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福州普惠物业管理有限公司
行政管理作业指导书
第一章 仓库管理规程
编号: Q/PH—WD01—01
A版0次修改 1月1日生效
第1页 共4页

1 目的
本规程规定了公司仓库物资的管理, 确保物资接收存放和交付安全、 有序, 标识清晰, 手续完善。
2 适用范围

适用于公司仓库管理工作。
3 职责:
3.1 仓库管理员负责物资验收入库、 保管、 标识和交付工作, 以及常见物资请购和月报工作;
3.2 采购员负责物资的采购工作;
3.3 相关部门负责对临时急需物资采购的申请工作;
3.4 ★财务部经理对仓库物资月报审核和年终盘点, 结算工作;
3.5 办公室主任主管仓库管理工作。
4 相关文件
《文件控制程序》 Q/PH—QP—4.2.3
《质量记录控制程序》 Q/PH—QP—4.2.4
《采购与外包服务控制程序》 Q/PH—QP—7.4
《标识和可追溯性控制程序》 Q/PH—QP—7.5.3
《不合格服务的控制程序》 Q/PH—QP—8.3
《纠正与预防措施控制程序》 Q/PH—QP—8.5.2/8.5.3
5 工作程序和管理办法
5.1 采购员负责物资的采购工作, 具体执行《采购与外包服务控制程序》( Q/PH—QP—7.4) 。
5.2 仓库管理员负责采购物资的检验和入库保管工作:
a) 根据请购单的内容逐一核对采购的物资、 是否选择合格的供应商和采购的物资品名、 数量、 是否与请购单吻合;
b) 逐一检验物资是否满足规定的质量要求, 查验物资、 用品合格证, 如果发现不合格, 应向办公室主任汇报并采取退货、 更换。具体执行《采购与外包服务控制程序》;
c) 采购的物资检验完毕, 应将进仓的物资逐一填写在[物资进仓单] ( QR—WD01—01—01) 内, 由采购员和仓库管理员共同签字确认。
5.3 物资保管:
5.3.1 物资进仓后, 仓管员应进行分类:
a) 工程设备类: 主要是工器具、 配品配件、 易损件( 如灯炮) 等;
b) 办公类: 主要是纸张、 办公用品、 公司部分闲置的固定资产( 如空调、 电脑等) ;
c) 卫生、 绿化类: 主要是扫把、 拖把、 垃圾袋、 洗涤用品、 绿化使用的设备( 如打草机、 吸水器) 等;
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第一章 仓库管理规程
编号: Q/PH—WD01—01
A版0次修改 1月1日生效
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d) 危险物品类: 主要是油料、 氧气、 乙炔、 毒杀老鼠药、 蟑螂药物等;
e) 监视与测量装置。

5.3.2 仓管员应将物资按照类别在货架上摆放整齐, 工器具和设备、 监视与测量装置可放在较高位置, 备品备件和易损易耗品应摆放在中间, 液体物品( 如洗涤用品) 应放在货架下面。
5.3.3 仓库每日应打扫一次, 货架每日应擦拭一次, 上班时间应打开窗户通风, 霉雨季节应放置吸湿剂防止物品霉变。每日进行一次自检, 结果记入[仓库管理日检表]( QR—WD01—01—03) 。
5.3.4 危险物品不得与其它物品共同存放, 油料应专门存放于地下库房, 库房内不得有任何可燃物, 库门应用铁件制作。氧气、 乙炔应分开存放于设备间内, 危险物品存放点应配置干粉灭火器。毒杀虫害类药物应用专门铁箱存放, 并上锁。危险物品检查按[仓库管理日检表]内容执行。
5.4 物资发放:
5.4.1 相关部门需领用物品或借用工器具、 设备 的, 按以下规定办理;
5.4.2 领用:
a) 相关部门工作责任人需领用物品的应填写[物资领用单] ( QR—WD01—01—02) 填写时字迹应清晰、 工整, 由相应部门经理审核确认后送办公室, 经办公室主任审批后方可领用。
b) 仓管员查验领用单无误后, 在合格品存放货架上取用物品交付领用人, 双方在领料单上签字确认;
c) 领用物品属易损易耗品类的, 领用人应将拆换下的报废品同时交付仓管员以旧换新, 领出的物品和回收的报废品数量应吻合。
5.4.3 借用:
a) 相关部门责任人因工作需要借用工器具、 设备的, 应由部门主管以上人员向办公室主任提出申请, 申请能够是书面、 口头、 电话, 经办公室主任同意后方可借用;
b) 仓管员接办公室主任通知后, 在[工器具、 设备借用记录表] ( QR—WD01—01—06) 上填写借用的工器具、 设备品名、 数量, 送达办公室主任审批后双方在记录表上签字方可借用;
c) 借用的工具器、 设备应规定归还的时间, 归还时仓管员应仔细检查借用的工器具、 设备使用情况, 有否损坏, 如有, 应视情况按以下规定执行:
. 向办公室主任汇报, 请示解决办法;
. 责令借用人修复或书面陈述损坏原因;
. 责令借用人赔偿。
5.5 物资标识:

5.5.1 仓管员对存放的物品应采取标签的方法识别物品, 具体执行《标识和可追溯性控制程序》(Q/PH—QP—7.5.3)
5.6 物资防护:
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第一章 仓库管理规程
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a) 物品在运输、 搬运、 存放、 清点过程中, 应轻拿轻放, 轻装移动, 避免对物品磕、 碰、 震、 伤, 堆放的物品不可超高, 防止物品斜、 塌、 挤、 压;
b) 物品由供应商运输、 搬运或由内部员工协助搬运的, 仓管员应进行检查、 监督, 防止发生上述情况;
c) 对于贵重物品、 固定资产、 监视与测量装置, 应有妥善的包装并放置软垫, 并做好防淋、 防晒、 防震措施;
d) 物品进库时, 仓管员应负责将同类物品的库存品放在上端, 领用时应按照先入库的物品先使用原则, 以免使物品放过久发生霉烂和变质;
e) 仓库及危险品存放点均应配置灭火器、 内部不得存有易燃物、 门窗应牢固, 钥匙由仓管员保管, 门上并有危险品警示标识, 具体执行《标识和可追溯性控制程序》。
5.7 临时性物资请购和采购工作:
a) 相关部门因工作需要而仓库并无相应物品时, 由经办人填写[临时急需物资采购审批表] ( QR—QP7.4—03) 。经部门经理审核后, 报总经理批准,具体执行《采购与外包服务控制程序》。
b) 临时采购的物品不得直接交由使用部门, 应由仓管员检验并按本管理规程办理物品入库检验
和领用手续后方可交付;
c) 采购员应将[临时急需物资采购审批表]交仓管员记入[物资进仓单]内, 统一造表统计。
5.8 物资月报工作:
a) 仓管员每月30日前应将当月物品采购、 月初库存、 领出等金额和数量进行统计, 并将结果填入[物资库存月报表] ( QR—WD01—01—07) 中;
b) 月报表由办公室主任审批, 并送交财务部经理, 对当月费用支出情况进行审核, 并将审核数据列入运营成本中;
5.9 仓库管理检查、 监督工作:

a) 办公室主任对仓库管理工作定期检查、 指导, 并将结果记入[仓库管理周( 月) 检表] ( QR—
WD01—01—04) 内。
b) 对仓库和物品的管理工作存在不合格或违反本管理规程, 应进行纠正与改进, 具体执行《不合格服务的控制程序》( Q/PH—QP—8.3) ;
5.10 仓库物资盘点工作:
a) 仓库的物资盘点工作, 每年进行一次, 一般在当年的12月15日前;
b) 仓库物资盘点工作, 由办公室主任、 财务部经理、 仓管员汇同进行;
c) 财务部经理负责监督工作, 办公室主任负责盘点审核工作, 仓管员和协助人员负责盘点工作;
d) 盘点结果记入[物 资 盘 点 表]( QR—WD01—01—05) 中;

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6 使用的表格记录:

序 号
名 称
编 号
存 放 地 点
存 放 时 间
1
[物资采购申请表]
QR—QP7.4—01
办公室、 相关部门
三年
2
[集中采购物资审批表]
QR—QP7.4—02
办公室
三年
3
[临时急需物资采购审批表]
QR—QP7.4—03
办公室、 相关部门
三年
4
[物资进仓单]
QR—WD01—01—01
办公室
二年
5
[物资领用单]
QR—WD01—01—02
办公室
二年
6
[仓 库 管 理 日 检 表]
QR—WD01—01—03
办公室
二年
7
[仓 库 管 理 周( 月) 检] 表
QR—WD01—01—04
办公室
二年
8
[物 资 盘 点 表]
QR—WD01—01—05
办公室
二年
9
[工器具、 设备借用记录表]
QR—WD01—01—06
办公室
二年
10
[物资库存月报表]
QR—WD01—01—07
办公室
二年

起草人: 罗小燕 审核人: 赵罗生 审批人: 高超
日 期: .10.23 日 期: .10.24 日 期: .10.25

仓 库 管 理 周( 月) 检 表
QR—WD01—01—04 日期: 年 月 日 NO.
项 目
检 查 内 容
检 查 结 果 评价
工
作
环
境
1、 地面、 门窗、 货架洁净无尘;
2、 按时开窗通风、 库内无霉味, 温度、 湿度适中;
3、 按规定摆放消防灭火器, 标示压力正常;
4、 库内不得存放易燃、 易爆品;
5、 产品、 物料按规定存放。

危
险
品
管
理
1、 危险品按规定存放, 毒杀鼠、 虫害药物保管严密;
2、 氧气、 乙炔应分开存放在专用库房, 周围无可燃物质;
3、 各种油料应专门存放于专用库房, 并贮存在油桶内, 周围
无油渍和可燃物;
4、 按规定摆放消防干粉灭火器, 标示压力正常。

物
品
管
理
与
标
识
1、 产品、 物料按规定分类存放 ;
2、 产品、 物料标识清晰, 规范, 合格品和不合格品有明显的
区别;
3、 贵重物品、 固定资产、 监视与测量装置包装妥善, 防淋、
防晒、 防震措施到位;
4、 各种制度、 受控文件按规定张挂上墙, 无破损和保持清晰。

工
作
检
验
1、 采购物品入库手续完整, 检验记录齐全;
2、 领用物品手续完整, 每项记录均经过相关领导审核、 审批
并签字;
3、 仓库物品入库量、 库存量、 实发量统计正确, 报表符合实
际情况;
4、 借用工器具、 设备及时归还, 有损坏或损伤的按规定进行处理。

检
查
记
录

检查人: 年 月 日
备 注:

材 料 库 存 月 报 表
QR—WD01—01—07 NO.
规 格 品 名
单 位
单 价
( 元)
月 初 库 存
本 期 购 进
本 期 付 出
本 期 长 短
月 未 库 存
领用部门
数 量
金 额( 元)
数 量
金 额
( 元)
数 量
金 额
( 元)
数 量
金 额
( 元)
数 量
金 额
( 元)

经 理: 主管部门: 稽 核: 制 单:
日 期: 日 期: 日 期: 日 期:

仓 库 管 理 日 检 表
QR—WD01—01—03 日期: 年 月 日 NO.
项 目
检 查 内 容
周一
周二
周三
周四
周五
周六
周七
工
作
环
境
1、 地面、 门窗、 货架洁净无尘;

2、 按时开窗通风、 库内无霉味, 温度、 湿度适中;

3、 按规定摆放消防灭火器, 标示压力正常;

4、 库内不得存放易燃、 易爆品;

5、 产品、 物料按规定存放。

危
险
品
管
理
1、 危险品按规定存放, 毒杀鼠、 虫害药物保管严密;

2、 氧气、 乙炔应分开存放在专用库房, 周围无可燃物质;

3、 各种油料应专门存放于专用库房, 并贮存在油桶内, 周围
无油渍和可燃物;

4、 按规定摆放消防干粉灭火器, 标示压力正常。

物
品
管
理
与
标
识
1、 产品、 物料按规定分类存放 ;

2、 产品、 物料标识清晰, 规范, 合格品和不合格品有明显的
区别;

3、 贵重物品、 固定资产、 监视与测量装置包装妥善, 防淋、
防晒、 防震措施到位;

4、 各种制度、 受控文件按规定张挂上墙, 无破损和保持清晰。

工
作
检
验
1、 采购物品入库手续完整, 检验记录齐全;

2、 领用物品手续完整, 每项记录均经过相关领导审核、 审批
并签字;

3、 仓库物品入库量、 库存量、 实发量统计正确, 报表符合实
际情况;

4、 借用工器具、 设备及时归还, 有损坏或损伤的按规定进行处理。

自
检
记
录

仓库员: 年 月 日
审核人:

年 月 日
审批人:

年 月 日
注: 依据实际情况在相关栏内打”√”或”╳”。”√”代表了满足了要求, ”╳”代表了未达到要求。

工器具、 设备借用记录表
QR—WD01—01—06 NO.
序号
借用工器具设备名称
日 期
借 用 人
归还日期
审 批 人
仓 管 员
归还检验
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

物 资 进 仓 单

QR—WD01—01—01 年 月 日 NO.
名　　　称
型　号　规　格
单位
数量
单价
金额(元)
供　应　商
质　量　检　验

银行支票号码

日期

发票号码

日期

采购员: 　　　　　　　　　　　　　仓管员: 　　　　　　　　　　　　　审批人:
日　期: 　　　　　　　　　　　　　日　期: 　　　　　　　　　　　　　日　期:

物 资 进 仓 单

QR—WD01—01—01 年 月 日 NO.
名　　　称
型　号　规　格
单位
数量
单价
金额(元)
供　应　商
质　量　检　验

银行支票号码

日期

发票号码

日期

采购员: 　　　　　　　　　　　　　仓管员: 　　　　　　　　　　　　　审批人:
日　期: 　　　　　　　　　　　　　日　期: 　　　　　　　　　　　　　日　期:
物 资 盘 点 表
QR—WD01—01—05 日期: 年 月 日 NO.
品 名 规 格
单位
单 价( 元)
帐 存 数
盘 存 数
金额盈亏
数 量
金 额( 元)
数 量
金 额( 元)
数 量
金 额( 元)

仓管员: 监管员: 审核人: 审批人:
日 期: 日 期: 日 期: 日 期:
物 资 领 用 单
QR—WD01—01—02 领用部门: 年 月 日 NO.
名 称
型 号 规 格
单 位
请 领
实 际 交 付
备 注

领用人: 审核人: 审批人: 仓管员:
日 期: 日 期: 日 期: 日 期:

物 资 领 用 单
QR—WD01—01—02 领用部门: 年 月 日 NO.
名 称
型 号 规 格
单 位
请 领
实 际 交 付
备 注

领用人: 审核人: 审批人: 仓管员:
日 期: 日 期: 日 期: 日 期: