档案实务操作.ppt

单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,*,课程内容,文书档案以件为单位整理要点,科技档案整理要点,会计档案整理要点,特殊载体档案整理要点,实物档案整理要点,1,文书档案以件为单位整理要点,文书档案以件为单位整理要点,以“件”为单位整理的前提：,适应办公自动化环境下文件归档整理工作需要,件，是指因某一事由而直接形成的单份文件的计量单位,形成 是自然的,形式 是单个独立成册的,（实体上装订在一起，编目时体现为一条目录）,效用 是独立可用的,是文件归档时的基本保管单位,按,“,件,”,装订,特殊情况：,来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函），原则上各为一件，也可合为一件；,会议记录和会议纪要，原则上各为一件；,一次会议形成的会议通知、与会名单、会议议程、领导讲话、新闻报道稿等文件各为一件；,归档前已自然成本（册）的会议记录本、各种簿册（名册、图册等），按其固有的装订方式，每本（册）各为一件；,重要文件须保留历次修改稿的，正文与历次修改稿各为一件；,装订前对文件的修整：,整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料应符合档案保护要求。,例如不能有热敏纸，不能用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写字迹等。,装订前的整修内容主要有：修裱、复制、去除易锈金属物、大纸张折叠。,按“件”装订,注：保管10年的文件可保持原状，,已经成册不易拆钉的可保持原状，减少不必要劳动,装订方式：采用不锈钢订书钉在文件左侧或左上角，一般只订一钉；,注：一个单位的装订方式应该统一,按“件”装订,装订顺序,正本在前，定稿在后；,正文在前，附件在后；,原件在前，复制件在后；,转发文在前，被转发文在后；,复文在前，来文在后；,中文版本在前，其它文种版本在后；,发文稿纸在前，正文在后；,文件处理单在前，正文在后；,按“件”装订,一般采取,“,保管期限,年度,组织机构（问题）,”,的复式分类法。,即先将归档文件按保管期限分类，,每个保管期限下按年度分类，,再在年度下面按机构（问题）分类。,采用这种分类方法，在库房管理时，不同保管期限分别排架，便于今后档案移交进馆、鉴定销毁。,分类,按年度分类：,（1）以每年1月1日至12月31日为一个自然年度,（2）跨年度形成文件的处理：,请示与批复，放在复文年；,规划放在针对的第一年；,总结、决算、报表，放在针对的最后一年；,会议文件，放在开幕年；,两个内容文件，归入主要内容针对的年度；,分类,按组织机构分类：,（1）按单位内部组织机构将归档文件分类，组织机构按党、政、工、团顺序排列，综合性机构在前，专业职能部门列后,（2）跨部门形成文件的处理：,业务部门起草单位名义发文，归综合部门,联合办理文件，归主办部门；,单位名义召开综合性会议文件，归综合部门；,参加上级会议文件，全局性归办公部门，业务性归业务部门；,领导人兼任职务文件，分别归有关部门或企业；,分类,归档文件分类后，遵循,“,事由原则,”,为主，参考时间和重要程度等因素进行排列。,不同保管期限的文件，需分别排列,。,不同机构（问题）的文件，按分类方案设置的机构（问题）序列排列,。,同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列,；,事由之间，按事由办结时间的先后顺序随办随归,。,会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件一般应集中排列在一起,。,因故未及时归档的零散文件，在整理时可以排在文件形成年度的相应保管期限最后，并在备考表中说明,。,排列,档案室在分类方案的最低一级类目里，依据排列顺序逐件编号：,例如：按,“,保管期限-年度,”,分类，其最低一级类目为,“,年度,”,，,即在同一保管期限、同一年度里，按文件的排列顺序从,“,”,开始逐件编号，形成一个流水号。（即每年3个流水号）,编号（室编件号）,在文件首页的上端空白处盖统一刻制的归档章并填写相关内容。,注：文件处理单随同文件一并归档的，归档章一般盖在文件处理单上。,归档章,编号（加盖归档章）,归档章,档案移交进馆时填写,机构（问题）,按机构分类的，用中文填写分类方案类目的机构名称或其规范化简称；,（按问题分类的，用中文填写类目名称）,档案室填写,编号（归档章）,归档章,室编件号：在同一保管期限、同一年度里，按文件的排列顺序从,“,”,开始逐件编号，形成一个流水号。,注：不同类目之间不能交叉编号。编号必须与分类方案一致。,编号（归档章）,依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。,它是档案保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的基本条件。,编目（归档文件目录）,归档文件目录用纸采用4 型；,归档文件目录应装订成册。应包括目录封面和归档文件目录二部分。,编目（归档文件目录）,将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，数量适度并填写档案盒封面、盒脊和备考表。,注：不同年度、不同保管期限的文件，不宜装入同一档案盒内；,同一年度、同一保管期限但不同机构（问题）的归档文件可放入同一盒中；,装盒,盒脊,年度,保管期限,机构（问题）,起止件号,盒号,2010,永久,办公室,1-7,1,装盒,归档文件装盒后，上架排列应与本单位归档文件分类方案一致，盒脊朝外，便于实体管理。,一般先按保管期限、再按年度、机构或问题排列，具体排列顺序根据分类方案。,排架,2,科技档案整理要点,科技档案整理要点,分项目、组卷、排序,修整、编号,编目（卷内目录、备考表）,装订、装盒,编制封面,编制案卷目录,入库上架,科技档案一般有,产品、科研、基建、设备,四大类。,特点：具有,成套性,。,方法：按项目形成阶段组卷、排序,产品档案一般有：,市场调研、立项；,设计、产品标准；,图纸、工艺；,工装、包装；,鉴定、检验；,创优；,质量分析。,科研档案一般有：,调研、申报立项、,研究、试验、,总结、鉴定、,报奖、推广应用。,分项目、,组卷、排序,基建档案一般有：,依据性文件（可行性研究、立项、审批）；,基础性文件（勘探、测绘、征迁、招投标）；,设计文件、,施工文件、,监理文件；,竣工验收文件；,评奖创优文件；,使用维修改扩建文件。,设备档案一般有：,随机文件；,合同发票（或复印件）,开箱验收；,安装调试；,使用维护、,更新改造。,分项目、,组卷、排序,修整编号,修整：去钉和折叠。,大于A4的图纸采用“手风琴”式折叠，使标题栏外露。,修整编号,档号具体的编制方法，参照各单位相关档案编制说明。,下图是某基建项目档案档号编制的例子：,其施工阶段的第3卷档案（项目中第104 卷档案）表示为：,JJsbhIII3/104,编目（卷内目录、备考表）、,装盒,采用不装订方式的，将卷内目录、归档文件材料、备考表依次装入科技挡案盒内保存。须每份文件材料上依次标注顺序号。,编制封面,案卷题名：编制在卷盒或软卷皮的正面,特别提示：采用软卷皮装订后装盒的，编制软卷皮的封面，档案盒可只编盒内档案的起止档号不编制封面；采用不装订方式的，要编制档案盒的封面。,3,会计档案整理要点,会计档案整理要点,会计档案的归档范围是会计核算材料，,即：会计凭证、会计账簿、财务报告及银行存款余额调节表、银行对账单等其他材料。,本单位的经费预算、财务收支计划、调资定级、财务制度、财务政策等管理性文件材料，应纳入文书档案归档范围，不纳入会计档案归档范围。,提示：会计档案的整理由财会部门完成，可由财会部门保管一定时间，期满后需向档案室移交。财会部门保管期间需向档案室提供会计档案目录。,4,特殊载体档案整理要点,特殊载体档案整理要点,特殊载体档案按不同载体形式分成：,照片（底片）,录音带,录像带,光盘,计算机磁带等类。,分类：一般是,“,年度,-,问题,”,分类法,组卷：分年度混问题组卷，按照形成日期依次整理入册,照片编号：“卷号,张号”,编制说明：一种是单张说明，一种是组合照片说明,装册,编目：卷内目录、封面、备考表、脊背等,照片档案整理,照片档案整理,组合照片说明（可放在本组照片第一张照片的上方）,单张照片说明,照片档案整理,照片档案卷（册）,一盘录音带、一盘录像带自然形成一个保管单位，可形成时间先后分别进行排列编号，即录音档案一个流水号，录像档案一个流水号。,要编写文字说明，与录音带、录像带一起保存。,录音录像带整理；光盘整理,光盘是电子文件的主要存储形式，一张光盘即自然形成一个保管单位，每张光盘写好文字说明。,特殊载体档案保管有特殊的要求。,照片档案保管要求防光、防潮、防高温；,照片档案上架竖放，不应相叠平放；,录音、录像档案要求防磁，录音（像）带、磁带分别单个放入塑料盒或专用存贮柜（防磁柜）平放，没有防磁柜的单位可放在铁制档案箱或密集架上；,光盘放入塑料盒或光盘档案册；,不能放置樟脑丸等挥发性药物,上架入库,5,实物档案整理要点,区分载体：,一般按种类分为 证书、奖牌、奖杯、锦旗,清洁修整,分类排序：,按证书、奖牌、锦旗、奖杯,分类，并给予,1,、,2,、,3,、,4,的代码（在总体分类方案中标明），同一类的实物档案按时间顺序排列,贴标签：,贴在实物档案的背面或贴在底座上，标签上填写实物档案的档号，一般由实物档案代号、类别号、流水号构成。,编制目录,入库上架,实物档案整理,谢 谢 ！,徐汇区档案局,