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项目部费用及报销管理制度

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2020年4月19日
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XXXXX有限公司
运营项目部

费用及报销管理制度

批 准：

审 核：

编 写：

09月01日颁布实施

一、 编制目的
为规范运营项目部的资金管理、费用管理、报销管理，确保资金安全，控制费用合理支出，理顺费用报销流程；根据XXXXX有限公司有关规定结合项目部实际情况，特制定本制度。
二、 适用范围
本制度适用于XXXXX有限公司运营项目部的资金管理、费用管理、报销管理。
三、资金管理制度
3.1项目部使用资金采用备用金制度。
3.2运营项目部备用金按月度申请，月度备用金额度原则上不超过5万元，具体各项目月度备用金额度由公司计划经营部根据项目实际确定，遇特殊情况可单独申请。
3.3.运营项目部备用金由项目部填报《备用金申请单》，报公司计划经营部审核，经分管副总经理审核总经理批准后由财务付款；《备用金申请单》作为财务留存项目借款依据。
3.4运营项目备用金欠款由项目部月度报销费用冲抵，项目部对已发生的费用应及时汇总报销；对月度报销不能冲抵的部分作为项目欠款累计，累计欠款达15万元时公司将停止向项目提供备用金。
3.5运营项目部的资金管理由项目副经理负责，项目副经理开设专用项目资金账户。项目的备用金由公司财务打入项目部专用资金账户。
3.6项目部计划员兼任项目出纳，必须建立《现金日记帐》，每笔收支款必须及时登记，必须核对现金帐面余额及库存余额，保证帐款相符。

四、借款管理制度
4.1项目部应严格控制借支现金，因公事务需借款的应先填写《借款单》，经项目经理批准后方可支付。
4.2项目借支现金，单笔上限额度不得超过1万元。个人累计未还欠款总额不得超过3万元。
4.3项目部现金借款的偿还，可采用现金还账方式，亦可采用报销冲抵方式，对报销不能冲抵的应采用现金方式补齐。
4.4单笔借款单的冲抵或还款日期最长不得超过3个月，超过3个月仍不能偿还的在薪资中扣还。
4.5原则上不允许私人借支现金，特殊情况，必须制定还款计划，严格按还款计划还款，经项目经理批准后方可借款，逾期还款的每月从薪金中扣款。
4.6项目应做好借款的记账工作，每月由计划员统计汇总项目部借款及欠账情况，及时清欠。
五、付款管理制度
5.1运营项目部的付款分现场付款和申请公司付款两种方式。
5.2申请公司付款：
5.2.1申请公司付款的需填报《付款申请单》，每月25日前集中邮寄至公司，经分管副总经理审核，总经理批准后由财务直接付款至指定账户。
5.2.2申请公司付款的费用项目如下：
l 原材料付款
l 房租付款
l 经过签订合同采购的或能单独开具增值税发票的备品备件的付款
l 钢球、润滑油、油漆等经过签订合同采购的或能够单独开具增值税发票的消耗性材料的付款
l 外委工程的付款
l 固定采购地点且能够集中统一开具增值税发票的其它物品的付款。
5.2.3原材料申请公司付款按月度申请，同时随单提供发票、月度进料清单（按天统计），月度进料清单需项目经理签字。
5.2.4其它申请公司付款的应随单提供发票、合同或复印件、入库单等。带合同的付款应注明付款比例。预付款、未开发票的在发票栏应注明“待开”。
5.3项目部现场付款：
5.3.1项目部现场采购的不具备申请公司付款的货款由项目部采购员负责付款。
5.3.2项目部招待费的付款一般由经办人先行垫付，然后报销；较大数额的招待费也可先行办理借款然后结付报销。
5.3.3项目部临时用工的工人工资由项目部现场支付。
5.3.4其它项目部零星付款由经办人先行垫付，然后报销。
5.4项目部车辆的油费由公司总部统一充卡付款。
六、报销管理制度
6.1基本要求：
6.1.1项目部的费用报销采取月度报销制，每月25日前项目部将当月应报费用的发票粘贴清楚邮寄至公司报销。
6.1.2项目部费用报销应填写公司《费用报销单》，费用报销单应按照《报销费用分类标准》分类填写并分类贴报发票。开在同一张发票的几类费用可按较高额度费用类别贴报，但统计必须按分类标准分开统计。
6.1.3项目部费用的发票粘贴由项目计划员负责，费用报销单需项目经理审核签字后方可邮寄回公司报销。
6.1.4费用报销时间：以发票开具日期为依据，报销时不得超过发票开具日期60日。
6.1.5项目部个人报销不需粘贴发票。个人费用的报销需经项目经理审核并在发票上签字后至项目计划员处报销。
6.1.6项目计划员对项目部个人的报销费用应做好记账并保管好发票。
6.1.7费用的报销应尽量取得正规发票，对于确实不能取得发票的应开具正规收据；对于确实无发取得票据的应出具费用的详细说明，并经项目经理签字确认报公司审核。
6.2差旅费报销
6.2.1出差是指员工因工作需要，受公司派遣前往异地办理业务、开发市场，协调关系或处理公司事务，开会、学习等活动。
6.2.2差旅费包括出差发生的城际交通费、住宿费、出差地市内交通费等费用；员工定期的回家路费；不包括外出接待客户、洽谈业务、联络关系所需的招待费及购买礼品的费用。
6.2.3出差期间的洗衣费、健身保健费及住宿房间内的有价商品等，不予报销。
6.2.4项目部项目经理以下人员出差由项目经理批准。
6.2.5项目经理出差由公司总部批准。
6.2.5交通费标准：
项 目

级（职）别
交 通
火 车
轮船
飞 机
客车
副总经理以上
软卧/硬卧/高铁二等
二等
经济舱
普通
部门负责人 /高工/项目经理
硬卧/高铁二等
三等
无(特殊情况需申请)
普通
员工
硬卧/高铁二等
三等
无(特殊情况需申请)
普通
备注：员工级别车程超过4个小时的，火车方可乘坐“硬卧”席别。
6.2.6住宿费标准：
住宿费包括房费、地方政府收取的保险等费用。以如家、汉庭为标准（应酬除外） 。
项 目

级（职）别
住勤补助标准（元）
县级及以下
一般城市
省会级城市
直辖市特区城市
副总经理以上
≤300
≤300
≤400
≤500
部门负责人 /高工/项目经理
≤160
≤200
≤260
≤360
员工
≤120
≤150
≤200
≤260

6.2.7无特殊情况，员工出差旅程严禁绕道中转，出差期间因工作需要或生病等原因需延长出差时间或改变差旅路线，应立即请示出差主管领导批准。未经许可擅自延长出差时间或改变差旅路线的，不予报销差旅费。
6.2.8市内交通费指出差期间的市内交通费，包括公共汽车、地铁、中巴、出租车等，以及因此产生的相应的过桥、停车等费用。市内交通以公共交通为主。如需打出租车的在报销出租车票背面上注明打车起点、终点及打车时间。
6.2.9员工家距项目部所在地方圆200公里范围外的员工，享受回家路费的报销：专工以上人员（含专工）每隔2个月报销一次，专工以下人员的每隔3个月报销一次。
6.2.10员工回家路费仅报销正常的交通费，期间发生的出租车费用、食宿费用不予报销。
6.2.11员工回家过程中不得绕道、绕程、恶意中转；不得已绕道、绕程的在报销时应予以主动说明，并按正常行程应产生的费用报销，超出部分自理。
6.2.12员工回家乘用交通工具应按《交通费标准》乘坐，回家路费中如有超过标准的交通费，员工应主动说明并按乘坐标准应发生的费用予以报销，超出部分自理。
6.3业务招待费报销
6.3.1业务招待费是指在项目运营生产过程中需要对外进行的招待类费用，具体项目见《报销费用分类标准》。
6.3.2业务招待经办人员须填写《业务招待费申请单》提出申请，经项目经理批准后执行；如因时间原因招待前未能申请的，在招待后3日内补办申请单。
6.3.3无申请单的招待费用项目计划员不予报销。
6.4报销单填制及发票要求。
6.4.1报销单的填制要求
6.4.1.1发票类单据按《报销费用分类标准》分类、分次、分页粘贴填制；所有报销单据的张数和合计金额必须准确无误填写，粘贴要求整齐、美观。
6.4.1.2费用报销单后按票据顺序详细附上各单据明细（详见《费用报销明细表》），随附在费用报销单后一同邮寄至公司。
6.4.1.3收据类单据尽量用发票抵用报销，确实没有，按顺序依次粘贴并在费用明细清单里详细说明（即费用报销明细表）。
6.4.1.4单次出差任务的差旅费集中一次报销，所有票据粘贴在一张《费用报销单》中；员工回家路费的报销按月度集中粘贴报销。
6.4.1.5员工出差期间发生的订票费、行李托运费等费用可凭发票报销，订票费收据不能做为报销依据的，订票时一定要取得正式发票。
6.4.1.6所有报销内容填写完毕后，需要核算总数，并将合计金额大小写填写完整，金额应顶格写，前面不能留有空隙，在涉及金额的地方不得涂改。
6.4.2发票取得的注意事项
6.4.2.1费用报销时原则上要取得正规真实发票，票据完整、内容清晰，定额发票票面加盖发票专用章或财务专用章，机打发票必须写清发票抬头（XXXXX有限公司）且不能简写，对于虚假不完整发票公司有权退回个人或不予报销。
6.4.2.2经办人在索取发票时如能索取增值税专用发票尽量索要增值税专用发票。
6.4.2.3在不能取得发票时尽量取得收据（加盖单位章），所有购销、花费必须有票有据。在发票和收据都没有的情况下必须注明事情原由由经各级负责人审核签字确认后方可报销。
6.4.2.3对于员工提供的发票、车票不符合报销要求的，超出报销标准且无合理解释的，计划员有权拒绝接收票据。
6.4.2.4需凭票报销的项目，若报销单据丢失，除火车票，飞机票外，一律不报销；飞机票，火车票报销按实际金额的50%给予报销。
6.4.2.5员工进行费用报销时应以诚信为原则，如从中弄虚作假，一经查出就按虚报金额的2—5倍处罚；对于出具伪证的员工及审核人包庇作假的行为,按违纪人处罚金额的50%处以罚款。
七、解释权限
该规定的解释权属于公司计划经营部。
八、批准执行
该制度自颁布之日起生效、执行。

九、费用报销流程
项目计划员
公司财务部
专业提报人
项目经理
分管副总

开始

提供发票；招待费同时提供《业务招待费申请单》；物资采购同时提供《项目物资采购申请单》

审核、在发票上签字确认。

发票统计、分类、贴票、填制《费用报销单》或《差旅费报销单》。

审核填制好的费用报销单据并签字确认。

审核、批准

审核、入账、冲抵项目备用金借款。

附表：
《备用金申请单》

XXXXX有限公司运营项目
备用金申请单
项目： 申请时间： 年 月 日
申请金额
¥：
大 写

收款账号

申请说明

申 请 人

项目经理

分管副总

计划经营部

总 经 理

财 务

《借款单》
借 款 单
有限公司 年 月 日
项目名称

借 款 人

借 款 金 额
大写：
小写：
借 款 用 途

备 注

总经理： 财务： 工程部/计划经营部： 部门负责人：

《付款申请单》
XXXXX有限公司
付款申请单

日期：

申请人

收款单位

开户行

账 号

合同编号

付款金额
人 民 币：
人民币大写:
付款比例

用 途

发票编号

采购申请编号

备 注

项目负责人

工程部

计划经营部

财 务

总经理

《业务招待费申请单》

XXXXX有限公司运营项目部
业务招待费申请
经办人姓名

部 门

时 间
年 月 日
招待地点

客户名单

客户单位

发生费用

事 由

参加人员

经理签字
年 月 日

《报销单据粘贴单》

《差旅费报销单》
XXXXX有限公司运营项目差旅费报销单
年 月 日
出差人

部门

项目名称

出差事由

出差批准人

出 发
到 达
交通工具
车 船 票
住 宿 费
市内交通
其 她
月
日
时间
地点
月
日
时间
地点
张数
金额
张数
金额
张数
金额
张数
金额
实报
应报
实报
应报

合 计

补助金额

共计金额（大写）： 佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分
小写： ￥
副总经理

项目经理

报销人

总经理

计划经营部

财务审核