收发文件管理制度.doc

收发文管理制度
为进一步规范做好公司公文处理工作，确保各项工作能够及时上呈下达，提高工作效率和工作质量，结合公司实际，特制定本制度。
一、收 文
凡外部送达我公司的公务文件、信函和其他文字材料属于收文，收文归综合管理部管理，收文管理包括以下内容：
1．签收。投递到公司的收文，由门卫签收；到上级机关领取收文，由领取人签收；上级机关专人送来的文件或外出参会带回的文件，由综合管理部人员签收。签收人应将收件及时移交综合管理部。
2．拆封。拆封由综合管理部人员办理，其他人员非经同意不得私自拆封。标有具体领导人“亲收”的信件，应交领导人自己办理。
3．传阅。对于收文需填写《公文传阅单》，应送有关领导及部门负责人传阅，传阅范围由综合管理部经理确定，按确定的传阅范围组织传阅工作。
4．归档。传阅后的文件要及时交回档案室，及时进行归档。
二、发 文
以公司名义发出的文件、信函和其他文字材料属发文。发文工作包括以下内容：
1．拟稿。以公司名义的发文，分别由综合管理部拟稿；涉及到其他部门或单位，由相关部门或单位拟稿。拟稿必须填写《文件发文单》，其标题、主题词、发放范围、拟稿人、核稿人等均应填写清楚。
2．核稿。综合管理部经理负责对发文的文字、内容、体式等作全面审核并在《文件发文单》上签字确认。
3．签发。核稿后的发文，由行政主管及时送交公司领导审核签发。
4．编号登记。发文经公司领导签发后，由行政主管负责对发文进行登记和编号。
5．打印。经过编号登记后的发文，由行政主管负责安排打印。
6．用印。正式文件加盖公司印章。
7．送发及归档。发文、传阅或送发由综合管理部负责，公司发文的底稿及正式文件交综合管理部归档。

附：1、《公文传阅单》
2、《文件发文单》

山东鼎盛精工股份有限公司
2018年6月12日

公 文 传 阅 单
文件标题

文 号

发文时间

综合管理部拟办意见

传阅签字及 意 见

文 件 发 文 单
鼎盛司发 【 】 号
签发：
分管领导审核：
月 日
月 日
标题：
发放范围：
拟稿部门（单位）：
拟 稿：
月 日
主题词：
拟稿部门（单位）负责人：
月 日
综合管理部核稿：

月 日

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