办公室会务工作标准流程.doc

办公室会务工作标准流程(2017版）
一、会前准备工作
（一）确定会议名称（秘书)
1、会议性质（现场会、启动会、工作会、研讨会、座谈会、汇报会等)；
2、会议内容；
3、会议范围。
（二）拟定会议步骤（秘书）
1、会议日程；
2、会议议程；
3、会议程序。
（三）草拟会议通知（秘书)
内容包括：会议名称、目的、主要内容、与会人员范围、地点、会期等。
（四）下发会议通知（文书）
将会议通知传达到每名拟定与会人员，确定每名与会人员是否能如期参会，并及时反馈.同时，如接到上级会议通知,应以纸质文字形式，注明会议时间、地点、着装及特殊要求，送至每位与会领导手中。
（五）准备会议材料(秘书)
1、会议文件；
2、讲话发言材料；
3、会议主持词。
（六）布置会场(秘书、公务员）
1、打扫会场卫生，摆放桌椅（公务员）；
2、会场音响等设备调试（公务员）；
3、水杯、矿泉水摆放（公务员)；
4、名牌摆放，详见附表（秘书)；
5、材料摆放（秘书)；
6、会议条幅（秘书联系工会）；
7、座位图（秘书联系相关部门)。
(七）会前检查（副主任）
1、听取会议所有筹备人员的口头汇报;
2、到现场实地检查，包括会议材料的准备情况和会场的布置工作；
3、针对可能出现遗漏的问题，进一步采取补救措施。
二、会中工作
(一）签到工作
及时完成会议签到工作，并确定未来人员是否请假,与谁请假,并督促人员尽快入座.
(二）主席台热水填补(公务员）
每15-20分钟对主席台水杯进行补水，如遇特殊情况，可根据现场情况调整补水时间。
（三)会议记录(秘书）
随身携带录音笔,及时记录领导发言。
（四）突发情况（秘书、公务员）
面对会议中出现的分会场网络中断、麦克失音、音响失灵等突发情况，与会秘书、公务员要及时救场，妥善处理。
三、会后工作
（一）清理工作（秘书、公务员)
1、回收领导名牌；（秘书)
2、清理会议室卫生;（公务员）
（二）录音整理工作(秘书、打字员）
会议结束后24小时内，完成录音整理工作，如遇涉密录音，由秘书整理。
（三）会议纪要（秘书）
会议结束后48小时之内，完成会议纪要相关工作,及时发放.
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