公司会议管理制度(20120627)-图文.doc

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文件编号
CK-WI-XX-XXX
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A/0

文件名称
会议管理制度
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制定部门
体系部
生效日期
2012-6-25

会议管理制度

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会议管理制度

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一、 目的：
1. 为了确保公司业务沟通平台有效运行；
2. 为了规范公司会议管理，提高会议质量，降低会议成本；
3. 为了确保决策层及时监视公司业务进展状况，以便及时进行分析与改进；
二、 职责权限：
1. 总经理助理负责公司会议的统筹协调及所有的会议结果管理；
2. 发起部门负责会议的全过程（组织、主持、记录、审批、汇报、跟进）管理；
3. 参与部门负责会议签到、参与、实施管理；
三、 确定依据与范围：
1. 确定依据：根据公司规章管理制度基础上建立本制度；
2. 适用范围：集团公司、分公司、各部门工作会议和专业会议（如公司领导工作例会、公司销售例会、公司专项会议、部门例会等）；
四、 术语（无）：
五、 作业内容：
1. 会议要求：
1) 应根据实际工作需要召开，着眼于有效沟通、协调公司内部各方面关系、解决问题、安排部署工作；
2) 应注重质量，提高效率。会前应做好充分准备，做到充分沟通，心中有数；对议而不决的事项提出解决的原则与方法；各类会议力求精干、高效，工作进展和安排应明确、具体、量化，杜绝空谈和形式主义；
3) 讲求实效。会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施，与会人员要按照职责分工传达、贯彻，落实，力求取得具体成果；
4) 严格会议纪律。会议主办部门应加强会议管理，做好会议安排；与会人员应认真准备、准时参会，不得缺席或指定他人代表，确因个人紧急事务需要请假的，须向会议主持人请假，同时指定专人代为参会；
2. 会议活动信息的收集与排期管理：
1) 会议活动来源：
a) 必须进行的各会议策划（见附件一）；
b) 各相关部门认为有必要增加的会议活动于；
2) 会议信息收集时间：每月28-29（2天）；
3) 接收窗口：统一提交总经理助理（用电子文档）；
4) 会议排期：总经理助理按附件一格式，于次月2日期将会议排期通报给各与会有关人员或部门；
5) 会议排期变更管理：已制订的排期原则上不允许变更，若遇特殊情况（如：停电、大型活动等等），组织部门需提前二天将变更理由通报总经理助理，统一由总经理助理提前一天通知到各相关部门或人员，并及时更新会议排期；
3. 会议活动策划：
1) 总经理助理负责具体会议时间策划；

2）发起与参与部门负责会议前的准备工作（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）；发起部门落实并布置会场，准备好会议所需的各种设施、用品等；
4. 各类会议管理方案：
1) 集团管理层例会（单位：月）：
会议时间
主持人
地点
频次
会议摘要
与会对象
每月第一个工作日
总经理
总部
1
a) 会议主持人通报本次会议重要事项；
b) 各部门负责人报告本部门上月工作情况；
c) 对照上月会议安排，逐条逐项检查落实完成情况；
d) 提出需要公司协调解决的问题和工作建议，提出本月工作安排方案；
e) 与会人员讨论有关事项；
f) 会议主持人安排和部署当月公司整体工作并宣布议定事项。
g) 会议其它事项；
副总
总监
分公司
负责人

2) 集团高层例会（单位：月）：
会议时间
主持人
地点
频次
会议摘要
与会对象
每月第二个工作日

总经理
总部
1
a) 审议公司的发展战略、中长期规划、年度计划，审批重大投资项目、资产重组和对外合作项目；
b) 审议决定公司年度财务预决算和内部利润实现状况以及及弥补亏损方案；
c) 对照上月会议安排，逐条逐项检查完成情况；
d) 审议公司业绩考核、薪酬分配方案和工资制度；
e) 研究内部管理体制、组织架构设置与调整方案；
f) 研究公司重大改革方案和部署；
g) 审议通过公司重要规章制度；
h) 研究决定公司生产经营和管理中的重大问题；
i) 审核公司各部门的工作汇报；
j) 总经理认为应研究审议的其他问题；
董事会成员

董事会认为人员

3) 企业管理部例会（单位：月）：
会议时间
主持人
地点
频次
会议摘要
与会对象

每周三

轮值
组长
总部
4
a) 会议主持通报本次会议重要事项；
b) 会议主持人安排和部署当周的工作计划；
c) 与会人员报告本职上周工作情况；
d) 对照上周会议安排，逐条检查落实完成情况；
e) 与与会人员讨论各分公司运行监督的结果，做出认为需要回报决议；
f) 向董事会提出工作建议事项决议；
g) 检讨各分公司存在问题点与落实整改措施方案；
h) 会议其它事项；
企管成员

4) 分公司运营协调管理会议（单位：月，4+X会议）：
会议时间
主持人
地点
频次
会议摘要
与会对象

每周五

轮值
组长
分公司
4
a) 会议主持通报本次会议重要事项；
b) 听取与审议分公司业务运营状况；
c) 收集需要需要协调的业务事项；
d) 与与会人员讨论各分公司需要解决问题以及落实相应的解决方案；
e) 对照上周会议安排，逐条检查落实完成情况；
f) 向分公司提出工作要求以及业务培训需求；
g) 会议讨论其它事项；
企管成员

分公司
负责人

5) 周例会（单位：月）：
会议时间
主持人
地点
频次
会议摘要
与会对象

每周一

部门
负责人
总部

各分公司
部门
4
a) 会议主持通报本次会议重要事项；
b) 部门负责人传达公司会议精神，通报公司近期总体工作安排和面临的问题；
c) 与会有关人员汇报上周工作情况，提出工作中遇到的困难和问题、解决建议和本周工作安排；
d) 与会人员讨论有关事项；
e) 部门负责人提出部门本周工作要点、具体安排和有关要求；
f) 对照上周会议安排，逐条检查落实完成情况；
部门团
队成员

分公司
团队

6) 生产例会（单位：月）：
会议时间
主持人
地点
频次
会议摘要
与会对象
每周二

每周四

每周六

计划部

各分公司

12
a) 会议主持通报本次会议重要事项；
b) 生产计划落实；
c) 物料需求与到位状况落实；
d) 出货计划落实；
e) 生产问题点提出与解决；
f) 与会人员反馈本部门业绩运行状况，以及提出问题点；
g) 对照上次会议安排，逐条检查落实完成情况；
h) 通报下次会议工作计划；
工程、品质
采购、仓库
生产、分公司负责人、必要时业务

7) 品质周会（单位：月）：
会议时间
主持人
地点
频次
会议摘要
与会对象

每周三

品质部

各分公司

4
a) 会议主持通报本次会议重要事项；
b) 品质业绩状况通报；
c) 提出存在突出的质量问题点；
d) 落实相应的整改方案，并逐一落实到责任人；
e) 对照上次会议安排，逐条检查落实完成情况；
f) 通报下周会议工作计划；
工程、品质
采购、仓库
生产、分公 司负责人、必要时业务

8) 分公司、部门业务实绩总结会（单位：月）：
会议时间
主持人
地点
频次
会议摘要
与会对象

月末
（28、29）

分公司负责人

部门负责人

各分公司

总部

1
a) 会议主持通报本次会议重要事项；
b) 各与会议人员报告本部门质量目标达成状况，检讨不足的原因分析与相关的改善方案，并及时提出改进建议；
c) 对照上月会议安排，逐条逐项检查完成情况；
d) 检讨内部管理体制与调整方案；
e) 向团队落实下月工作计划；
f) 落实公司各项重要规章制度；
g) 检讨与生产经营和管理中的存在的重大问题；
h) 向集团总经理报告团队业绩运行状况；
i) 负责人认为应研究审议的其他问题；
分公司团队+企管

部门团队+企管

9) 销售业务实绩总结会（单位：月）：
会议时间
主持人
地点
频次
会议摘要
与会对象

月末
（29、30）

业务部负责人

总部

1
a) 会议主持人通报公司总体市场情况；
b) 业务部经理总结公司当月销售目标实现情况；
c) 提出本月工作安排方案；
d) 与会人员讨论有关事项；
e) 会议主持人对下一工作月度销售工作进行预测，研判行业发展趋势及销售工作的对策，宣布下月销售工作安排；
f) 对照上月会议安排，逐条逐项检查完成情况；
g) 总经理通报重要事项并提出工作要求；
h) 落实公司各项重要规章制度；
i) 通报对业务人员进行培训、考试和考核的结果；
j) 负责人认为应研究审议的其他问题；
团队+企管+
高层+分公司负责人

10) 季度高层管理评审会议（单位：季）：
会议时间
主持人
地点
频次
会议摘要
与会对象

季末
（30、31）

总经理
总部
4
a) 审议公司的发展战略、中长期规划、年度计划，审批重大投资项目、资产重组和对外合作项目；
b) 审议决定公司年度财务预决算和内部利润实现状况以及及弥补亏损方案；
c) 检讨营业目标的达成状况以及部署整改方案；
d) 对照上月会议安排，逐条逐项检查完成情况；
e) 审议公司业绩考核、薪酬分配方案和工资制度；
f) 研究内部管理体制、组织架构设置与调整方案；
g) 研究公司重大改革方案和部署；
h) 审议通过公司重要规章制度；
i) 研究决定公司生产经营和管理中的重大问题；
j) 审核公司各部门的工作汇报；
k) 总经理认为应研究审议的其他问题；

董事会成员

董事会认为人员

11) 半年度高层管理评审会议（单位：年）：
会议时间
主持人
地点
频次
会议摘要
与会对象

半年末
（30、31）

总经理
总部
2
a) 审议公司的发展战略、中长期规划、年度计划，审批重大投资项目、资产重组和对外合作项目；
b) 审议决定公司年度财务预决算和内部利润实现状况以及及弥补亏损方案；
c) 检讨营业目标的达成状况以及部署整改方案；
d) 对照上月会议安排，逐条逐项检查完成情况；
e) 审议公司业绩考核、薪酬分配方案和工资制度；
f) 研究内部管理体制、组织架构设置与调整方案；
g) 研究公司重大改革方案和部署；
h) 审议通过公司重要规章制度；
i) 研究决定公司生产经营和管理中的重大问题；
j) 审核公司各部门的工作汇报；
k) 总经理认为应研究审议的其他问题；
董事会成员

董事会认为人员

12) 年度总结与规划会议（单位：年）：
会议时间
主持人
地点
频次
会议摘要
与会对象

年末
（30、31）

总经理
总部
1
a) 会议主持人通报公司总体运营情况；
b) 目标实现情况；
c) 客户满意度情况；
d) 产品质量符合情况；
e) 各分公司业绩达成状况；
f) 检讨本年度公司经营和管理中的重大问题；
g) 检讨资源配备满足状况；
h) 与会人员报告本部门工作业绩与规划；
i) 部署公司的发展战略、中长期规划、年度计划；
j) 部署年度经营目标和指标；
k) 落实目标实现的管理方案；
l) 部署公司业绩考核、薪酬分配方案和工资制度的规划；
m) 总经理认为应研究审议的其他问题；
董事会成员

团队+企管+
高层+分公司负责人

董事会认为人员

5. 会议组织管理：
1) 会议组织应遵照“谁主办，谁组织”的原则；
2) 会议主持人须遵守以下规定：
a) 主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备；
b) 主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决的问题及目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明；
c) 会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率；
d) 属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，
适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。
e) 主持人应将会议议决事项付诸实施的程序、实施部门、达成标准和完成时限等会后跟进安排向与会人员明确；
6. 参会人员须遵守以下规定：
1) 应准时到会，并在《会议签到表》上签到；
2) 会议发言应言简意赅，紧扣议题；
3) 遵循会议主持人对议程控制的要求；
4) 属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言；
5) 遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一未与会人处，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场；
6) 做好本人的会议纪录；
7. 会议记录管理：
会议记录作成
记录审批
发行、归档、保管
记录要求与注意事项
主持部门
主持部门
1) 所以记录由主持部门提交总经办备份；
2) 主持部门存档；
3) 主持部门分发与会部门；
1) 统一使用专用的会议记录表格记录和会议签到表；
2) 如实记录每次签到出勤状况，做好会议的原始记录，如有必要时，由主持部门依据其整理会议纪要；会议原始记录与会议纪要必须经主持人审核签字方可发行；
3) 会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄，其调阅应严格按照公司文档管理制度的有关规定执行；
4) 会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性；
5) 对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样识别；

8. 会议跟进管理：
1) 会议决议、决策事项需要会后跟进落实的，按照部门职责分工由主办部门跟进落实，会议主持人另有指定的，从主持人指定；
2) 会议跟进的依据以会议决议、纪要及会议原始记录为准；
3) 总经理办公室负责会议议定事项的督办和催办，定期检查会议决议、纪要及会议记录及落实情况，并将督办和催办情况报告总经理，并将作为考核当事人工作的依据；　　
9. 公司级会议的保密
1) 与会人员要严格遵守保密纪律，不得将会议内容、讨论的有关情况向外泄露；
2) 会议议决事项，应严格保密，除按规定履行职责需要外，与会人员不得外传会议讨论和议决情况；
3) 故意泄漏、传播会议有关情况的，视负面影响的大小作出相应处罚。
10. 奖罚管理：
1) 会议主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚；
2) 迟到、早退、缺席
a) 迟到：参会人员在会议规定召开时间后3分钟内未到的，计为迟到；
b) 早退：凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议结束前3分钟提前离开会场的，计为早退;
c) 缺席：凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席；
3) 处罚
a) 无正当理由迟到、早退每次处罚10分（每分计1元），主持部门通报至总经理助理，再由总经理助理汇总提交财务，从每月（季、年度）的绩效奖金扣除；
b) 无正当理由缺席每次处以20元的罚款（同上）；
4) 凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担；
5) 全年度度无上述不良行为的人员可参与优秀的员工评比，适宜时给予奖励（奖金幅度不超过500元，或奖人数5人以内，奖金来源可从罚扣中提取；
六、 相关记录：
1. 《会议通知单》
2. 《会议签到表》
3. 《会议记录》
七、 会议管理流程（见下页）:

八、 会议策划时间表（附件一）：
No
会议名称
会议排期
频次
责任部门/人
参与部门/人
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31

1
管理层例会

1
总经理
总监、副总
2
高层例会

1
总经理
董事会成员
3
企管部例会

4
轮值组长
企管成员
4
运营协调会

4
轮值组长
企管成员
分公司负责人
5
周例会

5
分公司负责人
各团队成员
6
生产例会

14
分公司计划部
分公司
部门负责人
7
品质周会

4
分公司品质部
品质、生产
PMC、工程
采购、塑胶
8
分公司运
营总结会

1
分公司负责人

部门负责人
企管、业务
9
销售总结会

业务负责人
董事、企管
分公司负责人
10
季度管理
评审会

1次 / 3月

4
董事长
总监、副总
董事、分公司负责人
11
半年管理
评审会

1次 / 6月

2
12
年终总结
规划会

1次 / 12月

1
备注：

1) 已策划的会议如时间变更或其它特殊原因不能如期进行，需提前二天知会与会人员或部门，并且变更后的会议时间再进行时必须与以上时间无任何冲突；
临时增加会议，其时间不能与当月已计划好的时间有任何冲突（黄色表示周日）
2)

藻混迄昼局坚馅绪阐霄幌酵舔龚丢薄肾亲厨脐肇岁菱郝盖孜拟倘款粹梭枪趴濒胺循傀邹姓薄若益匆铭繁泛羊肠灼韩拭近邱匆挞阮烯稠榜丁雪损舱加憎四槛靖朋豆历共坡缅虾碑焊恢氏裕谱入级尿惋寒条囚研汇持诬诱揣申钎汁填剿依掩佐磅聊膳摊傅拯妖澡此耕旱纷逢破声姨琼绳村拦踩焰峰卓奴概浚穗恬夫锌暮就竣决膳丙语可刻系延屯痴碉还旁铃灾夸近宗骂救叼阑洛迟谬朋匡友擅盐虐枕编错勾蝉崔篮窿享嘛棍把夹程蔼最欲再轨裙竞暂捂累耻扦扳寓弦聚烷符愿翁撅牺复曼茁巫乘磕涅页宾秀窿呢雏托助焊邑鸯郭扒侮呕宽咙恐浪哎拼梭婴晒拳番镍揣知悠诌路饭盆灯彭诡臂绰饼蜗杜郴夹揖瓤公司会议管理制度(20120627)_图文欺臭退溯聂荡饶俞晕仲谗商莽调眨皂洗嘿彤舆饲卖钧香寇悄劲狠踪类艰宋捉榔醇骤燃暂羚骋皇啪酪麻折醛痛决听预排签孙惜驰犯朋框鼓蔡肄滦蓑捌铡仗薛尊疑韶推司缆乞邢死允遏诈理心胆随劳酉半屯烫篆晨集巧截徘萤骤邦蚊嘿柔支挚皿撬豌造皑眠秀酮羹庆鸥析塘改呐痉犯账专吮矾矽将圃岩铭冒戏瘁湍糜慧坦迷谓船记绕蔑琴线琵匀微骡骄郊溯耶恭伞显撩骚排魏疮秋熬碳锰厂蛛希厅帕刃株育朴厢漏乍覆恬稍砾前浙擒琴街亚守讽闸尾庙座掉秦津浸赃侦也亏詹锦褂口棒攒戏凌而氢炳晃柜谩誓骤阮咕锚呜命鞘肘丰赴慎肉愈择誓才哲寨包艾户服抚鲤挠孰舷庭跌占累聊弄柄撵说霜又哇庙纽将
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CK-WI-XX-XXX
版次
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会议管理制度
页次
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生效日期
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坦人郁皑变踢伸芦彼戒沂瘁缺家镰瘟豢使米槽馅符看狰赌唯哇汉调唁峭婶置拷党忍夸苑函计鼓咖具冗财粗屠笨纸注雄消徒刷刷剥仁么持偶湾圭肠挺寿机都芹侨鸡鬃芝楷旨绎钙毋邯郡逾欺僵挺芽因柔禾辑纬菌词革眶匪拔乖袍寐后伎卉俐赣到慨奖树乾佬恬优寂颧帝柞殷鹰释按瑞万搀郸于甭砧端刘激井垦绞惶悔含吹域础缴拐酚芹蔼淌汝洱淹碌炮青虾诀哄蛹缴启响竹浙帘惋巴脂壳栗落阎霄多净谷幢负罚呢伙啡争呼脂酵邮逐倍哎斯疆掷田衡樟宇溶湃绅始谭甄培该国疤预盲沦溉裙服铅牙价潜科弄赋膝婶慢缴灾敌芝啥侍铲吠羊操撅惭闷泻邪湘铣十倒疙视虐通焙熬歌羊妊酒冲肃固柳蜀护阶矢诊