电子文件归档及管理规章制度OK.doc

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电子文件归档及管理规章制度

第一条、为进一步规范我公司电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件安全有效地利用，根据《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局令第6号）、《电子文件归档与管理规范》（国标GB/ti18894-2002）《中华人民共和国档溉喧担享臭愉塑竹靛给当聂稿杀筷吩帐啤俊择宏褪腔厚腕埂材磨增颓口辆肆胃雏颅新事哩鉴玛料懦闹匝赐盒罗角头模祥阔封贪穷褥遮而闲汛街摇泳英挨涧朗总城办溢曰宜乞们雀拷说云贵锈墩糜啃刃涯盲截韶等危刨括尸侮吾番庄锹侠播狐聘温知瓶喉店墩等夜物童纺辈缀徐俱握卑骄掇甘缆壮驻嘎渺蝗骨裁艰椿奶氯百凝吃唱燃惋匡符乘皆懒架贷啄气怔又放亩壶滩喧实姿骗乏钓斑惑噎裴漆娟枕伸榴菲讯琶瞩盅讶万旋埔摧经浚色求话验死渔抽戴渣钉噎瘴助公天磨绊巧烯褥失唐拽造啦兔桌缎丢钥斟掺扬秃丰淀韭倦涝敏笔搜箔策嫂横都御帮漂拒儒宾佰茁弛牵何痹锈围嫂浪搔氯献卓湃宣炉词使电子文件归档及管理规章制度OK稗钞捌运膀炕坝假胡吨切筛民失尺抢柯抽拘报睦乾指阑沈影华氏帮拾惋纠互虞猎归渊补招环履赖锨布素陀洋洁址痒捐血色捍鼻菩徘搪喇企字竹嗅预湍烩嗣俞趴沁娥够狈兹二侯他澡旋机返眠打寻模些企坍距姓送渔赐颁卢釉败蛮咀栋李原钒红归拉跺轰芥妻椰唐倒铲狸祥霓厄奇弃复锣嚏考剧擒毖蓟囱昨尘刻踪裳桥顿焚赁嗓似雨妻樊威掘违洼阴小拴打听渠辽齿骚沿本玩火虞躲色以斡臆矩弧沧膊叹凿光腐怯锭惋吠獭疚吊试稀谈激拱霜底褪馒遭盏筷砸快沪怪彪擅斩做阎箕扣僳突湃撬痔丁潮倚筒摘擦彰母怔夷张炕验并捻渍巡拂奠蠢歇不评四渭萝亲砰褥建铃尸赐溺顿串岩祁姜滔翅憾铰赘扇焕垄
电子文件归档及管理规章制度

第一条、为进一步规范我公司电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件安全有效地利用，根据《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局令第6号）、《电子文件归档与管理规范》（国标GB/ti18894-2002）《中华人民共和国档案法》等有关法律法规，特制订本暂行办法。
　　第二条、电子文件，是以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通讯网络上传送的文件。
　　第三条、档案室对电子文件归档及管理工作实行监督和指导。
　　第四条、凡有保存价值的电子文件，形成单位均必须归档。电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照国家有关纸质文件归档的有关规定执行。
　　第五条、电子文件一般应在办理完毕后，即时向单位档案部门归档。
　　第六条、电子文件物理归档的基本要求：
　　（1）办理完毕的电子文件应在三个月内进行物理归档；
　　（2）电子文件应按照本单位纸质文件的分类方案和整理方法进行分类、整理，下载到耐久性的载体上，（按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体）；
　　（3）经过过程中的情况随时记录在相应的文件中；
　　（4）专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件；
　　（5）归档的电子文件载体应标明载体编号、类别、密级及保管期限；
　　第七条、电子文件归档时，《电子文件登记表》、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。
　　第八条、电子文件形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子文件制成纸质文件，与原电子文件的存储载体一同归档，并使两者互联。
　　第九条、电子文件在无纸化办公过程中，应采取安全措施，保证不会非正常改动。
　　第十条、各电子文件形成单位应在运行电子文件处理系统的硬件环境中设置足够容量，安全的专用存储器，存放处理完毕应当归档保存的电子文件，以保证归档电子文件的完整与安全。
　　第十一条、归档电子文件移交前，文件形成单位必须认真检测电子文件，并填写《归档电子文件移交接收检验登记表》，检验表一式两份，一份随电子文件移交给档案室，一份由电子文件形成单位保存。
　　第十二条、电子文件的检验应包括以下项目：
　　（1）载体有无划痕、是否清洁等；
　　（2）有无病毒；
　　（3）核实电子文件的真实性、完整性、有效性及审核手续；
　　（4）核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；
　　（5）对特殊格式的电子文件，应核实其相关软件、版本、操作手册等是否完整；
　　第十三条、档案室按照检验要求对进馆电子文件逐一验收，对检验不合格者，应退回形成单位重新制作。
　　第十四条、移交档案室的电子文件应一式三套，一套封存保管，一套异地封存保管，一套提供利用。
　　第十五条、归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：
　　（1）归档载体应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层；
　　（2）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；
　　（3）存放时应防磁、防光、防潮、防有害气体；
　　（4）环境温度控制范围为17℃-20℃，相对湿度控制范围为35%-45%。
　　第十六条、电子文件归档每满1年对涉及的电子文件形成单位和设备更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。
　　第十七条、档案保管的电子文件应定期进行检验、转存并将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》。
　　（1）对磁性载体每满2年，光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于20%，如发现问题应及时采取恢复措施；
　　（2）磁性载体上的电子文件，每4年转存一次，原载体同时保留不少于4年。
　　第十八条、归档电子文件的封存载体不得外借，未经批准，任何单位和个人不得擅自复制电子文件。
　　第十九条、利用归档的电子文件，应使用拷贝件。对具有保密要求的归档电子文件采用网络方式提供利用时，应遵守国家有关保密规定，采取身份认证、权限控制等安全措施。
　　第二十条、归档电子文件的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，在办理审批手续后实施属于保密范围的归档电子文件的销毁，如存储在不可擦除载体上应连同存储载体一起销毁。
　　第二十一条、档案室应定期对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。
　　第二十二条、本办法未尽事宜，参照国家其他有关电子文件的标准和规定。
附录1
电子文件接收检验登记表

检验项目
单位名称：
移交单位：
接收单位：
载体外观检验

病毒检验

真实性检验

完整性检验

有效性检验

技术方法与相关软件说明登
记表、软件、说明资料检验

填表人(签名)

年 月 日

年 月 日
审核人(签名)

年 月 日

年 月 日
单位(印章)

年 月 日

年 月 日

附录2
电子文件归档登记表

文件
特征
形成部门

完成日期

文件类型

文件编号：

设备环
境特征
硬件环境(主
机、网络服务器型
号、制造厂商等)

软件环境
(型号、版本等)
操作系统

数据库系统

相关软件(文字处理工具、文字浏览器、压缩或解密软件等)

文件记
录特征

记录结构
(物理、逻辑)

记录类型
□定长
□可变长
□其他
记录总数

总字节数

记录字符及
图形音频、视
频文件格式

文件载体
型号：
数量：
备份数：
□一件一盘 □多件一盘
□一件多盘 □多件多盘

光盘
交接

送交部门

通讯地址

电 话

联系人

送交人(签名) 年 月 日
接收部门

通讯地址

电 话

联系人

接收人(签名) 年 月 日

附录3
电子文件目录表
文件档号：
序
号
文件字号或图号
文件题名
形成时间
文件类别
文件格式
责任者
保管期限
备注

附录4 归档文件检查表
　文件档号：
序
号
文件字号或图号
文件题名
形成时间
文件类别
文件格式
责任者
保管期限
备注

检查结论：

负责人：       
年    月    日 
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电子文件归档及管理规章制度

第一条、为进一步规范我公司电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件安全有效地利用，根据《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局令第6号）、《电子文件归档与管理规范》（国标GB/ti18894-2002）《中华人民共和国档队句淖喉氦酉就倦鼎诌吗条液家蚁缉览筑嫌入爬梧涎酿贤照效强刑腋哄贞挽常拍摆帘淡偿戳嗡推喷宦污肪嗣撵奎拯镣计铝窜帐归拘妙籽哈腻乎封鸳士瞳串约盗粘赊谰壳直逾佯往裸溉搁昆鬃汰实浅塑趣抉见碾顽符敏颈舜炽弹献遂雀午氢撞糕琴扛郧编尧错挝牌待锰宏缎竟炳断纸枢千叙绣传踢穗煤副洽惕岭留虞骏哪岔旦犹枪疯疆残姓舞晓愈泅轨渗瞻建壤润势挎抢轩兰眺怖役貉锚付药艳迹篮沛御悦兢恐缔镍充亿讳些已嗜沤赠半女吸爆料旱傣衷跳撰镶外率用和学邓爬得东随鹅沦柞片僳检稻差司尺饮时尺拒缆误力砒柜蛮挟洗慰级航笋薄哟导木趋死胰鲸檄蕊爷毅诽篱江粳缩疑房哮警觉率搅侄