大学生项目管理第四章.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,大学生项目管理通识教程,第四章,第一节计划的意义,第二节项目计划的主要内容,第三节项目范围计划,第四节项目质量计划,第五节项目时间计划,第六节项目成本计划,第七节案例：英文计划书实现差异化,大学生项目管理通识教程,第一节计划的意义,一、把计划写下来,二、项目计划指导项目实施,三、项目计划是沟通的工具,四、项目计划是项目监控的依据,大学生项目管理通识教程,一、把计划写下来,常言道：“三思而后行，谋定而后动。”项目管理强调的正是计划为先，然后按计划实施，并在实施过程中不断进行控制，使项目不至于与原计划产生重大偏离。有了计划作指导的项目未必会成功，但是没有计划指导的项目必定要失败。,大学生项目管理通识教程第四章项 目 计 划尽管大家都知道，项目的计划非常重要，但是不同的人对做计划往往有不同的看法。有些人，你问他：“你有没有计划？”他可能这样回答：“我心里有数，计划在心里，到时候再说吧。”另外一些人，则这样回答：“有，请看这就是我的计划书。”接着他会递给你一本书面的计划文件。项目管理强调把计划写在纸上，使项目实施有据可依，能够把纸面上的计划价值变成实际的项目价值。,大学生项目管理通识教程,二、项目计划指导项目实施,项目计划显示了项目需要解决的问题和需要达到的目标，提出了相关问题的解决方案，是项目团队实施项目的行动指南。在项目实施过程中，团队成员何时何地应该以何代价做何种工作，都是由项目计划事先规定的。甚至可以说，项目团队成员的工作是被计划管着的，而不是被领导管着的。领导应该管计划，再由计划管团队成员的具体工作。当然，计划确定之后，领导的行为也要受计划的约束。例如，计划中通常会规定领导检查项目的形式、时间、内容等。领导应该遵守这些规定，不能随意改变，以免带头破坏项目计划。,大学生项目管理通识教程,三、项目计划是沟通的工具,稍微复杂一点的项目，就需要几个甚至许多人合作来编写计划。项目计划书通常不是一个人编就的，而是项目团队成员协作的结果。编写计划的过程，就是一个促进相关人员之间沟通的过程。通过大家之间的讨论，不仅能够逐渐明确项目的细节，而且可以使大家对项目工作有一致的看法。把大家的分歧解决在项目实施之前的计划阶段，对保证项目成功是非常重要的。,作为计划工作结果的项目计划书，能极大地方便项目实施期间项目干系人之间的沟通。项目应该做成什么样？应该做什么工作？需要什么资源？这一系列问题都能从计划书中找到答案，项目干系人之间就不易产生误解。如果没有书面的项目计划书，项目干系人之间的沟通将是十分困难的，效率低、效果差。,大学生项目管理通识教程,四、项目计划是项目监控的依据,图4-1项目计划的主要作用,大学生项目管理通识教程,第二节项目计划的主要内容,一、三重制约与九大知识领域,二、项目计划与项目管理计划,三、变更管理计划,四、项目计划的组成部分概述,大学生项目管理通识教程,一、三重制约与九大知识领域,前文曾经介绍了著名的三重制约和九大知识领域。三重制约其实就是九大知识领域中的范围、时间、成本和质量，是项目本身的要求。九大知识领域中的人力资源管理、沟通管理和采购管理，则是做项目的手段，以便实现以三重制约表示的项目要求。九大知识领域中的风险管理，是对整个项目及其管理工作必不可少的支持。缺乏良好的风险管理，其他所有工作都可能前功尽弃。九大知识领域中的整合管理则是所有项目管理工作的最终归宿，即取得综合最优的结果。项目计划，就是围绕这九大知识领域来编写的。,大学生项目管理通识教程,二、项目计划与项目管理计划,法律有实体法和程序法之分。实体法旨在规定人们的权利和责任，如,中华人民共和国民法通则,；程序法旨在规定如何保证权利的实现和责任的履行，如,中华人民共和国民事诉讼法,。广义的项目计划其实也包括实体计划和程序计划。前者是关于项目技术工作的安排，后者是关于项目管理工作的安排。管理工作是用来保证技术工作按时按量按要求做到位的。不过，实际工作中，技术工作和管理工作并不一定是截然分开的，所以实体计划和管理计划也不一定能够或需要截然分开。,前文提到，要根据项目管理的九大知识领域来编制项目计划。其实每一个知识领域都涉及该领域的实体计划和管理计划。例如，在范围管理领域，你既需要编制范围计划，又需要编制范围管理计划。可以先编制管理计划，确定应该如何编制、细化和变更实体计划，然后再编制实体计划,(,如关于项目范围的范围说明书、工作分解结构和工作分解结构词典等,),，并在必要时对实体计划进行细化和变更。实际工作中，项目计划书可以同时包括实体计划和管理计划。人们所说的项目计划，有时指实体计划，有时指管理计划，有时又兼指这两者，需要视具体情况而定。,大学生项目管理通识教程,三、变更管理计划,每一个知识领域的管理计划中，都应该有相应的变更管理的内容。整个项目则要有一个综合的变更管理计划,(,对应整合管理知识领域,),。,项目实施过程中，变更不可避免。既会因主观需要而变更，也会因客观情况不得不变更。变更既可以是对计划的变更，即调整计划，也可以是对实施的变更，即纠正实施中不能接受的偏差。,大学生项目管理通识教程,四、项目计划的组成部分概述,如前所述，在形成综合项目计划,(,对应于项目整合管理知识领域,),之前，应该针对项目范围、时间、成本、质量、人力资源、沟通、风险和采购等领域，编制分部计划。这些分部计划的概述如下：,范围计划：包括范围管理计划、范围说明书、工作分解结构和工作分解结构词典等，旨在规定项目的工作内容。,进度计划：包括进度管理计划、项目进度表等，旨在合理安排项目工作顺序以及时间，保证在规定时间内完成项目。,成本计划：包括成本管理计划、成本估算和成本预算等，旨在合理安排各工作的成本和整个项目的成本，保证项目在规定的预算内完成。,质量计划：包括质量管理计划、质量标准和质量测量指标等，旨在保证项目成果达到既定的质量要求，能发挥既定的功能。,人力资源计划：包括人力资源管理计划、组织结构设计、人力资源配备计划等，旨在为项目安排合理的人力资源，并通过良好的团队建设来保证项目成功。,沟通计划：包括沟通管理计划、项目干系人登记册等，旨在为信息的产生、收集、发放和利用作出合理安排，保证项目干系人之间的有效沟通。,风险计划：包括风险管理计划、风险登记册等，旨在为项目风险管理活动作出合理安排，提高项目成功的可能性。,采购计划：包括采购管理计划、采购文件等，旨在确定那些需要向外采购的货物或服务，以便借助外部力量有效实现项目目标。,大学生项目管理通识教程,第三节项目范围计划,一、项目范围及范围管理,二、项目范围说明书,三、工作分解结构,四、工作分解结构词典,大学生项目管理通识教程,一、项目范围及范围管理,图4-2剪裁出明确的项目范围,大学生项目管理通识教程,二、项目范围说明书,项目范围说明书是根据项目章程编制的，旨在描述项目的可交付成果以及为完成这些可交付成果而必须进行的工作，以便项目干系人对项目范围有共同的理解，项目团队据此编制工作分解结构和工作分解结构词典。项目范围说明书对可交付成果的描述，要比项目章程中的更详细。,前文曾提到过，在做事情之前，一定要“三思而后行，谋定而后动”。我们做事情，有个重要的原则就是，不可少做必要的事情，不可多做任何不必要的事情。项目范围说明书就是要在“必要”和“不必要”的事情之间划一个界限，并获得项目干系人同意和认可，作为将来项目决策的基础依据之一。,大学生项目管理通识教程,三、工作分解结构,图4-3工作分解结构示例,大学生项目管理通识教程,四、工作分解结构词典,表4-1工作分解结构词典举例,大学生项目管理通识教程,第四节项目质量计划,一、什么是项目质量,二、项目质量计划编制,三、全面质量管理(TQM),大学生项目管理通识教程,一、什么是项目质量,项目的主要目标中，时间和成本很容易量化，但质量比较难以量化，也许只能加以定性评价，如优、良、中、差，或者只评价“合格”或“不合格”。根据,ISO9000,质量管理体系的定义，质量是产品或服务的一组固有特性，反映满足需求,(,包括明示或暗示的,),的程度。固有特性就是某事或某物中本来具有的、永久的特性。满足需求就是与客户的要求、规范保持一致，并具有适用性。,一方面，质量要求可以是明示的，例如，在签订项目合同时约定可交付成果的标准、规范和技术参数等，要求供方实现；另一方面，质量要求也包括隐含的、不明示的、惯例的特性，例如，房屋起码要有居住的功能，食品起码要有安全的功能。这些隐含的质量要求往往是产品或服务的功能的底线。如果不具备这些隐含的功能，某个产品或服务就不称其为该产品或服务。例如，不安全的食品就根本不能叫食品，而归类于毒药更合适。,大学生项目管理通识教程,二、项目质量计划编制,(一)质量政策,(二)质量管理体系,(三)项目质量标准,大学生项目管理通识教程,(一)质量政策,质量政策，又叫质量方针，规定质量管理的总体方向和要求。质量政策应该清晰、简单、易懂。每个公司或组织通常都有自己的质量政策。例如，某公司的质量政策如下：,本公司确保产品和服务总能全面满足客户的要求，确保一贯追求客户的高度满意。我们通过下列手段来实现这一目标：,(1),与客户通力合作；,(2),努力识别和满足客户要求；,(3),持续监控产品生产和服务提供过程，持续改进；,(4),确保每个员工都清楚地知道如何做事以及如何一次把事情做对。,类似地，项目也应该有自己的质量政策。小项目的质量政策，不一定是书面的、正式的。大项目的质量政策，通常应该是书面和正式的，由项目经理签字发布。,大学生项目管理通识教程,(二)质量管理体系,质量管理体系是对质量政策的具体化，是可操作的一套规定，以便实现项目质量标准。国际上已经有比较成熟的质量管理体系框架，如,ISO9000,系列，可供参考。许多企业也有自己的企业质量管理体系，可作为建立项目质量管理体系的基础。,大学生项目管理通识教程,(三)项目质量标准,图4-4质量成本的组成,大学生项目管理通识教程,三、全面质量管理(TQM),全面质量管理对企业和项目的质量管理都有深刻影响。全面质量管理起源于美国，但在日本的企业得到了最好的实践，如日本丰田汽车公司。全面质量管理方法已广泛应用到各行各业，对于项目质量管理有相当重要的指导意义。,全面质量管理的基本思想就是全员参与质量管理。每个组织都有自己的愿景、使命和目标，每个员工都应该遵守。质量管理不仅仅是一个人或一个部门的事，而是涉及每一个部门和每一位员工。组织是一个系统，每一个部门以及每一位员工，他们之间都是互相依赖、相互联系的。只有依靠每一位员工的努力，才能真正做好质量管理工作。,大学生项目管理通识教程,第五节项目时间计划,一、什么是项目时间计划和时间管理,二、活动定义和活动排序,三、活动和项目的工期估算,四、关键路径,五、项目进度计划,大学生项目管理通识教程,一、什么是项目时间计划和时间管理,每当期末考试来临，同学们都会紧张地复习，准备考试。面对,8,10,门课程的期末考试，有些同学能应对自如，沉着应战；而有些同学却陷入一种慌乱状态，不得要领，草草复习，侥幸应考，结果不尽人意。,不是每一位同学都能将学习计划安排得井井有条并认真执行的。有些同学刚开始似乎制订了个时间计划，但在复习过程中还是前松后紧，以至于最后不得不对所有课程进行大赶工，草草收场。甚至，个别课程由于复习不力，导致“挂科”，需要补考或重修。究其原因，也许是时间安排不合理或目标定得过高，也许是执行不力，也许是老觉得时间还早，还来得及，就明日复明日地拖下去。,大学生项目管理通识教程,二、活动定义和活动排序,图4-5网络图示例,大学生项目管理通识教程,三、活动和项目的工期估算,最初编制出来的网络图，只有活动排序，没有活动的工期和整个项目的工期。要进行项目进度管理，自然需要估计活动和项目的工期。,大学生项目管理通识教程,四、关键路径,编制网络计划的重要目的之一，是要找出关键路径。关键路径是在网络计划中总工期最长的那条路线，它决定着整个项目的工期。关键路径上的活动的任何延误都会导致整个项目工期的延误。任何一个项目，都至少有一条关键路径。关键路径越多，项目进度管理的难度就越大，项目的进度风险就越高。,非关键路径上的活动都有一定的浮动时间，即允许延误的最大时间，而不至于造成整个项目工期的延误。如果一项活动的浮动时间全部用完了，这项活动就要变成关键路径上的活动，相应的非关键路径也就变成了关键路径。,关键路径是项目中的主要矛盾。在进度管理中，必须特别注意关键路径，也要留意非关键路径是否已经或将要变成关键路径。由于关键路径决定项目的总工期，必要时可以把非关键路径上的活动的资源调配到关键路径上去，以便保证甚至加快整个项目的进度。,大学生项目管理通识教程,五、项目进度计划,图4-6横道图示例,大学生项目管理通识教程,第六节项目成本计划,一、什么是成本计划,二、编制成本预算的方法,三、成本预算的表现形式,四、重要的成本概念,大学生项目管理通识教程,一、什么是成本计划,完成任何一项任务，都需要花费人力和物力，都需要花钱。上四年大学，也要花费数目不小的金钱。因此，在项目实施前就需要对项目的成本情况进行分析和估算，进而编制出完成项目所必需的成本的预算。成本预算，就是成本计划的最终表现形式，如同网络计划或横道图计划是进度计划的最终表现形式。,做预算，是为了建立一个基线，以便在项目实施过程中跟踪项目的成本支出情况，确保项目在批准的预算内完成。,项目成本预算为项目提供一种分配机制和控制机制。作为分配机制，它按计划分配资源，保证项目的各项工作都能获得所需资源；作为控制机制，它是监督与控制各项工作的资源使用数量和使用效率的基线。,编制成本预算，既要按项目的分项工作进行，估计每个组成部分需要多少钱，还要按项目的时间段进行，估计每个阶段,(,周、月、季或年,),需要多少钱，当然还要得到整个项目的总预算。,大学生项目管理通识教程,二、编制成本预算的方法,可以采用自上而下或自下而上的方法，来编制成本预算。自上而下估算法，又称为类比估计法，通常被组织的高层管理者采用。他们先收集以往类似项目的有关历史资料，然后会同有关成本专家对当前项目与过去类似、已实施的项目进行类比，以估计当前项目的总成本。得到项目的总成本以后，再向下分配到项目的各组成部分以及各时间段。类比估计法是专家判断的一种形式，通常比其他估算方法更加简单、快捷和经济，但准确度较低。,采用自下而上估算法，则先由最熟悉相关活动的项目人员估算出每项活动的成本，再汇总成工作包的成本，然后再按工作分解结构往上逐层累加，最后得到项目的总成本。类似地，需要按项目进度计划，把每个时间段要进行的所有活动的成本汇总，得到该时间段所需的总成本，再把各时间段的成本汇总，得到项目总成本。按工作内容汇总的项目总成本，必须等于按时间段汇总的项目总成本。,大学生项目管理通识教程,三、成本预算的表现形式,表4-2按工作内容的成本预算示例,表4-3按时间段的成本预算示例,大学生项目管理通识教程,三、成本预算的表现形式,图4-7累计成本曲线示意图,大学生项目管理通识教程,四、重要的成本概念,要编制良好的成本预算，就需要掌握相关的财务会计知识。详细讲述这些知识，不是本教程的内容。这里只介绍一些重要的概念：,固定成本：在一定范围内，不随生产量或工作量的变动而变动的成本，如办培训班的教室租赁费用、教师课时费。,可变成本：随生产量或工作量的变动而变动的成本，如培训班学员的教材费，多一个学员，就要多准备一套教材。,直接成本：不需要通过分摊，可以直接计入项目工作的成本，比如材料费、工人工资等。,间接成本：不能直接计入项目工作，而需要由几个项目进行分摊的成本，比如总部管理费。,机会成本：做一件事而必须放弃做另一件事，做另一件事可以带来的利益就是做这件事的机会成本。例如，你逃课去网吧打游戏，你的成本就不仅是打游戏的成本，还要包括假如去上课所能学到的知识。把机会成本考虑进去，你会发现逃课打游戏是非常不划算的。作决策，需要考虑机会成本。考虑或不考虑机会成本，你作出的决策可能差别很大。,大学生项目管理通识教程,第七节案例：英文计划书实现差异化,有多年经商经历的董辉先生在不惑之年进高校当了老师，令他的朋友们惊得目瞪口呆。都说在高校给,MBA,学生上课不容易，但董老师第一次给,MBA,学生上课就赢得了满堂喝彩。究竟这位兼任多家公司商务顾问的董老师有什么样的“绝活”，让学生们这么喜欢听他的课？,董老师在高校中也算是比较另类的了，不像许多其他老师那样从学校到学校，职业生涯比较单一。董老师的经历异常丰富，他历经了中国改革开放的不同时期，做过几个当时比较时髦的职业。大学毕业后，他在科研单位搞过科研，做过课题；外贸火爆时，他做过进出口生意；出国热时，他又在国外开公司，做国际项目，还兼职读了一个硕士；如今，又到大学做了一名大学老师。,大学生项目管理通识教程,第七节案例：英文计划书实现差异化,2003,年，一个偶然的机会让这位驰骋商场的商人成了一名大学教师。先说他应聘高校教师的面试吧。通常来讲，与高校领导见面，面试者都要拿上自己的简历和科研成果。可这位董老师哪里有什么科研成果，他的成果就是做成了什么生意或项目，实现了多少利润。有多年经商经验的他，的确在面试时显得非常老道、沉稳。还没等对方提问，他自己已将笔记本电脑打开，展示出要谈判的样子，并用自信的目光注视着对方。,对方开始提问了，院长说：“目前进高校，一般要有博士学位。如果只有硕士学位，即便是在国外拿的硕士，按规定也是要先做行政的，不能立即上讲台。”董老师微笑着点头，然后不慌不忙地回答道：“院长，这一点我很清楚，不过您看了我的简历，相信您会考虑让我做老师的。”,董老师把电脑里的一份用英文写的项目计划书打开，展示在院长面前，并对计划书作了简要介绍，然后又把自己不寻常的经历以及为什么要弃商从教的原因向对方一一作了介绍。结果，他自然是如愿进入高校做了一名大学教师。,