)*50,”,就是公式，可以在任何单元格中输入此公式,Excel,会把公式的计算结果显示在相应的单元格中。,27,（,2,）运算符,在,xcel,公式中可以使用运算符。,运算符,运算功能,优先级,(),括号,1,-,负号,2,%,百分号,3,乘方,4,*,与,/,乘、除法,5,+,与,-,加、减法,6,&,文本连接,7,=,、,、,=,、,等于、小于、大于、小于等于、大于等于、不等于,8,1.4.1,公式,28,1.4.3,说明,括号的运算级别最高，在,Excel,的公式中只能使用小括号，无中括号和大括号。小括号可以嵌套使用，当有多重小括号时，,最内层的表达式优先运算,。同等级别的运算符从左到右依次进行。,“,&,”,为字符连接运算，其作用是把前后的两个字符串连接为一串。,例如，,ABC,&,DEF,的结果为“,ABCDEF”,，,财务,&,经济,的结果为“财务经济”。,1.4.1,公式,29,（,1,）引用的概念,引用,即在公式中用到了其他单元格在表格中的位置。引用的作用在于标识工作表中的单元格或单元格区域，并指明公式中所使用的数据的单元格位置。,引用不同工作簿中的单元格称为,链接,。,（,2,）引用的类型,A1,引用,R1C1,引用,1.4.2,引用,30,（,3,）相对引用,相对引用也称为相对地址引用，是指在一个公式中直接用单元格的列标与行号来取用某个单元格中的内容。,1.4.2,引用,31,相对,引用的例子,【,例,1.2】,某班某次期末考试成绩如图,1.13,所示，计算各同学的总分，即,F,列的数据。,在,F2,计算公式,=C2+D2+E2,然后向下复制该公式！,1.4.2,引用,32,(4),绝对,引用,绝对引用,总是在指定位置引用单元格。如果公式所在单元格的位置改变，绝对引用保持不变。,绝对引用的形式是在引用单元格的,列号与行号前面加“,$”,符号,。,比如，,$A$1,就是对,A1,单元格的,绝对引用,。,1.4.2,引用,33,绝对引用,案例,【,例,1.3】,某品牌皮鞋批发商,3,月份的销售数据如图所示，每双皮鞋的单价相同，计算各皮鞋代销商场应支付的总金额，。,在,D6,输入公式：,=$c$3*C6,然后向下复制此公式！,1.4.2,引用,34,（,5,）混合,引用,混合引用,具有绝对列和相对行，或是绝对行和相对列。比如，,$A1,、,$B1,案例：,1.4.2,引用,35,（,6,）三维,引用,对同一工作薄内不同工作表中相同引用位置的单元格或区域的引用称为三维引用。引用形式为：,Sheet1:Sheetn!,单元格（区域）,例如，,Sheet1:sheet8!C5,和,Sheet1:Sheet8!B2:D6,都是三维引用，前者包括,Sheet1sheet8,这,8,个工作表中每个工作表的,C5,单元格，后者包括此,8,个工作表中每个工作表的,B2:D6,区域。,1.4.2,引用,36,（,7,）内部引用与,外部引用,1,）引用相同工作表中的单元格，例：,=G3+G5+G10*10,2,）引用同一工作簿不同工作表中的单元格，例,=,Sheet,1,!,G3+,Sheet,2,!,G5+,Sheet,2,!,E27,3,）引用已打开的不同工作簿中的单元格，例：,=Book1,Sheet1,!$IL$4+Book2,Sheet2,!$E$7,4,）引用未打开的不同工作薄中的单元格，例如：,=,C:dkBook1.xlsxSheet2,!$B$4+,C:dkBook1.xlsxSheet1,!$C$6,5,）同一公式中存在几中不同的引用，例：,=Book1,Sheet1,!$A$4+,Sheet1,!G7+F9,1.4.2,引用,37,1.5,函,数,简介,（,1,）函数的概念,函数是,Excel,已经定义好了的一些,特殊公式,，它们可以对一个或多个数据进行计算，然后把计算的结果存放在某个单元格中。,（,2,）,Excel,函数类型,工作表函数、财务函数、日期函数、时间函数、数学与三角函数、统计类函数、数据库管理函数、文本函数及信息类函数等。,38,1.5.1,常用工作表,函,数,（,1,）,SUM,和,Average,用法：,sum(x1,x2,x3x255),Average(x1,x2,x3x255),其中，,x1,x2 x255,可以是,数字,，,单元格或单元格区域的引用,，也可以是表达式。,功能：,sum,求所有参数,x1,x2 x255,的总和,Average,求所有参数,x1,x2 x255,的平均值,39,Sum,和,Average,的应用案例,某单位的工资数据如下图所示，已知基本工资、奖金、水费、电费，计算,总额、总计,与,平均数,1.5.1,常用工作表,函,数,40,（,2,）,max,和,min,用法：,max(x1,x2,x3x255),min(x1,x2,x3x255),其中，,x1,x2 x,255,可以是,数字,，,单元格或单元格区域的引用,，也可以是表达式。,功能：,max,求所有参数,x1,x2 x,255,的最大值,min,求所有参数,x1,x2 x,255,的最小值,1.5.1,常用工作表,函,数,41,（,3,）,count,用法：,count(x1,x2,x3x255),其中，,x1,x2 x,255,可以是,数字,，,单元格或单元格区域的引用,，也可以是表达式。,功能：,统计,x1,x2 x,255,中数字的个数,（,4,）,countif,用法：,COUNTIF(,单元格区域,“,条件”,),其中条件可以是比较式，但必须用双引号括起来如“,90”,，“,2,“right”,“error”)”,的结果是,“,right”,，,而,IF(32,是正确的，函数的结果就是“条件正确时的取值”。与之相对应，而,389,“A”,IF(A279,“B”),，,如果,A2,等于,93,，则该函数的结果是“,A,”,；,如果,A2,等于,80,，则函数的结果是内层,IF(A279,“B”),的结果，显然,8079,，所以结果为“,B,”,；,如果,A2,等于,65,呢？函数的结果就是,IF(A279,“B”),不成立时的取值，这时该函数的结果是,FALSE,，因为,IF(A279,“B”),没有给出,A279,不成立时的取值，若内层修改为,IF(A279,“B”,”),，,Excel,将返回一个,空值,给该函数。,75,2.7,利用公式与函数,进行查找输入,案例：,【,例,2.10】,某学校年度奖金如下图所示，奖金根据职称确定。教授：,2000,元，副教授：,1500,，讲师：,1000,，助教：是,500,元。,在,F3,输入公式：,=IF(E3=,教授,2000,IF(E3=,副教授,1500,IF(E3=,讲师,1000,IF(E3=,助教,500),76,2.7,利用公式与函数,进行查找输入,公式含义分析,77,2.7,利用公式与函数,进行查找输入,2.7.3 Vlookup,函数查找,Vlookup,函数能够从其它工作表（或本工作表）将某数据列中的数据查找出需要的数据。,VLOOKUP,函数的用法如下：,VLOOKUP,（,x,table,n,r,）,其中：,x,是要查找的值；,table,是一个单元格区域（即由工作表的,1,列或多列组成）。,Excel,将在,table,的第一列查找有无,x,这样的值（只在,table,的第,1,列查找有无,x,）；,n,是,table,中待返回的匹配值的列序号；,r,可以取,0,或,1,，当,r,为,0,时，该函数将进行精确匹配查找；当,r=1,时，,table,的第一列应按升序排列，否则找到的结果可能不正确，,r=1,表示,Excel,实行的是近似值查找,78,2.7,利用公式与函数,进行查找输入,案例：,【,例,2.11】,某移动公司更换了新系统，使原有的部分电话号码不能使用，同时又新增加了许多电话号码。系统变化后，大部分用户仍然使用原来的用户档案（电话号码和缴费合同号都没有改变），而那些不能使用的电话号码和新增加的电话号码则需要重新建立用户档案,79,2.7,利用公式与函数,进行查找输入,帐号查找过程：在需要提取帐号的新号码工作表的,B3,输入查找公式：,=VLOOKUP(D2,$A$2:$B$18,2,0),并向下复制此公式。,E,列是从旧帐号的,B,列找到的数据，,#N/A,表示,D,列的帐号在,A,列不存在,80,在实际工作中，不同类型的数据往往存储在不同的工作表中，这就需要在不同工作表中进行跨表数据查找。,【,例,2.12】,某超市将其产品单价和产品销售汇总表分别保存在两个工作表中，如图所示。在产品的单价表中包括有该商场大约几百种产品的单价，销售汇总表每月统计一次，现在要计算每种产品的销售总额。,2.7,利用公式与函数,进行查找输入,81,2.7,利用公式与函数,进行查找输入,在,C3,单元格中输入公式：,=VLOOKUP(A3,产品,!$B$3:$D$16,3,0),然后向下复制此公式到,C,列其他单元格,82,2.8,利用填充,序列输入数据,2.8.1,数据序列的含义,序列就是一组数据，这组数据有先后顺序，内容固定，在应用中常常以一组数据的整体形式出现。,2.8.2 Excel,内置序列,对于经常使用的一些数据序列，比如月份、星期、季度等，,Excel,已经将它们内置在系统中，在输入这些数据时，只需要输入第一个数据，其余的可以采用填充复制的方法由,Excel,自动产生。,83,2.8,利用填充,序列输入数据,2.8.3,自定义序列,用户可以将经常使用的数据序列添加到,Excel,系统中，该序列就会拥有与,Excel,内置序列相同功能。比如，输入该序列的第一项内容后，其后各项都可以通过填充复制产生。,案例：,【,例,2.14】,某大学有“,计算机学院，通信学院，经济管理学院，法律学院，中药学院，电子技术学完”,等多所学院，学校办公室经常要用到这些学院名称。现以此为例说明,Excel,自定义序列的建立方法。,84,2.8,利用填充,序列输入数据,建立方法：,（,1,）单击,Office,按钮“,Excel,选项”“常用”“编辑自定义列表”。弹出图示的“自定义序列”对话框。,（,2,）在“输入序列”中依次输入序列内容。,建立输入序列后，输入第一项，即“计算机学院”后，通过填充复制就能产生其它各项内容。,85,2.9,行列,转置输入,某些时候需要将工作表的行数据作为列数据输入，或将列数据作为新表的行数据。这样的工作表数据可通过行列转置快捷生成。,【,例,2.15】,某品牌电视,2008,年的销售统计数据如图所示。其中的,A,、,B,两列数据是以前输入在工作表中的各省销售排名，在,A,列中包括有中国全部省份的名称。现在要构造,D1,：,AA16,的统计表,86,（,1,）选中,A,列的省份名称所在的单元格区域,A4:A34,。,（,2,）在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击“复制”按钮。,（,3,）单击,E4,单元格,（,4,）在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击下面的三角形，然后从弹出的快捷菜单中选择“转置”，这样就完成了,E4:AA4,中的省份名称的输入。,2.9,行列,转置输入,87,【,例,2.16】,矩阵涉及到较多的数据，它由紧密相连的一组单元格区域构成，矩阵的运算比较复杂，,Excel,提供了一组矩阵运算的函数。建立图,2.26,中,A2:D8,区域的行列转换矩阵。,（,1,）选中,A2:D8,。,（,2,）在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击“复制”按钮。,（,3,）单击,G3,单元格,（,4,）在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击下面的三角形，然后从弹出的快捷菜单中选择“转置”，这样就完成了,G3:M6,中的矩阵输入。,2.9,行列,转置输入,88,2.10,限定输入数据的长度，,显示提示和出错信息,对输入到单元格中的数据进行一定程度的限制，比如限制小数位数、日期和时间的范围、字符的个数等。,当输入的数据不符合限定规则时，,Excel,就显示一些警告信息，并且不接受输入的数据。,如果工作表的数据是由其他人输入的，则有必要在别人输入数据时给出一些简要的提示信息，或对数据输入的规则作些说明,89,2.10,限定输入数据的长度，,显示提示和出错信息,【,例,2.17】,图,2.27,左图是某俱乐部的会员档案表，,A,列的用户编号不超过,4,个字符，希望对此限制，当用户输入此列数据时，为他显示编号的规则和限制说明，如图,2.27,左图所示。,90,2.11,利用,RAND,和,INT,函数,产生仿真数据,（,1,）,Rand,函数,又称为随机函数，它产生一个介于,01,之间小数。,对,Rand,函数的结果进行放大，能产生任意范围内的数据。如：,RAND()*100,：可以产生,0100,之间的数据,RAND()*50+50,：可以产生,50100,之间的数据。,（,2,）,Int,函数,又称,取整函数，将数字向下舍入到最接近的整数。,比如：,INT(8.9),的结果是,8,INT(-8.9),的结果 是,-9,91,2.11,利用,RAND,和,INT,函数,产生仿真数据,案例：,【,例,2.18】,建立如右图所示的仿真成绩表，,A,列数据可以通过填充复制产生，,B,列数据需要输入，第,1,行数据需要输入，但其中的成绩却不必逐个输入，可以用,INT,函数和,RAND,函数产生。,(1),选中,C2:G11,区域,(2),输入公式：,=10+int(rand()*90,(3),按,Ctrl+Enter,说明：用,rand,产生的数据会随时发生变化，可将它贴粘为数据，它就不会发生变化了。其方法是：,（,1,）选中用随机函数产生的数据区域，如图中的,C2:J11,。然后单击“开始”选项卡中“剪贴板”组中的复制按钮。,（,2,）在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击下面的三角形，从弹出的快捷菜单中选择“粘贴值”。,92,第三章 日常操作,93,本章,学习目标,掌握工作表的删除、插入、移动、改名等操作,掌握单元格、行、列的删除、插入、复制、贴补、剪切、移能及单元格的合并与拆分等操作,掌握为单元格添加批注的方法,掌握查看工作表数据的不同方式,设置打印的标题、页脚、纸张大小及页面边距和,工作表打印,94,3.1,最小化,功能区,（,1,）,Excel 2007,功能区的利与弊,好处：直接、功能按钮操作方便。,缺点：功能区占用屏幕空间较大，不便小屏幕电脑操作；功能按钮分布较散乱，某些选项卡只中特定条件下才显示出来，易给初学者造成功能不及早期版本完善的错觉；与当前仍处于主流的菜单操作方式并不完全融洽。,（,2,）最小化功能区,小屏幕电脑最佳方式是最小化功能区，在熟悉功能区各控件的分布后，最小化后不影响,EXCEL,的任何操作。当要执行某项操作时，单击任一选项卡就会显示出正常化的,EXCEL,操作界面，选择相能的功能后，又会返回到最小化功能区状态。,95,右击功能区中的任一选项卡将弹出此快捷菜单,选择,“,功能区域最小化,”,3.1,最小化,功能区,最小化功能区后的操作界面,96,3.2,工作,表操作,3.2.1,工作表,常见操作,（,1,）工作表的切换,（,2,）工作表选择,（,3,）插入工作表,（,4,）删除工作表,（,5,）移动工作表,（,6,）修改工作表标签的名字,（,7,）复制工作表,（,8,）修改新工作簿的默认工作表个数,97,3.2,工作,表操作,3.2.2,工作表,行、列操作,选择行列,（,1,）选择,单行,：用鼠标单击要选择的行号,（,2,）连接,多行,：按住,Shift,，然后单击第,1,和最后两个行号,（,3,）不连接多行,：按住,Ctrl,，依次单击要选择的行号,列的选择方法同行的选择法。,按住,Shift,单击行号,2,、,3,就选中了！,98,3.2,工作,表操作,删除行、列,插入行、列,调整行高,调整列宽,把鼠标移到行号,3,的下边线上，当指针变成一个黑色,“,十字架,”,时，按下并拖动鼠标左键，就可增、减该行的行高,把鼠标移到,G,列的右边线上，当指针变成一个黑色,“,十字架,”,时，双击鼠标左键，,G,列的宽度就会自动进行调整以显示出那些被遮住的字,99,3.3,单元格,操作,1,、选择单元格,单个、连续与不连续的多个单元格的选择,2,、清除单元格内容,3,、删除单元格,注意单元格清除与删除的区别,4,、插入单元格,5,、移动单元格,6,、复制单元格,7,、单元格合并与取消,100,3.4,编辑,工作表数据,3.4.1,使用,快捷键,操作,EXCEL,时,按,ALT,键,就会显示出各选项卡的快捷键,按下某选项卡的快捷键字母后,就会显示出该选项卡中各命令按钮的快捷键,101,按键,说明,按键,说明,Ctrl+9,隐藏行,Ctrl+Shift+(,取消隐藏的行,Ctrl+0,隐藏列,Ctrl+Shift+),取消隐藏的列。,Ctrl+B/Ctrl+I,加粗,/,倾斜格式,Ctrl+Shift+,”,常规“数字格式。,Ctrl+,切换显示单元格值和公式,Ctrl+Shift+:/Ctrl+;,输入当前时间,/,日期。,Ctrl+1,显示“单元格格式”对话框,Ctrl+Shift+#,带有日、月和年的“日期”格式。,Ctrl+A,选择整个工作表。,Ctrl+Shift+,应用带有小时和分钟以及,AM,或,PM,的“时间”格式。,Ctrl+D/Ctrl+R,使用“向下填充”,/“,向右填充”,Ctrl+F/Ctrl+p,“,查找和替换”,/“,打印”对话框,Ctrl+O/Ctrl+N/Ctrl+S,打开,/,创建,/,保存工作簿,Ctrl+W,关闭选定的工作簿窗口,Ctrl+C/Ctrl+X/Ctrl+V,复制,/,剪切,/,粘贴单元格内容,Ctrl+Y/Ctrl+Z,重复,/,撤消上一个命令或操作,F1,显示,Excel,帮助”,Shift+F2,添加或编辑单元格批注,Ctrl+F1,可显示或隐藏功能区,Ctrl+F2,显示“打印预览”窗口,Alt+F1,创建当前范围中数据的图表,F9,计算所有打开的工作簿中的所有工作表,Shift+F9,计算活动工作表,F12,显示“另存为”对话框,F11,创建当前范围内数据的图表,Alt+Enter,单元格内换行,102,3.4.2,复制、剪切、移动、,粘贴、撤消、恢复,【,例,3.1】,某商场在工作表中保存每天的销售记录，同一工作表中可能保存多天的销售记录，如,Page 58,图,3.10,所示。图中,A1:E13,是,2009,年,4,月,18,日的销售记录，,H1:I13,是,2009,年,4,月,19,日的销售记录。,这些数据都可以通过复制产生,103,3.4.2,复制、剪切、移动、,粘贴、撤消、恢复,复制、粘贴、剪切、在剪贴板上收集多个复制项目，这些操作都在“开始”选项卡的“剪贴板”。,复制,剪切,粘贴,剪贴板,104,3.4.2,复制、剪切、移动、,粘贴、撤消、恢复,单元格或单元格区域具有许多内容如字体、字型、边框、色彩、单元格中的值、公式及有效性验证等，当对单元格进行复制和粘贴时，操作的是单元格或区域的全部内容。,单元格的各个单项内容可以通过选择性粘贴进行,单项粘贴,，这项功能非常实用，也常用到！,字型,字体,边框,色彩,公式,底纹,105,3.4.2,复制、剪切、移动、,粘贴、撤消、恢复,（,1,）粘贴值、字体、格式等单项内容,案例：如下图，,D,列的产品单价是用,RANDBETWEEN,随机函数生成的,20100,之间的随机数；,C,列是,RANDBETWEEN,产生的,20500,之间的随机数；当任一单元格的数据有变化时，随机数都会发生变化。通过复制和粘贴值可将区域,C3:D13,粘贴为纯数字。,106,3.4.2,复制、剪切、移动、,粘贴、撤消、恢复,操作方法：,首先，选择,C3:D13,区域，再单击“开始”“剪贴板”复制工具按钮；,然后，单击“开始”“剪贴板”下面的三角形选择性粘贴。,应该注意，本对话框中的内容都是每个单元格具有的，可以将其中的任何一个单项复制粘贴到其它单元格或自身中！,107,3.4.2,复制、剪切、移动、,粘贴、撤消、恢复,（,2,）粘贴运算,1,、复制,A2:I2,2,、选中,A4:I4,3,、,“,选择性粘贴,”,运算中的,“,乘,”,运算后，,A4,：,I4,的结果,108,3.4.2,复制、剪切、移动、,粘贴、撤消、恢复,（,3,）粘贴链接,链接即,连接,，它不是将源单元格或区域中的数据或公式复制到目标单元格或区域中，而是建立两者之间的链接，并通过链接在目标单元格或区域中显示源单元格或区域中的内容。当,链接源单元格或区域中的数据发生变化时，目标单格或区域中的数据也会发生变化,。,在企业数据的分析过程中，可能会涉及到多个用户或部门的提交的不同工作簿，需要对这些工作薄中的数据进行汇总，并将相关的数据集成在一个汇总工作簿中，应用链接来实现这样的操作非常有效。因为通过,链接形成的汇总报表，当源工作簿发生更改时，链接汇总工作簿中的数据会被,Excel,自动修改，使之与源工作薄中的数据同步,。,109,案例：,【,例,3.2】,某电视机厂将,2009,年每个季度的销售数据保存在一个工作表中，如,Page61,图,3.13,（,a,）所示。在年末时需要制作汇总表，将每个季度的数据汇总在一个表中，并统计出年度销售总数，如图,3.13,（,b,）所示。,链接,链接,链接,链接,链接,3.4.2,复制、剪切、移动、,粘贴、撤消、恢复,110,3.4.3,编辑栏,编辑栏具可显示、编辑、修改和输入数据，实时显示活动单元格中的内容。当需要在单元格中输入长公式、修改字符数目较多的单元格内容时，在编辑栏中更方便和直观。,【,例,3.3】,某学校按职称为教师发放奖金，教授,2000,元，副教授,1500,元，讲师,1000,元，助教,500,元。,111,3.4.4,自动更正、,单词翻译、汉字繁简转换,（,1,）自动更正,1,、当在单元格中输入错误的符号、单词时，,Excel,将按此处列出内容进行更正。,2,、用户可将自定义更正方案添加到此对话框中。,3,、显示出此对话框的方法：,单击,Office,按钮“,Excel,选项”“校对”,“,自动更正选项,”,112,3.4.4,自动更正、,单词翻译、汉字繁简转换,（,2,）单词翻译,Excel2007,可以实现多种不同语言的词汇翻译。,113,3.4.4,自动更正、,单词翻译、汉字繁简转换,（,3,）汉字简繁转换,114,3.4.5,斜线,表头,【,例,3.4】,某茶叶公司将,2000-2004,年的茶叶销售数据存放在,Excel,工作表中，为了清晰地达表格数据的含义，需要绘制斜线表头，如,Page64,图,3.18,所示,.,115,1,、调整单元格到合适大小,2,、选择,Excel2007,“