秘书的日常事务工作.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,秘书的日常事务工作,通过讲解秘书在电话接打、日程安排、旅行安排、值班工作等日常事务工作，掌握秘书日常事务中的主要程序和原则。能妥善安排领导的日程、约会及旅行，学会制作各种日程安排表。,第一节 接听与拨打电话,第四节 旅行安排,第二节 时间安排与计划,第三节 约会安排,第五节 印章管理、督查与信访工作,办公室日常事务是秘书工作中最基础的一项，也是最见秘书的管理工作水平的一项。,第一节 接听与拨打电话,办公室日常事务之一，就是接打电话。打,电话工作，看似简单，实际上需要工作人员认,真对待。做好接打电话工作需要,注意以下几点。,（一）熟悉常用电话号码,应当熟悉本单位电话机的分布情况、各科,室电话号码和本单位领导们的电话号码；熟悉,主要业务联系单位的电话号码和近期有业务联,系的电话号码；工作案头应备电话,号码查询资料以咨查用。,（二）打电话时应注意的事项,打电话时应注意的事项如下（见图6-27）。,图6-27 打电话时应注意的事项,注意,事项,替上司打电话给对方上司应在对方上司接电话前将电话递给上司,错打电话，错播号码都要说对不起,先确认对方电话号码、单位和具体要通话的人的姓名,通后，先确认对方，然后报出自己的单位、姓名,谈工作前，先明确对方是否有时间，是否方便谈此项事宜,（三）接电话时应注意的事项,接电话时应注意的事项如下（见图6-28）。,图6-28 接电话时应注意的事项,通完话，不必急于挂机，对方身份高时对方先挂机,不清楚的要请对方复述,重要的内容要复述给对方,谈事情要尽快确认对方单位、姓名和电话事由,找人接电话要问清对方姓名或单位,接听电话说：“您好，这里是公司部门”,铃响两三声之间是接听电话的最佳时机,对错打的电话，态度也要和蔼客气,（四）注意电话礼仪,无论接、打电话，秘书都应注意声音要柔,和，语气要亲切，表述要清楚，快慢要适中，,嘴离话筒不要太近，每次通话时间不可过长。,接打电话时用问候语，更自然的方法是问明对,方是谁的时候再问候“您好”，这样的问候显然,是专给对方的，显得更为真诚。如果对方先问,候了，那么一定要回敬问候语，,然后再询问对方有什么事情。,（五）做好电话记录,无论打电话还是接电话，必要的时候，都,要有电话记录，要依据电话内容做好电话记录,工作。记录时，要注意通话中的五要素是否齐,全。这五要素通常称为“5W1H”。,记录电话内容，应备有格式固定的电话记,录本，摘记内容可依据“5W1H”的要求，电话,记录是事先印制好的表格式簿册。,（六）做好图文传真,做好图文传真应了解以下九点。,目前高级传真机是兼容的，收发传真非常便捷。,接通电话，请收件方给传真信号，发传真方要先,按Fax键，后挂机。,原件一定要扣放在发送面上，也可以在接通传真,机前就放好传真件。,一般收文以后有一份报表在页头上，注明发送时,间，传真号码。秘书可以以此做好登记。,一般传真机的提示屏有文字提示：,Phone 电话 Sending 发送,1,2,3,4,5,传真有自动接收功能，秘书用此键要注意保密问,题，当秘书不在的时候或者有外人的时候，自动接受,传真容易失密。,换纸：传真机一般采用21050M或21030M两,种规格的热敏纸，因为热敏纸不易留存，目前比较多,地采用复印传真兼可的设备和用纸。,热敏纸传真件要留存需及时复印。,即使是使用热敏纸的传真机同样也有复印功能。,6,7,8,9,有时需要运用电话直接口授某些文件或运,用电话设施进行文件传真传递。口授电话稿和,传真文件是发出的文件定稿，应在传输前履行,审批签发手续，传递后应按办毕,文书处置。,（七）电话记录的处理,通话后应及时整理记录内容（包括录音电话,记录），并根据涉及的内容和缓急程度，送有关,领导阅读。领导批示和答复后，秘书人员应立即,告知有关部门或人员办理。对于一般的例行事,务，秘书人员可直接答复或办理。,第二节时间安排与计划,总经理办公室：,李总：小王，这里是今年第二季度我要参加的一些会议，你安排一个表格给我，要好记，不至于到时忘了。,王俐：我会安排并且打印好给您。,第二季度会议时间表（2005.46）,月 份,周 次,四,五,六,一,北京,香港,休假,二,上海,西安,休假,三,周三：推介会（主会议室）,周一：面试导游（1会议室）,四,周一：经理办公会议,秘书办公室：,王俐正在看书，这几天事相对少一些，她看的书当然和业务有关，其中一道题很感兴趣，她正准备做，,电话响起：“哦，小王啊，我下周事太多，你都知道，帮我列个表出来，而且要具体到每天；另外，到五一虽然还有一段时间，你先列一个五一七天值班表出来，也好让大家提前有个准备。”,王俐现在把周安排表列出来 周计划表 年 月 日,时 周次,间,星期一,星期二,星期三,星期四,星期五,9：00,10：00,11：00,她又列了工作日志 工作日志 2005年4月15日 星期三,时间,工 作 内 容,9：00,部门会议，4楼412室，带相关文件资料,10：00,11：00,确认所订的上司与客户的午餐,相关知识,1，时间表,分为年度、季度、月份、周时间表，一般在办公室工作中秘书要为领导做月或周安排表。,2，工作日志,（1）内容：会议活动、接待来访、私人安排。秘书的工作日志中还应包括上司的工作日志及其相关服务性事务。,（2）变更：若有变更，应及时通知相关部门或客户。要遵循先重急后轻缓的原则，活动中部要留有不少于10分钟的间隙。,（3）要注意对上司的时间安排和工作日志进行保密。,（4）时间表和工作日志都是提高工作效率的重要管理手段，作为秘书人员必须掌握。,第四节 旅行安排,总经理办公室：,李总：小王，我计划下周去合肥出差一趟，实地考察一下公司在那里设分部的可能性。你先草拟一份我这次商务旅行计划，有些细节需要具体和对方落实后再定。喏，你没有这方面经验，这里是一份旅行计划表供你参考。,旅行计划（李恒寿 总经理）,日期,具体,时间,交通,工具,地点,事项,备注,2004年10月8日（星期三）,8：008：30,出租车,广州,从家出发到白云机场,昆明地接公司电话：[phone],9：3011：00,民航班机,飞机上,从广州飞往昆明,11：2011：40,昆明分公司接机车,与分公司人员在车上,去往分公司视察,12：003：00,午餐和午休,地接公司安排的昆明饭店,准备下午会议,3：305：00,昆明饭店会议厅,召开分公司和地接公司有关人员会议,5：006：30,昆明饭店宴会厅,举行宴会，召待相关新老客户和地方官员,6：308：30,出租车,去往昆明机场,准备返回广州,9：0010：30,民航班机,飞机上,飞回广州,相关知识,（一）上司出差时，秘书应准备些什么？,1，旅行计划；,2，搜集相关商务洽谈资料；,3，旅馆信息；,4，旅行用品；,5，差旅费；,6，行李准备。,（二）旅行计划（日程表）具体要求是什么？,1，复印三份：上司；上司家属；办公室存档；,2，时间不可太紧，应留有余地；,3，了解目的地相关情况：气候；交通等。,4，如有可能，应多准备几份旅行计划，供上司参考。,总经理办公室：,李总：小王，这次出差去合肥比较满意，你拟的旅行计划较为实用，给我省了不少时间，值得表扬。接下来公司可能就要决定在合肥设分部了，但国内市场不能满足公司的发展要求，要再考察国外市场，我下周要去法国一趟，你先草拟一份出国旅行计划，并做好相应准备。这里是上次我出差赴美的日程表，你参考一下,。,旅行计划（李恒寿 总经理）,广州波士顿,2004年12月12日14日,时 间,日程安排,12月12日（星期一）,上午9：10,下午19：30,下午20：30,乘中国民航CA521次班机由广州至波士顿。,抵波士顿，由丽云小姐接，住F旅馆。,与格兰（GRAN）先生共进晚餐。,12月12日（星期二）,上午9：10,中午12：00,下午15：00,下午19：30,下午20：30,与格兰先生在公司会议室会谈（所用08号文件在公文包中）。,与格兰先生共进午餐。,与格兰先生继续会谈（所用10号文件在公文包中）。,在旅馆用晚餐。,拜访陈安家先生（丽云陪同，礼品在手提箱中）,12月12日（星期三）,上午9：10,乘CA541次班机回广州（刘大鹏副总经理接）,王俐看了一下，觉得草拟一份并不难，只是这出国准备些什么，需要办哪些手续，却是个大问题，自己一无所知，得找其他有经验的人问问，她想到了人事部的赵经理，他以前可是董事长的秘书，这不，做得好，提拔了不是？,人事部办公室：,赵经理：王俐，你还是挺好学的，那好，我就跟你说说，具体如何做，你还得亲自去办才会知道其中的窍门的,王俐：谢谢，我会认真记下来的。,赵：这第一步是要了解出国商务旅行的手续：,1，撰写出国申请：事由；路线（所在国名）；日程安排；人数；附相关说明。,2，办理护照：携相关证件和照片去公安机关或相关机构；填写有关卡片和申请表；仔细检查护照并签字。,3，办理签证：因公出国可不签证，但因私需签证（李总需办签证么？办）；交护照并填签证表；检查签证；办理国际预防接种证书（黄皮书，凭护照和签证到当地卫生检疫部门进行卫生检疫和预防接种后领取黄皮书，仔细检查一遍）,4，办理出境登记卡：凭护照、户口簿、居民身份证办理。,5，订购机票：需出示护照并仔细查对机票。,6，办理保险：通过代理人直接由保险公司安排。,7，出行前准备：编制旅行方案；了解外汇信息，办理兑换；随身物品；相关文件；相关证件；了解所去国背景资料。,8，出入境：边防检查；海关检查；安全检查；健康检查。,王俐：赵经理，真的太高兴了，知道了这么多出国的知识，只是还有几个问题：,什么是护照？,什么是签证？,什么叫“黄皮书”？,时差如何计算呢？,赵经理：,护照：某国公民出入本国国境和在国外旅行或居留时，由本国发给的一种证明公民国籍和身份的合法证件。我国的分为：外交护照、公务护照、普通护照三种。普通护照又可分为因公的和因私的两种。,签证：一个主权国家在本国或外国公民所持的护照或其他旅行证件上的签注、盖印，以表示允许其出入本国国境或者经过国境的证明。若把护照看成是身份证，签证就是出入证。我国的签证一般在护照上。,小王，你看一下，这就是去年发生的被打的中国公民赵燕的签证。,这就是人们常说的绿卡：,黄皮书的英文为：,International ertificate Of Vaccination,它是国际卫生组织为了保障出入国境人员的人身健康，防止某些疾病传染流行所要求的证明。,时差：国际规定以英国格林威治时间（GMT）为标准时间。地球的两个半球分为东八区和西八区，东八区时间比GMT早，西八区比GMT晚。对于出国人员来说，调整时差必不可少。通常计算是以经线划分，即格林威治以东，每15度加1小时，以西，每15度减1小时。,实训题,1，帮王俐拟一份李总去合肥出差的旅行计划（一天）；,2，拟一份李总去法国巴黎出差的旅行计划（三天）；,3，按照上文所述时差计算方法，填写下表。,主要国家时差表,英（格）,中+8,法+1,美（纽）-5,澳+10,加-8,（太平洋沿岸）,1：00,8：00,17：00,21：00,第五节印章管理、督查与信访工作,掌管印章是秘书部门或秘书的一项重要的,日常工作。秘书管理的印章有公章、专用章、,负责人印章等。,公章,是一个机关、单位或社会组织的正式,印章，是其具有合法性的标志，是行使,其职权的凭信。,公章可分为两种（见图6-38）。,图6-38 公章的分类,公章的分类,圆形,椭圆形或方形,国内公章，规格有明确规定,国际公章,印文用中文宋体或简体，自左向右环行或自左至右横行，一般用全称,一般是外文居右上方，中文居左下方，且须用繁体字,公章一般由上级制发，如需自行刻制必须,报经公安机关批准，并在指定处刻制。,专用章,是为某种专门业务刻制的印章，如,“财务专用章”，“合同专用章”等，它不代表机,关、单位，只反映某项专门业务内容和一定的,业务权力。专用章可以是圆形，也可,以是椭圆形、方形、菱形或长方形。,手章,是负责人印章，是机关、单位主要负,责人的图章和签名章，它代表法人，象征职权，,因此具有权威性。有些文件，有些事项，有些,手续，如银行借贷、财务报告和决算、签订合,同等，除盖公章和专用章外，还须盖负责人手,章才能生效。,印章的应用应注意以下四个方面，如表6-9所示。,表6-9 印章的应用应注意的事项,要求,具体内容,管理印章要有制度,对什么情况下用公章，什么情况下用专用章，什么情况下用负责人印章都要有明确规定，并且责成专人管理和使用，未经上级批准，任何人不得管理和使用印章,使用印章要慎重,要有批准手续，并进行登记。登记项目有用章日期、用章单位、用章经手人、用章事由、用章批准人、用章印数等,使用印章事前认真检查,看手续是否齐全，材料是否完备，对不合法和不合手续的可以提出异议，甚至拒绝用印,盖章位置准确,要印在文件日期上方，做到上不压正文、下要骑年盖月，印文字迹要端正清晰,印章必须妥善保管,须放在安全可靠的地方，或保险柜中，或抽屉中，并随时上锁。节假日须加贴封条，以防被盗。如发现被盗，要马上报案，并迅速通报有关方面,六、开具各种信函,开具或拟写各种信函文件，是办公室日常,工作之一。常开具的信函有：介绍信、证明信。,常拟写的信函有慰问信、邀请函、聘书等。,（一）介绍信,介绍信是机关团体、企事业单位的人员与其,他单位或个人联系工作、了解情况、洽谈业务、,参加各种社会活动使用的一种专用书信。,介绍信的种类,介绍信大致分三种：打印成文，不留存根的,印刷介绍信；打印成文带存根的印刷介绍信；用,一般公文纸书写的介绍信。,介绍信的写作,介绍信包括以下内容，如表6-10所示。,表6-10 介绍信的内容,内容,具体要求,上款,指对方单位的名称或对方负责同志的称呼。上款要单独起一行，顶格书写，称呼后加冒号,介绍事项,包括：持介绍信者的姓名、年龄、身份。如被介绍的不只一人，则须注明人数。然后写接洽、联系什么事情，有什么希望和要求。当事项涉及一定保密范围时，还须注明联系人的政治面貌、职务、级别等,落款,写开具介绍信的单位名称和开具介绍信的日期，并加盖公章,附注,一般写介绍信的有效期限,2,书信式介绍信,例文6,介绍信,公司负责同志:,今介绍我所副研究员何涛、高级工程师陈锦二位,同志前往贵公司洽谈有关合作的具体事宜，请予接待。,此致,敬礼!,实用技术研究所,（盖公章）,二二年月日,不带存根的印刷介绍信,例文7,市局介绍信,_负责同志：,兹介绍_同志前往你处_事宜，,请接洽并予协助。,（有效期_天）,市局（盖章）,二二年月日,2,带存根的印刷介绍信,例文8,介绍信（存根）,_ 字_号,_等_名同志，前往_联系_事宜。,年 月 日,_字_号,介绍信,兹有_等_名同志，前往_联系,_事宜，望接洽并予协助。,此致,敬礼!,（盖章）,年 月 日,3,（二）证明信,证明信是证明一个人的身份、经历或一件,事情的真实情况的专用书信。证明信通常被称,为“证明”或“证明书”。,证明信的种类,证明信可以有以下几种分类，如表6-11所示。,1,表6-11 证明信的种类,分类标准,种 类,从内容上,以组织名义出具的证明信和以个人名义出具的证明信,从格式上,固定形式的证明信和非固定形式的证明信,从证明信的用途来看,证件式的证明信、作为材料存入档案的证明信和证明证件丢失等情况的证明信,证明信的写作,一般证明信都由标题、称呼、正文、署名和日期,组成（见图6-39）。,图6-39 证明信的写作,2,标题,上款,正文,落款,在第一行中间冠以“证明信”或“证明书”，或写明“关于同志情况的证明,顶格写上需要证明的单位名称，之后加冒号,另起一行空两格写明被证明事项的全部事实。写完后，另起一行空两格写特此证明,在正文右下方署上证明单位名称，并加盖公章或私章，否则证明无效,撰写证明信要认真负责，必须对被证明,的人或需证明的事情实事求是，要做到字必,有据，用语准确，切不可含糊其辞，模棱两,可。书写时不能用红笔或铅笔，必须使用钢,笔或毛笔。如有涂改，须在涂改处加盖公章,或印上证明人的指纹。所拟证明信应予登记，,留有存根或底稿，以备查考。邮寄证明信，,应使用挂号方式，以免丢失。,固定式证明书信,例文9,证 明 信,校办字号,兹证明我校同志（男），因公到_，,请解决交通、住宿问题。,特此证明,（盖章）,二二年月日,1,作为证件用的证明信,例文10,证 明 信,我厂工程师同志，技术员同,志，前往湖南、广东、安徽等省，检查并修理,我厂出产的牌热水器，希有关单位给予帮,助。,特此证明,省市厂（公章）,二二年月日,2,作为材料存入档案的证明信,例文11,证 明 信,大学党支部：,年月日来信收到。根据信中要求，现将你,校同志的爱人、同志的情况介绍如下：,同志，现年岁，中共党员，是我校中文,系教师。该同志和家庭历史以及社会关系均清楚。该,同志对教学工作认真负责，近年来多次被评为市级模,范教师。,特此证明,省市大学党支部（公章）,二二年月日,3,个人出具的证明信,例文12,局负责同志：,王原为校中文系级学生，曾担任,前学生会主席职务，在校期间，该生遵守学校,各项规章制度，没有参与任何不利于安定团结,的活动。,特此证明,证明人：李,二二年月日,4,（三）推荐信,推荐信是一种向用人单位荐举人才的书信。,有向某单位自荐的，也有第三者荐举的。要把,被推荐的人的基本情况以及要推荐或自荐的理,由写清楚。要全面、实事求是地介绍被推荐人,的情况，以客观、公正的态度向用人单位提供,真实情况。如果以个人名义写推荐信，要在信,中介绍自己的身份，说明自己与被推荐人的关,系。,（四）邀请函,邀请函也称为请柬，是邀请对方前来参加会议、学术报告以及开业庆典、展览等活动的一种专用书,信。邀请函的写作内容有以下四点，如表6-12所示。,表6-12 邀请函的写作内容,内容,要 求,标题,在封面或第一行中间写“邀请书”字样,上款,被邀请单位（或个人）名称单占一行，顶格书写,正文,写活动内容、时间、地点,落款,邀请单位（或个人）名称、发出邀请的日期,例文13,邀 请 函,尊敬的教授：,本学会决定于2001年5月日在省城华祥宾馆举办,民间文学理论报告会。恭请您就有关民间文学的现状,与发展发表高见。务请拨冗出席。,顺祝,健康!,联系人：,电话：,省文学研究会,二一年五月日,（五）聘书,聘书指聘请专家、高级职员来担任职务的书信。,聘请书的写作内容如下（见图6-40）。,图6-40 聘请书的写作,标题,正文,结尾,落款,写“聘书”或写“聘请书”,写聘请谁，担任什么职务，什么时间到任,在正文的最后，另起一行，空两格写“此聘”二字，后边不加标点符号,在正文的下方或偏右下方，写聘请单位全名，并加盖公章,例文14,聘 请 书,兹聘请同志从1996年1月1日起担任,我公司营业部主任。,此聘,公司,1995年12月25日,七、拟写大事记,一般地说，各个单位办公部门都有人负责,或专管本单位的大事记工作，各职能部门相应,也有人负责或专管本部门职责范围内的大事记。,单位大事记，常由办公部门在年终收集各职能,部门大事记，在其基础上修订整理而成，然后,送主管领导把关，审核后，打印存档。,（一）大事记的概念,大事记，是用于随时记载机关日常重要工,作或活动简况的公文文种。所谓“大事”，指能,反映本单位的重要工作或活动面貌，于今后有,查考价值的事项。,（二）大事记的写法,大事记的结构，由标题、正文组成具体内容如下,（见图),图6-41 大事记的内容,包括具体事项发生的时间、地点、原因、主要过程、涉及部门与人员及结果,标题,正文,拟写要求,单位名称加年份再加文种,写大事记要朴实简明准确,例文15,大学1982年大事记,1982年1月份,1月1日 放假。上午，刘、周等几位校,领导及党内、校办负责同志看望了陈、邵、,于、毛等4名老年教师。下午，省委书记关,、副省长陈到校看望了许、高、,陈等3位教授。下午4时，在校召开了知识分子,座谈会，上述3位教授和陈、邵、毛等,10名教师参加，刘、孙等校领导同志也参,加了座谈,会。,1月3日 上午，校党委常委召开会议，学习元旦社论，并研究新学期的工作设想。,全校教学质量大检查开始，由孙同志主持，,教务处的同志参加。这次全校教学质量大检查主要是,检查教学计划的落实、教师配备、教学效果，以总结,经验，促进教学质量的提高。,下午，由校团委、校学生会召开了“五讲四美树新,风”座谈会，25名学生代表参加，着重讨论了新时期大,学生的行为准则问题。下午4时，大学党委副书记,一行五人到校。校党委副书记张、宣传部部长郑,接待。客人来校的主要目的是交流学生思政工作,的经验。拟活动两天后去上海。（下略）,八、领导临时交办的工作,每个单位都经常会有一些临时性的工作任,务，完成领导临时交办的工作任务是秘书的重,要职责之一。领导临时交办的工作大多数具有,时间紧、要求高、综合性强等特点。,一般说来，秘书要完成并做好领导临时交,办的工作，应当注意以下问题（见图6-42）。,信用卡透支额，金卡最高不超过1万元，普通卡最,高不超过5000元。信用卡透支期限最长为60天。持卡人使用信用卡不得发生恶意透支,。,图6-42 做好领导临时交办的工作应注意的问题,搞清意图,注意保密,准确,迅速,信用卡透支利息，自签单日或银行记账日起15日,内按日息万分之五计算，超过15日按日息万分之十计,算，超过30日或透支金额超过规定限额的，按日息万,分之十五计算。透支利息不分段计算，按最后期限或,最高透支额的最高利率档次计算。,单位卡在使用过程中，需要向其账户续存资金,的，一律从其基本存款账户转账存入。,信用卡丧失，持卡人应立即持本人身份证件或其,他有效证明，并按规定提供有关情况，向发卡银行或,代办银行申请挂失，办理挂失手续。,持卡人不需要继续使用信用卡时，应持信用,卡主动到发卡银行办理销户。销户时单位卡账户,余额转入其基本存款账户，不得提取现金。发卡,银行办理销户，应当收回信用卡。有效信用卡无,法收回的，应当将其止付。,（四）秘书懂得银行业务的意义,银行业务是指开立银行账户、使用各种票,据和信用卡的知识。这些知识是创办公司或完,成办公室工作，尤其是完成领导直接交办的临,时性工作所不能缺少的。当代秘书，不可能仅,承担办公室的一般文职工作，在现代公司中，,集中管理事务的办公室需要工作人员懂得上述,知识，协助领导处理与银行业务相关的工作，,处理工作人员票据业务事故和办理与银行相关,的各种手续。,电视电话,电视电话是电话通信技术同电视技术、大,规模集成电路和数字处理技术相结合的产物。,这种新式通信设备不仅可以传送声音，还可以,传递通话双方的现场画面以及文件、图表、实,物等图像信息。电视电话主要由电话机、电视,摄像机和电视接收机三部分组成。在通话时，,利用摄像机将现场画面传递给对方，同时利用,接收机将对方的现场画面显示在屏,幕上。,移动电话,移动电话是指移动点与固定点或两个移动,点之间的通信，这是一种有线通信和无线通信,相结合的通信方式。移动电话在我国已广泛使,用，它将具有广阔的发展前途。,传真机,传真是利用有线电路对各种图文原稿进行远距离,真迹传送的通信技术。传真机的操作使用方法如下,（见图6-58）。,图6-58 传真机的操作使用方法,2,将欲发送原稿放入传真机内，并根据原稿情况选择发送参数,拨通对方电话，听到回答信号后，这时可按下启动键开始发送，放下话筒,接收方接到发送方的电话，通话后便可放下话筒按下启动键，开始接收,以理光RIFAX580为例，说明换纸步骤（见,图6-59）。,图6-59 换纸步骤,放入记录纸，将纸拉出至超出绿色带约5cm。装上侧板，盖好上盖,把记录纸侧板调到适合记录纸幅宽的位置，取出侧板,打开传真机的上盖,在操作时应注意原稿的质量，防止发生堵,塞、卡纸等事故。纸张太厚或太薄的文件，有,皱褶、卷曲、潮湿、切边不齐的文件都不宜发,送。文件发送前，应将文件上的曲别针、订书,钉、胶带等全部去掉，以免造成机械故障；使,用时，若机器发出堵纸信号时，应及时将卡住,的原稿取出。,计算机网络和互联网,网络是利用通信线路和通信设备，用一定,的连接方法，把分布在不同地点的具有独立功,能的多台计算机系统相互连接在一起，在网络,软件的支持下进行数据通信，实现资源共享的,系统。,国际互联网（Internet）是世界最大的国际,性计算机互联网络，是一个建立在各种各样的,计算机网络之上的网络，众多网络用户的参与,使Internet成为宝贵的信息资源。,3,例如：求列统计结果，求下表中的“基本工资”列,总额，见表6-20所示。,表6-20 基本工资表,序,姓名,基本,工资,加班费,伙食,补贴,病事假,所得税,实发金额,1,令狐冲,2500.00,120.00,300.00,2,晴格格,1800.00,600.00,400.00,200.00,3,武媚娘,4000.00,900.00,460.00,150.00,合计,1620.00,1160.00,350.00,其操作过程是：先将基本工资中数据用F8,键进行块定义。即在所选择的块首字符处按F8,一次，再到块尾字符处按F8一次，使上述表格,的指定区域出现颜色，然后将光标移动到第四,行“基本工资”列，进入菜单选择“列求和”回车,即可。回车后，将出现列求和的数据。,例如：求行计算结果，求下表中的“实发金额”,总额。其公式为：“CN=C3+C4+C5-C6/C7,2”CN表,示求和的列C3+C4+C5-C6/C7表示取读数据的列；C,表示列，具体数字表示列是第几列；“+”或“-”根据,实际需要而定；“,2”表示结果数字保留两位小数，,逗号为数据分隔符，数字表示小数的位数。将公式,输入后，然后用块定义取读的行，将光标移动到公,式的尾部，选择菜单中的“计算或取表列文字”回车,即可，见表6-21所示。,表6-21 基本工资表,序,姓名,基本工资,加班费,伙食补贴,病事假,所得税,实发金额,1,令狐冲,2500.00,120.00,300.00,2,晴格格,1800.00,600.00,400.00,200.00,3,武媚娘,4000.00,900.00,460.00,150.00,合计,8300.00,1620.00,1160.00,350.00,回车后，即在所求表格中获得计算结果,如表6-22,所示。,表6-22 基本工资表,序,姓名,基本工资,加班费,伙食补贴,病事假,所得税,实发金额,1,令狐冲,2500.00,120.00,300.00,2920.00,2,晴格格,1800.00,600.00,400.00,200.00,2600.00,3,武媚娘,4000.00,900.00,460.00,150.00,5210.00,合计,8300.00,1620.00,1160.00,350.00,10730.00,d.表格中的数据排序,先定义排序范围的“块”，然后在上拉条中,用鼠标点击“数据”，出现对话框后点击“排序”，,这回出现对话框，请你选择排序的性质，“升,序”，即数据由小到大排列；“降序”，即数据,由大到小排列。使用者可根据需要选择升序或,降序。,提高文件编辑和排版的水平,作为秘书人员，要具有一定水平的汉字文,件排版能力，至少要满足制作标准文件与单位,宣传材料的需要。根据办公实际情况，工作者,应当做到以下几点：,2,熟悉所使用的编辑软件的快捷键,很多人满足于使用鼠标来完成软件的操,作，但针对秘书工作而言，因需要提高工作,效率，所以至少应掌握编辑软件的常用快捷,键。使用快捷键可有效地省去部分,时间，提高工作效率。,编辑文件要注意先定义页面设置,根据国家质量技术监督局有关文件，标准,公文用纸为A4型。因此打印文件，必须在计算,机中将页面设置为A4型，将左右页边距设为28,mm，天头和地脚均为37mm，版心,下至页码为7mm。,恰当选用字号和字形,根据国家质量技术监督局有关文件，标准,公文一律每行28个字，每页22行。可在Word的,页面设置中，先定义页面边距，然后在“文档网,格”中定义页面每行的字数和每页的行数。公文,的正文一律用3号仿宋体字。文头即发文机关标,识，可选用1号小标宋体字，并定义为红色，其,上边缘位于版心上边缘为25mm。文件其他各要,素标识一般为3号黑体字。发文字号的括号，一,定要按照规定使用六角括号，即“,”。,文件中的插图最好使用JPEG型文件,文件中若有插图，最好使用JPEG型文件，,而尽量少使用占字节多的BMP型文件。如果图,片需要调整大小，最好是在先行在图片处理软,件中缩小或放大后再行插入，这样可避免降低,图片的清晰度。,掌握电子文档的编辑技术,所谓文档，指系列文件的组卷。将一组或,数组案卷录入编辑为HTML网页文件，在网页,首页编排目录进行链接，就可以形成完整的电,子文档。电子文档便于保存、检索和查询。一,般电子文档制作过程如下。,将单位文件转换为HTML文件或图像JPEG,型文件,一般Word编辑的文件可直接用另存的方式,将Word编辑的DOC文件转换为HTML文件。转,换完毕的文件要存在指定的文件夹内，以备使,用。若待编辑的文件是纸质文件，可用扫描仪,扫描，或转换为文本文件，或存为图像JPEG型,文件。存为图像JPEG型文件，比较省事，不需,要校对，且保证与原文件一样。,设计电子文档网页及其文件夹层次,一般网页设计要考虑使用“框架”。所谓“框,架”是在同一网页中显示不同区域内容的结构分,割性的插件。将其插入网页，可合理分割网页,显示区域。至少需要有三个显示区域，即一个,区域显示文档标志，包括单位和部门名称、案,卷名称、保存年限、立卷人姓名等；一个区域,显示案卷目录，并起到链接具体文件的作用；,一个区域显示文件内容。因此电子文档，需要,先根据此设计建立文档文件夹，然后建立子文,件夹。,运用链接手段，将文档组成整体,进入“我的电脑”，打开Index子文件夹，用,鼠标点击起始页面文件，这个文件也应当由,Word初步生成，后转为HTML型文件，这样网,页浏览器将自动显示该文件。此时从上拉条中,选择Frontpage编辑该文件，用鼠标点击后，将,出现Frontpage编辑界面。根据上拉条的提示，,对其他子文件夹中的文件进行链接。文件进行,链接时，需要注意选定显示文件的框架。,第三节值班工作,值班工作是秘书部门的日常工作之一，,各单位或部门值班的任务都非常庞杂，且各,有不同的特点。一般来说，其工作包括：办,理领导交办的事项；上传下达，沟通内外；,处理来函、来电；随时掌握领导的外出活动,的情况；协调处理安全保卫工作。,要做好值班工作，应当做到，如表6-6所示。,表6-6 值班工作的内容,值班工作的内容,要 求,坚守值班岗位,必须做到人不离岗、人不离机（电话机），始终保持通信联络畅通，及时接纳来自四面八方的函电信息，传送处理信息。特别是在高级首脑机关或要害部门值班，随时都可能有突发性的事件报到值班室，有许多紧急事件无规律可循，必须随时准备应付复杂情况和处理突发性事件,认真处理事务,值班人员必须要以认真负责的态度处理好每一件事情。如认真接转电话，认真做好记录，认真接待来访人员等，真正起到问事员、联络员、收发员的作用,值班工作的内容,要 求,做好值班记录,一是记好值班电话记录，二是做好接待记录,加强安全保卫工作,值班人员一定要处理好热情接待来人和严格门卫制度的关系，既要热情接待，又要严格执行制度，严防坏人混入作案，如遇到紧急情况和可疑人员，应及时向领导和公安、保卫部门报告。值班人员要有保密观念，不能把亲戚、朋友带到值班室留宿，不能泄漏机关秘密，对于机密文件、他人信函，不得擅自拆阅,续 表,秘书的信息工作可以从两个方面来认识。第一,在,当今社会，信息已经成了一种特殊的政治资本、战略,资源和物质财富。在这样一个充盈着信息的环境中，,秘书的工作必然围绕信息展开。第二，从秘书所服务,的领导者的角度认识，今天的领导者应是知识渊博、,经验丰富、决策果断的现代管理者。领导者的成败得,失已经逐步表现为判断速度和选择准确率的较量，而,领导决策的关键又在于“耳聪目明”，要保持充分准确,的信息量。秘书要为这样的领导者辅助管理，信息工,作必当放在首要位置。,