《计算机基础与Access数据库程序设计6》.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,计算机基础与Access数据库程序设计6ppt课件（全）,*,计算机基础与Access数据库程序设计,第6章 报表,计算机基础与Access数据库程序设计6ppt课件（全）,目 录,6.1,报表概述,6.2,用报表向导建立报表,6.3,用报表设计视图建立报表,计算机基础与Access数据库程序设计6ppt课件（全）,6.1报表概述,6.1.1报表及其分类,Access报表可以按内容及布局特点分成多种类型，包括纵栏式报表、表格式报表、图表报表和标签报表等。可以利用向导或报表设计器设计报表。,1.纵栏式报表,纵栏式报表布局与纵栏式窗体相似，又称作窗体式报表，它像窗体一样可以显示同一记录的详细数据。但与窗体不同的是，报表只能查看数据而不能输入数据。,2.表格式报表,表格式报表是将数据信息以表格的形式打印输出，其布局,计算机基础与Access数据库程序设计6ppt课件（全）,与表格式窗体有些相似。表格式报表可以对数据进行汇总，还可以包括摘要和分组。表格式报表又叫分组/汇总报表，它是一种比较常用的报表格式。,3.图表报表,图表报表是指报表中的数据以图表格式显示，类似Excel中的图表。图表报表可直观地展示数据之间的关系。,4.标签报表,标签报表是一种特殊格式的报表，它可以在一页内建立多个大小和样式一致的卡片式方格区域，每个区域显示一条数据记录。标签报表一般用于表示联系人地址、电话等较短的信息。,计算机基础与Access数据库程序设计6ppt课件（全）,6.1.2 报表设计区,Access报表可以包含5个基本“节”，分别是报表页眉(Report Header)节、页面页眉(Page Header)节、主体(Detail)节、页面页脚(Page Footer)节和报表页脚(Report Footer)节，其排列次序如图所示。,计算机基础与Access数据库程序设计6ppt课件（全）,报表页眉节在报表的顶部，一般用来设计报表的标题。无论报表有多少页，报表页眉只显示/打印在报表的第一页上。,页面页眉节在每个显示/打印页的顶部显示/打印一次，主要用于显示/打印数据列标题信息。,主体节是显示/输出数据的主要区域，用于输出数据表记录内容，当数据记录较多时，会自动分页。,页面页脚节在每个显示/打印页的底部显示/打印一次，一般用于显示/打印日期、页码等信息。,报表页脚节显示在报表的底部，无论报表有多少页，报表页脚只在最后一页页脚处显示/打印一次。报表页脚可以用于输出数据源的统计汇总信息。,报表可以添加分组并增加组页眉、组页脚节。,计算机基础与Access数据库程序设计6ppt课件（全）,组页眉节在主体节之前，通常用来设计分组的标题信息。组页脚节在主体节之后，通常用来输出分组统计信息。添加分组之后，主体节内容将按分组设置方式输出。,组页脚、报表页脚节可以添加统计计算控件，组页脚统计范围为一个分组中的记录，报表页脚统计范围为整个报表的所有记录。,报表中必须包含主体节，其他节都是可选的。选择“视图”“报表页眉/页脚”菜单可以添加或取消报表页眉/页脚，选择“视图”“页面页眉/页脚”菜单可以添加或取消页面页眉/页脚。,和窗体设计一样，可以调整报表的宽度和每节的高度。将鼠标光标移动到任一节区右边缘，鼠标光标即变为左右箭头十字形状，这时，按住鼠标左键左右拖动即可调整报表宽度。将,计算机基础与Access数据库程序设计6ppt课件（全）,鼠标光标移动到任一节区域下边缘，鼠标光标即变为上下箭头十字形状，这时，按住鼠标左键上下拖动即可调整对应节的高度。,6.1.3 报表视图方式,报表设计主要有3种典型的视图方式：设计视图、打印预览、版面预览。,设计视图即报表设计器界面，用于设计报表或修改报表设计。在设计视图中可以设置报表节、各节区内容及布局等。,打印预览视图用于预览打印效果。在设计报表时，一般需要反复预览打印效果以便修改设计至最理想的结果。,版面预览视图用于预览版面布局效果，与打印预览不同的是，版面预览不会输出全部数据源记录。,计算机基础与Access数据库程序设计6ppt课件（全）,可以通过“视图”菜单切换操作视图。当报表处于预览状态时，选择“视图”“设计视图”命令可以切换到设计器状态。选择“视图”“打印预览”命令可以切换打印预览视图和设计视图，选择“视图”“版面预览”命令可以切换版面预览视图和设计视图。,6.2 用报表向导建立报表,可以使用向导方便地建立报表。Access提供了多种报表设计向导，包括报表向导、自动创建报表(纵栏式，表格式)向导、图表向导、标签向导。,6.2.1 报表向导,在数据库操作界面中选中“对象”列表中的“报表”后，对象显示子窗口中显示“在设计视图中创建报表”、“使用向导创建报表”,计算机基础与Access数据库程序设计6ppt课件（全）,以及已建立的全部报表。,以tStudent表打印报表为例，用“报表向导”建立报表的操作步骤如下：,(1)单击“新建”按钮，或选择“插入”“报表”命令，打开“新建报表”对话框，如图所示。,计算机基础与Access数据库程序设计6ppt课件（全）,(2)选择“报表向导”，然后单击“确定”按钮，这时，系统打开“报表向导”初始界面，如图所示(双击对象显示子窗口中的“使用向导创建报表”可以直接打开向导初始界面)。,计算机基础与Access数据库程序设计6ppt课件（全）,(3)从“表/查询”下拉列表中选择tStudent表，从“可用字段”列表中选择tStudent表的全部字段，单击“下一步”按钮，向导进入分组设置界面，如图所示。,计算机基础与Access数据库程序设计6ppt课件（全）,(4)假定不添加分组，单击“下一步”按钮，向导进入确定记录所用的排序次序设置界面，如图所示。,计算机基础与Access数据库程序设计6ppt课件（全）,(5)假定不排序，单击“下一步”按钮，向导进入报表布局方式设置界面，如图所示。,计算机基础与Access数据库程序设计6ppt课件（全）,(6)布局不同，数据显示时排列方式有所不同。假定选择“表格”、“纵向”，单击“下一步”按钮，向导进入样式选择界面，如图所示。,计算机基础与Access数据库程序设计6ppt课件（全）,(7)样式决定报表的背景及报表数据的显示风格，假定选择“组织”样式。单击“下一步”按钮，向导进入完成界面，如图所示。,计算机基础与Access数据库程序设计6ppt课件（全）,(8)在“请为报表指定标题”文本框中输入报表标题(本例为“学生表报表”)。如果选中“预览报表”单选按钮，单击“完成”按钮后即打开报表打印预览窗口，如图所示。如果选中“修改报表设计”单选按钮，单击“完成”按钮后即打开报表设计器，可以在报表设计器中进一步修改设计。,计算机基础与Access数据库程序设计6ppt课件（全）,6.2.2 自动创建报表,自动创建报表向导有两个：纵栏式和表格式。假定建立一个表格式tTeacher打印报表，操作步骤如下：,(1)单击“新建”按钮或选择“插入”“报表”命令，打开“新建报表”对话框。,(2)在“新建报表”对话框向导选择列表中选中“自动创建报表：表格式”，在“请选择该对象数据的来源表或查询”下拉列表中选择tTeacher表(必须选择一个表或查询，否则不能执行下一步操作)，单击“确定”按钮，系统即自动创建并打开一个表格式报表，如图所示。,计算机基础与Access数据库程序设计6ppt课件（全）,(3)单击报表关闭按钮，或单击“保存”按钮，或选择“文件”“保存”命令，打开“另存为”对话框，将报表保存为“教师表报表”。,自动创建纵栏式报表与上述表格式报表的创建操作完全相同，只是数据展示方式不同而已，纵栏式报表一般分多行显示每条记录，各字段依次排列，表格式报表以表格显示多条记录，每个记录占一行。,与报表向导不同的是，自动创建报表向导不需要选择报表字段，选定的表或查询的所有字段都被自动添加到报表中。,如果要根据自己的需要来创建报表，则可先创建所需的查询，再基于该查询创建相应的报表。如果对生成的报表不十分满意，可以在“设计”视图中对其进行修改。,计算机基础与Access数据库程序设计6ppt课件（全）,6.2.3 图表向导,图表报表是一种以图表形式展示数据的报表。与数值报表相比，图表报表更简洁、直观，特别适合于数据的对比和趋势判断。可以利用图表报表向导建立图表报表，以创建反映各民族学生分性别人数统计图表报表为例，操作步骤如下：,(1)单击“新建”按钮或选择“插入”“报表”命令，打开“新建报表”对话框。在“新建报表”对话框向导选择列表中选中“图表向导”，在“请选择该对象数据的来源表或查询”下拉列表中选择tStudent，单击“确定”按钮，系统即打开图表向导对话框，如图所示。,计算机基础与Access数据库程序设计6ppt课件（全）,(2)选择“民族”、“性别”字段，单击“下一步”按钮，向导进入图表类型选择界面，如图所示。,计算机基础与Access数据库程序设计6ppt课件（全）,(3)界面左侧显示各种可选的图表类型，应根据数据特点选择合适的图表类型。假定选定“柱形图”，单击“下一步”按钮，向导进入布局方式设置界面，如图所示。,计算机基础与Access数据库程序设计6ppt课件（全）,(4)“轴”为横坐标轴标记点数据，系统自动设置为“民族”字段。“系列”为对应于轴数据生成图像的的字段，系统自动设置为“性别”字段，即每个性别生成一幅图像。“数据”为每个数据系列数据的产生方式，拖动“性别”字段到“数据”位置会自动显示“计数性别”。如果拖到数据处的字段是数值型，双击后会打开“汇总”设置对话框以选择统计计算方式，文本型字段只能进行计数统计。单击“下一步”按钮，向导进入完成界面，如图所示。,计算机基础与Access数据库程序设计6ppt课件（全）,(5)输入图表标题为“各民族学生分性别人数统计图表”，单击“完成”按钮即打开相应的图表报表，如图所示。,计算机基础与Access数据库程序设计6ppt课件（全）,6.2.4 标签向导,标签向导用于设计标签报表，以生成包含学生姓名和学号的标签为例，操作步骤如下：,(1)单击“新建”或选择“插入”“报表”命令，打开“新建报表”对话框。,(2)在“新建报表”对话框向导选择列表中选中“标签向导”，在“请选择该对象数据的来源表或查询”下拉列表中选择tStudent，单击“确定”按钮，系统即打开标签向导对话框，如图所示。,计算机基础与Access数据库程序设计6ppt课件（全）,(3)首先需要选择标签的“型号”、“尺寸”和“横标签号”。标签规格是标准化的，可以直接单击选择对应标签型号，单击“自定义”按钮可以打开“新建标签尺寸”对话框自定义特殊规格的标签。假定选择C2166型号标签，单击“下一步”按钮，向导进入标签文本的字体和颜色选择界面，如图所示。,计算机基础与Access数据库程序设计6ppt课件（全）,(4)选择文本的“字体”、“字号”等，单击“下一步”按钮，向导进入标签的显示内容设置界面，如图所示。,在“原型标签”区域可以直接输入文本数据，输入的文本按原始布局原样显示，双击“可用字段”列表中的字段可以把相应字段添加到原型标签中当前光标位置，添加的字段自动用大括,计算机基础与Access数据库程序设计6ppt课件（全）,号(花括号)括起来。,(5)在原型标签框中输入“姓名”、“学号”，然后在下一行中添加“姓名”、“学号”字段，单击“下一步”按钮，向导进入标签排序设置界面，如图所示。,计算机基础与Access数据库程序设计6ppt课件（全）,(6)将“学号”字段添加到排序依据框中，单击“下一步”按钮，向导进入完成界面，如图所示。,计算机基础与Access数据库程序设计6ppt课件（全）,(7)在“请指定报表的名称”文本框中输入“学生信息标签”，如果选中“查看标签的打印预览”单选按钮，单击“完成”按钮后即打开标签打印预览窗口，如图所示。如果选中“修改标签设计”单选按钮，单击“完成”按钮后即打开报表设计器以便进一步修改设计。,计算机基础与Access数据库程序设计6ppt课件（全）,6.3 用报表设计视图建立报表,用“向导”或“自动报表”功能创建的报表，有时达不到特定的格式要求，可以使用报表设计器(视图)来进一步编辑修改。也可以使用报表设计器从无到有地创建报表。,用报表设计视图设计报表，首先需要打开报表设计视图。在数据库操作界面的对象选择列表中选中“报表”，然后双击对象列表子窗口中的“在设计视图中创建报表”，或单击“新建”按钮(选择“插入”“报表”命令亦可)，在打开的“新建报表”对话框中选择“设计视图”，单击“确定”按钮，可打开报表设计视图。,6.3.1 页面设置,利用报表设计视图设计报表时，首先应设置页面规格并调整报表宽度与之相一致。,计算机基础与Access数据库程序设计6ppt课件（全）,1.页面设置,打开报表设计视图后，选择“文件”“页面设置”命令，即可打开“页面设置”对话框，如图所示。,“边距”选项卡用于设置页边距，即打印区域距打印纸页面上边缘、下边缘、左边缘、右边缘的距离。,“页”选项卡用于设置打印纸规格、“列”选项卡用于设置打印区域布局。,计算机基础与Access数据库程序设计6ppt课件（全）,打印方向可以选择“纵向”或“横向”。纵向是正常打印方向，为默认选择；横向即按打印纸横置方向打印，当打印宽度超宽时选择横向可以确保完整打印报表内容。,纸张大小用于选择打印纸规格，应根据打印内容设置合适的打印纸规格。,可以指定特定的报表打印机，也可以使用默认打印机打印报表。,报表内容可以按列输出，比如分两列或多列打印输出。一般应选择一列，即报表内容以一个列区域打印输出。当报表内容宽度很小时可以分多列打印输出。多列打印时，报表页眉/页脚内容无效。,计算机基础与Access数据库程序设计6ppt课件（全）,2.调整报表宽度,报表宽度不能超出选定打印纸的可打印宽度，即打印纸宽度减去左右边距后的剩余宽度，以A4纸纵向(宽度21厘米)打印为例，假定左右边距为2.5厘米，则报表宽度最大为21-5=16厘米，超出这一宽度将无法正常打印输出。,可以通过报表属性窗口精确设置报表宽度。在报表设计视图窗口处于活动状态下，单击“属性”工具栏按钮或选择“视图”“属性”命令，可以切换显示“报表”属性窗口，如图所示。,计算机基础与Access数据库程序设计6ppt课件（全）,在属性窗口的对象选择列表中选择“报表”即可设置报表属性。在“格式”选项卡中可以设置报表宽度属性值。,也可以用鼠标拖动调整报表宽度，然后选择打印预览，如果超宽，系统会显示提示对话框，如图所示，继续调整直至不超宽为止。,计算机基础与Access数据库程序设计6ppt课件（全）,6.3.2 设置记录源及其他属性,在报表中一般只有少量的固定信息，如标题和提示信息等，是在报表设计时提供的。其他大部分信息都来自于报表记录源的表或查询。因此，在使用设计视图创建报表时，必须指定报表的记录源。,在“新建报表”对话框中，只能选择一个用做报表记录源的表或查询。如果要创建基于多表(查询)数据报表，就必须先建立一个基于多表数据的查询，然后再基于多表查询来创建所需的报表。,可以在“新建报表”对话框中为报表指定记录源，也可以在报表属性窗口中设置报表记录源。报表属性窗口中“数据”选项卡用于设置报表记录源，如图所示。,计算机基础与Access数据库程序设计6ppt课件（全）,“记录源”属性用于指定报表数据来源，可以是一个表或查询。选中该属性时，属性编辑框即变为下拉列表，可以从中选择需要的表或查询，也可以直接输入SELECT语句创建查询记录源，单击编辑框右侧的向导按钮可以打开查询设计器设计查询记录源。“筛选”属性用于设置筛选条件表达式，只有当“打开筛选”属性设置为“是”时筛选设置才有效，“排序依据”属性用于设置记录排序次序，只有“启动排序”属性设置为“是”时排序依据设置才有效。,“标题”属性用于设置打印预览窗口的标题信息，“图片”属性用于设置报表的背景图片。,计算机基础与Access数据库程序设计6ppt课件（全）,6.3.3 添加控件及字段,1.向报表添加控件,设计者要想设计出功能强大且美观的报表，就需要借助报表控件来设计报表。在报表设计器窗口处于活动状态下，单击“工具箱”工具栏按钮或选择“视图”“工具箱”命令，可以切换显示控件“工具箱”工具栏，该“工具箱”与窗体的工具箱基本相同。向报表添加控件及设置控件属性的操作方法与窗体设计相同，在此不再赘述。,2.向报表添加字段,报表设置好记录源属性后，字段列表窗口中即会显示所有记录源字段。单击“字段列表”工具栏按钮或选择“视图”“字段列表”命令，可以切换显示字段列表。,计算机基础与Access数据库程序设计6ppt课件（全）,可以从字段列表中选中字段向报表上拖动，例如，拖动“学号”字段到报表“主体”节，即自动生成对应的提示文字(标签控件)及编辑文本框，如图所示,计算机基础与Access数据库程序设计6ppt课件（全）,3.设计报表内容,设置完页面及记录源后即可设计报表内容，以建立教师信息报表为例，操作步骤如下：,(1)单击“新建”对象操作工具栏按钮或选择“插入”“报表”命令，打开“新建报表”对话框。,(2)在“新建报表”对话框向导选择列表中选中“设计视图”，在“请选择该对象数据的来源表或查询”下拉列表中选择tTeacher表(也可以不选择表或查询，而在报表记录源属性中设置)，单击“确定”按钮，系统即打开报表设计器。,(3)添加报表页眉/页脚节，设置页面纸张大小为B5。,(4)在报表页眉节添加一个标签对象，在其中输入教师信息，将该标签字体名称设置为“黑体”，字号设置为24，适当调整控件,计算机基础与Access数据库程序设计6ppt课件（全）,的大小及位置。,(5)将教师号字段拖动到主体节，将自动生成的教师号标签剪切后粘贴到页面页眉节，移动至合适位置，其他字段都如此操作，各字段都添加好后调整布局，如图所示。,计算机基础与Access数据库程序设计6ppt课件（全）,(6)选择“插入”“页码”命令，打开“页码”设置对话框，如图所示；选好格式和位置，单击“确定”按钮，即在页面页脚节中间位置添加一个计算文本框控件，其“控件来源”表达式为：=第&Page&页，共&Pages&页，其中Page、Pages均为系统变量，Page保存当前打印页码，Pages保存当前打印报表的总页数。,计算机基础与Access数据库程序设计6ppt课件（全）,(7)在报表页脚节添加两个计算控件，即添加两个文本框，在文本框中分别直接输入计算公式“=Avg(平均工资)”和“=Date()”。,(8)在页面页眉和主体节中添加直线，调整大小及位置，设计完成，如图所示。,计算机基础与Access数据库程序设计6ppt课件（全）,(9)关闭报表设计器并保存，设置报表名称为“教师信息报表”。切换到打印预览视图即可看到设计的效果，如图所示，在页面页脚处显示打印页码信息。,计算机基础与Access数据库程序设计6ppt课件（全）,6.3.4 排序与分组,在报表设计中，常常要对报表中的记录进行排序与分组，以便对报表记录进行分类统计计算处理。,在报表中可以按字段或表达式进行排序与分组。例如，以tStudent为记录源创建一个先按民族升序排序再按性别降序排序并统计每个民族学生人数的报表就需要进行排序和分组处理，操作步骤如下：,(1)用报表向导创建一个包含tStudent除“照片”之外的所有字段、布局为“表格”的报表，指定报表标题为“学生按民族性别分组报表”。,(2)打开“学生按民族性别分组报表”的设计视图并调整控件布局至合适位置、大小。,计算机基础与Access数据库程序设计6ppt课件（全）,(3)单击“排序与分组”工具栏按钮或选择“视图”“排序与分组”命令，打开排序与分组对话框，如图所示。,计算机基础与Access数据库程序设计6ppt课件（全）,(4)在“字段/表达式”列的第一行选择字段“民族”，在“排序次序”列选择“升序”，在“组页眉”栏选择“是”，即在报表中添加一个“民族页眉”，在“组页脚”栏选择“是”即在报表中添加一个“民族页脚”；在“字段/表达式”列的第二行选择字段“性别”，在“排序次序”列选择“降序”，如图所示。,计算机基础与Access数据库程序设计6ppt课件（全）,(5)将前述报表中页面页眉节的所有内容剪切到民族页眉节，并把民族字段拖动到“民族页眉”节，在“民族页脚”节添加一个文本框，并编辑输入其计算公式为：=Count(*)，调整控件布局至合适为止，如图所示。,计算机基础与Access数据库程序设计6ppt课件（全）,(6)保存报表设计结果，切换到打印预览视图即可预览设计效果，如图所示。报表按民族分组并统计每个分组的人数，同一分组的学生按性别降序排列(按汉语拼音字母顺序，“女”“男”)。,计算机基础与Access数据库程序设计6ppt课件（全）,