四川省机关档案工作规范化管理标准.doc

四川省机关档案工作规范化管理标准

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四川省机关档案工作规范化管理标准
单位:
考核
序号
考      核      内      容
标准分
考核细则及评分标准
自查得分
考核得分
1
机构与组织管理
21

1.1
档案工作管理体制健全, 档案工作渠道畅通, 适应本单位、 本系统档案工作的需要。配备了业务能力强、 适应工作、 相对稳定的专兼职档案工作人员。
1.5
1．没有适应本单位、 本系统档案工作需要的综合性档案工作机构( 处、 科、 室) 的, 不得分。
2．档案人员不能胜任档案工作, 不能满足档案工作需要的扣1.5分。

1.2
档案工作纳入本单位工作计划、 目标管理和相关部门及人员的岗位职责, 同本单位各项工作同步发展, 对本机关文件材料的形成、 归档工作进行了监督指导。
1.5
1．本单位5年规划和年度工作计划、 目标管理中没有安排布置档案工作, 人员岗位职责中没有档案工作内容的, 缺1项扣0.2分, 扣完0.5分为止。
2．对本机关文件材料形成归档工作实施了有效的监督指导, 检查近3年实施监督检查的相关文字依据, 没有的扣0.5分。
3．监督指导不力、 机关文件材料归档不及时的扣0.5分。

1.3
本单位档案工作实行综合管理, 做到统一领导、 统一机构、 统一制度, 对全部档案实施有效管理。
1
1．各种门类和载体的档案未集中统一管理, 且无制度规定的不得分。
2．实行了集中统管, 缺所管档案目录的扣0.5分。

1.4
有机关负责人分管、 综合部门负责人主管档案工作。
1
出示相关文字依据( 领导分工文件或会议记录) , 没有的酌情扣分。

1.5
档案工作列入领导议事日程, 切实解决档案工作中的实际问题并有明显成效。
1.5
1．出示领导听取档案工作汇报及研究检查档案工作的文字依据, 无依据的扣0.5分。                            
2．档案工作的实际问题未能及时有效的解决或效果不明显的扣0.5—1分。

1.6
档案工作经费能满足档案工作的发展需要。
1.5
提供档案经费开支情况, 经费不能满足档案工作需要的扣0.5—1分, 没有依据材料的扣0.5分。

1.7
档案人员具有大专以上文化程度。
1
提供档案人员学历证明, 达不到要求的酌情扣分。

1.8
全部档案人员经过同级、 上级档案部门或上级主管部门的档案业务培训。
1
1．无继续教育证明或培训证明的不得分。
2．3年内未参加一次档案业务培训的扣0.5分。

1.9
在机关工作中认真贯彻执行档案法律法规和相关规章。定期组织本机关和本系统档案人员进行《档案法》的学习。
1
未学习、 宣传、 贯彻执行档案法律法规和规章, 且无方案依据的酌情扣分。

1.10
对本单位档案工作进行监督、 检查和指导, 组织档案基础业务知识培训, 开展评比检查。
1.5
1．未开展监督、 指导、 检查且无文字依据的扣0.5分。
2．未组织培训且无文字依据的扣0.5分。
3．未开展评比检查且无文字依据的扣0.5分。

1.11
积极参加机关档案协作组活动; 每年有本机关、 本系统档案工作动态在本机关、 本系统的工作简报、 刊物或其它媒体上登载。
1
1．检查参加协作组活动情况, 未参与的扣0.5分。
2．出示近3年登载有本机关、 本系统档案工作信息的工作简报、 刊物等, 没有的扣0.5分。

1.12
对所属单位、 本系统档案工作进行监督指导, 组织档案业务培训, 开展评比检查, 建立档案工作管理网络, 促进所属单位和本系统档案业务建设的协调发展。
1.5
1．未对所属单位、 本系统开展监督指导、 业务培训且无文字依据的扣0.5分。
2．没有所属单位、 本系统档案工作管理网络图的扣0.5分。
3．未组织评比检查且无文字依据的扣0.5分。
4．无所属单位和系统指导任务的, 此项分记入1.10项且1.10项分值由1.5分变为3分, 相应项目也各增加0.5分。

1.13
档案管理制度健全, 建立了本机关档案的收集、 整理、 保管、 鉴定( 含销毁鉴定) 、 统计、 利用、 本单位重大活动档案登记、 收集及资料收集等制度办法。
2
1．缺一种扣0.2分, 扣完1分为止。
2．执行效果差, 酌情扣0.5—1分。

1.14
制订了符合本单位实际的各种门类和载体文件材料的归档范围、 档案保管期限表、 分类方案并报同级档案部门备案。
2
1．没有本单位自拟的文件材料归档范围、 档案保管期限表和分类方案的不得分。
2．没有报同级档案部门备案扣0.5分。
3．有材料, 但条款制订不规范、 不科学, 归档范围不准确, 划分保管期限不准确, 分类不准确的扣0.5—1.5分。

1.15
制定了本单位各种专门档案的管理制度、 办法等。
1
1．未制定管理制度、 办法的不得分。
2．有制度、 办法, 但制定得不全、 不详细、 不符合有关规范的扣0.5—1分。
3．没有专门档案的, 此项分计入1.14条, 且1.14条的2、 3项各增加0.5分。

1.16
制定了电子文档管理制度和办法。
1
1．未制定的不得分。
2．制定得不规范、 不详细、 可行性不强的扣0.5分。
3．执行不力的扣0.5分。

2
基础设施
18

2.1
机关在新建或改造档案专用库房时, 应参照《档案馆建筑设计规范》的要求进行设计和布局并征求同级档案部门意见。
2
1．未按规范设计和改造的扣0.5分。
2．未征求同级档案部门意见的扣1分。

2.2
有档案专用库房, 能容纳本单位全部档案资料( 省、 市级机关能容纳20年的档案资料, 州、 县及县级以下机关能容纳 的档案资料) 。
2
1．无专用档案库房的不得分。
2．专用档案库房容量不足的酌情扣分。

2.3
分设有档案阅览室和档案人员办公室。
1
未分设的不得分。

2.4
档案库房坚固、 安全, 适宜保管档案。
1
1．档案库房不坚固, 达不到有关规定要求的扣0.5分。
2．有其它不安全隐患的扣0.5分。

2.5
档案库房有防盗、 防火、 防光、 防高温、 防潮、 防尘、 防鼠、 防虫、 防有害气体等设施设备。
4
档案库房配有防盗设施、 消防器材、 空调机、 除湿机、 吸尘器、 温湿度计、 避光窗帘、 消毒杀虫设备或药物等, 缺1项扣0.5分。

2.6
档案室配有计算机、 服务器、 摄像机、 录放机、 扫描仪、 光盘记录机、 复印机、 防磁柜、 照相机( 数据摄像机带有照相功能的, 可不配照相机) 等设备。
4.5
缺1项扣0.5分。

2.7
有数量充分、 质量较好的档案专用柜架和整理档案所需的用具。
2
1．档案装具数量不足、 质量较差的扣1分。
2．无整理档案用具扣1分。

2.8
档案装具的式样、 规格及质量符合国家标准。
1.5
文书、 会计、 基建、 照片及有规定的其它专门档案的卷盒、 卷皮、 芯页等, 不符合标准要求的酌情扣分。

3
业务建设
46

3.1
按本机关归档范围和归档制度及时接收各种门类和载体的档案, 交接手续完备。
1.5
1．无各处( 科) 室归档文件统计表扣0.5分。
2．归档不及时扣0.5分。
3．无规范的交接文据扣0.5分。

3.2
归档文件的质量符合有关规范要求, 书写材料适宜档案的长期保存。
1.5
1．归档文件质量不符合《国家行政机关公文格式》( GB/T9704—1999) 、 《中国共产党机关公文处理条例》( 中办发[1996]14号) 的扣0.5分。
2．发现存档底稿、 签批或修改文件中有不耐久字迹材料的扣0.5分。
3．存档印件的底稿无印章扣0.5分。

3.3
文书档案齐全完整。
2
重点检查:
1．缺历年的重要会议文件、 记录, 特别是党委、 党组、 机关办公会会议记录扣0.5分。
2．缺主要职能活动形成的文件, 特别是内部形成的调研材料、 统计材料、 各种工程审批文件及附件等扣0.5分。
3．缺干部人事任免、 奖惩文件材料扣0.5分。
4．缺参加重要会议、 出国考察等重大活动的相关文件扣0.5分。

3.4
会计档案齐全完整。
1
会计档案报表、 账簿、 凭证及其它类档案不齐全、 缺项的酌情扣分。

3.5
声像档案齐全完整。
1.5
1．缺反映本单位重大活动的声像档案扣0.5分。
2．照片缺底片( 数据相机无底片须刻录成光盘) 和相关文字说明的扣0.5分。
3．录音带、 音像带缺相关内容说明的扣0.5分。

3.6
设备档案、 基建档案、 科研项目档案齐全完整。
2
本单位基建档案的设计说明、 征用土地批件、 红线图、 竣工图纸、 决算报告等、 科研项目档案的审批文件及附件不齐全完整的酌情扣分。

3.7
自动化办公过程中形成的各种归档的光盘、 磁盘及背景信息等齐全完整。
1
归档电子文件的光盘、 磁盘及背景信息不齐全完整的酌情扣分。无此项内容的不得分。

3.8
归档的各种其它专门档案齐全完整。
1
1．各种专门档案( 如诉讼、 国土、 审计、 新闻宣传报道、 艺术、 教学等) 不齐全完整的酌情扣分。
2．无专门档案的, 此项分计入3.7条, 3.7条分值相应增加为2分。

3.9
本机关发文按”两套制”( 即发文汇集) 保存。
1
”两套制”的形式能够是光盘或纸质载体, 不全的酌情扣分, 没有的不得分。

3.10
收集与本机关业务工作有关的资料。如年鉴、 刊物、 文件汇编等。
1
没有资料的不得分, 有资料未能规范整理的扣0.5分。

3.11
保管期限划分准确。
1
保管期限划分不准确达5件的扣0.5分, 扣完1分为止。

3.12
档案按全宗进行分类、 排列, 符合《机关档案工作业务建设规范》( 按卷整理的档案) 、 《归档文件整理规则》( 按件整理的档案) 的要求。其它门类的档案符合相关分类要求。
1.5
1．有多个全宗的单位, 全宗划分不清楚的扣0.5分。
2．各种门类的档案分类不科学、 不规范的扣0.5分。
3．排列不规范、 方法不统一或前后未保持一致的扣0.5分。

3.13
档案编制科学、 规范。
1.5
1．按卷整理的档案按国家档案局颁发的《档号编制规则》的要求编制档号, 不符合要求酌情扣分。
2．按件整理的档案按《归档文件整理规则》的要求编制件号、 盒号、 年度、 保管期限等, 不符合要求酌情扣分。
3．其它门类档案按有关规定编制档号, 不符合要求酌情扣分。

3.14
文书档案按卷整理的质量符合《机关档案工作业务建设规范》、 《四川省文书立卷与案卷构成的一般要求》; 按件整理的质量符合《归档文件整理规则》。
1.5
1．按卷整理的案卷质量不符合要求的扣0.5—1分。
2．按件整理的档案不规范的扣0.5—1分。

3.15
照片档案、 会计档案、 基建档案的质量符合有关规定。
3
1．照片档案按国家档案局颁发的《照片档案管理规范》的要求整理, 达不到要求的扣0.5—1分。
2．会计档案按《会计档案管理办法》和《会计档案装具格式》的标准要求进行整理, 不符合整理要求、 装具不规范的扣0.5—1wv .
3．基建档案按《基本建设档案管理办法》进行整理, 达不到要求的扣0.5—1分。

3.16
磁性载体档案及光盘载体的档案质量符合有关规定要求。
1
1．磁性载体档案按《磁性载体档案管理办法》的要求, 每张磁盘( 带) 标明具体内容、 时间、 制式, 缺标注的扣0.5分。
2．光盘要编号, 盘内要分别做好相关标记和说明, 缺项的扣0.5分。无此项内容不得分。

3.17
其它专门档案的质量符合有关规定。
1
1．其它专门档案( 如审计、 诉讼、 新闻宣传报道等档案) 的整理不符合规定的扣0.5—1分。
2．无专门档案的, 此项分计入3.16条且3.16条分值相应增加为2分。

3.18
全宗卷整理符合规范。
3
1．无全宗卷的不得分。
2．全宗卷未按川档发[ ]29号文件分类的扣1分。
3．每类内容未按《全宗卷规范》要求做到完整、 详细的扣1—2分。

3.19
库内有档案资料存放示意图, 档案柜架排放规范整齐, 柜架上有明显的指引标记。
1
1．无档案资料存放示意图、 柜架排放不符合要求、 柜架上无指引标记的扣0.5分。
2．库内存放示意图、 柜架指引标记不科学、 不醒目的扣0.5分。

3.20
档案库房的温湿度符合国家规定。
1.5
1．无温湿度测记不得分。
2．库内温湿度未控制在规定范围内扣1.5分。

3.21
每季定期检查档案并做好记录。档案无霉变、 褪色、 尘污、 破损及虫蛀、 鼠咬现象。
1
1．无检查记录不得分。
2．记录不全或不详的扣0.5分。
3．有霉变、 尘污、 破损、 虫蛀、 鼠咬现象之一的扣0.5分。

3.22
建立了各类档案统计台账, 数据准确, 账实相符。
1
1．无各类统计台账( 档案收进移出登记、 室藏总量、 档案分类、 提供利用、 检索工具、 编研资料等统计) 酌情扣分。
2．各类统计数据不全或账实不符的扣0.5分。

3.23
及时准确填报统计报表。
1
1．报表不及时的扣0.5分。
2．报表不准确的扣0.5分。

3.24
及时开展档案鉴定工作。
1
1．未及时进行鉴定扣0.5分。
2．销毁档案手续( 包括销毁报告、 领导批准的签字、 销毁清册) 不齐全完备的扣0.5分。

3.25
移交进馆档案质量符合进馆要求。
1
1．不按规定向档案馆移交档案的不得分。
2．进馆档案的质量不符合要求的扣0.5分。
3．移交时没有相关的检索工具和参考资料的扣0.5分。无移交任务的此项得1分。

3.26
档案的现代化管理工作纳入本单位信息化建设规划, 与办公自动化工作同步运行。
1
1．本单位信息化建设规划中无档案工作内容的不得分。
2．内容不具体、 缺乏可操作性的扣0.5分。

3.27
使用的档案管理软件系统符合国家档案行政管理部门有关规定。
2
1．未实施计算机管理的不得分。
2．不符合有关规定的扣1分。
3．档案管理系统达不到技术先进、 性能稳定、 数据安全要求的扣1分。

3.28
本机关全部档案已建立数据库进行管理。
2
1．本机关各种门类和载体的档案未建立全文数据库的扣1分。
2．只有部分档案建立数据库的扣0.5分。
3．未达到文件级目录数据库管理的扣0.5分。

3.29
本机关各种门类和载体的档案( 如照片、 声像、 会计、 基建等) 均建立数据库。
4
1．未建立的不得分。
2．建立不齐全、 不规范的扣1—2.5分。
3．未刻录成光盘保存的扣1.5分。

3.30
本单位电子档案实施了有效管理。
2
1．电子文件未归档管理的不得分。
2．未按照《电子公文管理暂行办法》、 《电子文件归档与管理规范》、 《四川省电子文件归档与管理暂行规定》的要求进行整理和管理的扣1分。
3．未使用《四川省电子文档管理系统》软件的扣1分( 属系统条条管理的部门, 国家主管部门统一使用了电子文档管理软件的不扣分) 。

4
开发利用
15

4.1
编有本机关大事记。
2
1．无大事记的不得分。
2．格式、 体例不科学、 记载不齐全、 不详细的扣0.5—1分。

4.2
编有本机关组织机构沿革。
1
1．无组织机构沿革的不得分。
2．体例不规范、 不科学、 记载不齐全、 不详细的扣0.5—1分。

4.3
编有与本机关相关的基础数据汇集。
2
1．没有的不得分。
2．每年续编; 缺1年扣0.5分。
3．质量不高、 数据缺乏真实性的扣0.5分。

4.4
编有各种门类和载体档案的案卷目录、 全引目录、 专题目录等检索工具。
2
1．缺种类的扣0.5分。
2．各种门类和载体档案的目录编制不齐全的扣0.5分, 扣完2分为止。
3．凡有机读目录的须找印成纸质目录, 缺的扣0.5—1分。

4.5
根据本机关业务工作需要编有相关的参考资料和专题概要等各种编研资料。
3
1．编有对本机关业务工作有实用价值的专题概要, 每年至少有1种新选专题, 缺1年扣0.5分。
2．专题概要选题不实用、 内容单一、 编写粗糙扣0.5—1分。

4.6
服务形式多样, 积极主动做好利用工作, 为机关各项工作服务。
1
服务形式单一, 服务被动且服务效果差的酌情扣分。

4.7
有借阅和利用效果登记, 编有档案利用效果实例选编并有定期分析材料。
2
1．没有借阅登记簿和利用效果登记簿的不得分。
2．借阅登记簿和利用效果登记简单的扣0.5分。
3．没有利用效果实例选编的扣0.5分。
4．没有定期分析材料的扣0.5分。
5．定期分析材料简单、 不详细的扣0.5分。

4.8
经过举办档案陈列、 档案展览等形式开展档案宣传和档案信息资源的开发利用。
2
1．设立了档案资料陈列室的得1分。
2．举办了档案展览的得1分。

合                             计