档案管理制度(暂行).doc

档案管理办法（暂行）

第一章 总 则
第一条 档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录，是实现今后决策科学化的重要依据为加强公司的档案管理，提高档案管理工作的质量，结合本公司的实际情况，特制定本办法。
第二条 公司总经办为档案管理工作的主管部门，日常工作由档案室或总经办指定的专人负责。
第二章 档案资料的范围
第三条 档案资料包含下述内容：
1、公司基本资料，包括公司章程、营业执照、税务登记证、机构代码证、法人代码证、贷款卡等；、
2、公司不动产、动产所有权证及其他债权凭证；
3、各种合同、协议及附件;
4、公司的规章制度、决议、决定、通知、通报、公司制定的计划、统计、预决算、工作总结等；各分支机构的发文；
5、会议原始记录，公司会议纪要；
6、与相关单位的往来文件；
7、项目资料、设计方案、施工记录、验收资料等；
8、公司荣誉证书、纪念册、宣传资料等；
9、其他具有保存价值的文件材料，重要的工作经验材料及公司认为需要进行保存的资料等。
公司财务及人事档案可由本部门另行建档。
第三章 档案管理
第四条 工作结束后，应将相关资料整理交档案管理部门存档，存档时，应检查文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入，与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回，双方清点确认后，在《存档登记表》上签认。
第五条 各部门（单位）每季度应清理各部门（单位）资料，认为应移交公司档案管理部门管理的，每季度移交一次，时间为每年的1、4、7、10月，移交时填制《档案移交清册》。
第六条 档案管理部门在收到资料后应及时进行分类、编号、整理、存放，具体方法由档案室自行制定。
第七条 档案管理部门在整理档案时，认为与其他部门有关时，应及时报告总经办，由总经办及时处理。
第八条 超过保存期，且无保存价值的档案应销毁，但销毁前应将资料制成电子文档保存。
第四章 档案调阅
第九条 因工作需要调阅或复印档案的，须填写《档案调阅（复印）申请单》，经有权审批人审批同意后方可进行。
第十条 档案调阅审批
1、涉及本部门的普通资料调阅，由部门主管审批；跨部门调阅普通资料，由总经办审批；
2、公司重要资料及机密资料的调阅，由总经理审批。
第十一条 档案调阅时间不超过10天，重要资料与密级档案不超过一个星期，超时的须重新办理手续，有总经理特批的按批示办理。
第十二条 借档人不得转借、拆卸、调换、涂改所借的档案，未经批准不得复印档案。
第十三条 档案归还时，档案保管人员要仔细检查清点，发现有遗失或损坏现象的，应及时报告主管领导，以便及时采取相应的措施，确保档案资料的完整。
第五章 责 任
第十四条 档案保管人必须妥善保管档案资料，如有遗失，必须及时向公司总经办报告。
第十五条 任何人员必须严格依照本办法规定程序调阅资料，未经本办法规定的程序，不得擅自调阅。
第十六条 违反本办法的规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。

第六章 附 则
第十七条 本办法解释权归公司总经办。
第十八条 本办法自下发之日起执行。