第一章--会前组织工作.ppt

单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,单击此处编辑母版标题样式,第一章 会前组织工作,单击此处添加标题文字,第一节 会议方案的制定,单击此处添加标题文字,在,林爽大学毕业后到了一家物业公司从事秘书工作。临近年底时，经理打算和小区的业主代表、各楼的楼长们召开一个座谈会，目的是了解业主对物业服务的意见和建议。经理将牵头组织这次座谈会的任务交给了林爽，要求他先提一些初步的设想。一天后，林爽把自己撰写的会议方案发给了经理。,如下：,案例引导,案例引导,关于召开业主座谈会的方案,尊敬的各位业主代表、楼长们：,为了了解广大业主对物业服务的意见和建议，进一步提升物业服务质量，物业公司准备召开业主座谈会，现将本次会议有关情况告知如下：,一、会议时间：,2011,年,12,月,12,日 上午,9,时至,11,时,二、会议地点：物业服务中心会议室（号楼东配楼二楼）,三、开会人员：业主代表、各楼楼长、物业公司经理与副经理、各业务组组长,四、会前准备：请各位业主代表和各楼楼长深入广大业主之中，充分收集大家的意见和建议，并形成书面文稿以备会上发言。,五、会上议程：首先由主持人（副经理）讲话，然后业主代表和楼长们发言，最后由经理总结发言。,六、会后整改：将会上提出的意见和建议进行整理和汇总，并交给各业务组组长进行整改。整改的结果及时告知业主代表和楼长。,物业公司,2011,年,12,月,2,日,经理看了这份方案后对林爽说：“你提的这些设想有不少的问题，但是我先只问你一个：为什么选择,12,月,12,日这一天开会？”林爽说：“这天是星期一，我们公司的员工都正常上班，正好可以开会。如果选择休息日的话，那么公司还要给他们加班费，就会增加公司的经费支出了。”经理看林爽说得理直气壮，就问：“那你想过没有，业主们在这一天也是要上班的呀，谁耽误正常工作来参加你的座谈会呢？”林爽一下子哑口无言了。,案例引导,想一想,除了经理提出的问题之外，这份会议方案还有哪些问题？,为什么要撰写会议方案？,会议方案是否有必要送达给参会人员？,4.,通过学习下面的知识，讲讲制定会议方案应注意哪些方面的内容？,会议方案的制定,会议名称、主题、议题与议程,会议时间和会议地点,会议人员与会务机构,会议的其他活动,会议方案的基本结构与主要内容,一、会议名称、主题、议题与议程,正规的会议必须有准确、恰当的名称；,会议主题是会议的基调，是对会议主要内容和目的的表达；,会议的议题是围绕会议主题进行具体细分而形成的一个或多个讨论话题，体现了会议的目标和任务。,二、会议时间和会议地点,确定会议时间应考虑以下方面：工作需要、参会人员情况、全面考虑、会议所需时间的长短应在合理区间。,会议地点，为了使会议取得预期效果，选择会场应考虑多种因素：场地大小、租赁费、设备配备、停车场、交通状况,。,三、,会议人员与会务机构,应参加会议的三类人：,有权作出决策的人；能够客观、公正、理智思考会议的议题，并且愿意发表自己见解的人；对会议议题有深入研究或对相关情况比较熟悉的人。,一般性的会议，根据会议分工的不同，主要设有宣传组、秘书组、文件组、接待组、后勤组、安全保卫组、联络组等。,四、,会议的其他活动,最,常见的是参会人员在固定会场内进行讨论与,发言,；,除了,这种形式之外，还有户外文体活动、参观访问、座谈、展览展示、旅游观光、宴会宴请等。,五、会议方案的基本结构与主要内容,标题,正文,落款,实训练习,请,修改本节“案例导入”中林爽的会议方案,。,假如,你所在的班级准备举行一场班干部竞选演讲，请为此次活动撰写一份方案,。,天地,公司将召开公司成立,10,周年庆典大会，与会人员,200,人，会议时间为,2011,年,11,月,2,日至,4,日。请完成以下练习：,根据,这一介绍撰写会议预案，可自行补充相关的必要信息。,分组,讨论分析每个人制定的预案的优点和不足。,第二节 会议通知的制发,公司准备召开产品推广宣传会，特让秘书李明制作并发送了会议通知。通知内容如下：,会议通知,尊敬的客户/单位：,为了进一步加强与贵公司的合作关系,听取客户对我公司产品和售后服务的意见和建议,以及为了做好20,12,年产品的订货工作，我公司定于20,11,年12月13日15日，在和家宾馆召开客户联谊会,请您/贵单位派员参加。,会议联系人李明，电话12345678。,附件:,1.会议日程,2.和家宾馆车路线图及乘车指南,公司,二一一年十月十九日,案例引导,案例引导,会议通知发出后，在会议报到时，出现了一些问题。有些客户误以为,12,月,13,日报到，,13,日晚甚至,14,日早上才来报到。到会人数超过了预计，结果和家宾馆无法提供更多的房间，只好临时将一些参会者安排到其他宾馆，引起了他们的不满。,想一想：,1.,这个会议通知存在什么不足之处，导致会议报到时出现了问题？,2.,制作和发送会议通知时要注意哪些问题？,3.,请根据本节所讲述的知识对该会议通知进行修改，使之更加明确。,会议通知的制发,会议,通知的,方式,会议通知,的格式,会议,通知,的,发送,一、会议通知的方式,口头通知：碰头会,电话（传真）通知：大多数会议通知,书面通知：卡片式会议通知和公文式会议通知,电子邮件,墙报通知：适用于内部会议。,二、,会议通知的格式,标题,完全式标题，包括发文机关、事由和文种三项要素。,省略式标题，将发文机关或事由省略。,正文,会议通知正文在受文对象下方左起空两格开始书写，主要包括通知前言、主体和结尾三部分。,落款,会议通知的落款在正文结束后下方居右侧书写，包括发文单位名称和发文日期两部分。,回执,和附件,回执一般采用表格的形式，主要包括参会人员姓名、性别、抵达时间、预订返程车票机票、联系方式等,内容,。,三、,会议人员与会务机构,应参加会议的三类人：,有权作出决策的人；能够客观、公正、理智思考会议的议题，并且愿意发表自己见解的人；对会议议题有深入研究或对相关情况比较熟悉的人。,一般性的会议，根据会议分工的不同，主要设有宣传组、秘书组、文件组、接待组、后勤组、安全保卫组、联络组等。,实训练习,一、,请指出下面这篇会议通知的不当之处，并进行修改。,县卫生局关于召开卫生工作会议的通知,县属各镇（乡）、局（行）、厂矿：,为总结经验，进一步做好我县的卫生工作，县卫生局决定在本月中旬召开卫生工作会议，现将有关事项通知如下：,（一）参加会议人员为各单位主管卫生工作的主要负责人；,（二）参加会议人员应认真准备有关卫生工作情况及今后工组打算的材料，以便在会上汇报和交流；,（三）参加会议人员应于6月15日到县政府报到；,（四）会议结束后，将布置今年下半年的工作安排，请及时传达。,以上通知，希遵照执行。,XX县卫生局,20,1,1年6月1日,实训练习,二、省会计师学会准备召开会计师制度研讨会，会议地点在市，参加会议的人员是各高校从事会计教学的副教授以上的教师、各个知名企业的会计主管、会计师事务所的代表等，其中有其它地市人员。会上将邀请全国知名的会计学专家作专题报告。会议要求与会人员要交论文一篇。,请根据以上情况撰写一份文书告知学会会员相关情况，除上述事项之外，其余如会费、食宿、时间、地点、会议日程安排等事项自行补充。要求文种恰当，内容完备，事项清楚，结构条理清晰，语言简洁。,三、请同学们课余时间利用网络搜索和收集各种形式的会议通知，并进行分析和比较，规范的请保存下来作为参考，不规范的请找出来进行修改练习。,第三节 会前材料的准备,单击此处添加标题文字,叶紫是某知名药厂办公室的一名秘书。有一次，省安监局的一个检查组到了厂里，在实地检查了安全生产工作之后，还要听取厂领导的专题汇报。叶紫负责筹备这次汇报会的工作。,在准备工作中，她问过厂领导会议的主要内容和议程，领导说：“主要内容就是我们向检查组介绍安全生产的各项措施。”叶紫就以为会上检查组人员不会发言，于是在准备音箱设备时就只摆放了一只话筒在厂领导的位置上。,在检查组成员和本厂有关人员来到会议室之后，厂办主任发现只有一只话筒，马上要求叶紫再为检查组负责人准备一只话筒。叶紫连忙打开设备柜找出了另一只话筒摆放到位。匆忙之中，叶紫没有发现，这只话筒中没有安装电池。当厂领导发言完毕之后，检查组领导讲话时，声音根本无法通过音箱放出来。叶紫只好将厂领导使用的那只话筒转移到检查组领导的座位前，会议这才顺利继续下去。,案例引导,想一想,在这个案例中，叶紫事先了解了会议内容，为什么还是未能将设备准备到位？,当发现设备短缺时，如果要进行弥补，应注意哪些事项？,当会场的设备出现故障时，应如何及时解决这一问题？,会前材料的准备,会议,文件的种类,会议,文件的准备,会议,物品的种类,会议,物品的准备,会议,证件的种类,会议,证件的准备,一、,会议文件的种类,序号,类型,含义与作用,常用文件,1,会务管理类文件,为了使会议顺利进行而拟定的各种会务文件，作为承办机构开展办会工作的依据，同时也可作为参会人员的行为指导,会议方案、应急预案、议程、日程表、会议通知、会议须知、通讯录、座次表、值班表、值班记录,2,会议文件,会议为了实现自身的目的与职能在召开过程中产生或使用的文件,开幕词、闭幕词、讲话稿、主持词、主题报告、专题报告、决议、决定、会议纪要、议案、提案、会议记录,3,宣传类文件,将会议进展情况向外界或参会人员进行传达的文字材料,会议简报、新闻稿,4,参考资料类文件,与会议主题和议题有关的背景性资料，供参会人员了解相关情况，从而更好进行会议讨论,各种数据报表、调查报告、总结、剪报,二、会议文件的准备,1.,会议文件准备的基本要求,：,文件,装袋,文件,编号,注意,退回,数量,充足,事先,送达,2.,会议议程撰写方法,按照重要程度安排顺序。,按照议题类型安排顺序。,按照议题逻辑联系安排顺序。,按照紧急程度安排顺序。,涉及参会者切身利益的议题安排在后面；保密性的议题排在后面。,二、会议文件的准备,3.,会议参考资料准备方法,小贴士,准备参考资料的小技巧,参考资料,应简短，而且确有必要，避免篇幅过长的资料；,如果,确实需要采用长篇文章，那么应在正文之前归纳出提要；,参考资料,的形式应灵活，提倡采用表格、图表等形式补充替代文字；,所有,的参考资料应标有编号,。,三、会议物品的种类,会议,必备用品和设施设备,会议,特殊用品和设备,视听,器材,通讯,设备,文具,、文件类会议用品,四、会议物品的准备,会议,物品准备的基本要求,（,1,）准备充分。,（,2,）合理使用会议经费。,（,3,）昂贵用品租赁使用。,（,4,）列出物品清单,。,会议,物品的获取方式,（,1,）调用现有物品。,（,2,）购买。,（,3,）租赁。,（,4,）自制。,五、会议证件的种类,重要,的大中型会议一般会为每名参会人员制作姓名卡片和会议证件,。,（如左图）,会议证件主要有以下几种类型：代表证（参会者具有表决权或选举权）、列席证（参会者只能旁听，无表决权）、工作证（会议工作人员佩戴，会议期间出入有一定限制）、记者证（到会的新闻媒体人员佩戴，出入在某些区域受到限制）、来宾证（主办方邀请的嘉宾佩戴）。,六、会议证件的准备,证件,和卡片内容齐全,粘贴照片：重要,的大型会议应在证件上粘贴佩戴者本人的照片，并加盖印章。,区分,颜色,体现,文化,理念：根据,公司不同的文化理念设计证件和卡片。,尺寸,大方,正确,摆放,实训练习,一、假如你所在的系要举行一次辩论会，参加的人员除了正方和反方两组辩手之外，还有主持人,1,名、评委,5,名、工作人员,3,名、观众,100,名。请根据这一情况介绍，列表写出此次辩论会所需要的文件和物品及其数量，并说明其来源途径。,二、某公司在年底准备召开一次总结表彰大会，参加的人员主要有公司领导,5,名、受表彰人员,20,名、员工,200,名。会议的主要议程有宣读表彰决定、颁发奖杯和奖状、受表彰人员代表发言等。请根据这一介绍，列表写出此次会议所需要的文件和物品及其数量，并指出其来源途径。,第四节 会场准备工作,2011,年,3,月，媒体报道，某著名肉类品牌的产品采用含有“瘦肉精”的猪肉来作为原料。这一报道引发了全国范围的关注，同时也使企业蒙受了巨大的舆论压力和经济损失。该企业召开万人职工大会，参加会议的有企业管理层、职工、经销商和新闻媒体。会上，企业负责人郑重向全国消费者道歉。,但是，到场的媒体记者却发现一个细微的问题。会场主席台后面的背景板上，公司英文名称出现了问题，将“,SHUANG”,错误地拼写成了“,SHAUNG”,。当这一错误的照片在网络上发布的时候，有网友评论说：“一个连会场布置都出问题的企业，难道还值得信任吗？”也有网友说：“一个拼写错误只是微不足道的小问题，不足以对这个企业的产品质量产生什么消极影响。媒体将这个问题曝光，是小题大做。”,案例引导,想一想：,1.,在这种会议上，是否有必要注明企业的英文名称？为什么？,2.,你认为该企业会场中出现的这个问题，是不是一个无关键要的错误？为什么？,3.,应如何预防这类错误的发生？,会场准备工作,会场,的类型,会场,的预定,会场,内部环境布置,会场,外部环境布置,会场,设备的安装与调试,一、会场的类型,类型,容纳人数,特点,适合会议类型,来源,会议室,1050人,一次投资，多次使用，平均成本较低,空间封闭，避免打扰，保密性强,调用灵活便捷,各种内部小型会议，如例会、部门会议、座谈会、交流会、谈判会议等,单位内部自备,礼堂,百人以上,座位固定，容纳人数固定,功能分区明显，有主席台,设备比较完善,单次费用较高,各种中大型会议，例如表彰大会、庆典大会、全体大会、代表大会、报告会等,单位内部自备或租用,大厅,人数不固定,空间可以根据会议需要灵活划分,会议时间之外可以有其他用途,容纳人数灵活，人员进出会场比较自由,大型会议的分会场；展览展示会；临时会议,单位内部自备或租用,露天场地,人数不固定,空间可以根据需要扩充,容纳人数灵活，人员进出会场比较自由,易受各种因素干扰,群众集会、庆典仪式,租用,二、,会场的预定,会场预定的原则,（,1,）根据会议类型预定会场。,（,2,）根据基础设施条件预定会场。,（,3,）根据会议规模预定会场。,会场预定的方式,（,1,）预定内部会议室：适当提前；确认预定；合理调配。,（,2,）预定外部会场。应有完善的设施、设备；尽量避开闹市区；合理的场地租借费用；预定外部会场时，应签署正式的租赁协议。,三、会场内部环境布置,1.,会场布局形式的类型,会场格局,常见会场形式,适用会议,优点,相对式,大小方形、半圆形,大中型的报告会、总结表彰会、代表大会等,会场恢宏壮观，会场气氛庄严肃穆，突出支持人和发言人,全围式,圆形、椭圆形、多边形、长方形、正方形、回字形,小型会议及座谈会、协调会等类型的会议,人员紧凑，容易彰显和谐愉快的气氛，便于与会代表沟通,半围式,马蹄形、方拱形、,T字形,中小型的工作会议，桥型布局适用于咨询、述职、考评和听证等会议等,介于相对式与全围式之间，既便于主持人与参会人员的沟通，又增强了会议效果,分散式,方桌形、,V字形、圆桌形,规模较大的联欢会、茶话会、团拜会等,既强调了领导和嘉宾的地位，又利于与会代表相互沟通和交流，会议气氛更加自然畅快,三、会场内部环境布置,2.,主席台的布置,一般要在主席台上方悬挂会标，天幕悬挂会徽或红旗以及其他艺术造型，主席台下和讲台上摆放鲜花，主席台上放置座位台签。,（,1,）会标。会标一般为红底黄字，内容为会议活动的名称，会标应悬挂在主席台上方,（,2,）会徽。可用组织的徽志作为会徽，如国徽、党徽等，也可采用专为会议而设计的标志。,（,3,）讲台。,三、会场内部环境布置,3,座次的安排,安排座次应考虑参会人员的职务、身份和在会议中的职能等多种因素。,事先划好座位区域，在会场大门贴指示牌、座位图，或者在与会代表的出席证是注明座位号，以便与会代表顺利入座。,4,会场氛围的设计,会场的布置应考虑会场色调对来宾心理、情绪的影响，一般以蓝色和浅灰色为主。,四、会场外部环境布置,在会场四周和会场口，悬挂横幅标语、迎宾牌、花篮等，烘托会场热烈隆重的气氛。,庆典性会议或活动，可以在比较宽敞的入口位置摆放充气模型，颜色、跨度、文字内容可以根据需要确定。,五、会场设备的安装与调试,专人负责设备安装与调试,及时维修问题设备,进行必要的演示与检测,电器设备的特殊要求,实训练习,一、在某企业召开的年度表彰大会上，颁奖仪式正在进行。由于颁奖人次多，而且受奖人没有按照领奖顺序在前排就坐，领导手拿奖品奖状却找不到领奖的人，领奖的人上台后，不知道谁给自己颁奖。一时间，主席台上有人在交换位置，有人在交换奖品，一片混乱中表彰会应有的庄严、隆重、热烈的气氛大受影响。,请根据这一介绍思考：主席台为什么会一片混乱？应该怎样解决这个问题？,二、天地公司将于,2011,年,12,月,18,日召开第七届职工代表大会，会场安排在公司大礼堂。开幕式后将分部门进行小组讨论，公司共有,11,个部门：人事部、生产部、技术研发部、市场部、销售部、售后服务部、招商引资部、公关部、外联部、物流部和后勤部门。,请根据这一介绍思考以下问题：这次大会是否需要设置分会场？如果要设置分会场，应如何安排？请做出主、分会场布置方案，并将方案做成,PPT,演示文档。,第五节 会前财务准备,林子佳是某物业管理公司的一名秘书，负责组织一年一度的新春年会。其实这种“年会”更像是一次联欢会，所有的员工欢聚一堂，除了吃饭之外，还有文艺表演、抽奖等活动。林子佳经过征求多方意见，终于确定了用餐的标准、节目道具服装、奖品设置、场地等项目，并以此为依据编制出了整个活动的预算。,当他把年会方案和经费预算表交给经理审阅的时候，经理边阅读边点头，口中还说：“今年的节目够丰富的，奖品设置也比较合理。你写的这么多的开销项目我就不逐一去看了。今年的活动经费比去年多还是少呢？”,林子佳先前并没有去查阅去年的活动预算，只好含糊地答道：“和去年比，基本上相同。”经理说：“我印象中去年花的钱要多一些啊。”然后也没再说什么，提笔签署了“同意”。,案例引导,就在筹备期间，有一位负责与酒店联系的同事对林子佳说：“今年的餐饮费用怎么比去年少将近,1,万块钱呢？这样预定的酒席桌数就要少,20,来桌呢？是不是搞错了？”林子佳又核算了经费表，没有发现什么问题。那位同事说：“咱们的年会要举行两天。第一天大多数员工进行联欢，第二天还要再补办一次酒席，让因为值班未能参加联欢员工来吃饭。你的经费预算中是不是漏掉了第二天的酒席？”,林子佳恍然大悟，在这里确实少算了第二天酒席的费用。于是他只好再次修改预算表，让经理重新审批了一次。,案例引导,想一想：,1.,林子佳在编制经费预算时，导致他错误的原因是什么？,2.,经理为什么要询问与去年相比经费多少的问题？,3.,从这个案例中可以看出来，防止编制预算出现失误的方法有哪些？,会前财务准备,会议,费用的预算,会议,经费的筹措,会议,财务工作原则,一、会议费用的预算,编制会议费用预算的主要依据：,（,1,）会议主办方和承办方的利润目标,（,2,）以往同类会议的预算情况和会议评估报告,（,3,）单位在会议方面的相关规定,（,4,）单位领导对会议预算的要求,会议费用预算的主要项目：,（,1,）交通费用；（,2,）会议室费用；（,3,）住宿费用；,（,4,）餐饮费用；（,5,）资料费用；（,6,）人工费；,（,7,）视听设备费用；（,8,）娱乐休闲费用；,（,9,）杂费。,。,二、,会议经费的筹措,一般情况下，会议经费的来源主要有以下几种方式：参会者交费、联合主办者交费、社会赞助、社会捐助、服务收费。,三、,会议财务工作原则,应遵循以下原则,：,遵守制度，严格手续,量入为出，收支平衡,精打细算，厉行节约,实训练习,一、假如你所在的学校准备召开一次以“我的实习收获”为主题的座谈会，参加会议的有,10,名优秀实习生、,50,名在校生、,10,名教师和,5,名实习单位领导。会议的主要内容有实习生经验介绍、实习单位领导讲话、在校生和实习生之间的问答互动等。请根据这一情况介绍，编制出会议的费用预算，并说明经费来源。,二、皓翔公司将举办新产品定货会，与会客商约,400,人，会期,1,天。请根据这一情况介绍，编制出会议的费用预算，并说明经费来源。,三、某市企业家协会举办银行和企业的对接洽谈会，参会者,100,人，会期半天。请根据这一情况介绍，编制出会议的费用预算，并说明经费来源。,结束,结束,