科技档案管理及科技档案整理方法.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,科技档案管理及科技档案整理方法,谭正伟,一、我国科技档案工作历史沿革。,20世纪50年代我国开始研究科技档案管理学，60年代初建立了初步的体系，80年代得到迅速发展，90年代以后走向标准化、规范化。我国科技档案工作大致可分为以下几个阶段。,1、探索阶段。,2、发展完善阶段。标志是1960年颁布了技术档案室工作暂行通则。,3、法制化阶段。标志是1980年颁布了科学技术档案工作条例。,4、标准化、规范化阶段。标志是1989年颁布了科技档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-89）。2000年该标准进行修订，2001年5月1日实施。,二、我国科技档案工作管理体制,（一）国家档案局对全国科技档案工作进行宏观管理。,（二）地方档案行政管理部门和国家有关主管机关负责宏观管理权限内科技档案工作。,（三）企事业等单位负责自身科技档案工作建设。,具体内容有：,1、明确由领导生产、科研的负责人或总工程师分工领导，解决开展科技档案工作中的实际问题；,2、按专业实行统一管理，建立相应的管理机构，也可以设立文书档案和科技档案统一管理的档案室，配备专（兼）职人员管理；,3、科技文件材料的形成、积累、整理和归档纳入科技工作程序（制度）、纳入科技工作计划、纳入科技人员职责；这被称为科技文件材料工作的“三纳入”；,4、指导、检查、协助科技人员做好科技文件材料的形成、积累和归档工作，参加产品鉴定会、科研课题审定会、基建项目验收会、设备开箱验收会，对应归档的科技文件材料加以验收。这被称为科技建档的“四参加”；,5、科技档案管理纳入生产管理工作、技术管理工作、科研管理工作之中。这被称为科技档案管理的三纳入；,6、建立科技文件材料形成、积累、整理、归档及科技档案管理、统计、鉴定销毁、利用等相关制度；,7、配备保管科技档案必须的库房和设施设备以及开展利用服务所需的设施设备；,8、建立具有科技档案专业知识和懂得有关科学技术，有一定工作能力的科技档案队伍。,三、科技档案的定义及特点,（一）科技档案的定义,科技档案：企事业单位和国家机关、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。此定义从3个方面揭示了科技档案的本质属性。,1、定义揭示了科技档案的产生领域和内容性质，规定了科技档案同文书档案及其它档案在性质上的区别。,2、定义明确了科技档案是生产、科研、基建及管理活动的直接记录，规定了科技档案同科技资料在本质上的区别。,3、定义明确了科技档案是保存起来以备利用的科技文件，规定了科技档案同一般科技文件的区别。,五、科技档案的收集工作,（一）收集工作的要求,一要注意在法律法规的指导下进行收集，遵循集中统一管理的原则；二要遵循科技档案的自然形成规律，确定适当的收集归档制度；三要保证科技档案的质量，保证科技档案的完整、准确、系统。,（二）基层部门收集科技档案的方法及措施,1、按归档制度接收科技文件归档。,2、制订严格明确的岗位职责。,3、明确档案部门参与各类技术活动。,4、将科技档案的收集工作纳入计划管理，实行多种方式相结合的收集方法。,六、科技档案整理工作,科技档案整理的原则：遵循科技档案的自然形成规律，保持科技档案材料之间的有机联系，充分利用档案原有的整理基础，便于保管和利用。,科技档案的整理方法与步骤,基层档案部门对科技档案的整理，大体要经过文件材料的鉴别、分类、案卷的组织与排列、编目、装订、编制案卷目录六个环节。下边以某公司综合楼档案的整理为例来讲解。,第一步:鉴别,1、文件材料属性的鉴别，各归其大类。,2、归属项目（区分不同项目）。,3、是否归档。,4、是否完整项目归档文件和单份文件。,5、准确性的鉴别（每份文件）,第二步：分类编码,1、分类的要求。应注意以下几点：（1）科技档案的分类要遵循同一规则。（2）科技档案分类要遵循效用规则。（3）要编制一个合理和切实可行的科技档案分类方案。,2、分类的方法。,（1）工程项目分类法。它适用于对基本建设工程档案的分类，即一个项目就是一个类别，整理时，以一个项目为单位进行。,（2）型号分类法。它适用于产品档案和设备档案的分类。,（3）课题分类法。适用于对科研档案的分类。,（4）专业特征分类法。按照科技档案所反映的专业性质划分科研档案的类别。,（5）地域特征分类法。根据科技档案内容所反映的地域特征划分科技档案的类别。,（6）时间特征分类法。按科技档案内容所反映的时间特征划分科技档案的类别。,这里先介绍一下企业科技档案分类编码,参照工业企业档案分类试行规则实施办法，企业全部档案可分为十个大类，科技档案分为产品档案类C、科研档案类K、基建档案类J、设备仪器档案类S。二级类目的设置：产品类按产品的种类或型号，科研类按课题设置，基建类按项目性质或项目设置，设备仪器类按设备种类或型号设置。二级类目一般采用阿拉伯数字1，2，3各单位必须根据自身特点及需要，制定切实可行的分类方案（大类、属类、编码、排列编号等规定）。例如某公司分类方案之分类大纲，其公司大厦档案类号为J21，档号如J211。,J1 基建管理 J2 办公楼 1 公司大厦 2 技术中心 3培训楼 J3 生产及辅助建筑 J4 生活建筑,第三步：案卷组织与排列,案卷是由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。组卷要遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。,科技案卷的排列方法：,产品类：按产品开发设计（含初步设计、技术设计）、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序排列，或按产品系列、结构排列。产品更新换代或更换零部件时，保留新形成的科技文件材料并单独组卷排列在原产品案卷之后。,科研类：按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。,基建（项目）类：按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（合初步设计、技术设计、施工图设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。,设备类：按设备依据性材料、外购设备的开箱验收（含自制设备的设计、制造、验收）、设备的安装调试、随机文件、设备运行维护等排列。,一、组卷方法：如基建档案1、按工程项目单位工程，先区分单位工程（具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分）。2、按建设程序（阶段）分为5个部分文件：工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件。,某公司大厦基建文件材料立卷示意表（分类号J1,1）,建设程序,内 容,工程准备阶段文件,立项文件、建设用地征地拆迁文件、勘察测绘设计文件、有关行政主管部门批准文件（消防、环保、卫生等）、招投标 文件、开工审批文件、财务文件（设计概算、施工预算）等。,监理文件,监理规划、进度控制、质量控制、造价控制、分包资质、监理通知、合同管理、监理总结等,施工文件,土建工程（地基基础、主体工程、地面与楼面门窗工程、装饰工程、屋面工程）,施工技术准备文件、施工现场准备、地基处理记录、图纸变更、施工材料预制构件质量证明文件及试验报告、施工试验记录、隐蔽工程检查记录、施工记录、质量事故处理记录、质量检验记录等。,建筑设备安装工程（电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程）,一般施工记录、图纸变更、设备产品质量检查和安装记录、预检记录、隐蔽工程检查记录、施工试验记录、质量事故处理记录、质量检验记录等。,室外工程,给水、污水、热力、燃气、电讯、电力、照明、电视、消防等室外安装文件，建筑小品、水景、道路园林绿化等室外建筑环境施工文件。,竣工图,综合竣工图：综合图、室外专业图,专业竣工图：建筑、结构、装修（饰）、电气（智能工程）、给排水（消防）、采暖通风空调、燃气工程竣工图,竣工验收文件,工程竣工总结、竣工验收记录、验收证明书、验收报告、验收备案表（包括各专项验收认可文件）质量保修书、决算文件、声像电子档案。,二、蓝图的折叠,1、基建图纸幅面规格及尺寸规定 基本幅面分为5种:A0 A1 A2 A3 A4。,2、折叠要求：一卷内不同幅面的图纸要折成统一幅面A4；图标露在外面；容易打开。,3、工具,4、方法,三、卷内文件材料的排列 案卷内科技文件的排列应注意以下几点：1、图样材料的排列。有两种情况：一是对于有图样目录的图纸，可以按图样目录的顺序进行排列；二是对于没有图样目录的图纸，可以按总体与局部的关系排列。2、文字材料的排列。按问题、时间或重要程度排列。3、图文混合材料的排列。一般要求文字材料在前，图样材料在后，有译文的外文资料译文在前，原文在后。4、底图以张为单位单独保存和管理。,四、确定案卷保管期限和密级,第四步：案卷编目,案卷编目其内容有：编件号、页号，填制案卷内科技文件目录，填写备考表，填制案卷封面和脊背标签。,1、编写件号、页号,文件级装订的案卷内每份文件或单张图纸按顺序编写件号，每件编写小流水页号，单页文件不编页号。每份文件加盖档号章。案卷级装订的按卷内文件顺序编写大流水页号，不要编件号和盖档号章。,档号章,页号编写：不论采用那种装订形式，均以有书写内容的页面编写页号，单面书写的编在右下角，双面书写的，正面编在右下角，反面编在左下角。,2、填写卷内文件目录,档 号,序号,卷内目录,序号,文件编号,责任者,文 件 材 料 题 名,日期,页号,备注,序号：指该份文字材料或图样在案卷内的排列序号，从1起依次标注。,文件编号：填写科技文件材料的文号或图样的图号、设备代号、项目代号等。,责任者：填写科技文件材料的形成部门或主要责任者。,文件材料题名：填写该份文字材料或图样的标题（全称）。,日期：填写该份文字材料、图样的形成日期。,页号：填写每份科技文件材料首尾页上标注的页号。,备注：填写对科技文件材料需要说明的事项。,3、填写备考表。表内有说明、立卷人、检查人、时间、互见号等项。,说明：一是说明卷内科技文件材料的件数、页数以及完整、准确情况，这部分内容由科技人员填写。二是说明在科技档案管理过程中，对有关案卷的变化情况，这部分内容由档案部门填写。,立卷人：由责任立卷人签名或盖印，不能打印。,检查人：由案卷质量审核者签名或盖印。,时间：分别填写完成立卷的日期和检查审核日期。,互见号：填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号（内容相同而载体形式不同），档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。,备考表排列在案卷内科技文件的尾页之后。,卷内备考表,互见号：,说明：,立卷人：年 月 日,检查人：年 月 日,4、填制案卷封面（可采用内外封面两种形式）。主要由以下几部分组成。,案卷题名：又叫案卷标题，是案卷内科技文件的综合名称。它概括地反映了案卷的内容特征，是直接指引和帮助利用科技档案的向导。包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称。,案卷题名的拟写：项目名称+文件材料针对内容+文件材料的名称特征,例：1.株洲市档案馆 隐蔽工程 记录,2.C620车床 主轴箱 零件图,3.平炉改造课题研究 测试 报告,立卷单位：填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部门。,起止日期：填写案卷内科技文件材料形成的起止日期。,保管期限：依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。,密级：依据保密规定填写卷内科技文件材料的最高密级。,档号：填写全宗号、分类号（项目代号或目录号）、案卷号。,5、编制案卷脊背标签。脊背标签项目有保管期限、档号和案卷题名，填写方法与案卷封面基本一致。其中，保管期限填写可用色标区分，红色代表永久，黄色代表长期，绿色代表短期。案卷题名可根据各单位具体情况自行填或不填，用标签打印上贴也可。,第五步：装订,案卷采用装订和不装订两种形式：案卷级和文件级,1、装订前，去除金属物。成册、成套装订较好的科技文件材料，短期的保管条件好的可不拆金属物。,2、装订前，对破损的文件材料进行修复。主要针对一些孔洞、残缺或折叠处已磨损的文件材料，进行修补和托裱。,3、复制字迹模糊或易褪变的科技文件。如传真文件。,4、不同幅画的科技文件材料要折叠为统一幅画，图样折叠时标题露在右下角。,5、卷皮可采用卷盒和卷夹两种形式。,第六步：编制案卷目录（分类目录）,档案案卷分类目录,顺序号,归档时间,档号,案 卷 题 名,份数,页数,编制 单位,编制日期,密级,保管期限,备注,