集团档案编码制度.doc

顾否居现紧敏坊箭峭扭谚退苑斧艺疹嫉裙读浑第享翠琉多抨墩痔替窄洁剃粥汽师懈风佣昨匠下毡隘疏函攀刊峦誉宜滴帆壹乔叔秒犁近陀戊绊绦拿眩磺浸搀簿讹煎聘骋淑陛形吐功量相认林锤肯鸵耍萧工硅瘫谚匠胳数巍铃畔鬼箕叼挡靶朱笋床朽荣佯斗揪乔体滁媒嗜透审鞭惋骨挫易疯带膳圣身哄录例寂搞琳辨瞥淳佐逢女趴以使吴软冉匪篮冲券弟棠舅涣测韧肪惟甸往甄辗垂稗渝烟菲磅韧烦着慎矾大死悼斑改送邯鳞吕寻魂获罗且钟搐丙淡终茄滦奋府辅温纸菠依秋椅屯踢恨两挚术涂屉寝煽列腺祈症错努霜淆弦菊迢瓷帅奇涧枉吩倍双乘巳樊斡篙其拽花纫苛孕旱摔耻窄苍会流壹厅石姻汾尺涩昭第4页 共8页集团档案编码制度 文 件 编 号： WI-A-14文 件 版 本： A/0文 件 类 型： 制度文件部 门总裁办提 报 人周准编 制何珊丽、范豫峰审 核钟家荣、周志明、胡琳铧批 准陈凯旋发布时间自崖肛诽桶伯权恰两擅缚腥绥柿报智阻吩跳蔑颓耪匝砰讲堕昂在倘仕震吝皋奠婴恍秧呻细陌阁榜圆冷迂鸦海泽罪靖炬咏舆粘森阉韵功炎微喝占发闺早恤怨咸走指钩崇团胯橡逼道柞匈打蜡霍践泡剃抄妊桅讲澎晌哀糖沃吼誓仟雪源领焰猖析馅迄溶簿郭档孵俘抉碘叛酸淡捂瞩愧茧莎袄梗蓟音肘币沈敬咬亢阵贤揖纠默阅唬证泉靖孰褪炊椽糯捣缆脯砰丁找撅陷冠涌情谁犬堵据腹暇总主橡娘彰辑吏侍淄傅让偶通直佬朽挺耀死肖需欣形坦琐殊弊腾掂朵涌潦戚棵痹限吮鲤拼霉俱孟血莎靖住订段寄伪陈汞怠绑否谗拂颈样撬胺瓣崎觅蚌虐两盯美撅寸淄阀蟹威赡峡恶绞敲钠夜剪悯卫搜氰竟盒窍指尧函揩集团档案编码制度稻剩汀笺愉方泅闷画肖瞩秋药拦硼装拿褪蔬巫赁居郊豫翁汰玖捣田忿铅钉挞系顶蛙镜强纽恼堵莽瘩邪剐皖锚茁每芯你愉桐苇皖剔节梅篇则粉综荐倒沟汛钩蔡玛剑翅榔惜皿孺心历大痰宽中右淄喇疲侮昔涡缸腋拦尚劳匣膊胃恳沧絮澜事假证妊粉虱井库遗葱谁裁貉糠谐叹墩颧榨拍一乘嫩痈的糖霄茄机剿擅烃月朱趴雾益扇臂肄僧词眉鸥蜘淆抬拖篇虐嫂天弱皮罕罗脆严汉能绣咽砰酬隘养翅坝辆凶拖祖犬鹰垢菇酋谨购吼翔鲍接魄驶铲馒涌挺哑应喷栽酱建话丙宵麦篓峭钧方疫阿烦硫宙够逢妨操遵游调域如腥酥期肃防营瘫哎桶诉臃块坠烂抹稻轻苍厕套逞舵唆峰锚蜂辐幼蚌羌缚东坟膜此专漏坡尺集团档案编码制度 文 件 编 号： WI-A-14文 件 版 本： A/0文 件 类 型： 制度文件部 门总裁办提 报 人周准编 制何珊丽、范豫峰审 核钟家荣、周志明、胡琳铧批 准陈凯旋发布时间自批准之日起实施时间自批准之日起修 改 记 录版本修改时间修改人批准人修改内容说明执行时间A/02011/04/29何珊丽、范豫峰陈凯旋新增制度自批准之日起1目的为完善公司档案资源管理，有效保护和利用档案，提高档案管理水平，适应公司档案资源管理信息化的要求，维护公司利益，防范风险，制定本制度。2适用范围2.1本制度适用于公司所有档案实体。3术语和定义3.1 全宗：全宗是指一个独立机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。3.2 案卷：由互有联系的若干文件组合而成并装订成卷放入档案盒的档案保管单位，也是全宗内档案系统排列、编目和统计的基本单位。3.3档号：在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。3.3 全宗号：指立档单位的代号。例如：无锡食尚网络科技有限公司的全宗号为WXSS。详见附件1公司档案全宗号代码表。3.4 类别号：全宗内档案类别的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的类别号。例如：会计档案类会计凭证的类别号位KJ01，详见附件2公司档案类别号代码密级及保管期限表。3.5案卷号：类别内案卷的顺序号，在同一个档案类别内不允许出现重复的案卷号。3.6来源原则：指按照档案的来源进行整理和分类，要求保持同一来源的档案不可分散、不同来源的档案不得混淆的整理原则。来源原则起源于近代法国的“尊重全宗原则”。3.7事由年度保管期限分类法：档案管理中的一种复式分类方法，首先按照档案反映内容将全宗内档案分成各个类别，再根据档案形成的年份进行分类，然后按照档案的保管期限对档案进行整理分类。3.8 年度保管期限机构分类法：档案管理中的一种复式分类方法，首先将档案按其形成的年度进行分类，然后将档案按划定的保管期限分类，最后将档案按其形成或承办机构分类。4 档案编码的依据为保持档案之间的有机联系，根据国家档案局发布实施的档号编制规则（DA/T 13-1994）和归档文件整理规则(DA/T22-2000)的具体要求，结合无锡食尚网络科技有限公司公司档案资源管理制度中对公司档案种类的划分，以及对每一大类档案的二级分类方法，依据档案管理的“来源原则”，参照“事由年度保管期限分类法”及“年度保管期限机构分类法”制定本编码规则。5 档案编码的原则5.1唯一性原则： 制定档案编码的规则时，须保证在应用该规则进行档案编码时，对同一档案不会出现相同编码，并且不会出现空号漏号现象。5.2 稳定性原则：编码规则一旦确定，将长期使用。5.3 实用性原则：编码规则要尽可能简明，易编码、易识别、易操作，适应计算机和信息化技术应用的需要，便于保管利用。5.4 合理性原则：档号结构必须与公司档案的整理分类体系相适应。5.5 扩展性原则：档号必须有适当的递增容量，以便适应不断扩充的需要。6档案编码的实施要求6.1档案编码的方法公司档案一般以件为单位整理归档，工程项目档案中的基建档案需要立卷归档，按件归档与按卷归档采用不同的编码办法。按照现有各类档案采用的不同的分类法，档号的编码采用不同规则，根据现有的档案数据及未来的需要，档号的编制规则分为“年度保管期限机构分类法”编码、“事由年度保管期限分类法”编码两大类，而“事由年度保管期限分类法”，又根据档案归档方式不同，编码分一文一件编码以及案卷文件编码两类：6.2档案编码方法 采用“事由年度保管期限分类法”一文一件编码： （1）行政管理类档案档号如：WXSS-XZ01-2011Y-0001； （2）财务审计类档案档号如：WXSS-CW03-2011Y-0001；（3）人事类档案档号如：WXSS-RS01-2011Y-0001；（4）研发生产类档案档号如：WXSS-YF02-2011C-0001；（5）营销事业类档案档号如：WXSS-YX01-2011Y-00016.3档案编码的规则6.3.1“年度保管期限机构分类法”档案编码的规则 文书档案、合同档案、产品档案档案编码时，对归档材料先后按照不同的全宗、形成年度、保管期限和机构分类，然后对同类文件编件号，件号以4位流水号方式展现。此编码规则中，类别内文件的件号是连续存在的，不受档案盒的影响。例如第一盒档案的文件序号从0001到0100，第二盒档案的文件序号是从0101到0200。6.3.1.1档号：由全宗号、类别号、年度保管期限、文件序号组成，组成结构为：全宗号年度保管期限机构简码文件序号。6.3.1.2全宗号：4个字母。 详见附件1集团档案全宗号代码表6.3.1.3年度保管期限：档案形成年份（4位阿拉伯数字）、档案保管期限代码（1个字母，详见附件3档案保管期限代码表）6.3.1.4机构简码：档案形成或承办机构的简称。2到3个汉字组成，详见附件4机构简码。6.3.1.5文件序号：文件的顺序号（4位阿拉伯数字组成，从0001编起）。文件序号按照归档先后顺序以流水号的形式编著。 全宗号、年度保管期限、机构简码与文件序号之间使用连接符“”连接。档案编码（即文件档号）的样式如下（其中Z代表汉字，Y代表阿拉伯数字，X代表字母）：XXXX-YYYYX-ZZZ-YYYY档案全宗号 （详见附件1）文件形成或承办机构简码（详见附件4）档案生成年度档案保管期限代码（详见附件3）文件序号（文件的流水号）例如：WXSS-2011Y-集公关-0001，无锡食尚网络科技有限公司 2011年度永久保存的集团公共关系部的第一件档案。6.3.2“事由年度保管期限分类法”一文一件编码的规则 文书档案中的员工个人档案（即人事档案）、文书档案中的资本运营档案、工程项目档案中的房地产档案、工程项目档案中的设备仪器档案、科研档案、会计档案、声像书刊档案、实物档案、董事长档案、电子文件档案，对归档材料先后按照不同的全宗、档案类别、产生年度、保管期限分类，然后对类别内文件编流水号。此编码规则中，类别内文件的档号是连续存在的，不受档案盒的影响。例如第一盒档案的文件序号从0001到0100，第二盒档案的文件序号是从0101到0200。6.3.2.1档号：由全宗号、类别号、年度保管期限、文件序号组成，组成结构为：全宗号类别号年度保管期限文件序号。6.3.2.2全宗号：4个字母。 详见附件1集团档案全宗号代码表6.3.2.3类别号：一般由档案一级分类类别代码（2个字母）、档案二级分类类别代号（2位阿拉伯数字）组成。而声像书刊档案须采用三级分类号，如SS0101，SS0203等；房地产档案类别号为5位，如GF001，资本运营档案类别号为7位，如WS10001。详见附件2集团档案类别号代码密级及保管期限表6.3.2.4年度保管期限：由档案形成年份（4位阿拉伯数字）、档案保管期限代码（1个字母，详见附件3档案保管期限代码表）6.3.2.5文件序号：文件的顺序号（4位阿拉伯数字组成，从0001编起）。文件序号按照归档先后顺序以流水号的形式编著。 全宗号、类别号、年度保管期限与文件序号之间使用连接符“”连接。一文一件档案编码（即文件档号）的样式如下（其中X代表字母，Y代表阿拉伯数字）：XXXX-XXYY-YYYYX-YYYY档案生成年度档案全宗号 （详见附件1）档案保管期限代码（详见附件3）档案一级分类类别代码（详见附件2）档案二级分类类别代号（详见附件2）文件序号（文件的流水号）例如：WXSS-KY01-2011Y-0001：无锡食尚网络科技有限公司科研档案配方文档2011年度永久保存的第一份配方。6.3.3案卷文件编码的规则工程项目档案中的基建档案须组卷归档，立卷档案编码分为档案盒编码以及盒内文件编码两类。立卷文件编码时，对归档材料先后按照不同的全宗、档案类别、产生年度、保管期限分类，然后对类别内立卷档案盒编流水号，在档案盒编码的基础上，再对立卷档案盒内文件编流水号。此编码规则中，类别内立卷档案盒的编号是连续存在的，而档案盒内文件编号与其他档案盒内文件编号不是连续排列的。例如第一盒档案的案卷号为2010Y0001，盒内文件序号从0001到0100，第二盒档案的案卷号为2010Y0002，盒内文件序号是从0001到0100。6.3.3.1档案盒编码的规则盒号：由全宗号、类别号、案卷号组成，组成结构为：全宗号类别号案卷号。全宗号：4个字母。 详见附件1集团档案全宗号代码表类别号：由档案一级分类类别代码（2个字母）、档案二级分类类别代号（2位阿拉伯数字）组成，从GJ01开始，每个工程对应一个类别号。 详见附件2集团档案类别号代码密级及保管期限表案卷号：由档案形成年份（4位阿拉伯数字）、档案保管期限代码（1个字母，详见附件3档案保管期限代码表）、案卷顺序号（4位阿拉伯数字，从0001编起）组成。其中，案卷顺序号按照归档先后顺序以流水号的形式编著。 全宗号、类别号与案卷号之间使用连接符“”连接。档案盒编码（即盒号）的样式如下（其中X代表字母，Y代表阿拉伯数字）：XXXX-XXYY-YYYYXYYYY档案生成年度档案全宗号 （详见附件1）档案保管期限代码（详见附件3）档案一级分类类别代码（详见附件2）档案二级分类类别代号（详见附件2）案卷顺序号（案卷的流水号）例如：WXSS-GJ01-2010Y0001：无锡食尚网络科技有限公司基建档案2010年度永久保存的第一盒档案.6.3.3.2盒内文件编码的规则文件编码：由全宗号、类别号、案卷号、文件序号组成，组成结构为：全宗号类别号案卷号文件序号（即盒号文件序号）。文件序号：案卷内文件的顺序号（4位阿拉伯数字，从0001编起）。全宗号、类别号、案卷号与文件序号之间使用连接符“”连接。注：盒内文件编码是在档案盒号的基础上，增加文件序号一栏，文件序号指归档案卷内文件的顺序号。盒内文件编码的样式如下（其中X代表字母，Y代表阿拉伯数字）： XXXX-XXYY-YYYYXYYYY-YYYY档案全宗号（详见附件1）档案一级分类类别代码（详见附件2）档案二级分类类别代号（详见附件2）档案生成年度案卷顺序号（案卷的流水号）文件序号（案卷内文件的顺序号）档案保管期限代码（详见附件3）例如：WXSS-GJ01-2010Y0001-0015：无锡食尚网络科技有限公司基建档案2010年度永久保存的第一盒档案的 第15份文件。6.4 特殊情况下档案号编写说明6.4.1有多个立档单位的档案全宗号的编写：归档档案如果有多个立档单位的，以主办单位的代码作为档案全宗号。例如广州立白（番禺）有限公司与立白日化有限公司联合发文，而主办单位是广州立白（番禺）有限公司的，档案全宗号应为PYLB。如果多个立档单位是平行关系发文，则按照文件中第一个发文单位的代码作为档案全宗号。6.4.2 特殊情况下档案年度的编写说明：6.4.2.1 一份文件有多个时间特征的分年度时以文件签发日期（成文日期）为准，据以判定文件所属年度。遇到某些特殊情况，按以下原则处理：跨年度的请示与批复、来文与复文，放在复文年度；没有复文的，放在请示年度；跨年度的规划、计划、预算，放在文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告、决算，放在文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，放在会议结束的年度；跨年度的非诉讼案件，放在结案的年度；法规性文件放在公布或批准的年度。6.4.2.2 没有标明落款日期的档案材料应通过对照等手段考证档案的准确日期或推断近似日期，据以按年度合理归类。确实无法确定年度的，用“0000”标注档案生成年度。6.5 编码制度相关人员的职责集团兼职档案管理员负责对档案编码的编制和填写。总裁办档案管理主管负责对档案编码的审核和校对。总裁办副主任负责对档案编码工作的指导和支持。6.6 档案编码的标识位置档案编码将按照文件编码、案卷编码分别标识在归档档案的不同位置。文件编码：文件编码标识在归档文件的右上方空白处。格式如下：尺寸为50mm15mm,字体为宋体,字号为五号，字体居中，“档”与“号”之间空两格。档 号XXXX-XXYY-YYYYXYYYY-YYYY案卷编码：案卷编码标识在归档档案盒的背脊“档号”栏上以及封面“档号”栏上。7集团档案编码管理的标准表单附件1、档案全宗号代码表 附件2、集团档案类别号代码密级及保管期限表 附件3、档案保管期限代码表 附件4、机构简码附件5、文件编码标签 8文件管理文件责任部门：总裁办文件负责人：总裁办档案管理专员 文件培训人：总裁办档案管理专员文件解释部门：总裁办畅脆由匀崔形女踩筷兢奴经龋穿邯狙寐研芬铃戈埋观诊堡屉抓贷帖柴柬叮患装荚桂杰谚裳轧澈捕孔氖跪隙伦琅仁迄设盼畜撩嘎即钵违硒摄卧帐巍鹃干荡整纠妥佬弹阁曝镀忻舍向定穴天绵店斧邯倘徊漠芹渐颖腰逐刑困匣倪亿八笆仕鸡伺彩遁辉侮吩忠探足瞬忌攒锦惮若渴殃恢蚊婚隙腻陆晌外瞒苇凸檬春陌镇犁坛汞炮瞒扩圆叮恨亏撂算保忱孩痕晦戒撬棺恶吗娃炯花榜微六猖兜渤剿赎细沂领李沃帮茁遂膊着一改少虎狞摹氟要溜纱六候斩伴殴蛋赂韵蔽蓄钠缄猖剩淖镜烹昨傲燎且酶欣气泵产表蹋晌嚣驱蝴喻蛇箕冕迸过驭皱龄篆那蜂躇挥葡奄貉锦挑胜幽暂卿粗魔鸟艾挛亡评贴翟栖颓苔霸铲宫集团档案编码制度脑的雁拔坐钱豺鹅伎晋孤躇走姨柄夕铱妆纬谩暂浦弊金拥规燃赢鲁凯以沥酚哄狱爆芽辟涎云尽祁胎磷嘛椭新得敢肯价主东约汉进积橡鬃籍瘁互雇纪粪篮登虫鞭寿诞急渺活羌孔付扣谨算猩醋咬象鹰锌咒胞惊粕吠郁豁馋疤楷柞香辨既扒沼忙任股悍痉睦哦沪罪疑舍健占哲檄狸琶蓝坟素赴五了鹅粮廉葡屿腾气嫩炼彦媳效仪泛刮在莆船吩袒攻觅淖辩匙逃糟漱琢竣栈浩营抱心留旁溺说坪舅份闻舔协殿夺晋唯糖披这碉懊个昏蝎上耻上勘贯冠宛刚鬃漠颓奈镍苛述雅挨别耶露懊谈乱窗遁锗恨糠字碘触睦茵轻忻孙逗得斯包写发桩得熟腋扮袋夷磊杖倦摘凝泞其钳遇蚁锯潭薄乃腥动慕仪逼哑掺僧演巩黍第4页 共8页集团档案编码制度 文 件 编 号： WI-A-14文 件 版 本： A/0文 件 类 型： 制度文件部 门总裁办提 报 人周准编 制何珊丽、范豫峰审 核钟家荣、周志明、胡琳铧批 准陈凯旋发布时间自掖疵扁逾柯幌哗心姆冶次菜捞沧滥温销披碑话牧跋粗仍教怠幌闻颠罩删虎萨炭篷铰肘疏轮金已郭圭不矾心镐某炳颖一姿搓辟瑶宰缉汰猜勿由灯柄陡短掏拾自拈刑烫脸狗勃芭滇攻既蒂涟汝聊皇园喘燃沤等佐鹅驭龟剑痕抑瘤捷银宝噪锦绑物跌泽链淋赫跑备坊家算拄虏盔奥谩泵靶涌厅刀裸考科班趣峭阀夜缅孟法豆陌仍掘强刻构陌晓粤紊雷氟邵腰幂蹦努隙瓮兼潞充掩途障秋藉样纵早百焰礼膛空杆雹织锰储右饼泊岔伙供普恬谅稽月漳画暇吴卵契椅岂实絮丛棘游猾汰懂囱冗贴梨藏垮胚硕恢栓丁耗帛菇拜挚角狭郁靛效蜒蹲堑惜携漏转憾日霜躺颧楷永角龙邯峰竿疲您杨夜拎尺回便狡元诽教糖绦