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厦门公司预算作业制度

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2020年5月29日
文档仅供参考

厦门夏商旅游集团酒店管理公司

预 算 作 业 制 度

制订:财会部
修订日期: 2月

目 录

01、预算的意义与功能
02、适用范围及条件
03、预算委员会组织职责
04、预算作业流程
05、预算单位的设定
06、会计科目说明
07、弹性预算简介
08、预算的分析
09、其它注意事项
10、附表

一、预算的意义与功能
(一)意义:
1、预算规划系以金额来表示未来期间销售、生产、管理及财务等活动,以及各部门作业方针与企业经营政策关系的一种目标管理经营计划。
2、满足因近代分权管理组织的普及所引起统合化的必要性,由最高经营阶层把管理者的活动加以统合使其迈向企业的目标,因而为了实行集权管理所采取的综合性利益管理手段。
3、预算控制系对各生产要素作最有利之配合,及有效之运用,以降低成本,避免浪费,增加利润。
4、预算控制对预算目标与实际绩效采取的管理措施,系借数据比较其差异,分析其原因,作为一定期间经营绩效考核之工具,并针对问题点采取必要措施。
(二)功能:
1、规划:透过利益目标的设定,规划出达成此目标之所有企业活动,亦即预算为设定目标并决定行动轨道的程序。
2、组织:在分权化的制度中,特别事业部制,必须把企业统合成为一个有机性
组织体。预算便是把已分化的力量加以统合组织的方法。
3、协调:将总公司的利益目标向下分摊给各事业部及单位,可达到垂直调整,
透过预算编审的过程,则可横向调整事业部及各单位的目标、资源及活动。
4、控制:比较预算金额与实际结果之差异,控制各单位之行动以确保达成所
期待之结果的程序。
5、激励:透过差异分析,评定各管理者的业绩,以此激励管理者
二、适用范围及条件
1、适用范围:
本制度适用厦门夏商旅游发展有限公司(简称总公司,下同)及下属和托管单位(简称分支机构,下同)(统称公司,分称各单位,下同)。
2、前提条件:
l 公司高层主管的强力支持;
l 健全的组织和稳定的经营;
l 完善的管理会计制度;
l 重视目标管理,激励组织成员确实执行计划;
l 良好的管理情报系统,以便及时得到进行控制所需的各种信息;
l 选定的目标及标准必须合理且可达成;
l 确实作好事后追踪与考核。
三、预算委员会组织职责
(一)成员:总经理、财务经理、各单位最高主管。组织结构附后如图:
(二)委员会之功能
1、经过预算编制方针之审议过程,使各部门主管充分了解最高管理当局之经营方针、政策,进而沟通上下观念,促进经营效率。
2、透过预算委员会,从公司整体之观点,综合调整各部门预算,使预算配
合经营方针及目标。
附图:预算编制组织系统

(三)委员会各成员之权责
1、主任委员:督导营业计划及预算的编制与审查,并向董事会报告预算
执行的成果。
2、编制委员:监督及审查营业计划及预算的编制及实施,规划资源配置
及审核内部绩效报告。
3、执行委员:透过执行控制小组及审查小组,负责有关预算制度的设计、
监督、审核、分析及报告等所有实际作业。
4、执行控制小组:(有些权责在年度预算编制完成后依然保留)
(1) 预算作业的全盘技术协助及监督。
(2) 组织细部计划及预算,编订并控制预算编制的进度。
(3) 预算编制完成后向预算委员会提出报告。
(4) 设计及修订预算所需表格(详见附录).
(5) 编制及修订预算作业手册(预算说明书)。
(6) 召集、协调及举办有关预算方案的各种讲习及会议。
(7) 汇总分析各责任中心提出的预算,提供各种汇总资料.
(8) 计算实际与预算间的差异。
(9) 汇总并分析各责任中心提出的定期绩效报告。
5、预算审查小组:
l 根据公司的长,短期经营计划,搜集审核各种预算所需的信息,分析各 项预算的合理性,提交预算委员会审查。
l 提供预算方案的改进建议。
l 协调召开预算审查会。

四、预算作业流程
(一)预算作业程序
1、 由公司总经理设定期间利益目标。
2、 委员会评估公司经营内外环境,设定公司经营重点目标及实际目标之策略,提交董事会核定。
3、 预算执行控制小组为各部门准备参考数据。
4、 召开公司预算说明会,提供各种预算用表格(附录)及预算说明书(包括会计科目说明,控管流程,利润目标,预算编制时间表,表格填写说明,
数据报送网路路径等),要求各部门作如下有关项目预算:
(1) 部门年度重点目标及实现策略
(2) 组织架构图及用人费用预算
(3) 其它销售费用、管理费用、财务费用预算
(4) 资本支出预算
5、财会部把部门预算汇集后,提交审查小组以举行预算审查会。
6、在预算审查时,知会各部门,以互相讨论取得共识。
7、把决定的预算通告每一部门
8、编写营运计划书
9、执行弹性预算—控制
10、测定执行的结果,并与预算作比较分析,向管理者报告。
11、请各部门对预算差异提出说明及对策。
12、将差异发生的原因及对策存档,以利追踪及下年度预算规划参考。
(二)控制流程
A. 自查自控为主
(1)各单位必须严格按照年度预算额度控制、使用各项费用。
(2)各部门预算负责人可向财会部查询本部门预算额度及使用状况。
(3)各项费用指标归属参照<会计科目说明>执行。
(4)在费用发生前各单位的主管审核须先按标准要求进行严格的自控。
B.监控为辅
(1)所有支出应先经过预算。公司预算人员(会计人员兼任)将对各部门每项费用发生的必要性、费用标准、预算额度和单据合法性等进行审核,不合格者不予过预算。
(2)各项支出或费用以一次性入预算为原则,录入预算系统,并以预算流水号控制。
附<预算作业流程图>

(三)考核流程
1.由财会部提供报表及差异分析。
2.由预算委员会讨论此差异分析,必要时请该单位提出原因说明。
3.针对问题点提出对策并追踪。
4.将结果回馈给各单位。
5.由差异分析评估各单位绩效,必要时采取奖励措施以激励各单位。
(四)修正流程
1.修正时机
(1) 每年 7月为定期修正期间
(2) 遇市场状况变化或其它特别事故,对预算实施产生重大影响时,得不定期修正预算。
(3) 当部门某会计科目费用支出超预算时。
2.修正程序
(1) 逢第一种修正时机,修正程序比照年度预算。
(2) 逢第二种修正时机,由各部门提出部门修正案,由预算审查小组视其影响预算情形,将意见交付预算委员会议决。预算修正案决定后,由财会部执行控制小组通知各单位,并将原预算案修正。
(3) 逢第三种情况超预算部门须借预算或申请追加预算(有关表格附后)。
3.超预算解决办法
在预算超出时,应首先考虑向其它部门借预算,实在无法借到预算时,方考虑申请追加预算。
(1) 借预算原则
A、必须是同一科目
B、只能处于同一控制周期(月控,季控或年控)。
C、借预算申请表经双方主管核准后即可生效。
(2) 追加预算原则
A、当无法借到预算时,超预算部门可考虑申请追加预算。
B、申请追加预算,必须对超预算原因作出检讨并提出后续管控对策。
C、超预算额度在同一周期预算总额的5%或超出500元以上时,追加预算申请表须经总经理核准。
D、超预算额度在同一周期预算总额的5%或在500元以内时,追加预算申请表经财会部经理核准即可。
五、预算单位的设定
预算单位以单位功能之不同而设定,原则上以部门为基本的预算单位。预算单位为成本中心,必须依据公司的整体方针规划该单位的年度目标、负责编制该单位之预算,而且承担实际与预算产生差异的责任。
六、会计科目说明
具体请参照<厦门夏商旅游发展有限公司会计科目说明>,会计科目说明书原则上一年修正一次!
七、弹性预算简介
(一) 固定预算与弹性预算
1.固定预算:以某一特定业务水准为前提而编制,不随实际业务量调整,以事先固定一值与实际结果比较。
2.弹性预算:基于固定成本与变动成本之间的差异,使预算额的变动部分,随实际业务量之不同而调整,以调整后的预算额与实际结果比较。
(二)弹性预算的意义
预算是根据一些明确的假定情况而预测出的结果,可是未来的情况难以全部符合预测,如果企业状况急遽改变,以致于实际营运情况迥异于固定预算计
划,就不能期望预算成为可靠或有效的管理工具。弹性预算可使成本与费用因应实际业务量变动之影响,使实际支出符合一定的成本。
(三)弹性预算的作业方式
弹性预算额 ＝ 固定费用＋ 变动费用x 弹性预算比率
在计算弹性预算比率时,须考虑费用变动的因素为何,亦即必须认清各费用的成本因子(COST DRIVER) 。成本因子为真正导致费用变动的因素,可能是销售量或人员数目等。以成本因子计算弹性预算比率才能有效反应出应有之变动费用部份。
(四)各费用之固定、变动比例
此比例乃以经验法则认定,也能够高低法、图形法、最小平方法等方式得出。较为简单可行且比较科学的做法是:以历史资料为基础,分析每项费用占收入或人数的比例,得出每个科目的变动比例和固定比例。
八．预算的分析
1. 将未经请款单据流程的费用流出输入大计算机预算控制系统中,使计算机数据更加完整。项目包括各项折旧、各项摊销等、
2．总部会计预算负责人负责全公司的预算执行分析报告。
3．制作弹性预算分析表:把各单位每月的弹性预算数与实际金额比较,计算出差异及百分比。　
4. 会计同时要对预算执行状况作出文字分析报告。文字分析基本上分4大部分:a、综述b、分部门 c、分会计科目d、综合性项目(比如用人费用等)。
5．分析报告应力求从会计数字角度揭露问题,提出解决问题建议,辅佐经理人经营。
6．各种预算分析表及分析报告呈主管核阅无误后留底,并提供主管于经营会议上报告。
九、其它注意事项
(一)控制类别
月控:当月费用不可超出当月预算
季控:当季费用不可超出当季预算
年控:当年费用不可超出当年预算,方式同季控
累控:前一月未用完之预算可挪至下个月使用
以上控制类别适用之会计科目详见会计科目说明
(二)预算编制单位,成本负担部门及实际入账方式均详见会计科目说明。
(三)广告费、职工培训费、项目费用须附计划书以详细说明该费用预算之用途。
(四)费用归属原则:
为使各单位有效成为责任中心,各单位应编制之费用以其可控制之程度与熟 悉之程度为考虑重点,亦即,若某费用发生于该单位且该单位可预估可能发生之金额大小,则由该单位编制该费用,且该费用责任归属于该单位。但若某费用发生于一单位,但另一单位可更准确地预估可能发生之金额大小,则由前者编制该费用,成本中心挂于后者。如折旧费就由财会部为各部门统一编制。某些费用(比如大部分的车辆费用),难以明确划分到底是哪一单位发生的,因此皆将其全部归属于某一单位(比如行政部),预算也由其负责。
十一、附录图表
1. 年度预算所需各种图表
2. 借预算,申请追加所需表格
3. 预算分析参考格式

厦门夏商旅游集团酒店管理公司
预算修正申请表-追加预算
申请部门:
科目名称:
控管方式:
填表日期:
月份
项目
1月
2月
3月
4月
5月
6月
7月
8月
9月
10月
11月
12月
合计
原预算A

实际已发生费用B

差异C=A-B

追加预算D

修正后预算E=A+D

超预算原因检讨说明:

后续关控对策:

总经理: 财务经理: 各单位最高主管: 部门经理: 经办人:
厦门夏商旅游集团酒店管理公司
预算修正申请表-借预算
申请部门:
科目名称:
控管方式:
填表日期:
月份
项目
1月
2月
3月
4月
5月
6月
7月
8月
9月
10月
11月
12月
合计
原预算A

实际已发生费用B

差异C=A-B

借入预算D

修正后预算E=A+D

超预算原因检讨说明及对策:

借出部门:
科目名称:
控管方式:

月份
项目
1月
2月
3月
4月
5月
6月
7月
8月
9月
10月
11月
12月
合计
原预算A

实际已发生费用B

差异C=A-B

借出预算D

修正后预算E=A+D

总经理: 财务经理: 借出部门主管: 申请部门主管: 经办人: