企业应用文书的写法.doc

企业应用文书的写法(2007-05-10 11:26:46)
标签：应用文 通知 章程 计划 欢迎词 

工作是需要用文字记录的，想法是需要用文字表达的，于人，文畅者畅于人，于企业，对内对外书面文字表达的规范和好坏直接关系到自身的形象，从小处说是细节决定成败，从大处说就关乎企业的生死存亡，连普通的行文都无法规范，连基本的文字都无法舒畅，又何谈管理，何谈经营！
一般企业的文书大约有以下几种：
章程。
章程是对一定组织的性质，宗旨，任务，成员条件、权利、义务，组织机构等做出规定性的规范性文书。它体现的是一个组织或企业的整体构思，起约束、规范和指导作用，同时是让员工全面了解企业的重要环节，它可以根据企业的变化而不断完善。
它的特点是某一组织的活动规范，是要经过组织代表讨论通过的。
章程的结构是：标题+正文+落款+日期。
标题：组织名称+文种，如《奥特森汽车贸易服务有限公司章程》。
正文：前言分章式，前言写组织企业建立的根据、宗旨等。然后分章写组织的性质，法定名称、地址、投资方式、金额、经营范围，经营管理，经济活动规则，组织机构等。
最后是落款和日期。
章程是在总体构思结束后，按照讨论内容和规定条款逐一写成的，它要求思路清晰，分章明确，结构严谨，一般需要企业的组织者亲自指导方能完成。
计划。
计划是企业、部门或个人为完成任务，预先制定实施内容、步骤的应用文书。计划具有多样性，一般用于企业的按性质分工作计划、学习计划等；按时间分有长期规划、年度计划、季度计划、月份计划等；按范围分有部门计划、个人计划等；按内容分有综合计划、专题计划等。
它的特点是要有预见性、科学性、可行性、约束性。
计划的结构是：标题+正文+落款+成文日期。
标题：制定计划部门名称+计划限期+计划内容+计划种类，如《综合部2007年6月工作目标计划》。
正文：首先制定计划的依据和目的，其次才是计划的目标、步骤和措施，然后是尾语。
最后是落款、成文日期。
“凡事预则立，不预则废”。写计划要分析当前实际情况，如设备条件、人员素质、资金状况、管理水平等，从实际出发，根据事物变化的方向科学的利用经验做出预测，要拿出可行性方案，制定好目标、措施、责任、时限，并留有一定余地。只有这样，计划才能成为真正的计划，而不是一纸空文，也只有这样，计划才能具有实际的约束力。
总结。
总结是企业、部门或个人对前一阶段工作学习情况回顾分析，肯定成绩、归纳经验教训而写的应用文书。
企业的总结按性质分有工作总结、思想总结等；按时间分有年度总结、季度总结、月份总结、阶段总结等；按范围分有部门总结、系统总结、个人总结等。
它的特点是实践性、指导性、客观性。
总结的结构是：标题+正文+落款+日期。
标题：公文式标题，由部门名称+时限+内容+文种，如《瑞鹰部2007年6月销售工作总结》；文章式标题，这类标题根据总结内容概括而成，即标题以揭示中心思想、文章观点为主，一般用于经验性总结，如《顾客是天、品牌是命、诚信是本、创新是源——瑞风4S店营销总结》。
正文：基本情况+取得成绩+存在问题、努力方向。
最后是落款和日期，部门总结的落款，一般在正文的右下方。如果总结用于发表、交流，可把部门名称放在标题下面。个人总结署名一是写在正文右下方，二是居中排列于标题下。
写总结，最重要的一条就是一定要占有丰富的材料！对部门或企业一段时间的情况了如指掌，并要有典型事例，这样才能言之有物，也才能有的可写。其次是要一份为二地看问题，总结是为了正确评价工作，既要有成绩更要有不足，因为事物不可能完全按照你的想法完成。再就是分清哪些是主要的哪些是次要的，只有这样才能把握重点升华主题。
报告。
报告的分类很多，用于企业的报告一般指工作报告，情况报告和报送报告。
工作报告即是汇报工作的报告，包括汇报例行工作、成绩经验、问题教训、今后打算等。
情况报告反映本企业发生的重大事件，带有倾向性的新问题、新现象、新动向等。
报送报告指向管理部门报送材料或物件的介绍说明。
报告的结构是：标题+主送机关+正文+落款+成文日期。
标题：发文机关+事由+文种，如《轻卡部关于统一着装工作情况的报告》；事由+文种，如《关于客户接待情况的报告》。
主送机关：即负责受理报告的部门。
正文：发文原由+报告事项+结尾
发文原由指报告的目的，或概括报告的主要内容，或介绍所报告的事项、情况等。
报告事项是正文主体，是核心内容，有成绩报告成绩，有失误报告失误，有情况报告情况。
结尾主要是报告今后工作的意见、打算，或在最后附加“请查收”、“请查阅”等。
写报告一定要注意事项的真实性，而且要及时，在报告中不要夹带请示事项。
通知。
通知的适用范围一般是，指示工作，安排活动；沟通情况、交流信息、传达事项；召集有关部门、人员参加会议；公布人事任免等事项。
通知的结构：标题+主送机关+正文+落款+成文日期。
标题：发文部门+事由+文种，如《综合部关于分发夏季服装的通知》；事由+文种，如《瑞风降价通知》；文种，即标题直接为《通知》。
主送机关：即开头处，如，各部门、各分站。
正文：发文原由+通知事项+执行要求。
落款：位于正文右下方。
成文日期：写于落款下。
通知的写法，最主要的就是简洁明了，表述清楚，原由在前，通知事项在后，最后写明要求。而且注意格式，千万别落下主送机关。例：
                     综合部关于下发夏季服装的通知
各部门、各分站：
夏季来临，为了让员工清凉度夏，更好的保持公司形象，综合管理部决定从即日起下发夏季服装。办法如下。
各部门派人按照统计的尺寸集体到综合管理部领取，领完后确认登记，领取时间为5月9日至5月10日。
                                              综合管理部
                                           2007年5月9日
申请书。
申请书是部门、集体、个人为实现其愿望、要求，向领导部门提出申请的文书。
申请书的特点是沟通性、普遍性、单纯性。
申请书的结构：标题+受文单位+正文+结尾+署名+日期。
标题：在第一行正中，一般由事项和文种构成。如：“购买电脑申请书”。
收文单位：写在标题下第一行，顶格写。如“尊敬的董事会”。
正文：一般先写申请事项，然后再写依据和理由。
结尾：一般可写表示希望实现愿望的话，如“请董事会批准”、“特此申请”等。
落款：写在正文右下方，写上提出申请的部门名称或个人姓名。
日期：在落款下方，年、月、日。
申请书的写作要有的放矢，目标明确，不能写了半天别人还不知道你要干什么！第二，申请的理由一定要交待清楚；第三，语言以陈述为主，要恳切、朴实、以情动人。
请柬。
请柬是团体或个人为邀请客人参加某项活动，提前向客人发出的文书。
请柬的结构：标题+称谓+正文+祝颂辞+署名+日期。
标题：写“请柬”二字即可。
称谓：抬头顶格写明被邀请人或被邀请部门的名称。
正文：简要说明活动的内容、时间、地点。
祝颂辞：尾随文末或转行空两格书写。
落款在下，时间在落款下。
请柬的邀请对象必须明确，正文一定要简洁扼要没时间地点清楚无误，语言简洁明确，热情，一般在举行活动的前几天发出，一方面表示礼貌，另一方面便于客人从容安排。
会议记录。
会议记录是记录会议组织、议程、报告、发言、决议等基本情况的文书。
会议记录的结构：标题+会议基本情况+会议内容。
会议的基本情况：会议名称，会议时间，会议地点，会议的出席人、列席人、缺席人，会议主持人，会议记录人。
会议的内容：会议的议题，会议的报告，会议的发言，会议的讨论过程，会议提出的问题，会议作出的决议等。
作会议记录，首先在会前要了解基本情况，会议议题等，一定要真实客观记录，尤其是关键或有分歧的地方，记完后要及时整理。
会议纪要。
会议纪要，是记载、传达会议情况和议定事项的公文，他根据包括会议记录、会议材料在内的会议文件，提炼综合而成。
会议纪要是会议的总结性文件，具有纪实性、提要性、指导性的特点。
会议纪要的结构如表：
                                 标题
                               成文日期
正文
会议概况
会议事项      会议听取了      一、*****
              会议讨论了
              会议认为
              会议指出
              会议决定
尾语      会议呼吁  会议希望  会议号召   会议要求
开幕词、闭幕词。
开幕词时会议开幕时，相关领导或会议主持人宣布会议议程，阐明会意义、宗旨的致辞。
开幕词的结构：标题+称谓+正文。
开幕词要求语言简洁明快，尽量不用艰深难懂的词汇，突出口语色彩。要注意称谓符合会议性质和出席会议人身份，大方得体，不卑不亢。主体部分要抓住主旨，主题突出。
闭幕词是在会议即将结束时相关领导或会议主持人所作的总结性讲话。评价总结会议的成果，阐明会议的意义，激励与会人员的斗志。
结构：标题+称谓+开头+正文。
闭幕词的写法主要注重总结性和概括性。
欢迎词、欢送词。
欢迎、欢送词属于礼仪性文书。欢迎词是仪式或会议开始时，主人对来宾表示友好、欢迎的致词。欢送词是仪式或会议结束时，主人对宾客的离去表示感谢、欢送的致词。
欢迎、欢送词的特点是热情友好、感情真挚；平等尊重、礼貌待人；措辞典雅、明确精炼；篇幅短小、内容单一。

各类文书的写法相对于散乱文章来说是简单的，因为它格式固定，需要的就是把握语言，突出主旨。所以在写作时首先要胸中有料，脑中有想法，先思考，后下笔，再修改，方能成文。