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东方通信公司紧急采购制度

7
2020年5月29日
文档仅供参考
东方通信公司紧急采购
范围
各个部门根据公司紧急采购政策的规定,对必须采购的物品提交采购部按照特殊简化的紧急程序进行采购的活动
控制目标
保证对确实属于紧急采购的物品以简化程序采购,避免各部门规避正常的采购程序,降低公司的采购成本
控制紧急采购的质量及价格风险
主要控制点
提交的紧急采购申请应报主管副总裁进行审批后报物流副总裁审核
物流副总裁应协同有关人员确定现有供应商是否能够满足需要,并交主管采购员与供应商确定供货条件以及价格
紧急采购的供应商名单及询价结果应上报物流副总裁最后确认
紧急采购供应商及询价结果应报送财务总监审核资金需求是否能够满足,由其同物流及主管副总裁最终确定供应商
特定政策
一些低值易耗生产物资的紧急采购允许由采购经理或主管直接审批先行采购,再补充采购计划和付款计划
重要物资紧急采购的价格必须经物流副总裁和财务总监共同进行审批
涉及部门
采购部
财务部
申请部门
物流副总裁
主管副总裁
流程说明
步骤
涉及部门
步骤说明
系统操作
1
申请部门
销售经理或生产部经理根据紧急订购政策,向主管副总裁提交紧急采购申请及采购清单

2
申请部门
主管副总裁审核紧急采购申请及采购清单,是否批准

2．1
申请部门
批准,交物流副总裁审核

2．1
申请部门
否则说明未批准的原因,退回申请部门

3
采购部
采购经理
物流副总裁审核紧急采购申请及采购清单,并交采购部根据供应商名录判断现有供应商是否能够供货

3．1
采购部
采购员
能够,则要求采购人员与供应商协商供货条件和价格

3．2
采购部
采购员
否则,交主管采购人员立即寻找在相关领域内名誉优良的供应商,转询价流程

3．2．1
采购部
采购经理
将供应商信息和询价结果上报物流副总裁决定供应商和采购价格

4
采购部
采购员
根据确定的供应商及协商的供货条件和价格填写紧急采购供应商信息表,交财务总监审核

5
财务部
财务总监审核紧急采购供应商信息表、紧急采购清单,判断资金是否能够满足

5．1
财务部
能够,交采购部处理

5．2
财务部
否则与物流副总裁及申请部门主管副总裁协调解决,是否有解决方案

5．2．1
财务部
有,则交采购部处理

5．2．2
采购部
否则通报生产执行副总裁及申请部门,结束

6
采购部
采购总经理
采购部总经理与供应商签订采购合同,转合同的编制与审核流程

7
采购部
采购员
采购合同报送财务部

7．1
采购部
采购员
转采购合同执行流程,并将紧急订购的付款列入付款计划

7．2
财务部
根据采购合同安排付款

主要涉及文件
文件名称
编制部门
主要内容
1. 紧急采购清单
申请部门

2. 紧急采购申请单
申请部门

3. 采购合同
采购部

填表说明
紧急采购申请单
步骤
步骤说明
1.
申请部门经理根据紧急订购政策填写紧急采购申请单
2.
主管副总裁审批
3.
物流副总裁审核紧急采购申请单
4.
财务总监审核紧急采购申请单
紧急采购清单
步骤
步骤说明
1.
申请部门经理填写紧急采购清单
2.
主管副总裁审批
3.
物流副总裁审核紧急采购清单
4.
财务总监审核紧急采购清单
采购合同
步骤
步骤说明
1.
采购部总经理在紧急采购经过审核后,立即与合格供应商签订采购合同

职责分工
文件编号
名称及联数
编制部门
编制人员
提交部门
提交时限
提交频率
紧急采购清单
申请部门
申请部门经理
主管副总裁
物流副总裁
财务总监
2
4
4
不定时
紧急采购申请单
申请部门
申请部门经理
主管副总裁
物流副总裁
财务总监
2
4
4
不定时
采购合同
采购部
采购部总经理
采购部总经理
4
不定时