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公司几个管理制度

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费用报销制度
1、 公司因此报销费用都应取得合法的税务发票, 不得白条报销, 如特殊情况, 无法取得需合法票的, 须及时与财务部沟通, 不得善自做主, 财务有权不予报销, 造成的损失由报销者本人承担。
2、 所报销的费用都应真实、 可靠、 符合实际情况。
3、 办公费用管理制度: 采用预算为先、 特殊费用领导审批, 严禁未经审批的费用发生。
3-1、 办公费用指各部门日常管理发生的各项费用, 主要包括办公文具及各种办公耗材等。
3-1-1、 公司对各部门办公费用采预算管理。公司办公室、 财务部根据各部门人员及办公费用使用情况, 确定预算费用及定额, 后报总经理审批。
3-1-2、 每月25-28日各部门将下月所要发生的办公费用进行预测并填制《**月办公费用预算》, 由各部门负责人签字后, 报办公室进行汇总归集, 办公室负责询价后, 在3个工作日内报财务部门审核; 财务部在本3个工作日内审批完毕, 报总经理审批。
3-1-3、 各部门应指定专人负责本部门的《**月办公费用预算》, 对不能及时报送的, 办公室、 财务部将对相关直接责任人予以20元处罚, 部门领导20元处罚; 办公室、 财务部不能按时审核的, 将直接责任人给予1.5倍处罚。
3-1-4、 为加强办公费用”预算为先”的严肃性, 各部门应及时做好次月费用的预测工作, 并及时填制《**月办公费用预算》。对于不能及时申请预算的, 财务部将根据临时采用办公用品情况, 予以直接责任人予以50元处罚, 部门领导予以100元处罚;
3-1-5、 对于预算外费用, 各部门应填制《预算外费用审批表》, 经办公室、 财务部审核后、 报总经理审批。
3-2、 小车油料费, 为公司越野车、 皮卡车因发生产油柴而发生的费用。公司对小车油料费实行定额损耗管理, 由财务部、 相关人员核定每百公里油料费定额。
3-2-1、 每月5日前将《车辆行车登记簿》中上月车辆使用情况报财务部, 财务部定期对油料情况进行审核, 并作为油料报销的依据。
3-2-2、 车辆驾驶人员及时对车辆使用情况时行登记, 每次使用完毕后24小时内必须记载。
3-2-3、 所有车辆管理应严格按照公司下发的第100101通知《单位车辆管理制度》执行。
4、 员工薪金是指为取得员工服务而支付的各种直接和间接费用, 包含职工工资、 补贴、 职工福利费用等。
4-1、 新入职员工按照公司相关规定, 由办公室填制《员工入职通知书》, 总经理审批, 入职通知书应注明员工的岗位、 所属部门、 实习期间、 工资标准等相关信息。办公室相关人员应将《员工入职通知书》在员工入职5个工作日内交财务部, 作为其结算工资的依据之一。
4-2、 各部门应指定专人进行考勤工作, 每月应根据员工的实际出勤情况进行考勤制度。负责考勤人员对考勤表的准确性负责, 确保考勤表内人员姓名与其身份证一致, 不得使用别名、 小名。员工因公出差应视在职考勤。
4-3、 员工离职、 辞职、 辞退时, 部门领导应根据办公室相关规定办理相关手续, 并报总经理审批后, 5个工作日内报财务部备案, 作为员工结算工资的依据之一, 如因上报不及时造成公司损失的, 其损失由部门领导个人承担。
4-4、 各部门负责人应对本部门考勤表进行审核, 确保准确无误。并在每月27日前报办公室。办公室对各部门的考勤表进行审核, 发现名字与身份证不一致的、 不按时考勤制度的, 发现一处扣款20元, 部门负责人扣款10元; 如因考勤错误, 给公司造成损失的, 由考勤人员承担直接责任, 部门负责人承担连带责任。
4-5、 办公室在每月29日前将审核无误的考勤表报财务部, 作为财务计算工资的依据。
5、 职工伙食由总务部统一采购, 费用标准不得高于财务核定金额, 做到月清月结。
6、 业务招待费: 业务招待费是指因业务需要, 招待业务单位而发生的各项宴请费、 娱乐费、 礼品费用、 客人住宿费等业务招待支出, 公司对业务招待费实行事先申批制度。
6-1、 业务招待费标准, 公司业务招待费由公司总经理、 财务部确定业务招待费标准, 业务招待费根据接待人数及级别确定。
6-1-1、 相关人员的授权范围内按相应标准接待; 因特殊需要, 超过上述标准报公司总经理审批。
6-2、 对外赠送礼品、 礼券的应由公司统一按排, 由总经理直接事前审批, 并以公司名义送出; 各部门不得善自安排, 否则公司一律不予报销。
6-3、 事前审批: 业务招待费用在发生前应填制《业务招待审批单》, 写明参加人数、 姓名、 职务、 地点及沟通事由, 报财务部审核, 总经理审批。不能及时书面审批的应电话向总经理口头报批, 然后及时补办审批手续; 未进行审批所发生的业务招待费一列不予报销。
6-4、 业务招待费发生时, 公司人员需有两人接待, 但一般不应超过三个人, 公司副经理以上人员发生的业务费, 根据业务需要可由一人接待。
6-5、 业务招待费报销采用双签字制度, 即必须由两人参加招待的人签定, 允许一人接待的除外。
6-6、 财务部门对招待费用票据的真实性进行审核, 发现不规范的票据有权不予报销; 对票据作假的报销人, 有权进行作假金额的50%-5倍罚款。
7、 手机费用: 主要指员工因工作需要对其手机费用进行的补贴, 其费用仅供其员工本人使用。
7-1、 需要手机手费补贴的员工, 其本人申请, 填制《手机通信费用补贴申请表》, 经部门领导和财务部共同审批后, 报公司总经理审批后给予补贴, 补贴方式由财务部确定, 能够经过工资发放或直接手机话费报销;
7-3、 补贴的手机卡号名称根据公司规定, 只能使用公司卡号或其个人卡号, 不得使用其它亲友卡号, 否则手机费用一律不予补助; 如因特殊需要不能使用本人号码的, 写明情况说明后呈报办公室核实后由财务部审核报总经理审批。
7-4、 手机费用的审批由总经理根据员工的工作性质及手机通信时间进行50元、 100元、 150元、 200元、 250元进行补贴; 如因工作需要涉及境外话费的, 能够财务部审核确定具体金额后报总经理审批; 公司副经理以上的的手机费根据工作需要确定报销金额。
7-5、 凡手机费用补贴的员工, 其手机必须在持24小时畅通, 不得关机。因关机、 停机造成手机不能畅通的, 一旦发现每次罚款10元, 每月有三次以上的, 当月手机费用不予报销。
8、 差旅费用: 各部门出差前在出差前应根据出差办事情况预计出差天数, 填制《员工出差申请表》报部门领导审核, 报总经理审批。需要借款的应填制《借款单》, 部门领导对员工借款负有监督担保责任。
8-1、 出差费用, 财务部根据员工出差时间、 路程及办事情况审核出差借款, 原则上员工每人每天不得超过250元。员工出差时间的电话费应给予适当补贴, 但公司已对其实行定额补贴的, 将不再享受。
8-2、 出差人员的住宿标准: 一般员工因公出差, 其住宿标准为每天150元, 如低于住宿标准的, 公司能够根据节省金额的50%给予奖励。员工在取得住宿发票时, 必须在票面上注明住宿宾馆前台的电话号码和宿舍的房间号, 否则票据一列不得报销; 公司副经理以上的, 实报实销, 不享受节省金额的奖励。两人以上同性出差的, 以两人的标房标准接待, 标准不变。
8-3、 出差人员伙食补贴标准为: 每人每天( 过夜) 为30元, 半天时间的为15元, 其依据以车票时间为准, 半天时间以13点时间为标准, 到北京总部出差的, 伙食补助为15元/天。
9、 所发生的管理费用应取得合法票据, 不得以白条和收据作为报销的依据, 票据的管理能够参照《票据管理规定》, 不清楚的能够事先咨询财务部门, 如因票据不规范造成的不能报销, 由其报销人负责。
9-1、 经办人应在规定期限内及时报销费用。零星购物应取得发票后5个工作日报销费用; 除规定的费用外, 其它票据应在实际业务发生后5个工作日内报销。特殊情况, 报财务部同意后, 可至10日内报销。当月产生的费用应在当月及时报销, 不受上述限制影响。
9-2、 当实际发生的业务与取得发票日期不一致的, 票据取得日期不得超过实际业务发生日期的5个工作日, 当月费用应当月取得发票, 不受5个工作日影响。
9-3、 对于不能按本规定及时报销的票据, 财务部将每日按票面金额的1%收取滞纳金, 每次不得低于10元; 未经财务部批准的票据超过1个月的, 每日按票面金额的2%收取滞报金, 不低于50元, 同时, 财务部有权根据实际情况不予报销。
10、 各部门发生的管理费用应当及时报销, 具体能够参照《暂借款及备用金管理制度》, 当月发生的各项费用必须在当月25日前报销, 25日以后发生的管理费用能够在次月报销; 但年终时, 当年发生的所有管理费用必须在12月31日前报销。
11、 对于上述规定的罚款, 财务部在次月工资中扣除, 工资不在公司发放的, 当事人应缴纳现金, 或在报销时直接扣除; 财务部每月将罚款情况报总经理备案。
12、 对于周转材产和物资采购的管理, 公司将根据实际需要分别制订相关管理办法, 未具体规定的, 参照本办法执行。
13、 本规定自 6月1日执行, 本制度由财务部负责解释和答疑。

暂借款及备用金制度
1、 暂借款指公司人员因业务或出差需要, 向财务部发生的暂时性借款, 主要包括: 备用金、 差旅费借款、 零星购物借款、 其它临时性借款等。
2、 借款时, 借款人应填制《借款申请单》, 写明借款金额和事由, 必要时附《借款情况说明》, 注明借款金额的构成情况。《借款申请单》由部门经理审核, 并报公司总经理审批; 财务部有权根据审查结果和公司资金情况确定借款金额和是否支付。
3、 总经理能够根据业务需要和工作情况临时授权副总理审批。因出差或其它特殊情况, 不能及时取得审批手续, 财务部在审核时应电话确认后方可办理, 出纳在事后应及时补办审批手续。
4、 对驾驶员及特殊岗位人员需要备用金的, 由财务部确定备用金最高限额, 最高限额原则上不得高于借款人当月工资, 财务部在限额范围内根据实际需要确定备用金额。对备用金借款人员, 报销时, 能够不扣抵备用金, 出纳人员以报销金额支付现金。
5、 因业务或外协需要发生的临时性借款, 在填制《借款申请表》时, 应附带借款金额的依据和标准。必要时应填写《借款情况说明》报总经理审批, 财务部主管审核后, 出纳方可支付。
6、 借款人应在规定期限内及时报销或还款。对于出差人员借款, 在返回公司5个工作日内报销差旅费用, 零星购物借款应取得发票后5个工作日报销费用; 因业务或外协需要发生的借款, 应在业务或外协实际发生后5个工作日内结清借款; 备用金借款, 应在取得发票后五个工作日内报销。特殊情况, 报财务部同意后, 可至10个工作日内报销。当月借款应当月报销, 不受上述日期限制影响。
7、 当实际发生的业务与取得发票日期不一致的, 票据取得日期不得超过实际业务发生日期的5个工作日, 当月费用应当月取得发票, 不受5个工作日影响。
8、 所有借款应在实际使用前3个工作日内借款, 不得提前借款; 取得借款的, 借款期限不得超过15天。在执行中本条款与第6、 7条款发生冲突的, 取两者较短日期为准。
9、 借款人应严格按照借款用途使用, 不得挪作她用; 否则, 财务部有权根据情节轻重向借款人收取借款总金额1%-5%的日罚金, 但不低于10元/次。情节特别严重的由总经理决定处罚, 并追究借款人的责任。
10、 借款尚未还清的, 一律不准再借。
11、 各部门领导对本部门员工的借款负有监督责任, 有义务监督其部门员工借款回款及报销的及时性。部门领导对不能按规定期限及时报销或还款的承担连带责任。
12、 财务部定期、 不定期清理暂借款。对不能按照上述款执行的借款人员, 财务部在借款人的工资中直接扣除。不足以扣除的, 财务部有权对有担保责任的部门领导工资进行继续追缴。
13、 财务部负责本规定的解释权。如不清楚具体内容, 可与财务部联系。
资物料及周转材料制度( 草稿)

1、 为加强公司资物料及周转材料管理, 进一步明确各部门在资物料及周转材料的申请、 采购、 使用、 保管中的责任和义务, 依据集团公司《财务管理制度》的相关规定, 制定本制度。
2、 资物料指公司在对各种装卸车辆、 运输工具、 生产设备和各种机械修理修配、 日常保养时所发生的各种物资消耗和劳动保护用品, 包括: 修理配件、 保养发生的各种油料、 更换的零件和耗材等, 具有一次领用一次使用的特点。
3、 周转材料指公司日常生产经营中所发生的各种工具、 管理用具、 器皿、 劳动保护用具等能够一次领用多次使用、 资产单位价值较低( 一般在1000元以下) 的各种物资。
4、 资物料管理包括资物料在采购、 保管、 领用过程中所涉及的申请、 审核、 审批、 报销等一系列流程和资产安全管理。
5、 资物料的采购管理采用先审批, 进入资金预算, 报财务部备案后, 由总务部负责采购; 对选煤厂的资物料和周转材料暂由选煤厂负责采购。
6、 各部门根据本部门的实际需要, 每月25日前填写《资物料及周转材料申请表》报总务部进行汇总, 总务部根据仓库资物料的存货情况, 先进行公司内部调配, 然后再确定是否进行采购; 公司原则上杜绝非正常性采购, 对于无法预测而突发性的物资采购, 能够在发生之日填写《资物料及周转材料申请表》, 及时报请相关领导部门审批。
7、 对所有需采购的资料和周转材料, 由总务部进行市场询价, 询价日期不得超过当月的30日, 询价后在2个工作日内报办公室进行核价; 亦可由办公室共同参与询价;
8、 总务部根根询价结果填写《资物料及周转材料采购单》( 《资物料及周转材料采购单》一式三份, 总务部留存一份, 报总经理一份, 财务部一份) , 经办公室核价, 签字确认后, 在3个工作日内报总经理或总经理授权负责总务的副总经理审批, 批准后3个工作日内报财务部, 财务部根据当月资金使用情况进行审核, 并合理按排资金使用。
9、 不能按上面5-7程序执行的, 公司将参照《费用报销管理制度》第3条款的相关内容进行处罚。
10、 资物料和周转材料的采购, 由财务部根据资金的安排情况, 确定赊款采购还是现款采购。
11、 赊款采购的报销办法, 根据《暂借款及备用金管理制度》执行; 现款采购报销办法, 参照《费用报销管理制度》第9条款执行; 实际业务发生日与开票日期不得超过一个月, 如因特殊情况不能取得的, 经财务部同意, 能够延长15天至1个月, 发票自开票之日起超过二个月的, 财务部将根据金额的20%-50%收取滞报金, 当年的发票必须在当年报销, 跨年不予报销。
12、 经审批后的《资物料及周转材料采购单》财务部保留一份, 作为当月物资采购报销的依据; 总务部根据审批后的采购单进行采购, 不得超范围和超金额采购。对超范围和超金额的, 采购人员按超过部分的10%罚款, 但不低于100元。
13、 采购回来的物资, 不得直接发放所需部门, 先办理入库手续, 未办理入库手续直接发放的, 发放人员和领用部门经办人员分别处以30--50元罚款。两次以上的, 处以50-100元罚款。
14、 公司资物料的领用, 应按需领用, 节约使用, 不得一次领用若干, 造成浪费。领用时, 由领用部门领导在出库单上签字。对于可回收的无法使用的物资实行以旧换新的办法进行, 否则不予领用。
15、 领用部门应对资物料的消耗的合理性和周转材料的安全性负责, 指定周转材料的责任人, 对周转材料人为损坏的, 由其负责赔偿; 部门领导对其负有领导责任。对损坏的物资, 直接责任人与部门领导赔偿比例为90%: 10%。
16、 员工调离工作岗位的, 应办理物资交接手续, 部门领导指定物资接收人, 否则不得签字办理手续; 未办理物资交接手续离职的, 领导部门应在3个工作日书面报办公室及财务部门, 否则部门领导承担连带责任。
17、 公司将对在用物资和周转材料进行登记造册管理, 落实物资的存放地点、 直接责任人和部门; 由总务部和财务部负责定期不定期的盘点, 对损坏和缺失的, 由责任人赔偿, 没有明确责任人的, 由部门领导负责。
18、 本制度分别由总务部和财务部根据职能性质和权限进行解释。
财务数据收集制度( 草案)

1、 为加强财务数据收集管理, 提高数据收集的效率和效果, 确保数据信息收集的质量, 规范数据信息收集行为, 明确各部门及相关人员的责任和义务, 制度本管理制度。
2、 本规定的数据收集主要指因财务核算需要, 为准确核算公司的各项成本、 费用、 对外结算和财务部其它需要而发生的各种数据和资料。
3、 数据信息收集包括: 煤炭的收发存统计数据、 车辆运输所发生的数据、 油料的统计、 堆场水费数据、 通关所发生的各项通关费用、 报关报检费用和涉及对外结算所依据的各种数据信息;
4、 数据信息收集的质量要求: 真实性、 准确性和及时性。真实性要求数据的收息真实、 可靠, 以实际发生的经济业务为依据, 做到每个数据来源都有据可依、 有据可查, 或镑单、 或电度表数字、 或出入库单据、 或其它外来单据等等; 准确性要求统计数据依据可靠的来源, 不得多记和少计; 及时性是要求按照规定的时间报送各种数据, 不得延期报送。
5、 为提高数据信息收集的质量, 财务部将依据数据质量的”真实性、 准确性和及时性”, 制定《财务数据收集考核表》对相关责任人进行定期考核。为提高考核的透明度, 并将考核结果进行定期公布并报总经理并和通知当事人( 《财务数据收集考核表》见附件一) 。
6、 为鼓励先进, 财务部每月评出”数据之星月度奖”, 原则每月一人, 奖励50元; 连续三个月获得”数据之星季度奖”的, 除每月50元奖励外, 可获得季度奖200元。
7、 数据收集形式主要电子表格和纸质形式提供, 电子表格可能由各部门专人收接并直接报送至财务部指定人员, 纸质资料需经部门领导审核( 能够电话确认或授权她人审核, 但被授权人不得是数据收集人) 后报送财务部, 部门领导对审核结果负责。
8、 数据收集由相关部门指定专人负责数据的收集工作, 为提高数据准确, 在数据报送前应加强数据的复核工作, 部门负责人对报送的数据负监督管理工作。( 各数据收集依据、 报送形式、 报送日期、 报送要求及报送部门等见附件二)