分公司行政管理制度.doc

分公司行政管理制度
一 、上班时间和纪律
1、分公司的上班时间为每天8点30分至下午5点，中午11点30分至1点30分为午饭休息时间，节假日及假期根据总公司的规定执行。行政组负责对公司全体员工的礼仪、办公纪律、出勤、外出等事项的全面监督；
2、行政组负责人发现不当现象，可签发“提示单”以提示警告，并报备有关部门主管；
3、 行政组确认奖惩事实，可提请有关主管研究提出奖惩申请；
二 、工作计划与报告
没有计划的行为是无效率的行为。公司强调对公司、部门、员工行为的计划性要求，用以明确和把握我们的工作方向，同时提高工作效率与工作效益。因此，通过对计划体系的规定，并通过相关计划流程和计划表格的制作，实现工作计划的确立、执行和评估。
（一）分公司、部门年、季度工作计划
1、 分公司驻地负责人、部门经理于每年（季度）结束前应该制定下一个年（季度）的工作计划。
2、 分公司年（季度）工作计划由分公司驻地负责人和分公司部门经理讨论后制定，经总公司营销部审核后上报总公司总经理核准同意后方能执行。
3、 部门年（季度）工作计划经部门主要负责人员讨论制定，分公司驻地负责人核准同意后确定执行。
4、 分公司、各部门工作计划是部门、人员月度工作计划的基础和依据。
5、 分公司、各部门工作计划是对公司、部门经营发展的评价基础。
6、 工作计划流程
驻地负责人
分公司计划
报告
审核
公司
核准
各部经理
报告
部门计划草案
核准
执 行

（二）部门、员工月度工作计划
1、 部门经理、业务员在每月度底分别进行部门、员工下月度工作计划安排。
2、月度工作计划通过对《月度工作计划表》的制作来完成，在该表格中应该相应地填写部门、业务员下月工作内容安排和时间控制。
3、 业务员月度工作计划交部门经理核准同意后确定执行。
4、 部门月度工作计划交分公司驻地负责人核准同意后确定执行。
5、 月度工作计划的完成情况将作为部门、业务员工作评估的主要依据之一。
6、 年度月度工作计划
部门经理
计划草案
报告
核查
驻地负责人
核准
业务员
报告
计划草案
部门经理核准
执 行
分公司年度计划

（三）员工周（日）工作时间控制计划
1、公司员工通过《周（日）工作时间控制表》进行周（日）工作时间计划与安排控制。
2、公司员工应该按照“《周（日）工作时间控制表》填写规定”在规定的时间按照规定的项目如实填写并上交分公司行政组。
3、在《周（日）工作时间控制表》中体现出员工对每周（日）工作安排的合理性与计划性，反映员工每周（日）工作的效益性与非效益性，因此，该表格将作为对员工考核的主要依据之一，同时也是员工用于控制时间、提高效率、自我评估的依据。
4、《周（日）工作时间控制表》是公司对工资计提的重要依据。
5、周（日）工作计划流程
部门月度计划
部门主管
员工周（日）计划
执 行
审核
报 告

三 、会议管理
1、会议是公司决策产生、工作明确、意见交流的正式方式与场合。公司会议区分为定期例会与非定期会议，规定的人员必须准时参与，指定人员作好会议记录，与会人员遵守会议秩序安排同时提高会议效率。
2、 定期例会
会议名称
时间安排
参加人员
会议内容
召集/主持人员
早会
8:30-8:45
各部门人员
对接一天相互协调工作，掌握工作进度
部门经理
部门周例会
每周一8:30
各部门人员
总结本周工作及下周计划
部门经理
业务经理周例会
每周五上午8:30-11:00
分公司驻地负责人、各部门经理、主管
汇报各部门一周工作情况及下周工作计划，讨论工作中存在问题
行政组/驻地负责人
月度（季度）总结、规划会议
每月度（季度）最后一个工作日下午
分公司驻地负责人、各部门经理、主管
上月度工作总结月度（季度）工作规划报告、各部门月度（季度）工作协调
行政组/驻地负责人
员工大会
每季度最后一个月月底
驻地负责人及全体员工
经营总结、工作安排、其他相关内容
行政组/驻地负责人
年度会议
每年度一次
公司领导、分公司部门经理以上
分公司年度总结和下一年计划
分公司负责人/公司营销部长
3、非定期会议
会议名称
时间安排
参加人员
会议内容
召集/主持人员
研讨会
不定时
驻地负责人、部门经理、主要经营业务人员
就市场拓展、业务推广、公司经营等相关事项的讨论
行政组/驻地负责人
临时会议
不定时
驻地负责人、部门经理、其他有关人员
特殊事宜
行政组/驻地负责人
（三）会议安排
A、公司内会议由行政组安排，部门内会议由各部自行安排
B、主会人会前一天需向行政组告知会议安排、会议内容
C、行政组须提前四小时以上书面通知与会人地址、时间、内容
D、行政组负责会场安排与整理
E、开会期中，行政组负责记录；并于会后将会议摘要决定整理、打印、转发给有关人员及驻地负责人备案
3、会议流程
会议计划
行政组
通 知
安 排
记 录
摘要备案
会议计划单
会议通知
会场预约

四、办公设备管理
1、电脑
1.1行政组根据公司文件类别建立完整清晰的目录及子目录系统；
1.2根据保密原则需要，由行政部对行政、业务文件目录设定统一管理的电脑密码
1.3员工在所属部门目录下设立个人子目录
1.4员工不得私设电脑密码
2．传真机、复印机：
2.1由公司行政组统一管理与使用
2.2建立严格的使用登记制度
2.3未经许可，个人不得自行操作使用
3．可运用状态维护
3.1行政组负责电脑、传真机\复印机的检查、保养和维修,保证设备的可运用状态
五、书面文件
1、复印
1.1公司复印作业由行政组统一执行
1.2一般文件由各部门委托人员口头交托行政组
1.3客户资料、服务文本、公司级文档等特殊文件，需填写复印委托单（文件名、秘级、用途、装订要求等）经上级主管批准后执行复印
1.4复印、装订作业后，须填写复印装订登记表（日期、内容、页数、复印机码、批准人、保密标识等）
1.5复印流程
各部门

复印委托

复印申请

核准

复印装订

复印装订登记

保密标识

各部门

六 收发文件
1、文件是经营信息传送、交流与反馈的重要信息载体。分公司的每一位员工都负有文件管理的责任或义务。
2、本公司对外文件之收发的责任者为指定专人----行政组统一办理，是各级文件管理的直接承担者。附《收、发文登记表》
3、行政组相关人员在收文后必须先根据文件的分类及时编号、登记，并在公文上附“公文处理单”，分送有关部门或人员传阅承办，同时请传阅人或承办人在“收文签字 簿”上签收，文员对有回复要求的文件须跟踪阅办人及时反馈阅办结果，并对文本进行复印和留档。
4、分公司的各类文件均属内部机密文件,任何人不得截留、泄露和私自外带,违者予以警告、经济处罚、除名或追究法律责任。属一般业务便函，只要在“收文登记簿”上登记即可，直接分送有关人员阅办。
4、 分公司对外之发送文函按性质订立参见《文档管理制度》。
6、文件传真的发文工作亦由文员人员负责，需发文者将文稿经主管人员签字后交文员处登记发文摘要、分类编号、发送后归还原稿人。凡对外报送的业务资料、协议等重要文件皆须复印备份存档。
7、对一些机密文件,需在文件页首加盖印章,以防止随意传播。
8、每月未，文员应将收、发文整理装订成册。每半年将经各部门主管确认的确无使用价值之文、报刊可作一次销毁，报行政管理部备查。附《档案资本销毁情况记录表》
9、文件管理应参见《文档管理制度》规定办理。对公司所有订阅的报刊由专项负责人将重要信息摘录后交文员按分类归档，文员必须做好登记造册工作。每月未，文员应将收、发文整理装订成册。
10、每半年将经各部门主管确认的确无用之文、报刊可作一次销毁，行政人事部定期检查档案保管状况,对破损的档案进行修补、复制或作其它技术处理。
行政组签收
个人信函
工作信函
私函自理
公函归档
业务部门
驻地负责人
主管归档
行政组筛选
登记归档
驻地负责人
收函
发函打印
主管签字
用公司印
分理
复印存档
文员送邮
总台电话
用印流程
发文登记表
信件
快递
传真
保密标识
发函发文
信函收文
11、收发文流程
七 、 用章管理
1、公司所有印鉴归行政组统一管理，财务章除外。
2、公司所有印鉴驻地负责人签批后方可盖印，入驻地负责人不在，电话请示，行政组备案，于驻地负责人回公司后补签批流程。
3、分公司如以公司名义对外之行文由行政组负责盖印。
4、公司各部申请签章涉及法人（总负责人）职章，应向总公司提出申请(电话)核准后交行政组，由行政组登记于登记表，负责盖印、并补回书面会签手续。
用章申请
部门经理
驻地负责人签批
用章
行政文员
申请单归类
申请人
用章申请单
公司章
合同章
法人章
财务章
5、用公司章流程

八、文档
1、图书杂志
1.1公司所属图书是专供相关公司内人士参阅，由行政部统一保管，于每年6月、12月下旬详实盘点。
1.2、文员应将图书书名、出版社名称、数册、金额按类型编号，各部门员工由于工作需要借阅的须在文秘处登记借期、归还期。如遇清点期限或公务上需参考将随时通知收阅,借书人不得拒绝。附《图书登记册》
1.3、一般情况下，图书只得在公司内阅读，借书册数以三册为限，借书期限不得超出过二周，若要续借者，重新到行政部处登记。
1.4、对图书有损坏或遗失者，要作出一定的赔偿。
图书购进
文员登记
入库
借阅
文员登记
借书人
图书登记表
每月清点一次
图书清点报告
图书借阅登记表
按时回库
1.5、图书管理流程

2、专业资料
2.1资料分类：公司搜集的各种公司业务文本、流程、企划案、制度、顾问业理论等文件正本及复印件；公司由政府主管部门购买的政策法规；公司各类剪报;公司搜集的各类行业（如建材、装饰等）材料；公司施工前期、中期、后期所有与项目有关的凭据、图纸、合同、协议、文本等。
2.2公司资料只可于公司内借阅当天归还，不得携出司外，特殊情况需复印者，须填报复印申请批准
2.3资料管理流程

资料整理
登记注册
入 库
借阅
复印
登记
申请
借阅人
复印人
登记表
保密标识
定时清点
清点报告
当天回库
借阅登记
复印申请

3、办公文档
3.1、行政组负责对分公司全体员工的办公文档进行系统管理
3.2、行政人员办公文档设：工作计划与报告；会议纪要；司内行政；
3.3、业务人员办公文档设：工作计划与报告；司内行政；谈项目A、B、C……；执行项目A、B、C……
八、 访客接待
1、来本公司之宾客由行政组负责接待。
2、接待来访宾客须热情、大方、并迅速与有关主管部门和人员联系接洽。
访客
行政组
推销商
总台应对
客户
电话业务员
出迎进接待室
文员上茶
朋友
电话受访人
出迎进接待室
上级交办访客
电话通知
出迎进办公室
文员上茶
3、电话接待须做访客记录，其中注明具体单位、姓名、来意、有否约定等事项并向有关主管汇报。
4、访客接待流程

十 、办公用品
1、文具
1.1、行政组负责办公文具的采购与领用登记
1.2行政组须特别注意随时检查复印纸、文本装订耗材（铁圈、封面纸、封面薄膜）及文件夹的存量，以保证公司业务程序的正常进行
1.3、办公用品及低值易耗品要求以旧换新
1.4、行政组负责茶、水等日用品的采购与使用登记
1.5、定时检查饮用水、茶叶、水杯的存量，及时购买补充，以保证正常的办公秩序
1.6、公司举办培训、讲座等大型活动时，行政组应及时了解情况，备足茶、水、杯用品，以保证活动的正常进行
十一 、 采购
1、分公司办公日用品和低耗品由行政组在为公司节约总成本和控制办公费用总额度的基础上统一购置。
2、办公设备维修、邮件投递等业务委托中行政组统一处理。
3、行政组须对固定供应商建立完整的档案系统，以节约成本之原则，选择、跟换供应商。
4、公司各业务部门将需要购置的固定资产以申请单形式上报行政组，经批准后，由行政组对采购物资的数量、质量、规格、供应商、价格进行统计、分析、比较，作出清单，递交驻地负责人批示，经批准后由行政组下达采购指令，予以履行同供应商进行市场询价、报价、谈判及草拟合同条款，最后确定采购价格及合同条款，委任采购人员进行其它后续工作。合同文本交行政备案。
2、采购作业流程
采购申请
批示
行政后勤
固定供应商/商店
行政后勤
询价/比价
复议
定货合同
验收付款流程
通报会计
询价/比价单
采购申请单
一般采购
大宗采购

2、 验收付款流程
财务付款入帐
行政资产管理
资产登记表
采购合同
会计支付定金
到货
财务及相关部门验收
退货
接收
请款
审批
采购申请单
询价/比价单
验收报告
请款单

十二 、 固定资产管理
1、 行政组对公司所有固定资产进行登记注册
2、固定资产因价值减损拟报废或闲置而无再使用价值者,由使用部门或管理部填制“固定资产处理申请单”一式二联,注明申请单位、日期、财产编号、名称、数量、购入日期、处理原因、处理方式及其他有关资料分别转送财务组填入购买金额、累计折旧、残值后,依核决权限送呈签核。
3、“固定资产处理申请单”一式二联,经核准后,由使用部门分送如下：第一联送财务部；第二联送行政组。
4、财务组收到“固定资产处分单”后如处分方式为报废或遗失时，应备有报废或损失清单及有关机关之核准或证明文件，在据以转帐及更改财产目录。如为出售则暂时存档。
5、行政组收到“固定资产处分单”后，应依核准之方式处理资产，并将处分日期、处分原因、处分金额（出售时填）填入“财产管理卡”后抽出并“固定资产处分申请单”存档。
6、固定资产如遭窃盗或破坏者，行政组应提出损失清单及向警察单位报案办理。
个人工作业务总结
本人于2009年7月进入新疆中正鑫磊地矿技术服务有限公司(前身为“西安中正矿业信息咨询有限公司”)，主要从事测量技术工作，至今已有三年。
在这宝贵的三年时间里，我边工作、边学习测绘相专业书籍，遇到不懂得问题积极的请教工程师们，在他们耐心的教授和指导下，我的专业知识水平得到了很到的提高，并在实地测量工作中加以运用、总结，不断的提高自己的专业技术水平。同时积极的参与技术培训学习，加速自身知识的不断更新和自身素质的提高。努力使自己成为一名合格的测绘技术人员。
在这三年中，在公司各领导及同事的帮助带领下，按照岗位职责要求和行为规范，努力做好本职工作，认真完成了领导所交给的各项工作，在思想觉悟及工作能力方面有了很大的提高。
在思想上积极向上，能够认真贯彻党的基本方针政策，积极学习政治理论，坚持四项基本原则，遵纪守法，爱岗敬业，具有强烈的责任感和事业心。积极主动学习专业知识，工作态度端正，认真负责，具有良好的思想政治素质、思想品质和职业道德。
在工作态度方面，勤奋敬业，热爱本职工作，能够正确认真的对待每一项工作，能够主动寻找自己的不足并及时学习补充，始终保持严谨认真的工作态度和一丝不苟的工作作风。
在公司领导的关怀以及同事们的支持和帮助下，我迅速的完成了职业角色的转变。
一、回顾这四年来的职业生涯，我主要做了以下工作：
1、参与了新疆库车县新疆库车县胡同布拉克石灰岩矿的野外测绘和放线工作、点之记的编写工作、1:2000地形地质图修测、1:1000勘探剖面测量、测绘内业资料的编写工作，提交成果《新疆库车县胡同布拉克石灰岩矿普查报告》已通过评审。
2、参与了库车县城北水厂建设项目用地压覆矿产资源评估项目的室内地质资料编写工作，提交成果为《库车县城北水厂建设项目用地压覆矿产资源评估报告》，现已通过评审。
3、参与了《新疆库车县巴西克其克盐矿普查》项目的野外地质勘查工作，参与项目包括：1:2000地质测图、1:1000勘查线剖面测量、测绘内业资料的编写工作；最终提交的《新疆库车县康村盐矿普查报告》已通过评审。
4、参与了新疆哈密市南坡子泉金矿2009年度矿山储量监测工作，项目包括：野外地质测量与室内地质资料的编写，提交成果为《新疆哈密市南坡子泉金矿2009年度矿山储量年报》，现已通过评审。
6、参与了《新疆博乐市五台石灰岩矿9号矿区勘探》项目的野外地质勘查工作，项目包括：1:2000地质测图、1:1000勘探剖面测量、测绘内业资料的编写工作，并绘制相应图件。
7、参与了《新疆博乐市托特克斜花岗岩矿详查报告》项目的野外地质勘查工作，项目包括：1:2000地质测图、1:1000勘探剖面测量、测绘内业资料的编写工作，并绘制相应图件。
通过以上的这些工作，我学习并具备了以下工作能力：
1、通过实习，对测绘这门学科的研究内容及实际意义有了系统的认识。加深对测量学基本理论的理解，能够用有关理论指导作业实践，做到理论与实践相统一，提高分析问题、解决问题的能力，从而对测量学的基本内容得到一次实际应用，使所学知识进一步巩固、深化。
2、熟悉了三、四等控制测量的作业程序及施测方法，并掌握了全站仪、静态GPS、RTK等测量仪器的工作原理和操作方法。
3、掌握了GPS控制测量内业解算软件（南方测绘 Gps数据处理）以及内业成图软件（南方cass）的操作应用。能够将外业测量的数据导入软件进行地形图成图和处理。
4、在项目技术负责的指导下熟悉了测量技术总结的编写要求和方法，并参与了部分项目测量技术总结章节的编写工作。
5、在项目负责的领导下参与整个测量项目的组织运作，对项目的实施过程有了深刻理解。通过在项目组的实习锻炼了自己的组织协调能力，为以后的工作打下了坚实基础。
二、工作中尚存在的问题
从事测绘工作以来，深深感受到工作的繁忙、责任的重大，也因此没能全方位地进行系统地学习实践，主要表现为没有足够的经验，对于地形复杂的地段理解不够深刻；理论知识掌握不够系统，实践能力尚为有限。以上问题，在今后工作中自己将努力做到更好。
三、今后的工作打算
通过总结四年来的工作，我无论从工作技术上，还是从世界观、人生观、价值观等各个方面，都有了很大的提高。今后，我会在此基础上，刻苦钻研，再接再厉，使自己在业务知识水平更上一层楼，为测绘事业的发展，贡献自己的力量。